درک فلسفه ۵S و قدرت سوپر ۵S
سوپر ۵S برنامه مشارکت گسترده‌ای درون سازمانی برای اجرای آن می‌باشد. سوپر ۵S برنامه مشارکت گسترده درون سازمانی برای کایزن است که کلیه کارکنان سازمان را شامل می‌شود. سوپر ۵S رویه‌ای بسیار موثر در ایجاد انگیزش افراد، بهبود بهره وری و اصلاح محیط کار می‌باشد. اگرچه برنامه ۵S به طور گسترده مورد استفاده واقع شده است؛ اما عموماً آن را به‌عنوان فعالیتهای کایزن در بخشهای تولیدی مورد توجه قرار می‌دهند. در بسیاری از موارد نمی‌توان برنامه ۵S را به عنوان برنامه واقعی درون سازمانی کایزن با مشارکت بخشهای اداری در نظر گرفت. ممکن است به راحتی گفته شود که این گونه فعالیتهای بهبود بهره وری که بر پایه بخشهای تولیدی استوار است منجر به کاهش نسبی بهره وری در قسمت‌های اداری گردیده است. در سالهای اخیر با افزایش آگاهی نسبت به این معضل بهبود بهره وری کارکنان بخشهای اداری و دفتری همواره با ضرورت تغییر در شیوه تفکر سنتی مورد تأکید قرار گرفته است.
با عنایت به موارد فوق الذکر توصیه می‌کنم در زمان اجرا و توسعه برنامه ۵S فعالیتها در آغاز از بخشهای اداری شروع شود. به طور خلاصه موضوع بسیار مهم این است که کارمندان دفتری و اداری در این خصوص فقط تماشاچی نباشند و در حاشیه قرار نگیرند. هنگام انتقال تکنولوژی به خارج از ژاپن به این موضوع توجه دقیق داشته و سوپر۵S را به عنوان فعالیتی مبتنی بر کار معرفی نموده که مشارکت حقیقی و فراگیر درون سازمانی را تشویق می‌نماید.
سوپر۵S در اجرای هر یک از عناصرPQCDSM سهیم می‌باشد.
شرکتی که در اجرای سوپر۵S موفق است همیشه:
P: از نظر بهره‌وری در سطح بالا قرار دارد.
Q: در مورد کیفیت ثابت قدم است.
C: هزینه‌ها را مقرون به صرفه تنظیم می‌نماید.
D: در تحویل محصولات دقیق است.
S: برای افراد مشتاق به کار، ایمن است.
M: از نظر روحی در سطح بالا قرار دارد.
یک مشاوره خبر بهره وری بلافاصله پس از بازدید از بخشهای اداری شرکت و کارخانه می‌تواند مدیریت روزمره شرکت را مورد ارزیابی قرار دهد. به طور کلی یک شرکت با سطح مدیریتی پایین دارای مشخصات زیر است:
- اقلام غیر ضروری و سازماندهی نشده به وفور قابل مشاهده است.
- برای جابجایی اقلام راهپیمایی طولانی باید انجام داد و محدوده‌های کار از گذرگاه و راه‌های عبور جدا نشده است.
- بخش عظیمی از کار و فعالیت به هدر می‌رود.
- در انجام کار اشتباهات فراوان صورت می‌گیرد و درصد ناکامی‌ها در سطح بالا قرار دارد.
- دوباره کاری به وفور انجام می‌شود، بسیاری از تحویلها با تاخیر صورت می‌گیرد و اضافه کاری کارکنان بیش از حد لازم قابل مشاهده است.
- موجودی انبار، میزان کار در جریان و محصولات نهایی حجم بسیار انبوهی را به وجود آورده که رسیدگی و ممیزی آن را مشکل می‌سازد.
- وسایل، تجهیزات اداری و ماشین آلات تولید و سایر وسایل مشابه پاکیزه نبوده و نرخ استهلاک ضایعات بالا می‌باشد.
- کف، اتاقها، دیوارها، پنجره‌ها، نورگیرها و روشنایی تمیز و پاکیزه نبوده و اتاقها نیز تاریک‌اند.
- کارگاه‌ها ایمن نمی‌باشند و حوادث متعدد منجر به جرح اتفاق می‌افتد.
- تسهیلات معمولی(دستشویی، کمد، غذا خوری و…) غیر بهداشتی هستند.
- روحیه و اعتماد به نفس کارکنان پایین است.
- کارگران از شغل خود احساس غرور نمی‌کنند.
- یک برنامه سوپر ۵S شرایط نامناسب فوق الذکر را از بین برده و در ایجاد شرایط بهداشتی در مشارکت فعال می‌نماید.
چهار هدف عمده برنامه سوپر۵S
- افزایش تعداد کارکنان در کارگاه با داشتن گرایش به کایزن
- ایجاد گروههای کاری موثر از طریق مشارکت
- توسعه تفکر مدیران و ناظران برای رهبری کاربردی
- اصلاح زیر ساختارها برای معرفی تکنولوژی‌های پیشرفته کایزن
در فرایند اجرای برنامه همه شرکت کنندگان در ۵S می‌توانند فلسفه عمل و متدهای ۵S را آموخته و نتایج و رضایت حاصل از مشارکت در آن را تجربه نمایند شکی نیست که تکرار این فرآیند آگاهی کارکنان را در مورد کایزن افزایش خواهد داد. در اجرای سیستم ۵S شرکت به محدوده‌های کوچک تقسیم شده و گروهی کوچک از کارکنان مسئولیت هر قسمت را عهده دار می‌شود. فعالیت این گروه همکاری تیمی را در بین کارکنان تقویت و ترویج می‌نماید. مدیران و ناظران باید از طرف زیردستان خود به عنوان افراد شاخص مورد احترام باشند برای نیل به این مقصود آنها می‌باید درک صحیح فلسفه ۵s و عمل داوطلبانه به آن الگویی برای زیردستان خود محسوب شوند. وظیفه آنان شامل آموزش ۵s به زیر دستان تعیین اهداف و تعلیم چگونگی عمل به ۵S، هدایت برنامه‌ها و ارزیابی دستاوردها می‌باشد.
اشخاصی که این تجربه را دارند واقفند که توسعه صحیح و ارتقای برنامه از ۵S اشتیاق و قابلیت فعالیتهای کایزن را در میان کارگران افزایش داده و جو محیط کار را به طور بهینه می‌سازد. موضوع مهمی که باید مورد توجه قرار داد این است که چنانچه گروههای انسانی، موجودی انبار، ساختمان و ماشین آلات، آآ مورد غفلت واقع شوند همگی دچار نزول کیفیت خواهند شد.از این رو پیشنهاد می‌کنم که فعالیتهای سوپر ۵S به عنوان برنامه‌ای قدرتمند با هدف پرورش انسانهایی با گرایش تفکر کایزن، دائما تکرار شود. علاوه بر این نکته مهم دیگر اینست که حتی پس از ریشه گرفتن سوپر ۵S در سازمان و معرفی برنامه پیشرفته بهبود بهره وری، شرکت باید برنامه‌های ۵S را به منظور ارتقاء محتوای آن با جدیت دنبال نماید.
محبوبیت سوپر۵S به خاطر هفت دلیل روز به روز افزایش می‌یابد:
- محیط کار پاکیزه و سازماندهی بهتر
- ایمنی و تسهیلات بیشتر در بخش فروش و عملیات اداری
- ملموس بودن نتایج برای همه که از داخل و خارج
- خلق تفکر و ایده‌های جدید ناشی از مشاهده نتایج حاصله
- ایجاد نظم و انضباط در افراد به طور طبیعی
- احساس غرور در افراد در محیط کار
- دریافت سفارشات جدید در نتیجه وجهه ممتاز شرکت
از میان فعالیتهای متعدد کایزن سوپر ۵S بیشترین نتایج قابل رویت را ایجاد می‌کند. این ناشی از فرآیند تکرار فعالیت روزانه ۵S می‌باشد. انسان می‌تواند به فلسفه اصلاح و بهبود توانایی کشف مسائل و مشکلات و نیز اصول و روشهای بهبود دست یابد و به وسیله آنها برانگیخته شود که نقش به سزایی در خلاقیت ایفا می‌نمایند و نتایج حاصل از آن نیز قابل مشاهده می‌باشد. همانطور که اشاره شد با توجه به دلایل هفتگانه فوق‌الذکر سوپر۵S محبوبیت زیادی به دست آورده است.
سوپر ۵S به چهار دلیل می‌تواند انتظار داشته باشد افراد بیشتری در اجرای برنامه مشارکت داشته باشند:
- سوپر۵S در دسترس کلیه شرکتها قرار دارد. کوچک، متوسط و بزرگ
- می‌توان آن را در هر حوزه کاری به کار گرفت. تولیدی، تجاری و خدماتی
- درک و فلسفه آن برای همه آسان است و نیاز به فراگیری اصلاحات پیچیده ندارد.
- همه به یک محیط کار پاکیزه، راحت و سازماندهی شده عشق می‌ورزند.
برنامه سوپر۵S در دسترس کلیه شرکتها در هر اندازه قرار دارد مشتریان من شامل شرکتهایی با اندازه‌های مختلف می‌باشند. به علاوه سوپر۵S را می‌توان بدون توجه به نوع فعالیت صنعتی آغاز نمود. مشتریانمان در طیف وسیعی از صنایع مشغول فعالیت‌اند. در برنامه سوپر۵S نیازی به استفاده از واژه‌ها و اصطلاحات مشکل وجود ندارد و به همین جهت درک و عمل به آن برای همه آسان و آثارش برای عموم قابل مشاهده است به این علت سوپر۵S به گونه‌ای برنامه کایزن جهت اجرا در شرکتها محبوبیت زیادی کسب نموده و به خاطر شروع آسان توجه افراد بسیاری را به خود جلب کرده است. هدف برنامه سوپر۵S استقرار یک محیط کاری پاکیزه، راحت، ایمن و بهره‌ور مناسب برای زندگی جمعی در درون شرکت است. می‌توان گفت که همین امر دلیل اساسی برای مشارکت تعدادی از حامیان و پشتیبانان این طرز تفکر در برنامه سوپر۵S می‌باشد.
چهار فاکتور کلیدی برای سوپر۵S موفقیت آمیز
- الزام و تعهد مستمر و حمایت مدیریت ارشد
- سوپر۵S با آموزش و تعلیم آغاز می‌شود.
- هیچ ناظری در سوپر۵S مشخصات وجود ندارد. همه کارکنان در آن مشارکت دارند.
- تکرار حلقه ۵S برای نیل به استاندارد بالاتر
نخستین شرط لازم برای موفقیت سوپر۵S و حمایت مدیریت ارشد است که وظیفه دارد سازمان هایی را برای اجرای برنامه تشکیل داده و تسهیلات لازم را فراهم آورد. برنامه ریزان می‌باید در دوره آموزشی که ویژه مدیران طراحی شده است شرکت نمایند و در عین حال آموزش‌های در این شرکت نیز می‌باید برنامه‌ریزی شود سپس لازم است که یک برنامه دوساله برای اجرای ۵S طرح ریزی شود.
رمز موفقیت ایجاد محیطی است که همه در آن مشارکت داشته باشند در جهت رسیدن به این هدف انتظار می‌رود شاغلین بخشهای اداری و دفاتر مرکزی برای شرکت در برنامه پیشقدم شوند به عبارت دیگر برای تضمین موفقیت برنامه آنها باید به صورت فوق عمل نمایند تا سایر کارکنان نیز در آن شرکت کنند. یک برنامه سوپر۵S تکرار پیوسته و گسترده حلقه سوپر۵S می‌باشد که برای بهبود و اصلاح مدیریت طراحی شده است. درک این مفهوم و عمل به آن کلید موفقیت است. این تصویر وضعیت ایده‌آلی را نشان می دهد که به مدیریت ارشد یک شرکت خارجی فعال در تولید و فروش غذای دائمی به عنوان یکی از اهداف کایزن ارائه شده است در نخستین دیدار از شرکت مسائل بسیاری برایم روشن و مشخص شد:
- انبار غیر بهداشتی پر از موش، عنکبوت و حشرات موذی
- روش آخرین وارده و اولین صادره (LIFO) در کنترل مواد(پیچیدگی روش)
- دیوارها، کفها و پنجره‌های کثیف کارخانه
- مواد خام پراکنده و پخش شده روی کف
- وجود آلاینده‌ها در مواد خط تولید و محصولات
- واحدهای دفتری نامنظم و غیر سیستماتیک با بهره‌وری پایین
- عدم تفاوت مابین محل عبور و مرور افراد و وسایل نقلیه
- روحیه و اعتماد به نفس پایین کارکنان
- ترافیک خطرناک در کارخانه و فقدان مقررات مربوطه
منبع: کتاب مهندسی فعالیتهای سوپر۵S در سازمان
نویسنده: کازوئو تسوچیا
ترجمه: مهندس فاطمه کاردان
