مراحل اجرای نظام آراستگی محیط کار ۵S

سازمان ملی بهره وری ژاپن برای اجرای  ۵S مراحل زیر راپیشنهادکرده است.

۱-آمادگی
۲-اعلام رسمی مدیرعامل
۳-تمیزکاری گسترده توسط همه کارکنان
۴-اجرایs1(سواکردن )
۵-اجرای روزانه s3,s2,s1

موضوع مهمی که توجه به آن ضروری است نگهداری سیستم ۵S پس از استقرار آن است. اگر مراقبت های لازم صورت نگیرد ممکن است سازمان به سرعت به عادات کهنه خود برگردد.  یکی ازمراحل و فعالیت های اصلی برای برپانگه داشتن و بهبود نظام آراستگی، ممیزی است.لازم است طبق برنامه ای مشخص ازمحیط هایی که درآنها ۵Sاجراشده است ممیزی صورت گیرد.

منظور از ممیزی«فرایندی سیستماتیک، مستقل و مدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظورتعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است.»

برخی از هدف های ممیزی(  ۹۰۰۰:۲۰۰۵ISO  ) عبارتنداز :

• تعیین تطابق یانامنطبق بودن اجزای سیستم باویژگی های مشخص شده،
• تعیین میزان اثربخشی اجزای اجراشده یک سیستم دربرآوردن هدف ها
• فراهم آوردن فرصت های بهبود
• برآورده ساختن خواسته های قانونی
• دریافت گواهینامه

اجرای ممیزی باعث حفظ سیستم می شود و قوت ها و ضعف ها را آشکارمی سازدو زمینه را برای بهبود آن فراهم می آورد.

تعریف ۵S:

مراحل نظام آراستگی ۵S

عبارت ۵S بر اساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است. در کتابها و مقالات مختلف، ترجمه های متعددی از ۵S ارائه شده است.

ترجمه فارسی انگلیسی :

• Seiri Organization Sorting :ساماندهی
• Seiton Neatness Sweeping :نظم و ترتیب
• Seiso Cleaning Simplifying access :پاکیزه سازی
• Seiketsu Standardization Standardization :استانداردسازی
• Shitsuke Discipline Self –Discipline :انضباط

در ادامه ضمن شرح هر یک از اصول ۵S، آسیب هایی که می تواند در هر مرحله موجب شکست و یا استقرار ضعیف نظام گردد به صورت مختصر ذکر می گردد، همچنین در ادامه هر تعریف، موارد نمونه اجرای هر S شرح داده می شود.

SEIRI. 1 (ساماندهی):

جنبش شناسایی و جداسازی اقلام غیر ضروری از اقلام ضروری در سازمان به عنوان اولین اصل در ساماندهی محیط کار شناخته می شود و به معنای جداکردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح نواقص و معایب می باشد.

هدف از اجرای این مرحله، شناسایی کلیه اشیاء، لوازم و اطلاعاتی است که مورد استفاده واقع نمی شوند و باعث بر هم ریختگی محیط کار هستند. این موارد باید دسته بندی شده و به طریقه مناسب، جمع آوری و دور ریخته شوند. با اجرای صحیح این اصل، وسایلی را که به آنها نیاز داریم مشخص شده و چگونگی سامان دادن به آنها طی مراحل بعدی صورت می گیرد. آسیب شناسی این اصل عدم موفقیت در خالی کردن به موقع قرنطینه های اقلام غیرضروری به علت عدم حمایت مدیر ارشد و نیز عدم مشارکت کافی کارکنان و به تبع آن ایجاد ذهنیت منفی و بدبینی در کارکنان از آسیب های مهمی است که در این مرحله احتمال وقوع دارد.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:

• مشخص کردن تمامی ملزومات اداری توسط فرم ” اقلام موجودی واحد” و طبقه بندی آن با توجه به اولویت استفاده از آن ( لوازم اداری، لوازم التحریر ، اموال و … )
• مشخص کردن اقلام غیرضروری توسط فرم ” اقلام غیرضروری واحد”
• تعیین محدوده ای از محل کار هر واحد به عنوان انبار موقت اقلام غیرضروری همان واحد و انتقال اقلام غیرضروری هر فرد به این قسمت
• انتقال اقلام غیرضروری تمامی واحدها به اتاق بایگانی راکد ( اتاق اقلام غیرضروری)
• مشخص کردن اقلام تعمیرپذیر توسط فرم ” اقلام تعمیرپذیر واحد” و انتقال اقلام تعمیرپذیر به واحد تعمیرات
• دور ریختن برگهای زاید و اشیایی که استفاده نمی شوند.

بایگانی راکد اسناد: به مجموعه ای از پرونده ها، زونکنها و اطلاعات بسته بندی شده ای اطلاق می گردد که در قسمت اقلام غیرضروری واحد، به طور کاملا” منظم و مرتب قرار گرفته و پس از مدت زمان مشخص شده در محل بایگانی راکد اسناد شرکت قرار می گیرد. فهرست این مدارک در فرم ” اقلام موجودی واحدها” تعیین می شود.

اتاق بایگانی راکد (اتاق اقلام غیرضروری) : محلی جهت نگهداری ( بایگانی ) کلیه اسناد و مدارکی است که نیازمند نگهداری تا مدت معینی می باشند، بطوریکه بتوان به راحتی بازیافت شده و از نارسایی های احتمالی و اتلاف وقت جلوگیری شود.

 SEITON. 2 (نظم و ترتیب):

جنبش تعیین بهترین مکان برای اقلام ضروری دومین اصل ساماندهی محیط کار است.

به معنای مرتب کردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان، به نحوی که با سرعت وسهولت قابل دسترس باشند. این اصل سعی در تعیین یک محل مشخص و آدرس دار و گویا برای کلیه اقلام ضروری و پس از آن گذاشتن اقلام در محل اصلی عملیات مورد نیازدارد.

• طبقه بندی اقلامی که فاقد ارزش بوده و به راحتی دور انداخته می شود. فورا” دور انداخته شود
• برنامه ریزی جهت اقدام به فروش اقلامی که قابل فروش هستند یا مزایده (عودت به اتاق بایگانی راکد) اقلامی که در یک واحد قابل استفاده نبوده ولیکن در سایر قسمت ها قابل استفاده است

ساماندهی ( seiri ) موارد ضروری و اقلامی که مرتبا” استفاده میشوند( روزانه یا هفتگی ). اقلامی که بعضا” مورد استفاده قرار می گیرند( ماهانه یا ۶ ماه یکبار)،اقلامی که استفاده نمی شوند ولیکن می بایست نگهداری شوند. در محل کار و در دسترس نگهداری شده یا با خود حمل کنید. آنها را در محل کار و مکانی که از مرکزیت برخوردار است نگهداری کنید، به صورت جداگانه در محلی دورتر با داشتن برچسب شناسایی نگهداری شود( اتاق بایگانی راکد)

اقلامی که مکان تعیین شده دارد: هدف از آن مرتب کردن کلیه اقلام، وسایل و لوازم ضروری و اطلاعات کامپیوتری یا کاغذی و قرار دادن آنها در مکانهای مناسب و با شناسه های مربوطه است به طوریکه بتوان به آسانی به آنها دسترسی داشت.

با رعایت این اصل و اجرای مناسب آن، زمان مورد نیاز برای یافتن اقلام کاهش یافته و انجام کارها با سرعت و دقت زیاد امکان پذیر می گردد. به عبارت دیگر، این اصل به معنی قرار دادن هرچیزی در جای خود، مانند قرار دادن لوازم  و ملزومات در کمد، مرتب کردن فایلها در کامپیوتر می باشد.

آسیب شناسی این اصل عدم مشارکت و همکاری کافی کارکنان در تعیین محل های مناسب اقلام و نیز عدم پایبندی به قواعد تعریف شده در خصوص چیدمان اقلام ضروری و نیز کوچک بودن فضای کاری است.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:

• تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری و اشیائی که غالبا” استفاده می شوند.
• معرفی افراد توسط لیبل رومیزی و یا استفاده از تگ های شناسایی جهت سهولت در شناسایی افراد.
• جمع آوری و مهار سیم ها توسط لوله های خرطومی، بست مخصوص و دا کت زمینی جهت سـاماندهی سـیم هـا و جلـوگیری از خـراب شدن آنها.
• سهولت دستیابی به مدارک داخل زونکن ها با نصب لیبل مخصوص بر روی آنها.
• استقرار تابلو اعلانات اختصاصی ۵S در محل هرتیم جهت ایجاد فرهنگ نوین سازمانی ( نصب اطلاعیه ها، موارد آموزشی و … ).
• استفاده مجدد از کاغذهای یک رو سفید جهت کاهش مصرف کاغذ.
• نصب لیبل ( ورودی _ در دست اقدام _ خروجی ) بر روی کازیه جهت سهولت دستیابی به مدارک.
• نصب لیبل ( اداری _ شخصی ) بر روی کشوهای میز جهت سهولت دسترسی به لوازم و ملزومات.
• برچسب گذاری و شناسایی کلیه، فایل ها، قفسه ها و کتابخانه ها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد.
• استقرار زونکن سه گوش برای کاغذ های یکرو سفید در کنار پرینتر.
• استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یـا قفـسه هـای مخصوص جهت قرارگرفتن کتابها، جزوات و دستورالعمل ها.
• کلیه اتاق ها مجهز به ساعت دیواری ( حتی الامکان متحدالشکل ) باشد.
• تمامی دیوارها عاری از هر گونه تقویم، کاغذ، یادداشت و … بوده و در صورت لزوم نصب اعلامیه یا هر اطلاعات دیگـر مـی بایـست بـر روی تابلوی مخصوص قرار گیرد.
• زیر شیشه میز افراد می بایست عاری از هر گونه کاغذ یادداشت، دستورالعمل و موارد متفرقه باشد.
• در کلیه واحدها یک عدد تابلوی اعلانات با لیبل مخصوص جهت ایجاد فرهنگ نوین سازمانی نصب گردیده است.
• قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار.
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( قانون ۳۰ ثانیه ).
• طراحی جانمایی میز کاری افراد و نصب آن بر روی تابلو اعلانات واحد.
• رعایت نظم و ترتیب در تابلو اعلانات.
• طراحی اعلانات به طوری که خواندن آنها آسان باشد( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن) .
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود( استقرار و طبقه بندی فرم ها در قفسه های مخصوص).
• مرتب کردن اقلام و وسایلی که روزانه با آن سروکار داریم.
• مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت.

SEISO. 3 (پاکیزه سازی):

جنبش پاکیزه سازی، پاکیزه داری، رنگ آمیزی و زیبا سازی محیط کار

سومین اصل ساماندهی محیط کار است و به معنای پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگهداشتن محیط، اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده ها می باشد. هدف از تمیزی، پاک کردن و نظافت کامل محیط کار و لوازم مورد استفاده است به نحوی که هیچ گونه گرد و غبار، آلودگی و زوائد وجود نداشته باشد. این پاکسازی، همراه با بازرسی و بازبینی انجام شده و باعث می شود که لوازم و وسایل مورد استفاده، همیشه در مناسب ترین شرایط باشند. تمیز و مرتب بودن وسائل، علاوه بر ایجاد محیطی دلپذیر، موجب نگهداری و حفاظت از وسایل مورد استفاده شده و اشکالات احتمالی با وضوح و آسانی بیشتری قابل مشاهده خواهند بود.

آسیب شناسی این اصل عدم تخصیص بودجه کافی برای انجام فعالیت های پاکسازی و زیباسازی است.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:

• تعریف مسئولیت های تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار( حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه، پاکیزگی کامپیوترها)
• استفاده از اسپری و دستمال مخصوص جهت نظافت کامپیوترها
• استفاده از کاور برای کامپیوترها در صورت وجود آلودگی گرد و غبار در محل کار
• انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
• شناسایی و رفع خرابی هایی که در اثر نشتی ها و فرسایش ها، ترک ها و غیره به وجود آمده است.
• شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن ( آلودگی صوتی، آلودگی گرد و غبار و … )
• شناسایی منابع آلودگی صوتی و سعی در حذف و یا کنترل آن ( گفتگوی بین کارکنان با صدای بلند در واحدها، مکالمه تلفنی با صدای بلند، صدای بلند زنگ یا پیام های تلفنی، صدای بلند جلسات در محیط اطراف، صدای ناهنجار ناشی از حرکت و یا چرخش صندلی ها، بلند بودن و یا نا مناسب بودن زنگ تلفن همراه و …)
• حذف موارد آلودگی بر کلیه اقلام ضروری ( لوازم اداری، کامپیوتر، تلفن و … )
• زدودن گردو غبار از سطح شیشه میزها، فایل ها، لبه پنجره ها، دکورها ، داخل زونکن ها و…
• نظافت کلیه معابر عمومی، آبدارخانه، سرویس بهداشتی و…
• استفاده از ظروف جداگانه جمع آوری کاغذهای باطله جهت جداسازی کاغذهای باطله از دیگر زباله ها

SEIKETSU. 4 (استانداردسازی):

استاندارد سازی بهترین وضعیت حاصله از اجرای سه گام قبلی

به عنوان S چهارم شناخته می شود و به معنای تداوم،استاندارد سازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول و رعایت ایمنی در کار می باشد .

هدف:

هدف از آن، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است به نحوی که از به هم خوردن دوباره نظم ایجاد شده جلوگیری به عمل آید. تمام افراد ممکن است در زمانهای مختلفی، نسبت به میزکاری و مرتب کردن محل کار خود اقدام کنند ولی به خاطر عدم تکرار مناسب اقدامات، پس از گذشت چند روز، نظم و ترتیب ایجاد شده دوباره به هم می ریزد. هدف از اصل استانداردسازی این است که با رعایت مرتب و منظم عملیات ساماندهی، ترتیب، پاکیزگی و ایجاد و برقراری قوانین و قواعد خاص از بهم ریختگی دوباره محل کار و اطلاعات، جلوگیری به عمل آید.

بدین ترتیب برای هر یک از اصول سه گانه، با تهیه و تدوین استانداردها و استفاده از دستورالعمل و روش های خاص، سعی می شود محیط کاری، همواره سامان یافته باشد و حتی روز به روز بر تمیزی و مرتب بودن آن افزوده شود. به عنوان مثال، برای شناسایی و دور ریختن اقلام غیرضروری، نیازمند قواعدی هستیم که بر اساس آنها بتوانیم اصل ساماندهی را همواره رعایت کنیم. در مرتب ساختن اقلام، باید محل نگهداری اشیاء به تفکیک و با برچسب ها و شناسه های مناسب، تعیین شده و نیز شیوه های نگهداری و استفاده از آنها معلوم و معین باشد. بنابراین اصل استانداردسازی، به معنی تعریف و تعیین مقررات، استانداردها و قواعد مربوط به تکرار منظم فعالیتهای ساماندهی، ترتیب و پاکیزگی است تا محیط کاریمان، همواره سامان یافته باشد.

آسیب شناسی این اصل عدم همکاری و علاقه مندی کارکنان صاحب نظر و ذیربط در تدوین استانداردهای آراستگی است.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:

• بازبینی دوره ای ( تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش و برگزاری ممیزی داخلی)
• استقرار تابلوی نام واحد در بیرون اتاق جهت شناسایی واحدها
• تدوین استانداردها ( استاندارد پوشیدن لباس فرم و … )
• استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشان دهنده جهت و راهنما)
• استفاده از علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطـر و وسـایل ایمنـی و را هنمـای سیـستم اطفـای حریـق، تابلوهای سیگارکشیدن ممنوع)
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه(آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعمل های کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه)
• تدوین دستورالعمل اجرای سیستم ( آئین نامه ۵S)
• تدوین دستورالعمل بایگانی راکد اسناد
• تدوین نظامنامه ۵S
• تشکیل جلسات کمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف ۵S
• درنظر گرفتن شاخص های ارزیابی واحدها، تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهانـه پرسـنل بـه امـر پاکیزگی محل کار

 SHITSUKE. 5 (انضباط):

ایجاد سیستمی آموزشی، مشارکتی ، انضباطی و بازرسی برای حفظ استانداردهای بهترین وضعیت حاصله

انضباط آخرین اصل ساماندهی محیط کار است و به معنای آموزش کاربردی مفاهیم ۵S به تمامی کارکنان، جلب مشارکت عمومی و تدوین، ابلاغ و اجرای مقررات سازمان می باشد. منظور از آن حفظ نظم و تبدیل ساماندهی به عنوان یک رفتار عمومی و رقابت در بین افراد (عادت) است که از طریق آموزش و آماده سازی کارکنان برای رعایت اصول ساماندهی محیط کار (فرهنگ سازی) برآورده می شود.

مطابق این اصل، تکالیف و وظایف هر یک از افراد در اجرای شیوه های ساماندهی و پیروی از دستورالعملها و قواعد، تعیین شده و بر نحوه انجام فعالیتها، نظارت می شود. علاوه بر موارد فوق از روشهای ایجاد انگیزه مانند فراهم آوردن شرایط رقابت سالم بین افراد و بخش ها، انتخاب و تشویق افراد و بخش های موفق در اجرای ۵S و سایر شیوه های مناسب استفاده می شود. با رعایت این اصل،مشارکت و همکاری تمام افراد در پاکسازی و حفظ پاکیزگی و انضباط محیط کاری جلب می گردد. بنابراین در هر محیط کاری باید شیوه های مناسب برای برآوردن این هدف، شناسایی، طراحی و اجرا گردد. آسیب شناسی این اصل عدم جدیت در انجام ممیزی ها و نیز نبود حساسیت در مدیران خصوصا” مدیر ارشد درباره نتایج ممیزی های انجام شده.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:

• نصب پوسترهای اموزشی، پیام های آموزشی ۵S و … بر روی تابلوهای اعلانات داخلی یا تابلوهای عمومی
• استفاده از ابزارهای مناسب جهت نگهداری سیستم ( استفاده از فرم ” اعلام وضعیت مطلوب” و فرم ” اعلام عـدم انطبـاق”، اسـتفاده از ارزیابی های فردی و … )
• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)
• تمرین وقت شناسی( آموزش استفاده بهینه از زمان )
• نگرش مدیریت به فضای های عمومی( ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار)

برای مشاهده مجموعه کامل آموزشی و پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار بر روی لینک زیر کلیک کنید: