اجرای گام به گام برنامه سوپر ۵s
طرح اصلی اجرایی شش مرحله‌ای از برنامه سوپر ۵s
مرحله اول: تهیه مقدمات
مرحله دوم: آگهی رسمی توسط بالاترین مقام اجرایی سازمان(CEO)
مرحله سوم: نظافت بزرگ به وسیله کلیه همکاران
مرحله چهارم: SEIRI اولیه
مرحله پنجم: SEIRI، SEITO، SEISO روزانه
مرحله ششم: ممیزی‌های ادواری ۵S
اگر CEO ایده‌های بیان شده در مطالب قبلی مطلوب است که قبل از هر چیز از شرکتهای نمونه که برنامه سوپر ۵s را به کار گرفته‌اند بازدید به عمل آورده و نتایج حاصل از موفقیت آنها را مد نظر قرار می‌دهد. نکته مهم این است که برنامه سوپر ۵s را اولاً به عنوان یک برنامه جامع برای اجرا در سراسر شرکت درک نماییم و چنانچه قابل اقتباس باشد مطابق با حلقه مدیریت که عبارتند از برنامه، اجرا و نظارت آن را به مرحله عمل در آوریم.
موارد ذیل چگونگی فعالیت‌های مختلف در هر مرحله از طرح اصلی شش مرحله اجرایی برنامه سوپر ۵s را تشریح می‌کند که توصیه می‌کنم از آن پیروی کنید.
مرحله مقدماتی به توصیه‌های مشاوران متخصص در خصوص شرکتهای نمونه تهیه دستورالعمل‌های مربوط به رویه معرفی برنامه سوپر ۵s آموزش دست‌اندرکاران و همکاران اعتماد نمایید و به خاطر داشته باشید که انجام راهنمایی لازم برای کل سازمان بر نقش کمیته اجرایی رهیافتی بسیار موثر در دستیابی به موفقیت در اجرای طرح می‌باشد. پیشنهاد می‌شود در زمان انجام مرحله اول طرح اصلی اجرای برنامه سوپر ۵s آماده شود.
آگهی رسمی توسط CEO
- CEO آگهی اجرای برنامه سوپر ۵S را رسما اعلام می‌دارد.
- CEO اهداف برنامه سوپر ۵S را برای کلیه همکاران توضیح می‌دهد.
- اعلام آموزش چارت سازمانی برنامه سوپر ۵S و دیاگرام‌های مربوطه که این حوزه‌های تفکیک شده بر حسب مسئولیت‌های محوله در قبال گروههای کوچک می‌باشد.
- تدبیر لازم در تعیین ابزار تبلیغاتی شامل پرچم، پوستر و خبرنامه
- طراحی و سازماندهی برنامه آموزشی حین کار یا خارج از ساعات اداری برای کلیه همکاران درباره اصول بنیادی برنامه سوپر ۵S
کانون توجه در مرحله دوم، آگهی رسمی CEO برای کلیه همکاران در آغاز برنامه سوپر ۵S است که طی آن تصمیم متخذه و اهداف آن مورد نظر برای آنان تشریح شده است.
اینک کمیته اجرایی برنامه سوپر ۵S باید بتواند با دلگرمی در اندیشه تهیه موارد زیر باشد:
- چارت سازمانی برای اجرای برنامه سوپر ۵S
- تهیه تصاویر محل کار پاکیزه و سازماندهی شده که افراد در مرکز توجه آن قرار داشته باشند.
- طرح وضعیت قرار گرفتن گروههای اجرایی برنامه سوپر ۵S برحسب منطقه و حوزه مربوطه
- جعبه ابزار سوپر ۵S
- پوسترهای تبلیغاتی سوپر ۵S
پس از آن کلیه کارکنان باید دوره آموزشی برنامه سوپر ۵S را طی نمایند.
کمیته راهبری برنامه سوپر ۵S که متشکل از CEO و مدیران گروه به ریاست CEO می‌باشد موضوعات مختلف را مورد بحث قرار داده و درباره مسائل مهم مربوط به برنامه سوپر۵S از قبیل سیاستهای اصلی و پایه‌ای، طرحهای میان مدت و بلند مدت و بودجه مورد نیازبرنامه سوپر ۵S تصمیم‌گیری خواهد نمود. دست اندرکاران کمک کننده به برنامه سوپر۵S به عنوان دبیران این کمیته فعالیت می‌کنند.
کمیته ممیزی ۵S متشکل از کارکنان منتخب وضعیت پیشرفت کار را ممیزی نموده و با انجام بازدیدهای دوره‌ای از بخشهای مختلف به محل کار راهنمایی لازم را انجام می‌دهد که در محل کار پیشرفت‌های قابل توجهی صورت گرفته باشد. پس از تصویب کمیته کاری برنامه سوپر ۵S پیشنهاد می‌شود جایزه‌ای از طرف CEO به آن بخش اعطا شود.
توصیه می‌شود برای انجام ممیزی از مشاوران متخصص استفاده شود. به عنوان مربیان و فعالان برنامه سوپر ۵S مدیران حوزه‌های مختلف باید برای اجرای برنامه‌های داخلی گروه، حوزه‌های تحت مسئولیت خود را هدایت و رهبری نموده و مسئولیت آموزش زیردستان خود را عهده دار شوند. در سازمانهای بزرگ گروه بندی کارکنان بر حسب نوع محل کار عملی می‌باشد.
استقرار هدف نمای سوپر ۵S
مطلوب است که کمیته اجرایی برنامه سوپر ۵S جدید را در هر سال تهیه نموده و با اطلاع کلیه کارکنان برسانند.
مثال: هدف نمای سال ۱۹۹۷
هدف Super Seiri : ایجاد فضای خدماتی موثر از طریق حذف اشیای غیر ضروری و مرتب کردن لوازم و اشیاء باقی مانده در هر ماه در روزهایی که عدد پنج در تاریخ آن وجود داشته باشند.(مثلاً پنجم، پانزدهم و ۲۵ هرماه)
هدف Super Seiton : ایجاد شرایطی که از آن برای تعیین محل هر فرد حداکثر ۳۰ ثانیه زمان صرف شود.
هدف Super Seiso: هرکس مسئول پاکیزگی تجهیزات تحت اختیار خود و نگهداری آنها در شرایط بهینه عملیاتی می‌باشد.
هدف Super Seiketsu: ایجاد محیط کاری ایمن، سازگار و دلپذیر و زیبا از طریق تکرار Super s3
هدف Super Shitsuke: متابعت از قوانین و مقررات و انجام اقدامات عاجل برای بهبوده وجه شرکت
ابزار و وسایل تبلیغاتی
پوسترهای ۵s باید از بین نمونه‌های وسیعی ارائه شده توسط کارکنان انتخاب شود. نمونه پوسترهای انتخابی علاقه کارکنان به موضوع فعالیت و همچنین حس همکاری آنان را تعمیق خواهد بخشید. روش مقطع از طریق تصویر بسیار مفید می‌باشد. رویه‌ها و مقررات رقابت بین واحدها در اجرای پروژه نیز به صورت کامل در مقالات ۵s تشریح گردیده است.
نظافت بزرگ توسط کلیه همکاران
- بلافاصله پس از آگهی اجرای ۵s توسط CEO یک روز را به عنوان روز نظافت بزرگ تعیین نمایید.
- محیط شرکت را به محدوده‌های کوچک تقسیم کنید و گروههای کوچکی از افراد را مسئول هر محدوده نمایید.
- وسایل و مواد تمیز کننده را به اندازه کافی تهیه کنید.
- برنامه نظافت در سراسر شرکت را با همکاری و مشارکت همه کارکنان در یک روز کامل نمایید.
- این نظافت بزرگ Seiri کلیه مواد زائد و غیرضروری را در بر می‌گیرد.
- روز نظافت بزرگ باید دو روز در سال بر اساس برنامه‌های مستمر سازماندهی شود.
فرد مسئول نظافت بزرگ باید یک برنامه تفصیلی با استفاده از روش ۵W، ۱H طراحی نماید. یعنی با پاسخ دادن به سوالاتی مانند چه چیز، چه وقت، چرا، برای چه کسی، کجا و چه طور باید انجام شود، برنامه‌ریزی صورت گیرد. سپس برنامه باید به اطلاع کلیه کارکنان رسانده شود. قبل از خرید، شناخت دقیق نسبت به نوع و تعداد ابزار نظافت و مواد مورد نیاز به دست آورید. در روز نظافت بزرگ همه کارکنان باید از کار روزمره دست کشیده و توجه خود را به نظافت معطوف کنند.
دیوارهای داخلی و بیرونی، سقف‌ها، پنجره‌ها، کف راهروهای ساختمان و همچنین ماشینها و تجهیزات تولید، ماشینهای اداری، لوازم و اثاثیه باید به طور کامل نظافت شوند. محیط بیرونی ساختمان شامل پارکینگها، پستهای نگهبانی، باغچه‌ها، مجاری آب و راه‌های عبور نیز باید تمیز شوند. سهمی بسزا در Shitsuke خواهد داشت. نظافت محیط اطراف و محل کار ضرورتی اساسی برای افراد می‌باشد و در این خصوص روز دلچسب نظافت بزرگ کارکنان در اجرا و تکمیل ۵s است به طور قابل توجهی تشبیه و انگیزه لازم را در آنان ایجاد خواهد کرد.
Seiri اولیه
- تدوین استانداردهای تصفیه مواد غیر ضروری
- Seiri اولیه فعالیتی است که توسط هر فرد بعد از روز نظافت بزرگ انجام می‌شود تا از شر مواد غیر ضروری رهایی یابد.
- همه توجه خود را به دسته بندی موارد غیرضروری که باید حذف شوند معطوف می‌کنند.
- موارد غیر ضروری که هزینه زیادی در بر دارد مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا در آینده از خرید این موارد خودداری شود.
- فعالیت متمرکز Seiri درون شرکتی یک روزه می‌باید سالی ۲ بار بر مبنای برنامه‌ای مستمر سازماندهی شود.
چه عواملی باعث انباشته شدن مواد غیر ضروری در محل کار می‌شود؟
- خرید کالاها و مواد خام بیش از میزان مورد نیاز
- سفارش مجدد خرید اقلام برای کالاهایی که به اندازه کافی در انبار موجود است.
- تغییر مشخصات کالا در خریدهای بعدی که بدین ترتیب استفاده از کالاهای موجود در انبار را منتفی می‌سازد.
- کیفیت پایین مواد خام و قطعات
- اضافه تولید کالا در مرحله تولید و پس از تولید
- مرجوع شدن کالا از جانب مشتری
- ابزار و وسایل، دستگاهها، ماشینها و تجهیزاتی که بلا استفاده باقی مانده است.
- تکثیر اضافه اسناد، مدارک و موارد مشابه
- در۵s تصفیه ناقص مواد غیر ضروری در فرآیند seiri پیشرفت قابل قبول در فرآیند بعدی را با مشکل مواجه می‌سازد. نکته بسیار مهم این است که باید اقداماتی صورت گیرد تا از جمع‌آوری مجدد مواد غیرضروری جلوگیری شود. این کار در فرایند seiri با شناسایی عوامل و دلایل تکرار انباشته شدن مواد غیرضروری انجام می شود. فضا یعنی پول seiri بطور موثر و چشمگیری فضای قابل استفاده برای انجام کاری ایجاد می‌کند و در نتیجه در بهبود بهره وری موثر می‌باشد.
چرا مواد غیر ضروری ذخیره می‌شود؟
- تغییر در طرح تولید و فروش محصولات
- سفارشات اضافی
- سفارشات نادرست
- فقدان کنترل کیفی
- فقدان کنترل کمی
- انتخاب نادرست محل انبارها و روشهای ضعیف انبارداری
- سیستم ضعیف ورود و خروج کالا در انبار
- دوباره کاری در سفارش و تحویل کالا
- ماشینها و تجهیزات قدیمی و متروک
- ضایعات ناشی از حمل و نقل نادرست
- تولید اضافی و تکراری و انباشت کاغذ اداری و دفتری
- سایر موارد
مواد و اشیا غیر ضروری بعد از شناخته شدن باید دور ریخته شوند موضوع بسیار مهم این است که عوامل تولید و انباشته شدن مواد غیرضروری و راهکارهای جلوگیری از انباشت مجدد آن می‌باید به طور همزمان مورد بررسی قرار گیرد. میزان و مقدار مواد غیر ضروری که نقشی در تولید ایفا نمی‌کند به نوعی برابر است با مقدار مواد زاید که از بین بردن و حذف آن تاثیر بسزایی در بهبود بهره وری خواهد داشت.
چه وقت و توسط چه کسی و کجا باید مواد غیر ضروری را seiri کرد؟
- در روزهای نظافت بزرگ هر کس سعی می‌کند تا مواد غیر ضروری را حذف نماید.
- دو بار در سال یک روز به عنوان روز بزرگ نظافت تعیین کنید و همه افراد روی حذف مواد غیرضروری متمرکز شوند.
- در طول فعالیت روزانه همه افراد سعی بر حذف جلوگیری از انباشته شدن مواد زاید دارند.
- مدیران و ممیزان ۵s به بخشهای مختلف محل کار سرکشی خواهند کرد و مسئولین را در مورد حذف مواد غیر ضروری توجیه می‌کنند.
seiri یعنی تکنیکهای حذف مواد غیر ضروری
افرادی که به شدت تحت تاثیر تکنیکهای انباشتن قرار دارند لازم است تکنیکهای seiri را آموخته و به آن عمل نمایند: به این منظور استفاده از چهار رهیافت فوق الذکر می‌تواند کارساز باشد. گام بعدی تهیه لیستی از انواع متنوعی از اقلام می‌باشد. به طور تخمینی این اقلام شامل موارد زیر است:
- تجهیزات کالا، مواد و اثاثیه که طی ۱۲ ماه گذشته مورد استفاده واقع نشده است.
- لوازم، تجهیزات، اثاثیه ابزارها و لوازم مستهلک
- تجهیزات، مواد و اثاثیه شکسته شده که قابل تعمیر نیستند.
- کتابها و دیگر نشریات که مرجع و ماخذ با ارزشی محسوب نمی‌شوند.
- مواد تاریخ گذشته که دور انداختنی هستند.
- کپی‌های اضافی اسناد و مدارک
- مدارک کهنه قدیمی و بلا استفاده
- مجلات و کاتالوگ‌های قدیمی کهنه
- مواد بسته بندی و ظروف غیر ضروری
- اشیا حجیم و بزرگ و دیگر اقلام بلا استفاده
SEIRI، SEITO، SEISO روزانه
SEIRI: اقلام بر کالاهایی را که بدان نیاز ندارید و یا مورد استفاده قرار نمی‌دهید دور انداخته و حذف نمایید فضا را بصورت اقتصادی‌تر مورد استفاده قرار دهید(فضا یعنی پول)
SEITON: جایگاهها و محلهای روشهای انبار کردن آنها را بهبود بخشید تا زمان جستجو بازیابی به حداقل کاهش یابد.
SEISO: برنامه نظافت روزانه را بمنظور ایجاد کارگاهی بهداشتی مناسب و راحت ادامه دهید.
در همکاران انگیزه لازم برای هم گامی در بهبود اخلاق محیط کار ایجاد نمایید.
تعریف واژه Seiri : Seiri به معنای دسته بندی و دور انداختن موارد و کالاهای غیر ضروری در کارگاه می‌باشد.
تعریف واژه Seiton :Seiton یعنی مرتب کردن و منظم نمودن موارد ضروری در وضعیت مناسب می باشد به ترتیبی که بتوان در صورت لزوم به راحتی به آنها دسترسی پیدا کرد.
تعریف واژه Seiso :Seiso عبارت است از نظافت کامل محل کار به طوری که هیچ گونه گرد و غباری روی کف اتاق خواب وسایل آنها ماشین ها و تجهیزات باقی نماند.
seiri را هر روز در کارگاه انجام دهید تا نتایج حاصل از seiri اولیه حفظ شود. سعی نمایید با مرتب نمودن محل کار خود بر طبق اصول هفت گانه seiton زمان لازم برای پیدا کردن وسایل مورد نیاز خود را کوتاه نمایید. seiton پیشرفته نیازمند به کارگیری اصول اقتصاد پویا و خلاقیت افراد ذیربط می‌باشد. هدف از اجرای این برنامه کاهش زمان به صفر برای جستجو، بازیابی، حمل و بازگرداندن اشیا به جای خود می‌باشد. واضح هست که حذف مواد زاید به طور شگفت آوری بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
آیا مستخدمین شما داخل کشوها، کامپیوترها، سطوح بیرونی تجهیزات و لوازم الکتریکی را تمیز می کنند؟ نه. نظافت محوطه، محل کار و ابزارهایتان بخشی از وظایف شخصی شما می‌باشد. اولین گام به سوی موفقیت در ۵s آن است که همه کارکنان نظافت روزانه را رعایت کنند و عادت خود قرار دهند.
منبع: کتاب مهندسی فعالیت‌های سوپر ۵s در سازمان
نویسنده :کازوئو تسوچیا
ترجمه: مهندس فاطمه کاردان
