مقدمه

 سالها تلاش بی‌وقفه مشاوران، مدرس‌ها، کارشناسان، مدیران و مسئولین سازمانهای ایرانی مختلف در عرصه تولید محصولات مختلف از یک طرف و آموزش و استقرار آموزه‌های مدیریت از طرف دیگر نتوانسته است آنطور که باید و شاید در شرایط سازمان‌ها تاثیر و در روند پیشرفت و رضایت مشتریان موثر باشد. اشکال چیست؟

 پیش از آنکه رفتار و عملکرد افراد متولی این موارد را تحلیل کنیم و زیر سوال ببریم باید ببینیم که آیا انتخاب الگوها به درستی انجام شده است یا خیر؟ آیا کپی برداری از آخرین دستاوردهای مدیریت، ترجمه استانداردها، طراحی، مدل و… می‌تواند برای سازمانهای ایرانی که تفاوت بسیار زیاد و عمیق با سازمانهای کشوران توسعه یافته دارند و با مسائل مشکلات و زیرساختهای درگیر هستند که کاملاً متفاوت از شرایط آنها می‌باشد تأثیر گذار باشد؟

شاید اغلب ما به این باور رسیده باشیم که تا زمانی که زیرساخت‌های صنعتی و فرهنگی ما بازنگری، اصلاح و ارتقا نیابد؛ هر گونه سرمایه‌گذاری روی موارد فوق به مشابه پرداخت شاخ و برگ درختی است که خاک آن نامناسب بوده و از نعمت آب بی بهره است. مولف مقاله و طراح مدل و سیستم هفت سین آراستگی، بر آن است که تجربیات اجرایی آموزشی مشاوره ممیزی و ارزیابی خود را جهت معرفی یک مدل کاملاً عملی و البته با استفاده از اطلاعات و تجربیات کسب شده در سازمانهای خارجی و داخلی کشور ارائه نماید. امید است که این مدل مورد توجه سازمانهای ایرانی و مسئولین و صاحبنظران مدیریت قرار گیرد.

ضرورت‌های طراحی مدل جدید سازمانهای ایرانی

 در این بخش سعی داریم به این سوال مهم پاسخ دهیم که با وجود مدل‌های شناخته شده فعلی (اعم از بین المللی مثل EFQM  اروپا و دو مدل جایزه ملی در کشورمان) ضرورتی به طراحی، معرفی یا اجرای مدل جدیدی وجود دارد پاسخ این سوال در موارد زیر و به طور مشروط ارائه شده است:

ارزیابی سازمانهای ایرانی در مسیر توسعه می‌بایست چه حوضه‌هایی باشد:

 توجه به این نکته بسیار مهم و حائز اهمیت است که سازمانهای ایرانی نیاز مبرم به توسعه در زمینه‌هایی مثل فرهنگ، آگاهی پرسنل، استانداردسازی، شایسته سالاری، اصلاح رفتار مدیران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهینه سازی شرایط محیط کار و سایر زیرساخت‌ها دارند. بنابراین ضروری است مدل سرآمدی به صورت کاملاً شفاف تاکید در این زمینه‌ها داشته باشد تا سازمان متقاضی از این الگوها بهره برداری کرده و ارزیابان از این موارد جهت ارزیابی و تعیین نقاط قوت و فرصتهای بهبود استفاده نمایند.

سازمانهای ایرانی در انتخاب اجرا و حفظ استانداردهای مدیریتی از چه الگوهایی باید استفاده کنند:

 با توجه به اینکه استاندارد حداقل سطح قابل قبول برای هر موضوع خاص می‌باشد لذا سازمان‌های ایرانی اغلب با انتخاب استاندارد و سیستمهای مدیریت (کیفیت، زیست محیطی، ایمنی و بهداشت…)  سازمان خود را بر اساس الزامات این استانداردها به حداقل سطح قابل قبول هدایت نموده و با دریافت گواهینامه مربوطه تنها در ممیزی‌های مراقبتی اقدام به یکسری فعالیت‌های مقطعی می‌نمایند تا امکان حفظ گواهینامه فراهم گردد. چنانچه سازمان‌های ایرانی بتوانند روند انتخاب اجرای حفظ و ارتقای این استانداردها را در روند توسعه سازمان تعریف نمایند این اقدام استانداردهای اجرا شده خود بخشی از کل روند توسعه خواهند بود که ناگزیر به هماهنگی با آن می‌باشدف بنابراین از ساختار استانداردهای سیستم مدیریت که اغلب در سه حوزه محصول، محیط زیست و منابع سازمان تعریف شده‌اند می‌توان در ساختار مدل سرآمدی استفاده کرد تا سازمان‌ها (اعم از اینکه این استانداردها را اجرا کرده‌اند یا خیر) ملزم به توسعه این مفاهیم گردند. بنابراین دستاوردهای این استانداردها نیز در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد.

سازمانهای ایرانی نیاز به توسعه در زیرساخت‌ها دارند:

 مدیران سازمانهای ایرانی به این نکته توجه دارند که بدون توسعه زیرساختها در سازمان در مسیر توسعه غیر ممکن می‌باشد و لذا ضروری است مدل ارزیابی سرآمدی سازمان در کنار مباحثی مثل اهمیت به مشتری، جامعه،… می‌بایست ارتقای فرهنگ سازمانی، ارتقاء آگاهی کارکنان، ایجاد شرایط شایسته سالاری،… نماید. بنابراین سازمان در حال توسعه می‌تواند ابتدا با شکل‌دهی و تقویت این زیرساخت‌ها اقدام به توسعه سایر موارد نماید که خود برخاسته از شرایط مناسبی است که از زیر ساخت‌ها فراهم می‌نماید لازم به ذکر است که در جوامع توسعه یافته‌ای مثل اغلب کشورهای اروپایی بسیاری از این زیرساخت‌ها وجود دارد ولی نباید اشتباه کنیم که لزوماً ما نیز این شرایط را دارا می‌باشیم. پس مدل توسعه و سرآمدی ما نیز می‌بایست تفاوت‌هایی با مدل اروپایی، آمریکایی و ژاپنی داشته باشد. در این مدل توجه ویژه به زیرساخت‌ها شده است که خودمون مکمل سایر معیارهای سرآمدی می‌باشند.

کارکنان سازمانهای ایرانی می‌بایست در محیط مناسب و با الگوهای مناسب فعالیت نمایند:

  آیا امکان دارد در محیطی به هم ریخته و نامنظم و در کنار مدیرانی که خود اصول اولیه نظم و انضباط برنامه‌ریزی سازماندهی را رعایت نمی‌کنند کارکنان توسعه یافته و علاقمند به حرکت در مسیر سرآمدی داشته باشیم؟

 بدیهی است پاسخ این سوال خیر است. در این مدل سعی شده است به اهمیت نظم دادن به محیط کار و آراستگی بیشتر در کلیه شرایط سازمانهای ایرانی و نیز الگو بودن رهبران سازمان برای سایر پرسنل سازمان توجه ویژه شود. بدیهی است رهبران شامل سر کارگرها، سرگروههاف سرپرستها، رئیس‌ها، مدیران، معاونین و مدیریت عامل می‌باشند که با عملکرد خود در کلیه مراحلی که در آن وظیفه و مسئولیت دارند و الگوی سایر کارکنان خواهند بود، نه اینکه فقط شعار داده و از سایر کارکنان بخواهند در این زمینه فعالیت نمایند.

ارتقاء شرایط سازمانهای ایرانی نیاز به نکات راهنمایی بیشتری دارد تا معیارهای اصلی و فرعی فراوان:

  یکی دیگر از ضرورت‌های طراحی مدل جدیدی برای کمک به سرآمدی سازمانهای ایرانی این موضوع مهم است که در فرایند ارزیابی سازمانها در مسیر سرآمدی ارزیاب‌ها نیازمند به نکات راهنمای متعدد و فراگیر می‌باشند که با استفاده از آنها بتوانند برای سازمان‌ها فرصت‌های بهبودی بیشتری پیشنهاد نمایند. بدیهی است با همین نگرش مدیریت سازمان‌ها نیز قادر خواهند بود از این نکات راهنما جهت اجرای اقدامات بهبود بهره برداری نمایند در این مدل ۳۴۳ نکته راهنما طراحی شده است که حدود دو برابر نکات راهنمایی است که در سایر مدلهای سرآمدی وجود دارد و این یکی از دلایل زیرساختی بودن این مدل می‌باشد.

انتخاب نام هفت سین آراستگی:

 وقتی صحبت از یک مدل جایزه ملی برای سرآمدی به میان می‌آید طراحی مدل می بایست از الگوها باورها اعتقادات ها و پیشینه ملی کشور استفاده نمایند. ایرانیان از دیر باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چیدن سفره هفت سین آغاز می‌کردند. در سفره هفت سین از ۷ محصول مناسب که نشانه سرسبزی برکت و زیبایی بود استفاده می‌کردند که حرف اول آنها سین بوده است. در مدل هفت سین معیار اصلی استفاده شده است که با توجه به اینکه این معیارهای اصلی برای سرآمدی سازمان می‌باشد از ترکیبی مناسب است درآمدی و ساختار و سایر واژه‌های مرتبط استفاده شده است و بر این مدل و سیستم هفت سین آراستگی شامل هفت معیار اصلی و هر معیار اصلی شامل هفت معیار فرعی و هر معیار فرعی شامل ۷ نکته راهنما است.

پس در هر مرحله ۷ عنوان سازمان را در مسیر سرآمدی هدایت می‌نماید به این ترتیب سازمان‌های ایرانی که در مسیر سرآمدی طی طریق می‌کنند برای سرآمدی باید از هفت معیار اصلی و برای هر معیار اصلی از هفت معیار فرعی و برای هر معیار فرعی از ۷ نکته راهنما استفاده نمایند.

ساختار مدل و مراجعان:

 در طراحی آن برای طراحی و مدل سازی اطلاعات و منابع مختلفی به شرح زیر استفاده شده است:

   ۱- استانداردهای سیستم‌های مدیریت

   با توجه به اینکه سیستم‌های مدیریت برای ایجاد ساختار سیستمی در سازمانها بسیار مفید و موثر می‌باشد، لذا از استاندارد ISIRI13000 جهت طراحی مدل استفاده شده است لذا عناوین الزامات این استانداردها در مجموعه واژه‌های کلیدی طبقه بندی گردیده و با تلفیق و تحلیل مناسبی از آنها نتایج کسب شده در تدوین معیارهای اصلی و نکات راهنما مورد استفاده قرار گرفته است. یکی از مزایای استفاده از اطلاعات این استانداردها آن است که سازمان می‌تواند با اجرایی مدل هفت سین پیشرفت استانداردهای IMS  و مهمتر از آن استاندارد ISIRI13000 را در سازمان مستقر کند و یا حفظ و ارتقا دهد.

    ۲-سیستم ۷S

  طراح مدل سالها قبل، اقدام به طراحی سیستم ۷S  بر اساس تکنیک ۷S  نموده و این سیستم را در بسیاری از سازمان‌های ایرانی به مرحله اجرا گذاشته است. این سیستم برای ساماندهی به شرایط عمومی سازمان و برای اصلاح زیرساخت‌های سازمان بسیار مفید می باشد لذا در طراحی مدل اصول پنجگانه  سیستم۷S  مورد توجه قرار گرفته است به گونه‌ای که طراح باور دارد که در کلیه بخش‌های مدل (معیارهای اصلی، معیارهای فرعی و نکات راهنما) از ساختار ۷S استفاده شده است. دلیل اهمیت ۷S  در این موضوع مهم استوار است که سازمانهای ایرانی نیاز به اصلاح و تقویت زیرساخت‌ها دارند و این است که می‌تواند اطلاعات مهمی را برای اصلاح زیرساخت‌ها به ما بدهد.

  ۳- مدل  EFQM

 علیرغم آنکه در این مقاله تاکید شده است که ما نیاز به یک مدل کاملاً ملی برای کشورمان داریم تا سازمان‌های ایرانی به خوبی از آن بهره‌برداری نمایند نباید فراموش کرد که عدم توجه به دستاوردهای محققین و پژوهشگران که مرتبط با مدلهای سرآمدی کار کرده‌اند و در واقع اختراع مجدد چرخ می‌باشد و این کار اصلاً منطقی نیست. لذا بر اساس توضیحات و باور فوق مدل EFQM مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته و ساختار مدل EFQM  روش‌های امتیازدهی و منطق RADAR  مورد استفاده قرار گرفته است.

۴- استفاده از واژه‌های ایرانی در طراحی مدل

 در طراحی مدل از تدوین معیارهای اصلی و معیارهای فرعی نما از واژه‌های استفاده شده است که خود ساختار فرهنگ خاصی را در قالب این جایزه ملی ایجاد می‌کند بدین منظور ابتدا در حدود ۱۰۰ واژه کلیدی مرتبط با مدل تعیین گردیدند و سپس با مراجعه به مراجع مکتوب و سازمان‌های ملی متولی معادل پارسی عربی و انگلیسی این واژه‌ها تعیین و در یک جدول تدوین شدند بنابراین در این جدول واژه‌های اصیل پارسی و ایرانی شناسایی شدند که در طراحی مدل مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

منبع: کتاب سیستم هفت سین آراستگی ۷S

 نویسنده: دکتر ناصرصادقی فرد