اجرای ساماندهی- پاکسازی و مدیریت اولویت‌ها در محیط کار
اولین s در ۵s، ساماندهی یا seiri است. به زبان ساده اجرای ساماندهی به معنی تشخیص اقلام ضروری از غیر ضروری است.
اهداف اجرای ساماندهی
- از بین بردن موانع انجام آسان کارها
- از بین بردن نیاز به نگهداری اقلام غیر ضروری
- از بین بردن احتمال بروز اختلال و آشفتگی به سبب وجود اقلام غیر ضروری
- پیشگیری از انباشتگی اقلام غیر ضروری
مراحل اجرایی ساماندهی
گام اول: به اتفاق همکاران نگاهی به اطراف محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است بیابید.
نکته:
- هیچ گاه آنچه را که برای کار شما لازم نیست نگهداری نکنید.
- استانداردی را برای خود تعیین کنید، مثلاً اقلامی که در طی ۳۰ روز استفاده نشده است باید از محل کار دور شود.
گام دوم: مدیریت تفکیک و جداسازی (معیارهای اجرای ساماندهی) را به کار ببندید.
گام سوم: به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.
Red Tag چیست؟
برای اجرای ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز یا Red Tag استفاده می‌کنند. یعنی روی کلیه وسایل غیر ضروری برچسب قرمز می‌چسبانند. با گذشت زمان اگر وسیله‌ای مورد نیاز قرار بگیرد، برچسب آن را بر می‌دارند. پس از مدتی هر چیزی که برچسب قرمز روی آن باشد، باید از محیط دور شود.
مراحل اجرایی زدن برچسب قرمز:
- گروهی را برای انجام این کار ساماندهی کنید.
- برچسب قرمزی تهیه کنید.
- به اطراف خود نگاه کنید و بر روی اقلام غیر ضروری برچسب قرمز بزنید.
- اطمینان بیابید که برچسب به طور مناسبی زده شده است.
- برچسب قرمز نباید تا هنگامی که اقدام مناسبی صورت نگرفته است، کنده شود.
- مکانی را به نام “منطقه انبارش” برای اقلام انبار شده و برچسب خورده اختصاص دهید.
گام چهارم: روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید:
- همیشه گوشه و کنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
- مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تایید را بر عهده دارد.
- اگر شیء یا مدرکی قابل استفاده است، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
- مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
- اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.
آیا میدانید؟
یک میز کار آشفته مساوی است با:
- پائین بودن بهره وری
- از دست دادن فرصت‌ها و مهلت‌های انجام کار
- جستجوی دیوانه‌وار برای اطلاعات گم شده
- ساعات طولانی کار
- افزایش اضطراب و پریشانی
- از دست دادن روحیه
- حواس پرتی‌های ناخواسته
- مشکلات غیره منتظره
نکته بسیار مهمی که باید اشاره کرد این است که در پاره‌ای موارد یک شیء غیرضروری و زائد نیست، بلکه به دلایل دیگر و به دلیل کمبود فضا زائد و مزاحم به نظر می‌رسد. مثالی در این مورد موضوع را روشن می‌کند. فرض کنیم دفتر کار یک کارشناس یا مسئول از نظر مساحت و ابعاد بسیار تنگ تر از آن است که بتواند پاسخگوی فعالیت راحت و بدون تضییع وقت وی گردد. این مشکل وقتی حدت می‌یابد که وی به اقتضاء کارش روزانه تعدادی مراجعه کننده داشته باشد. در این حالت در محل کار وی تعدادی وسایل و اشیاء نظیر مبل یا صندلی برای مراجعان و مشتریان مستقر گردیده است که جا را برای سایر وسایل از جمله کمدها، کشوها، قفسه‌ها،پرونده‌ها، مکاتبات و کارهای روزانه و غیره تنگ کرده است، ولی نظر به اینکه به دلیل تنگی قفسه‌های کافی در دسترس ندارد به ناگزیر تعداد زیادی از پرونده‌ها و نامه‌ها بر روی میز کارش انباشته می‌شود که مسلماً در پیدا کردن و دسترسی به هر کدام در موقع لزوم و به ویژه در حضور مراجعین وقت بسیاری را از دست می‌دهد.
این امر افزون بر اتلاف وقت مراجعه کننده و متصدی و پریشانی فکر خود، اثر بسیار نامطلوبی بر ذهن مراجعه کننده می‌نهد. در این مثال مسئله به معنای واقعی آن مطرح نیست، بلکه زائد بودن به علت کمبود فضا است و می‌توان به عنوان مثال به جای چهار یا پنج صندلی از دو صندلی استفاده کرد و فقط در مواقع لزوم به آنها به طور موقت افزود. ولی مسئله قفسه‌ها و پرونده‌ها چه خواهد شد؟ در اینجا است که بهره‌وری مکان یعنی حداکثر استفاده از فضای معین و محدود مطرح می‌شود.
اول- از چند قفسه یا کشو می‌توان کاست؟ در بسیاری از موارد تعدادی از آنها با بهبود سیستم بایگانی ضرورت وجودیشان را از دست می‌دهند.
دوم- می‌توان قفسه‌ها را به جای استقرار بر کف زمین بر روی قسمت فوقانی دیوارها نصب کرد.
سوم- می‌توان میزهایی سفارش داد که دارای کشوهای مناسب جهت قراردادن پرونده‌ها و کلاسورها باشد.
چهارم- می‌توان با سلیقه‌های خاص از صندلی‌های تاشو استفاده کرده و در موارد غیر ضروری آنها را در قسمتی از زیر یا کنار میز قرار داد.
موارد یاد شده بالا صرفاً جنبه ذکر مثال را دارند وگرنه می‌توان با بررسی‌های محیطی بسیاری از ایده‌ها و پیشنهادهای اصلاحی در این زمینه دست یافت. به هرحال کاربرد اجرای ساماندهی و پاکسازی، موضوع مدیریت اولویت‌ها است. در این مدیریت برخلاف ضرب‌المثل معروف فارسی که البته منطق و دلایل خاص خود را دارد و اکثراً فارغ از محدودیت‌های مکانی و زمانی است که می‌گوید: هرچه که خوار آید روزی به کار آید. اصل بر رها کردن خویش از غیر ضروری هاست، زیرا زیان نگه داشتن آنها به مراتب بیشتر از فواید احتمالی‌شان است.
آیا تا به حال به جمله “لا اله الا الله” دقت کرده اید؟
“هیچ خدایی نیست جز خدای یکتا و واحد”
دراین جمله که چندین بار در روز آن را مکرراً می‌شنویم یا بر زبان می‌آوریم اشاره به این داریم که هرچه به درد نمی‌خورد (بتهای باطل و بی بنیان) را دور ریخته و آنچه ضروری است باید آن را در یاد نگه داریم و این را در فعالیت‌های روزانه می‌توانیم ببینیم که اگر اشخاص به جای اهداف قرار گیرند و شرک و غیر خدا پرستی به جای خدا پرستی حاکم گردد، آنگاه این بی‌نظمی، تفرقه و تخاصم است که رایج می‌شود. در نهایت به این نتیجه می‌رسیم که خارج کردن افکار باطل، شیطانی، شرک و ریا از خود نیز به نوعی اجرای ساماندهی شخصی خواهد بود و به ما در رسیدن به آراستگی روح و روان کمک خواهد کرد.
فکر کن: تا حالا عادت داشتید اشیاء بی مصرف را انبار کنید؟ و فکر کنید که یک روزی کی میدونه چه وقت شاید به دردتون بخوره !!!
تا حالا شده لباس‌هاتون، کفشهاتون، لوازم منزل و آشپزخونتون و چیزهای دیگر را که حتی یک بار هم از او را استفاده نکردید انبار کنید؟ درون خودت چی؟ تا حالا شده که خاطره سرزنش‌ها، ترس‌ها و چیزهای دیگر را به خاطر بسپاری؟
دست نگه دار!!!
تو داری بر خلاف مسیر کامیابی خودت حرکت می کنی….
تا وقتی که در جسم و روح خود احساسات بی فایده را نگهداری نمی‌تونی جای خالی برای موقعیت‌های تازه به وجود بیاریم….
خوبی ها باید در چرخش باشند… کشوها، قفسه ها و میز کار رو تمیز کن. نگه داشتن چیزهای بی مصرف زندگی را پرتاب میکنه وقتی انبار می کنیم احتمال خواستن را تصور می کنیم احتمال تنگدستی رو….
فکر می کنیم که فردا شاید لازم بشن و نمیتونیم دوباره اونها را فراهم کنیم. با این فکر دوتا پیام به مغز و زندگیت میفرستی…
که به فردات اعتماد نداری و این که تو شایسته چیز های خوب و تازه نیستی…
منبع: کتاب نظام آراستگی محیط کار۵s
نویسنده: مهندس ناصر طاعتی
