ازجمله سؤالاتی که همواره از سوی کارکنان مطرح می‌شد عبارتند از:

۵s چیست؟

چه نتیجه‌ای به همراه دارد؟

هدف نهایی و فواید اجرای آن چیست؟

و در نهایت اینکه :

نقش و وظیفه کارکنان در اجرای آن چیست؟

 

سایت ۵s5s.ir این تعریف را ارائه می کند:

تعریف ۵S:

واژه ۵s مخفف پنج کلمه ژاپنی بوده که به زبان انگلیسی و فارسی برگردانده شده‌، در جدول زیر خلاصه‌ای از مفاهیم این پنج کلمه و نتایج حاصل از آن آورده شده است.

مفاهیم و نتایج ‌ ۵s

ردیف	ژاپنی	انگلیسی	فارسی	مفهوم	نتیجه
۱	Seri	Sort	پاکسازی	تشخیص اقلام، اطلاعات و فضاهای ضروری یا غیرضروری و نیز عیب‌یابی.	هر‌آنچه در اطراف شماست ضروری و در عین حال سالم است.
۲	Seition	Set in order	نظم و ترتیب	باید اشیاء و اسناد به‌گونه‌ای رده‌بندی شوند که هرکس قادر به یافتن آنها باشد بدون انجام جستجوهای بیهوده.	اشیاء و اسناد به نحوی مرتب می‌شوند که در وقت نیاز، به فوریت می‌توانیم آنها را بیابیم.
۳	Seiso	Sweeping or Shine	نظافت	دگرگون ساختن محیط کار به یک محیط تمیز و درخشان، بدون وجود کثیفی یا آشغال.	محیط کار به نحوی تمیزمی‌شود که هیچ‌جا کثیف نیست و همه جا از تمیزی برق می‌زند.
۴	Seiketso	Standardization	استاندارد سازی و حفظ سه s نخست	کنترل و اصلاح دایمی و تدوین استانداردهای پاکیزگی و نظم وترتیب.	وضعیت حاصل از گامهای اولیه به‌صورت پابرجا حفظ خواهد شد.
۵	Shitsuke	Sustaine	انضباط	رعایت احترام و ادب، برقراری نظام کارای ارتباطات، احترام به حقوق یکدیگر، وضع مقررات و پیروی جدی از آنها، آموزش کارکنان.	ایجاد عادات و خوهایی که تضمین کننده حسن انجام فعالیتها به بهترین شیوه است و ایجاد روحیه مناسب.

به‌طور کلی هدف نهایی از ۵s پیشگیری از اتلاف است.

اگر بتوان روش ۵s را به ترتیب و بصورت صحیح پیاده نمود شاهد نتایج مفید زیر خواهیم بود:

الف – آراسته‌شدن محیط :

اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجر به افزایش بهره‌وری خواهد شد.

ب – لذت بخش شدن محیط کار :

اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان با اشتیاق بیشتری از خواب برخاسته و در سر کار حاضر می‌شوند.

ج – افزایش کارایی :

چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرارداشته و در دسترس باشد، انجام کارها آسانتر و نتایج آن لذت‌بخش‌تر است. آیا زمانیکه کارکنان اسناد یا اطلاعات و یا شئ مورد نیاز خود را نمی‌یابند احساس یأس و سرخوردگی نمی‌کنند؟ آیا وقت آنها و همکارانشان تلف نمی‌شود تا با گشتن در اطراف خود آنها را بیابند.

د – ایجاد ایمنی و سلامتی :

محیط کاری مرتب و تمیز که درآن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعملهای لازم در دسترس باشد، محیط کاری امن‌تری برای کار خواهد بود. همچنین رفع آلودگیها به حفظ سلامتی کارکنان کمک نموده و با اصلاح مسایلی نظیر گرما، سرما و تهویه محیط کار بیش از پیش مطلوب و آرام‌بخش خواهد شد.

ه – صرفه‌جویی:

کاهش اسراف در مواد، وسایل، فضا و زمان منجر به صرفه‌جویی شده که به نفع مؤسسه خواهد بود.

و – بهبود وضعیت دستگاهها و سیستمهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و کاهش هزینه‌ها :

با کاهش نرخ خرابی و در نتیجه کاهش نیاز دستگاهها و سیستمها به تعمیرات، وضعیت آنها بهبود یافته و با کاهش مدت از کارافتادگی تجهیزات، هزینه‌ها نیز کاهش می‌یابند.

ز – رفع عیوب و نواقص :

هر چیزی در اطراف شما سالم و بی‌عیب و نقص خواهد بود.

ح – ارزیابی کارکنان و در نظر گرفتن پاداش :

برای ارزیابی کارکنان دستورالعملهایی تهیه گردیده و به بهترین آنان پاداشهایی تعلق خواهد گرفت. این تبعیض بجاست و با تبعیض بی‌جا تفاوت دارد. افراد سختکوش شناسایی شده و برای آنان امتیاز خاص مد نظر قرار می‌گیرد. دیگر ارزش کار آنها نادیده پنداشته نمی‌شود.

ط – تدابیر لازم :

در رابطه با ورزش صبحگاهی، زمان صرف صبحانه و نهار و مانند اینها تدابیری اندیشیده می‌شود.

ی – رسیدن به استانداردهای جهانی :

اجرای روش ۵s منجر به آمادگی سازمان در اجرای سایر روشهای کایزن است و در نهایت بازشدن راهی برای استانداردهای Iso / Ts 16949 , Iso 14000, Iso 9000.

 

نقش و وظیفه شما در اجرای طرح ۵S :

۵S کار همه است نه کار فرد یا افراد خاص. همکاری و کوشش در اجرای ۵S توسط هر فرد در محیط کارش را باید به‌عنوان یکی از معیارهای ارزشیابی و پاداش دهی عملکرد قرارداد. ممکن است در جریان اجرای ۵S بخش و یا بخشهایی از محیط کار از نظر رعایت ۵S بطور غیر رسمی وضع مثبتی داشته باشند و نیازهای تغییراتی‌شان ناچیز باشد که البته باید کوشش خود‌کار آنها را مورد ستایش قرار داد.

نکته مهم در اجرای ۵S اراده، خواست، تعهد،  همکاری و هماهنگی کلیه کارکنان سازمان می‌باشد. باتوجه به منافع وافری که ۵S برایتان به همراه خواهد آورد حتماً‌ تاکنون متقاعد شده‌اید که محیط کاری خود را می‌توانید سامان دهید و سامان‌دهی محیط کار اقدامی با ارزش است.

این برنامه تنها به منظور کمک به ارائه کار مولد و موثر و برای هرکس در هر مکان و زمان است. موارد زیر را در نظر بگیرید:

• آیا تا به‌حال برای یافتن مجموعه‌ا‌ی از اطلاعات یا اسناد مورد نیاز فوری وقت بیهوده صرف کرده‌اید؟ در آن زمان با خود چه اندیشیده‌اید؟
• آیا تاکنون مشکل گم کردن یک پرونده را به دلیل آنکه شخص دیگری آن را برداشته و دیگر سرجای خود برنگردانده تجربه کرده‌اید؟
• آیا تاکنون مشکل منتظر گذاشتن ارباب رجوع را هنگامی که به مسافرت رفته و برخی از پرونده‌های مورد نیاز آنها را درکشوی میز خود قرارداده‌اید، تجربه کرده‌اید؟
• آیا تا به‌حال به دلیل خراب شدن و نیاز به تعمیر سیستم کامپیوتر خود، کارهای خود را تا چندین روز معوق گذاشته‌اید؟
• استنشاق هوای آلوده به دود سیگار چقدر شما را آزرده است؟
• خراب بودن قفلها و دستگیره‌ها چه مشکلاتی را برایتان به همراه داشته است؟

مطالب گفته شده تنها گوشه‌ای از مشکلاتی بود که هر کارمند یا مدیر با آن مواجه شده است. تنها راه رهایی از این مشکلات شما هستید چرا که با اجرا و عمل به قوانین ۵S، خواهید توانست محیط کاری خود را به محیطی لذت بخش و پاکیزه تغییر دهید و همچنین از مزایا و پاداشهای طرح ۵S برخوردار گردید.

علیرغم اینکه سیستم ۵S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن خیلی ابتدایی به نظر می‌رسد ولی عموماً ‌سازمانها و واحدهای تولیدی برای پیاده نمودن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر به احتمال زیاد در ظاهر ساده این طرح است و از آنجا که تصور می‌شود انجام این عوامل با یک چشم بر هم زدن میسر خواهد بود، هیچ‌کس به واقع برای انجام آنها تلاش جدی به‌ عمل نمی‌آورد. در واقع تحقق ۵S از آن‌رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و مأموریتهای آن بی‌اطلاع بوده و نیز تمایلی برای اجرای مقررات آن از خود نشان نمی‌دهند.