از سال ۱۳۷۳ تیم جدید هیئت مدیره ایران خودرو شروع به فعالیت نمودند. اولین کار مهم آنها تدوین برنامه جامع ۷ ساله بود که شامل تولید انبوع با دستیابی به فن‌آوری روز جهانی و استقرار سیستمهای مدیریت نوین،‌ توجه به منابع انسانی (چون اکثر قریب به اتفاق سیستمهای نوین مدیریت،‌ نرم‌افزاری یا انسان محور هستند) و مشتری گرایی می‌شد.

استقرار مدیریت نوین در ایران خودرو از سال ۱۳۷۳ آغاز شده و اجرای تکنیک پنج‌اس نیز از سال ۱۳۷۵ شروع گردید. از دیگر سیستم‌های نوین مدیریت می‌توان به سیستم T.T.Room سیستم پیشنهادات SS . کایزن. سیستم هدفگذاری هوشین و … اشاره نمود که در شرکت به کار گرفته شده‌اند و اجرای آنها با جدیت پیگیری و دنبال می‌شود.

پیاده سازی نظام آراستگی (تکنیک ۵S):

برای اجرای تکنیک ۵S چک لیست حرکت از صفر (شناسایی موقعیت) تهیه شد و پس‌از شناسایی یا تهیه نمودارها ادامه یافت و سپس با توجه به اطلاعات حاصل در هر واحد به مسائل خاصی بیشتر یا کمتر پرداخته می‌شد.

برخی شرکتها (حتی در ژاپن) برای به کارگیری اصول پنج‌اس ابتدا با تمرکز روی دو اصل اولی یعنی Seiri و Seiton کار خود را شروع می‌‌کنند یا سه اصل اول، اما در شرکت ایران خودرو و هر پنج اصل به طور همزمان به کار گرفته و اجرا شدند که علیرغم درگیری‌های اولیه کارکنان و برخی مقاومتها در بین مدیران و کارگران با حمایت جدی و پیگیری مداوم مدیریت عالی سازمان (به عنوان اصلی‌ترین عامل ) به نحو خوبی پیشرفت کرد. همگام با آموزش همگانی در تمام واحدها و کلیه سطوح از کارگر ساده تا مدیر و اجرای عملی اصول در هر واحد به طور جداگانه ، جلسات توجیهی تشکیل شدند و ۵S به همه تعلیم داده شد.

بازدید از سالنهای تولید به طور منظم انجام می‌شود که در اوایل کار بدون امتیاز بوده، اما در حال حاضر با تهیه دستورالعمل ممیزی و تعیین امتیاز برای اجرای هر بند از اصول پنج‌اس و مرتبط نمودن پرداخت آکورد و پاداش تولید به کارکنان با اجرای پنج‌اس، به کارگیری این سیستم به طرز جدی‌تر پیگیری می‌شود.

در سال ۱۳۷۷ با احساس ایجاد دور تسلسل،‌ نهادینه سازی از پایین به بالا انجام شد و در هر سالن تولید تیمهای سرپرستی و تیم کایزن تشکیل گردید. حیطه سرپرستی تعین شد. محدوده کنترل تعریف شد و هر سرپرست به طور مستقیم با تعداد محدودی از کارکنان مرتبط شد. دستورالعمل کایزن کوتاه مدت یک روزه ابلاغ گردید که با ادامه عملیات به کایزن کوتاه مدت تغییر یافت. در راستای بهبود مستمر روند فعالیتها. دستورالعملها اصلاح و بهینه سازی می‌شوند و فعالیتهای ۵S در تمام واحدها با دیت دنبال می‌شود . هر پانزده روز یکبار بازدید انجام می‌گیرد و نحوه امتیاز دهی چک لیستها به طور مداوم در حال تغییر و بهینه‌سازی است اجرای کایزن کوتاه مدت در حال حاضر هر دو ماه یکبار انجام می‌شود.

فواید سیستم پنج اس که مد نظر مدیران خودرو می‌باشند عبارتند از:‌ کاهش اتلاف در منابع و زمان. بهبود کیفیت، رفع نواقص و افزایش کارآیی.

اصل بازیابی ۳۰ ثانیه‌ای در واحدهای تولید و ستادی اجرا شد که در واحدهای ستادی استاندارد کمتر از ۳۰ ثانیه هم حاصل شد. پرسشنامه اجرا و میزان به کارگیری تکنیک پنج‌اس در واحدهای ایران خودرو شامل ۱۲۰ سؤال می‌باشد که پس از صرف وقت، بازرسی‌های فراوان و اصلاحات طولانی تهیه شده است.

سیستم پنج‌اس در ایران خودرو به عنوان برترین ابزار ارتقاء بهره‌وری انگاشته می‌شود. ارائه بازخور یا Feedback در اجرای سیستم پنج‌اس از نکات اساسی و مهم محسوب می‌شود چون کار انجام شده توسط شخص و تأثیر آن در بهبود کیفیت محصول نمود می‌یابد. میزان مشارکت شخص در بهبود کیفیت کار، محصول یا پروسه تولد) که خود عاملی جهت تشویق وانگیزش است.

مشکل‌ترین مورد در اجرای ۵S فرهنگ سازی و مجاب کردن کارکنان به اجرای اصول پنج‌اس است. پس از اجرا و پیاده‌سازی، باید استاندارد سازی انجام شود، به دنبال آن کنترل مداوم مطرح می‌شود و حفظ این استانداردها و کنترل دائمی آن مهم است که ارتباط سیستم پنج‌اس با کایزن (بهبود مستمر تدریجی) را سبب می‌شود. تدریس و تمرین عملی سیستم پنج‌اس سه دقیقه‌ای و ده دقیقه‌ای در جلسات آموزشی و توجیهی اجرا شده و نتایج مثبتی به بار آورده است.

سیستم هدفگذاری هوشین:

از دیگر سیستمهای مدیریت نوین که در شرکت ایران خودرو اجرا می‌شوند، نیز ذکری می‌کنیم:

اول سیستم هدفگذاری هوشین یا [۱]C&J که در فارسی مدیریت سیاستگذار نام گرفته است. نام علمی آن سیستم هوشین کانی می‌باشد. این روش،‌ سیستمی برای هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی و کنترل می‌باشد که دارای ساختار سلسله مراتبی بوده و بر مبنای تعیین اهداف و سیاستهای کلی توسط مدیریت شرکت و شکستن آن به برنامه‌های اجرایی برای  هر کدام از واحدها، استوار شده است.

اهداف آن به طور خلاصه عبارتند از: افزایش کیفیت، بهره‌وری، تولید و کاهش هزینه،ارتقائ دانش فنی،‌‏ فرهنگ سازمانی و مشارکت کارکنان- تعیین برنامه اجرایی هر واحد و هدفمند نمودن ایجاد هماهنگی در فعالیت واحدها- کنترل و ارزیابی عملکرد واحدها.

نتایج به کارگیری چنین سیستمی را نیز چنین می‌توانیم ذکر کنیم:

ایجاد هماهنگی بین اهداف مدیریت عالی و برنامه‌های واحدهای مختلف

• ملزم شدن تمام واحدها به تدوین برنامه در راستای اهداف ایجاد جو مشارکت عمومی تا سطوح عملیاتی جهت تعیین برنامه ها.
• شکست اهداف مدیریت عالی به سطوح عملیاتی و کنترل بهتر هر یک از آنها
• ارزیابی و تجزیه و تحلیل علل عدم دستیابی به اهداف،‌ برنامه‌ها و پروژه‌ها و استفاده از آن در جهت اصلاح و تدوین برنامه‌های آتی.

روال کار به طور خلاصه: در سال جاری،‌ اهداف واحدها در سال آتی مورد پرسش قرار می‌گیرد. برای هر هدف شاخصی تعیین می‌شود (Q کیفیت  افزایش C هزینه  کاهش، D تحویل به موقع  افزایش) اهداف تولیدی هستند و (S ایمنی  ، انگیزش  T آموزش و I سیستم‌های اطلاعاتی  ) اهداف ستادی می‌باشند. بعد از گردآوری اهداف و جمع‌بندی اولیه، این برنامه‌ها به کمیته عالی هوشین ارسال می‌شود که از قائم مقام مدیر عامل، مدیر هر بخش ( بالاترین مقام اجرایی بخش ) و نماینده مدیریت نوین تشکیل شده است. اهداف در این کمیته بررسی، در صورت لزوم اصلاح و تصویب می‌‌شود و سپس به واحد مربوط ابلاغ و ارسال می‌گردد. در هر واحد برنامه‌ریزی با شکست اهداف (جزء نمودن آنها) انجام ‌می‌شود و برنامه و تمهیدات لازم جهت نیل به این اهداف جزئی اندیشیده می‌شود. با تقسیم هر برنامه به ریز فعالیت و ثبت آن در فرمها، زمانبندی شکل می‌‌گیرد. با مجری ریز فعالیتها هماهنگی شده و زمان کل برنامه اصلی برآورده می‌شود.در ادامه هر سه ماه یکبار ممیزی جهت کسب اهداف و برنامه‌ها (پیشرفت مطابق برنامه زمانبندی شده) انجام می‌شود.

البته باید گفت دو امکان وجود دارد. یکی این که برنامه صد در صد اجرا شود. ولی هدف کسب نشود و دوم این که برنامه به طور کامل اجرا نشود. ولی هدف ما %۱۰۰ حاصل شود. این دو مورد نشاندهنده عدم تکامل سیستم می‌باشد و به علت نوپایی این سیستم در شرکت ایران خودرو غیر قابل اجتناب می‌باشد. به این دلیل می‌توان گفت این سیستم هم در حال تکامل،‌ بهینه‌سازی و بهبود مسترم (کایزن) قرار دارد. درصد (ضایعات،‌ دوباره‌کاری و توقفات) باید کاهش یابد و بهره‌وری بر حسب سرانه تولید روزانه باید محاسبه شود.

در پایان هر سال (معمولاً سه ماه سوم) ممیزی نهایی انجام شده و بر اساس اهداف (ستادی/ تولید) و درصد دستیابی به آنها، همکاری با میزان و … امتیازی به هر واحد تعلق می‌گیرد که در پاداش سال پرسنل واحد مؤثر خواهد بود.

سیستم پیشنهادات (SS):

از دیگر سیستم‌های مدیریت نوین و مؤثر بر بهرهوری است که در ایران خودرو و توابع آن به کار گرفته می‌شود. این سیستم که از کارخانجات ژاپنی اقتباس شده،‌ اولین بار در اروپا ابداع گردیده و طبق برخی نوشته‌ها قبل از سال۱۹۰۰ هم در کارخانه‌های انگلستان اجرا می‌شده است. ژاپنی‌ها این ایده را پرورش داده و آنرا با محیط خود منطبق نمودند. چون بیشتر به دنبال کارهای مشارکتی هستند و نه سرمایه بر.

در این رویکرد، کارکنان و کارگران دفترچه پیشنهادی در اختیار دارند و چنانچه موردی به نظرشان برسد،‌ یا ثبت پیشنهاد در دفترچه، آنرا به دبیر یا مسئول مربوطه تحویل می‌دهند ( یک نسخه هم برای شخص) دبیر پس از جمع‌آوری پیشنهادات،‌ در جلساتی که تاریخ آنها به طور توافقی تعین  شده واکثر اوقات هفتگی برگزار می‌شود، با حضور دیگر اعضای این کمیته که حداقل ۳ نفر هستند و یکی از آنها مدیر قسمت است، پیشنهادات را بررسی می‌کنند که در این فرآیند امتیازی را صفر تا صد به هر پیشنهاد تعلق می‌گیرد. (۰ تا ۱۷ غیرقابل قبول) (۱۸ تا ۳۰ پذیرفته شده بدون قابلیت اجرایی) و ۳۰ به بالا که پس از پذیرش به اجرا گذاشته می‌شود. هر واحد مسئول اجرای پیشنهادات پذیرفته شده‌ای است که به آن ارجاع می‌شود و کمیته باید پیگیر آن باشد. واحدها زیر نظر کمیته عالی هستند و کمیته هر واحد زیر مجموعه این کمیته است. در ارزیابی برای اختصاص پاداش نقدی سرانه پیشنهادات دریافت شده، بررسی شده، پذیرفته شده و پیشنهادات اجرا شده محاسبه شده و با توجه به تمام موارد، این کار صورت می‌گیرد. در سال آتی قرار بر این است که سیستم پیشنهادات شرکت مکانیزه شود.

سیستم T.T.ROOM

از دیگر سیستمهای مورد استفاده در شرکت ایران خودروست که در آن جمع‌آوری متمرکز اطلاعات شرکت جهت گزارشات مدیریت صورت می‌گیرد. اهداف آن تولید، کیفیت و بهره‌وری شاخص ایمنی ، پیشنهادات و کاهش ضایعات و توقفات است.

در این رویکرد ابتدای هر ماه نمودارها و جداول خام روی تابلوی اتاق نصب شده و توسط نمایندگان واحدهای تولیدی آمار و اطلاعات به صورت روزانه در طی ماه در آن درج  و تکمیل می‌شود (معمولاً آمار هر روز تا قبل از ظهر روز بعد ثبت می‌شود). هدف از تهیه نمودارها نمایش روند اطلاعات حاصل با اهداف ترسیم شده قبلی در نمودارهاست. آخر ماه هم نمودارها جمع‌آوری شده و در بانک اطلاعاتی بخش مدیریت نوین ثبت می‌گردد. با تهیه گزارش از خلاصه اطلاعات پردازش شده حاصل که در حال حاضر  توسط نرم ازار Power Point انجام می‌شود. نتایج از طریق شبکه اینترانت داخلی شرکت در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.

سیستم آموزشی فراگیر TR هم در دستور کار مدیریت نوین قرار دارد. همچنین سیستم واکنش سریع Q.R.Q.C

اهداف و رسالتها:

• رضایت مشتری، اصلی‌ترین هدف است.
• هر کارمند یا کارگر یک منبع تفکر، ابتکار و ابداع محسوب می‌شود.
• جهانی سازی، هدف نهایی است.
• نوآوری ایران خودرو را هدایت می‌کند. تفکر خلاق منجر به عملکرد کارآتر با هزینه پایین‌تر می‌گردد (بکارگیری سیستم پیشنهادات، T Room 5S و دیگر تکنیکهای مدیریت نوین).

[۱] C&J (choicen & Joisen  با معادل انگلیسی (ژاپنی Challenge & Practice