دستورالعمل هاي اجرايي نظام آراستگی محیط کار 5s

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار ۵s

مرحله اول : دستور العمل ساماندهی و مرتب سازی

  1. درمورد اسناد و اطلاعات موجود در محیط کارخود این مساله رادرنظر بگیریدکه اوراق سند یا اطلاعاتی وجود دارد که به درد نمی خورد، دراین صورت آنها را از محیط کار خود دور کنید.
  2. اقدام زیر را در اقلام بازیافتی / دور ریختنی قرار دهید:

تقویم یا دفترچه یادداشت روزانه سال گذشته، روزنامه یا نشریه ای که خوانده شده و عنداللزوم بخش مورد نیاز یا مورد توجه آن بریده شده و نگاه داشته شده و بقیه اش هیچ ضرورتی نداشته، نسخ تایپ شده اضافی، پیش نویس نامه ای که تایپ و ارسال شده و کلیه اقدام ووسایلی که قابل استفاده نبوده و لازم است از محیط کار دور شوند.

  1. اشیاء و مدارک بی مصرفی را که لازم است نگهداری شود به انبار یا بایگانی خارج از دفتر کار منتقل کنید.
  2. از چسباندن عکس، اطلاعیه، اعلامیه و پوستر و مانند اینها بر روی جایی غیر از تابلوی اعلانات (خصوصاً بر روی در و پنجره) جداً خودداری کنید هر گونه عکس، اطلاعیه، اعلامیه و پوستر نامربوط و زیاده از حد یا فرسوده و نازیبا را از روی دیوارها و تابلوی اعلانات جمع آوری نمایید.
  3. غیر از منشی ها وتلفنچی ها نباید درروی میز بیش ازدو گوشی ثابت تلفن قرار داشته باشد.
  4. موارد ذیل راکنترل نموده ودرصورت نیازبه تعمیر یا تعویض، آنها رادرلیست یادداشت کنید.

سقف ، دیوارها، کف اتاق، پنجره و دستگیره، قفل ها، پرده، لامپ ها، کلید و پریز، دو شاخه، سه راهی، جعبه تقسیم و کانال (داکت) سیمهای برق و تلفن، اجراء سیستم سخت افزار، نرم افزارها، تلفن (تلفن رومیزی، دیواری، اتاقک کیوسک تلفن و …)، ماشین حساب، ماشین دوخت، دیسکت ها ، صندلی ، میز ، شوفاژ ، کولر و از این سیستم سرمایش / گرمایش/ صوتی / تصویری / حفاظتی/ هشدار دهنده/ اطفاء حریق و … از این قبیل.

  1. کمدها وفایل هایی که شکستگی دارندیا به راحتی بازو بسته نمی شوند بایدتعمیر شوند.
  2. اشیایی راکه ارزش تعمیر ندارند،درصورت نیازبا اشیاء سالم وقابل استفاده جایگزین کنند.
  3. اشیاء مستهلکی راکه مورد نیاز می باشند در صورت امکان بازسازی و تعمیر نمایید.
  4. آنچه درسیستم کامپیوتر شما وجود داردو بودن آن غیر ضروریست از سیستم خود پاک کنید.
  5. نرم افزارهای ضروری و مورد نیاز خود را تعیین کرده ودر لیست اقلام مورد نیاز یادداشت کنید.
  6. سیستم کامپیوتر باید به ویروس یاب به روز شده مجهز باشد.
  7. فرم لیست فعالیتهای غیر ضروری را تکمیل کنید.

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار 5s

مرحله دوم : دستورالعمل نظم وترتیب

هدف از فعالیت در این مرحله از طرح ، نظم و ترتیب یعنی قرار دادن اشیاء و اسناد در مکانهای مناسب و به ترتیب مطلوب است به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد . نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز بدون انجام جستجوهای بیهوده . باید اشیاء و اسناد به گونه ای رده بندی و مرتب گردند که هرکسی بتواند به راحتی آنها را پیدا کرده واستفاده کند و سپس در جای خود قرار دهد. در صورتی که این مرحله به شکل صحیحی اجزا شود هیچ انرژی هدر رفته ای وجود نخواهد داشت و اشیاء و اسناد به گونه ای مرتب می شوند که در وقت نیاز، به فوریت بتوان آنها را یافت ومورد استفاده قرار داد. اگر مدت زمان دسترسی یا فراهم سازی اشیاء و اسناد مورد استفاده کوتاه باشد دیگر لزومی به نگهداشتن یا انبار کردن حجم زیادی از آنها نیست. برای منظم نگهداشتن محیط کار، اغلب لازم است نحوه قرارگیری و خطوط گذر مشخص ، قابل انعطاف  و تغییر پذیر باشد تا بتوان درصورت لزوم و با توجه به شرایط  و نیازهای جدید  آنها را تغییر داد. از آنجا که هدف از نظم و ترتیب افزایش کارایی و بازدهی است ، انجام بررسیهای زمانی ، اصلاحات و پیشرفت و تمرین امری ضروری است . برای رسیدن به هدف این مرحله لازم است تا مراحل ذیل اجرا گردد:

۱-     برای بایگانی پرونده های بایگانی نشده خود ، اقدام نموده واجراء زائد آنها را در محل اقلام بازیافتی قرار دهید.

۲-    عنوان کلیه پرونده ها و زونکن ها را مشخص نموده و برای آنها فهرستی تهیه کنید.

۳-  آنها را به گونه ای منظم در فایل ، کمد یا قفسه مورد نظر برای این کار قرار داده و در محل قرار گیری آنها برچسب بزنید . (پرونده ها را می توان به طرق مختلف مرتب نمود ، به عنوان مثال به ترتیب زمانی یا با توجه به موضوع پرونده و یا با توجه به پروژه های مرتبط).

۴-  پرونده های جاری و وسایل نسبتاً ضروری را حتی الامکان در کشوی میز یا فایلتان گذاشته و پرونده های غیر جاری یا تکمیل شده در فایل یا کمد بایگانی قرار دهید.

۵-    تا آنجا که امکان دارد تعداد پرونده ها واقلام روی میز را کاهش دهید.

۶-  لازم است برای کلیه کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، کتابخانه ، جا مجله ای و فایل ها از برچسب استفاده شود . می توان برچسب ها را هم براساس رنگ تفکیک نمود.

۷-    برای کلیه قفلها و کلیدهای آنها از شماره کلید یا اتاق استفاده کنید.

۸-  کتابها ، جزوات و مجلات موجود در اتاق خود را به صورت جداگانه قرار داده و برای هر قسمت فهرستی تهیه نموده و در جای مناسب و قابل رویت قرار دهید.

۹-    لازم است آن دسته از کتابها و مجلاتی که خواننده بیشتری دارند در دسترس قرار گیرد.

۱۰-    فرم یا دفتری تهیه نموده و در آن عنوان نامه ها ، اسناد ، اطلاعات ، کتاب و مجله هایی که به اتاق شما وارد یا از آن خارج می گردد ، با ذکر تاریخ و نام شخص یا واحدی که سند مورد نظر به آنجا برده می شود یا از آنجا گرفته می شود را ثبت کنید.

۱۱-        نامه های رسیده را بر مبنای اولویت یا عمل ، طبقه بندی کنید.

۱۲-    لازم است در صورت استفاده از زونکن برای بایگانی نامه ها ، برای جدا نمودن نامه های ارسالی و دریافتی از مقوای رنگی یا طلق استفاده شود.

۱۳-   آراستگی واقعی این است که نامه یا مدرکی گم نشود و به راحتی قابل ردیابی و شناسایی باشد و سریعاً بتوان نامه یا مدرک مورد نظر را از بین همه پرونده های موجود یافت.

۱۴-    به نحوه چیدن میز ، کمد ، فایل و ماننده اینها در اتاق خود توجه کنید و در صورت لزوم برای تغییر مکان آنها اقدام کنید . نحوه چیدن میز ، کمد ، فایل و مانند اینها در اتاق باید به گونه ای باشد که حداکثر استفاده از فضای اتاق صورت گیرد و اشیاء ضروری تر به کاربر نزدیکتر باشند.

۱۵-    میز ، کمد ، فایل و مانند اینها را در اتاق خود به گونه ای بچینید که ارباب رجوع به راحتی بتواند در آن تردد نماید و کارکنان آن اتاق به راحتی و با کمترین جابجایی با هم ارتباط داشته باشند.

۱۶-    میز ،کمد ، فایل و مانند اینها را در اتاق خود به گونه ای بچینید که حتی الامکان زیبایی و هماهنگی نیز پدید آید و متناسب با محل قرار گرفتن وسایل گرمازا و سرمازا و کلید و پریز باشد.

۱۷-    اقلام موجود در فایل یا کمد خود را با توجه به دفعات مراجعه به آنها مرتب نموده و فهرستی از آنها تهیه کرده و در محل مناسبی نصب کنید.

۱۸-   پرونده های موجود در فایل ، قفسه یا کمد را طوری بچینید که بیشترین استفاده از فضا صورت گیرد و پرونده ها را به ردیف وکنار هم قرار داده و شناسه گذاری کنید.

۱۹-    پرونده های موجود در فایل ، قفسه یا کمد را طوری بچینید که عنوان پرونده ها معلوم بوده و بیش از حد فشرده نباشند و محتویات پرونده ها بیرون نریزد.

۲۰-       پرونده های مرتبط با هم را در یک فایل یا مجموعه قرار داده و پرکاربردترین آنها را در جلوترین قسمت بگذارید.

۲۱-    لوازم ادرای را روی میز طوری قرار دهید که بیشترین سطح را برای کار شما باقی گذارد و به گونه ای که به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید.

۲۲-   لوازم التحریر یا لوازم شخصی را طوری داخل کشو قرار دهید که حداکثر استفاده از فضای کشو صورت گیرد و باز و بسته کردن کشو آنها را به هم نریزد و لوازم سنگین تر و حجیم تر را حتی الامکان در انتهای کشو قرار دهید.

۲۳-   لوازم التحریر یا لوزام شخصی را طوری در داخل کشو قرار دهید که لوازم ضروری تر در قسمت جلوی کشو قرار گیرند و با کمترین جابجایی به آنها دسترسی داشته باشید.

۲۴-      محل قرار گرفتن گلدانها در اتاق یا راهرو نباید مانع تردد راحت شما ودیگر افراد گردد.

۲۵-      تجهیزات و وسایل برقی موجود در اتاق شما نباید در معرض رطوبت قرار گیرند.

۲۶-      ارتفاع صندلی را طوری تنظیم کنید که به راحتی بر میز کار خود مسلط باشید.

۲۷-      پس از هر روز کاری میز خود را مرتب کنید و هر چیزی را به جای خود برگردانید.

۲۸-     هر یک از اشیاء باید از سطح زمین چنان فاصله داشته باشد که پاکیزه سازی و بازبینی محیط به سادگی و آسانی انجام گیرد.

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار 5s

مرحله سوم : دستورالعمل پاکیزه سازی

هدف از اجرای این مرحله تمیز کردن و پاکیزه ساختن همه اشیاء و مواد از آلودگیها و گرد و غبار است به نحوی که همه جا از تمیزی برق بزند.

هر چند وظیفه و مسئولیت و نظافت در شرکت به مسؤول خدمات واگذار شده ولی مسؤولیت همکاران نظارت و حفظ پاکیزگی اشیاء و وسایلی است که بهتر است توسط خود فرد تمیز نگاه داشته شود به عنوان مثال نظافت و پاکیزگی سیستم کامپیوتر شما به عهده خود شماست کارکنان می توانند با مراجعه به واحد مربوط به رایانه برای نظافت سیستم خود مشورت نموده و اقدام کنند.

مراحل اجرایی به شرح ذیل می باشد

۱_ با مسؤول خدمات هماهنگی کنید تا دقیقاً مشخص باشد که مسئولیت نظافت کدام اشیاء به عهده شماست.

۲_ اگر در اطراف شما وسایلی وجود دارند که تمیز نیستند با کمک مسئول نظافت و با نظارت لازم اقدام نمائید.

۳_ سیستم کامپیوتر شما باید دارای پوشش باشد هر شخص موظف است پس از پایان کار آن را بر روی دستگاه خود بکشد.

۴_ رفع آلودگی را به گونه ای انجام دهید که آلودگی به طور کامل رفع گردد.

۵_ وسایل و تجهیزات به گونه ای استفاده و نگهداری شوند که کمتر آسیب دیده و دیرتر مستهلک شوند.

۶_ به منظور جلوگیری از مزاحمت صدای زنگ تلفن را تا آنجا که امکان دارد کم کرده و با تلفن و اشخاص با صدای آهسته صحبت کنید.

۷_ برای جلوگیری از مزاحمت در محیط باز یا راهروها صدای آرامی داشته باشید.

۸_ برای جلوگیری از آلودگی صوتی و کاستن صدای مزاحم پرینتر و فاکس حتی الامکان آنها را در مکانی قرار دهید تا مزاحمت کمتری ایجاد نمایند.

۹_ از نصب تعداد زیاد تصاویر ، پوستر پلاکارد، نقشه قاب و تابلو خودداری کنید حداکثر دو تابلو یا قاب در هر اتاق مناسب به نظر می رسد.

۱۰_ از کشیدن سیگار مخصوصاً در محیط های سربسته خودداری شود.

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار 5s

مرحله چهارم : دستورالعمل استاندارد سازی

هدف از این مرحله کنترل و اصلاح دائمی و حفظ استانداردهای ۳S  نخست می باشد لذا لازم است که طرحهای ، S3، S2 ، S1 درصورت لزوم هرچهار ماه یک بارمورد بازبینی قرار گیرند.

۱_ هر یک از اقلام اداری و وسایل باید دارای کد شناسایی باشند.

۲_ لازم است نوع و تعداد اقلام اداری مورد نیاز در هر واحد تعیین گردد و با نوع و تعداد استاندارد اقلام مقایسه شده و برای رفع این تفاوت اقدام شود.

۴_ لازم است معین گردد که هریک از وسایل در اختیار کدام واحدیا شخص قرار دارد ( ثبت طی فرم مشخص ).

۵_ لازم است شماره پرسنلی کارکنان مشخص باشد.

۶_ لازم است نام و سمت افراد در واحد و محل استقرار آنها مشخص شود.

۷_ لازم است جهت شناسایی نام هرواحدو شماره اتاق بالای درب ورودی (درمکان مناسب) نصب گردد.

۸_ طرز قرار گرفتن میزها باید به گونه ای باشد که حتی المکان هیچ نیفتاده و یا بین میزها آویزان نباشد.

۹_ محل قرا گرفتن اشیاء داخل اتاق و فاصله آنها با فیوز برق یا وسیله گرمایشی باید به گونه ای باشد که احتمال حریق کاهش یابد.

۱۰_ سیم برق تلفن و کامپیوتر نباید دروضعیتی باشد که مانع رفت وآمد و سلب ایمنی کارمندان شده و یا بین در و پنجره و یا در محلهای نامناسب و روی زمین قرار گرفته باشد.

۱۱_ باید از فیوزهای فرعی درسیستم های برق رسانی استفاده گردد تا احتمال خرابی تجهیزات و یا ایجاد حریق کاهش یابد.

۱۲_ از داکت و کانالهای مخصوص سیم برق و تلفن جهت جمع آوری سیمها و جلوگیری از پراکندگی و ظاهر نامناسب و رها شدن روی زمین و در محل های نامناسب استفاده گردد.

۱۳_ محل قرار گرفتن اشیاء داخل اتاق باید به گونه ای باشد که مانع خروج اضطراری و سریع کارکنان نگردد.

۱۴_ لازم است تمام اشیاء افراد و اموال بیمه گردند.

۱۵_ در قسمتهای مورد نیاز کپسول آتش نشانی و تجهیزات اطفاء حریق و یا سیستم هشدار دهنده مناسب قرار داده شود و افراد با طرز کار آن اشنا گردند.

۱۶_ سیستم هشدار دهنده / اطفاء حریق/شیروشیلنگ آتش نشانی باید مطابق دستورالعمل استاندارد خودش مورد بازبینی وکنترل قرار گیردوآموزش لازم به کلیه پرسنل برای استفاده ازآن داده شود.

۱۷_ در محیط کاری بسته با هدف عدم آلوده کردن محیط ، سیگار کشیدن ممنوع گردیده و در محل های مناسب اطلاعیه / تابلو هایی به همین منظور تهیه و نصب تهیه و نصب گردد.

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار 5s

مرحله پنجم : دستورالعمل حفظ و نگهداری

هدف از اجرای این مرحله ایجاد توسعه و بهبود عادات و اخلاق هایی است که تضمین کننده حسن انجام فعالیتها به بهترین شیوه باشد در این مرحله تأکیدی بر آن میباشد که کارکنان و مدیران احترام را به شکل متقابل رعایت کنند و به حقوق یکدیگر احترام بگذارند کارکنان در جهت رعایت مقررات وضع شده کوشا باشند. برای آسان تر انجام شدن این مرحله رعایت نکاتی مد نظر میباشد از جمله اینکه :

۱_ هر شخص محیط کار خود را خانه دوم خود بداند.

۲_ هرشخص همواره ارزش تلاش هایش رابرای بهتر نگه داشتن محیط کاربه یاد داشته باشد.

۳_ هر شخص سعی در گسترش و توسعه عادات و رفتارهای درست خود نموده و بالطبع عادات و رفتارهایی که احتمال آشفتگی و بی نظمی و پیامد های نازیبا و …. را دارد تحت کنترل و سعی در محدود کردن و جذب آنها برآید.

۴_ هر شخص سعی در بهبود روشهای برخورد با دیگر همکاران و ارباب رجوع داشته باشد.

این گونه موارد و دیگر آموزش ها می تواند به شکل تک برگ و پوستر و از طریق شبکه / تابلو اعلانات و …. به آگاهی کارکنان رسانده میشود .دستورالعمل اجرایی مرحله پنجم (۵s) به شرح ذیل می باشد.

دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار 5s

آموزش

۱-     قبل از آموزش باید نیاز سنجی آموزشی صورت گیرد.

۲-     آموزش باید متناسب با موارد ذیل باشد:

  • نوع فعالیت سازمان سطح تحصیلات کارکنان ، فرهنگ وجو سازمانی وامکانات آموزشی سازمان.
  • درصورت لزوم از فیلمهای آموزشی۵s تهیه شود و مورد استفاده قرار گیرد.
  • در صورت لزوم مفاهیم آموزشی به مرور در قالب تک برگ اسلاید و ….. به تمامی کارکنان ارایه شود.
  • آموزش کارکنان حتی الامکان باید در داخل سازمان انجام پذیرد و بهتر است که آموزشها در ساعت و روزهای اداری و نیز از طر یق شبکه انجام شود.
  • آموزش می تواند غیر حضوری و از طریق شبکه بصورت ارائه اسلاید و …. باشد.
  • لازم است مدیران و مسئولان با مفاهیم اولیه و نیاز به ۵s و مزایای آن همچنین تأثیرات مبانی ۵s  آشنا شوند.
  • لازم است تمامی کارکنان با مفاهیم ۵s و روشهای اجرائی این سیستم در واحد خودشان آشنا شوند.
  • لازم است کارکنان موقت با مقاهیم ۵s آشنا شوند ( مانند کارکنان ساعتی یا پیمانی و …. )
  • باید مراجعه کنندگان به سازمان نیز صرفاً با عناوین پنج گانه ۵s به صورت کلی آشنا شوند.
    ( مثلاً به کمک تابلو اعلانات نزدیک در ورودی سازمان یا از طریق نشریه و یا از طریق روابط عمومی و …..)
  • لازم است که برنامه جامع آموزش، شیوه های آموزشی مورد نیاز به امکانات آموزشی هر سال مورد بازنگری قرار گیرد.

برای مشاهده محصولات دانلودی مرتبط با ۵S بر روی لینک زیر کلیک کنید: