هدف نهایی پنج‌اس پیشگیری از اتلاف است. اما از فعالیتهای پنج‌اس نیز مانند هر پدیده دیگر می‌توان تعریف‌های متفاوت داشت. بنابراین لازم است دقیقاً مشخص کنیم که پنج‌اس چیست؟ برای حصول به چه اهدافی بکار می‌آید و برای رسیدن به آن اهداف چگونه باید مجموع فعالیتهای پنج‌اس را سازماندهی و اجرا کرد؟ به عبارت دیگر باید دانست که اصول پنج‌اس دقیقاً چیست و دستاوردهای آن کدام است؟

۱) سازماندهی (Seiti):

سازماندهی در گسترده‌ترین فضای آن عبارت از مرتب کردن اشیاء بر اساس قواعد یا اصولی معین است. از دیدگاه پنج‌اس سازماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری. اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهایی از غیرضروری‌هاست. در این جا تأکید اصلی بر مدیریت اولویت‌ها و حذف غیرضروری‌ها از طریق شناسایی و حذف عمل و عوامل آنها در همان مراحل اولیه و پیش از تبدیل شدن آنها به مشکلاتی واقعی است.

اولویت بندی: سازماندهی و مرتب کردن از جمله موضوعاتی است که در موقعیتهای گوناگون و در همه موارد از آن سخن می‌گوییم. اما در واقع می‌توان آن را در زمره مهمترین فعالیتها محسوب کرد. تاکون تئوریهای گوناگون برای چگونگی سازمانده امور عنوان شده است. اولین قدم در تمامی این تئوری‌ها. طبقه‌بندی اشیاء و کارها و دسته‌بندی آنها بر اساس میزان اهمیت است. در واقع اولین گام عبارت است از تعیین اهمیت هر چیز و اعمال مدیریت اولویتها. استفاده از نمودار پاره‌تو [ نمودار پاره‌تو و روش KJ به ترتیب از نام ویلفردو پاره‌تو و جیرو هاولاکی تو jiro Havla Kito گرفته  شده و از ابزارهای استاندارد کنترل کیفیتند که در حل مسائل تعیین اولویتها و سازماندهی اطلاعات و داده‌ها به کار روند.] و حتی تهیه فهرست اقلام، همگی راههایی برای سازماندهی امور،‌ تعیین میزان اهمیت آنها، تشخیص موارد ضروری و سپس اعمال مدیریت اولویت‌ها هستند. ایجاد تغییرات مناسب با فصل در تهیه و تولید و فروش و کنار نهادن اقلامی که فروش خوبی ندارند. از جمله مواردی هسند که در آنها، از طریق کنار گذاشتن یا دور ریختن غیرضروری‌ها، توجه خود را به اقلام واقعاً مهم و نیازمند توجه، معطوف می‌کنیم.

۲) نظم و ترتیب (Seiton):

نظم و ترتیب بعضی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب و به نحوی که بتوان  از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز،‌‌ بدون انجام جستجوهای بیهوده،‌ نکته اصلی در این جا، استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد آن و با در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار، در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد،‌ محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. نظم و ترتیب،‌ با مطالعه جزئی و دقیق کارآیی‌ها آغاز می شود. اصل نظم و ترتیب با تعیین کردن قوانین حاکم بر طبقه‌بندیها و اولویت‌ها، سلسه مراتب را در سازماندهی مشخص می‌کند. بدین ترتیب غالباً کار را با تعیین کاربرد اشیاء آغاز می‌کنیم:

الف) اشیایی که استفاده نمی‌کنیم: دور می‌ریزیم.

ب) اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم اما ممکن است در آینده مورد  استفاده قرار گیرند. به عنوان برطرف کننده نیازهای احتمالی در جای دور از دسترس قرار می‌دهیم.

ج) اشیایی که به ندرت از آنها استفاده می‌کنیم: در جایی دور از دسترس نگه می‌داریم.

د) اشیایی که گه گاه از آنها استفاده می‌کنیم: در محل کار قرار می‌دهیم.

هـ) اشیایی که غالباً از آنها استفاده می‌کنیم: در محل کار نگه می‌داریم یا با خود حمل می‌کنیم.

جمع اشیاء مورد استفاده مدت زمان لازم باری تأمین آنها یا زمان لازم برای دسترسی به آنها، عوامل تعیین کنننده دیگر در ذخیره سازی و نگهداری آنهاست. اگر مدت زمان دسترسی یا فراهم سازی کوتاه باشد.دیگر لزومی به نگه داشتن یا انبار کردن حجم زیادی از آنها نیست.

در این میان نه تنها باید کارآیی و بازدهی را در نظر داشت، بلکه باید به کیفیت یعنی مواردی از قبیل زنگ‌زدگی، شکستگی ، تغییرشکل، فاسدشدگی و … نیز توجه کرد. ملاحظات مربوط به ایمنی نیز در تعیین مطلوبترین و در واقع کارکردی ترین نحوه قرارگیری ابزارها و ماشین‌آلات و دیگر اشیاء به هنگام نقل و انتقال ایمنی محل ذخیره‌سازی و نگهداری و اقدامات پیشگیرانه و ضروری در نگهداری مواد قابل اشتعال از جمله موارد بسیار مهمی هستند که باید نهایت دقت و توجه را به آنها مبذول داشت.

۳) پاکیزه‌سازی (Seiso):

پاکیزه‌سازی در معنای عام کلمه همان تمیز کردن اشیاست. از دیدگاه پنج‌اس پاکیزه‌سازی عبارت است از دور ریختن زوائد. پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی، پاکیزه‌سازی از نظر پنج‌اس نوعی بازرسی است. بدین ترتیب، بازبینی و پاکیزگی محیط کار جهت حذف آلودگی و زواید موضوعات عمده و مورد تأکید در پاکیزه‌سازی‌اند. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی کنید. پاکیزه‌سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست. پاکیزه‌سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز فراهم می‌کند.

۴) استاندارد سازی (Seiketsu):

استانداردسازی از دیدگاه پنج‌اس عبارت از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است و به این ترتیب هم شامل پاکیزگی شخص و هم در برگیرنده پاکیزگی محیط کار است. تأکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت دیداری شرایط و اوضاع در محیط کار به نحوی استاندارد و کنترل می‌شوند که شما همواره می‌توانید با سرعت و دقت عمل کنید. مدیریت دیداری اخیراً به عنوان وسیله‌ای مؤثر در اجرای کایزن مورد توجه و استفاده گسترده را گرفته است و اکنون از آن برای نظارت بر تولید. کیفیت. ایمنی و تقریباً هر چیز دیگر استفاده می‌شود.

مدیریت رنگها یا مدیریت نمایه‌گذاری با رنگها ) نیز اخیراً بسیار مورد توجه و استفاده قرار گرفته است. امروزه از مدیریت رنگها نه تنها برای نمایه گذاری بلکه در جهت ایجاد محیطی تشویق کننده و مناسبتر برای کار نیز بهره می‌گیرند. از دیدگاه کلی و زندگی روزمره برای انسانها نیز پاکیزگی حایز اهمیت است. بخار روغن، براده‌های گوناگون، آلودگی‌های صوتی، روغنهای رقیق کننده  و فرار و مواد سمی و موارد دیگر تنها به محیط کارخانه محدود نمی‌شود و برای جلوگیری از اثرات زیانبار آنها چه در محیط کار و چه در محیط زیست. نیازمند ۵S و اجرای اصول آنیم.

۵) انضباط (Shitsuke):

در معنای عام عبارت است از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه، هر چند که این وظیه کاری دشوار باشد. از دیدگاه پنج‌اس انضباط به معنی ایجاد یا برخورداری از توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است. نکته اصلی در اینجا. شکل دهی و ایجاد عادات صحیح به جا عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه‌های درست و کارهای لازم به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه انجام داد. این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی از آنها صورت می‌گیرد. انضباط فرآیندی حاصل از تکرار و تمرین است. به عنوان مثال در زمینه ایمنی صنعتی تعداد افرادی که به علت عدم استفاده از کلاه و کفش و عینکهای ایمنی و دستکش، یا به علت بردن دستشان به درون ماشین قبل از خاموش کردن آنها دچار سانحه شده‌اند، از شمار بیرون است. به همین دلیل کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درآید. انضباط بخشی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است. در جدول ارائه شده خلاصه‌ای از اصول، معانی، اهداف و فعالیتهای مربوط به ۵S و مثالهایی از هر مورد ذکر شده‌اند.

جدول اصول،‌ اهداف و فعالیتهای پنج‌اس:

	مفهوم	اهدف	فعالیتها	اصول
سازماندهی (Seiri)	تشخیص ضروری از غیرضروری، دور ریختن اشیاء زاید	·تعیین معیارها برای حذف غیر ضررویها         ·بکارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها         ·حذف علل آلوگی	·حذف غیرضروریها بر اساس معیارهای تعیین شده         ·مبارزه با علل آلودگی         ·کایزن و استانداردسازی بر اساس اصول	مدیریت اولیتها و مبارزه با علل
نظم و ترتیب (Seiton)	استقرار منظم و مرتب ماشینها و اشیاء به نحوی که اشیاء موردنیاز در زمان موردنظر به مقدار مورد نظر در دسترس باشند	·نظم و ترتیب در محل کار         ·استقرار و جایدهی مناسب         ·ارتقاء بهره‌وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء	·استقرار و ذخیره‌سازی کارکردی و مناسب         ·تمرین و رقابت در زمینه آوردن و بازگردان اشیاء         ·مرتب کردن محل کار و تجهیزات محل کار	استقرار و ذخیره‌سازی کارکردی و حذف نیاز به جستجو
پاکیزه‌سازی (Seiso)	حذف اشیاء زاید، زباله، آلودگی‌ها و مواد خارجی در جهت دستیابی به پاکیزگی در محل کار پاکیزه‌سازی بعنوان بازبینی	·دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی حذف کامل آلودگی‌ها         ·شناسایی مشکلات جزئی از طریق بازبینی         ·درک پاکیزه‌سازی به عنوان نوعی بازبینی	·به کارگیری پنج‌اس به هنگام لزوم         ·پاکیزه‌سازی بهتر و دقیق‌تر         ·پاکیزه‌سازی و بازبینی تجهیزات و ابزارها	پاکیزه‌سازی به عنوان نوعی بازبینی و درجات مختلف پاکیزگی
استانداردسازی (Seiketsu)	نگهداری همه چیز در وضعیت سامان یافته،‌ مرتب و پاکیزه حتی در زمینه‌های شخص و مرتبط با آلودگی	·استانداردهای اجرایی برای تداوم پنج‌اس         ·مدیریت دیداری خلاق به منظور آشکار شدن ناهمگونیها و موارد غیرعادی.	·مدیریت دیداری تشخیص و اقدام سریع و بهنگام         ·بکارگیری ابزارهایی برای حفظ استانداردها و روند استانداردسازی         ·نمایه گذاری با رنگها	مدیریت دیداری و استاندارد کردن پنج‌اس
انظباط (Shitsuke)	عادت به انجام هر کاری به نحوه صحیح	·مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات         ·عادات به برقراری ارتباط به نحوه صحیح و کنترل نتیجه ‌آن	·اجرای یکی از فعالیتهای پنج‌اس به مدت یک دقیقه         ·ارتباط متقابل         ·مسؤلیتهای فردی         ·تمرین عادات صحیح	شکل دهی عادات صحیح و انظباط محیط کار

جدول فعالیتهای پنج‌اس

موضوع	نمونه‌ موارد فعالیتها
سازماندهی (Seiri)	۱-    دور ریختن اشیایی که به آنها ۲-     مبارزه با علل آلودگی‌ها و نشت ۳-    خانه تکانی و تمیز کردن محل ۴-    رفع عیوب و خرابی‌ها ۵-    بازبینی پوششها و محفظه‌ها به منظور پیشگیری از آلودگی	۶-    تمیز کردن کف محل کار ۷-    سازماندهی انبارها ۸-    حذف آلودگی و گرد و غبار ۹-    حذف نشت‌های روغن
نظم و ترتیب (Seiton)	۱-    استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن ۲-    آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت ۳۰ ثانیه ۳-    استاندارد کردن امور پرونده‌ها ۴-    نشانه‌گذاری محدوده‌ها و محل استقرار اشیاء ۵-    حذف پوششها و قفنها ۶-    هر چیز که زودتر آمده زودتر می‌رود.	۷-    نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ۸-    طراحی اعلانات بنحوی که خواندن آنها آسان باشد ۹-    رعایت خطوط مستقیم و زوایای قائمه ۱۰-ذخیره‌سازی و استقرار کارکردی مواد، قطعات، چرخهای دستی ققسه‌ها،‌ ابزارها،‌ تجهیزات و تمامی اشیاء دیگر
پاکیزه‌سازی (Seiso)	۱-    تمرینات سریع پنج‌اس ۲-    مسئولیهای فردی ۳-    آسانسازی و پاکیزه‌سازی و بازبینی ۴-    فعالیتها و مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر	۵-    مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ۶-    انجام بازبینی و پاکیزه‌سازی و رفع مشکلات جزئی ۷-    پاکیزه‌کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی‌بینند
استانداردسازی (Seiketsu)	۱-   علامات و نشانه‌های تأیید کننده   ۲-   علامتگذاری محدوده‌های خطر   ۳-   برچسبهای حرارتی   ۴-   علامات نشاندهنده جهت   ۵-   برچسبهای نشاندهنده قطر   ۶-   برچسبهای نشاندهنده ولتاژ   ۷-   رنگهای هشدار دهنده   ۸-   علایم مربوط به تجهیزان خاموش‌کننده   ۹-   تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه	۱۰-   برچسب های روغن ۱۱-   برچسبهای نشاندهنده مسؤلیت ۱۲-   نمایه گذاری و انتظاء سیمها ۱۳-   علائم مشخص کننده با انسجام شدن بازبینی ۱۴-   برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ۱۵-   استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنها را چشم بسته به کار برد و کنترل کرد
انظباط (Shitsuke)	۱-   پاکیزه‌سازی همگانی   ۲-   تمرین وقت شناسی   ۳-   تمرین نظم و ترتیب   ۴-   پوشیدن کفشهای ایمنی   ۵-   مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها	۶-   تمرین اقدامات ضروری   ۷-   مسؤلیت فردی   ۸-   تمرین ارتباط و تلفن   ۹-   دفترچه‌ها و کتابهای راهنمای پنج‌اس ۱۰-   توجه به زیباییها و رعایت ظواهر