دستورالعمل نظام آراستگی پنج اس

دستورالعمل نظام آراستگی پنج اس

۱- هدف: هدف اطمینان از ایجاد یک نظام پویا ومستمر در خصوص بهسازی محیط های کاری سازمان بطوریکه کارائی و اثربخشی فعالیتهای کیفی سازمان در نظام مدیریت کیفیت (کیفیت – بهروری – ایمنی – رفاه) شرکت تقویت گردد.

۲- محدوده اعتبار: این دستورالعمل مربوط به کل شرکت بوده و کلیه فعالیتهای واحدهای دفتر مرکزی در تمام سطوح سازمانی و در همه زمانهاو بطور مستمر شامل می گردد.

۳- مسئولیتها:. مسئولیت اجرای این دستورالعمل بعهده کلیه پرسنل شرکت با توجه به موقعیت وجایگاه سازمانی فرد  می باشد.

۴- کنترل مستندات:

۱-۴- تغییرات: براساس روش اجرایی  تدوین، توزیع، کنترل و تغییر  مستندات نظام کیفی بشماره: P1-7

                توجه: قسمتهای بازنگری شده بصورت ایتالیک و دارای زیر خط مشابه همین خط می باشند که نشانگر تغییرات انجام شده نسبت به ویرایشهای قبل می باشد.

۲-۴- سوابق: کلیه سوابق و فرمهای این روش اجرایی در پرونده مربوطه به مدت درج شده در شاخص ماتریس سوابق کیفی  بشماره: ۱۲-P1-W1-F1 نگهداری می شود.

۳-۴- توزیع: این روش اجرایی به تعداد مشخص شده در شاخص ماتریس مدارک و مستندات بشماره:

 ۷-P1-W1-F1تکثیر و بین واحدهای مشخص شده توزیع می گرد

۵- مدارک ذیربط: چک لیست نظام آراستگی ۵S 9-W8-G1

۶- پیوستها:

فرم ثبت  و پیگیری موارد ناهمگون ۵S 9-W8-F2

فرم پاکسازی طرح ۵S 9-W8-F3

۷- مفاهیم و تعاریف

• پنج اس (۵S) : سیستم فکری وتلاش سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر و پیشگیری از اتلاف منابع و ارتقا سطح کیفی و بهسازی محیط کاری با استفاده از ۵ اصل مهم ( پاکسازی. نظم ترتیب. نظافت. حفظ ونگهداری. فرهنگ سازی)
• پاکسازی ( SERI): جدا کردن اقلام مورد نیاز از غیر ضروریها، با یک تصمیم گیری قاطعانه اشیاء غیر ضروری را از یکدیگر مشخص و جدا کنید.
• نظم ترتیب (SEITON): مرتب نمودن اقلام و ابزار مورد نیاز ، اولویت بندی ابزارو اشیا ء در ۵ گـــــــروه ]] غیر قابل استفاده ( دور ریختنی) – قابل استفاده در آینده دور( بایگانی راکد) – بندرت قابل استفاده – غالبا قابل استفاده – قابل استفاده ضروری [[ با توجه به دست بندی فوق ابزار واشیاء مورد نیاز می بایست در زمان مکان و به مقدار مورد نظرقابل دستیابی و استفاده گردد.
• نظافت (SEISO): نظافت کامل محیط کار ، پاکیزه سازی به معنای تمیز ساختن محیط کارو بازرسی وبازبینی وتحت کنترل قراردادن محیط ، تجهیزات و اشیاء می باشد.
• حفظ و نگهداری (SEIKITUS): حفظ وضعیت مطلوب و جلوگیری از بهم خوردن نظم ونظافت محیط ، برای حفظ ونگهداری وضعیت مطلوب از روش استاندارد سازی کنترل و اصلاح دائمی یه مودر پاکسازی ، نظم و ترتیب و نظافت با استفاده از دو روش (( مدیریت دیداری )) و ((مدیریت رنگها))  استفاده می گردد.
• مدیریت دیداری : نظارت کامل بر کلیه امکانات و تجهیزات و محلها و افراد که بر انجام مناسب کار موثر اند یصورت دیداری و بازدید.
• مدیریت رنگها : انتخاب رنگهای معینی برای محیط های کاری مختلف و طراحی برچسبهای بازنگری مختلف برای مشخص کردن، دستگاههای حساس، خراب، ضروری، دارای اولویت و …..
• فرهنگ سازی (SEITSUKE) : آموزش افراد به منظور ایجاد فرهنگ انظباط کاری و نظم در امور، در این مقوله آموزش پرسنل جهت آگاهی از مقررات بهسازی محیط و ایجاد توانائی لازم برای انجام امور به طریق مطلوب و مناسب، ضرورت دارد، ازطریق آموزش عادات صحیح جایگزین عادات نادرست می گردد و اجرائی دقیق مقررات بصورت یک فرهنگ کاری در شرکت نهادینه می شود.

۸- شرح عملیات :

۱- ۸ . این دستورالعمل می بایست به کلیه پرسنل شرکت آموزش داده شده و اجرا گردد.

۲-۸ .  وظایف سطوح سازمانی در گیر در نظام جامع اجرائی ۵S شرکت

مدیریت اداری و منابع انسانی   :

1. سیاست گذاری و ارائه خط مشی کلی در خصوص نظام آراستگی ۵S.
2. تعیین مجری کمیته اجرائی ۵S در سطح شرکت و معرفی آن به واحدها.
3. ۳٫ نظارت بر تشکیل جلسه کمیته اجرائی۵S با حضور نمایندگان واحدها و مجری کمیته اجرائی ۵S.
4. ۴٫ بررسی وتائید و تصویب برنامه اجرائی ۵S و تصویب بودجه پیشنهادی و ارزیابی کلی نتایج حاصله.

مجری کمیته اجرائی ۵S  :

1. هماهنگی جهت برگذاری دوره های آموزشی برای پرسنل در جهت شناخت سیستم ۵S.
2. برگذاری جلسات کمیته اجرائی ۵S با حضور نمایندگان همیاری ۵S واحدها
3. بازدید اتفاقی از واحد ها و ارزیابی پنج اس آنها طبق چک لیست پنج اس و ثبت موارد ناهمگونی های ۵S و نقاط قوت
4. گرفتن عکس از قسمتها و واحدها قبل و بعد از اجرای سیستم ۵S.
5. تهیه و ارائه گزارش بازدیدهای پنج اس به مدیر منابع انسانی
6. تهیه برنامه اجرائی بهسازی محیط های کاری و برآورد امکانات و منابع مورد نیاز و اخذ تائیدیه از مدیریت منابع انسانی
7. پیگیری اجرای فعالیتهای برنامه ریزی شده و ارزیابی نتایج حاصله و تهیه گزارش ۵S
8. نگهداری سیستم با توجه به ارزیابی ها وممیری های دوره ای و تهیه گزارشات دوره ای
9. در خواست از مدیــــرمنابع انسانی جهت شرکت در بازدیدهای دوره ای از محیط های کاری شرکت

نمایندگان همیاری ۵S :

1. مشارکت در جلسات کمیته اجرائی ۵S و همکاری با مجری کمیته اجرائی ۵S
2. هماهنگی در انجام پاکسازی واحد خود و تکمیل فرم پاکسازی طرح پنج اس و پیگیری اقدامات آن
3. مشارکت در ارزیابی پنج اس سایر واحدها طبق برنامه اعلام شده توسط مجری کمیته اجرائی ۵S و ارائه نتایج به ایشان

مدیران کلیه امور:

• اشاعه فرهنگ ۵S از طریق اجرای دقیق آن توسط خود و سایر روئسای و مسئولین واحد بعنوان الگو
• پیگیری رفع موارد ناهمگونی ۵S اعلام شده کمیته اجرائی پنج اس
• نظارت مستمر بر ایجاد نظم ترتیب در محیط کاری و رعایت اصول ۵ گانه

وظایف کارکنان :

1. فراگیری اصول ۵ گانه نظام ۵S و شرکت در دوره آموزشی مربوطه.
2. اجرای دقیق دستورالعمل جامع نظام اجرائی ۵S.
3. ارزیابـی ادواری شخصی از محیط کاری و ابزار و امکانات در دسترس و انطباق آن با اصول ۵ گانه نظام ۵S.
4. ارائه پیشنهاد در خصوص بــــهسازی محیط ، امکانات ، منابع مورد نیاز جهت استقرار و نگهداری نظام ۵S.
5. اجرای مستمر دستورالعمل ذیل جهت رفع ناهمگونی های ۵S احتمالی در شرکت

روند اجرائی:

1. کلیه پرسنل شرکت در هر رده سازمانی می بایست در صورت مشاهده هرگونه موارد ناهمگونی۵S . مورد اشکال را به مسئول همیاری پنج اس واحد خود اعلام کرده و ایشان پس از اخذ تائیدیه مدیر واحد موارد را کتبا به مجری کمیته پنج اس ارائه میدهند.

توضیحات: مشاهده و کشف موارد ناهمگونی اغلب در بازدیدهای دوره ای نیز کشف و در گزارش بازدید کننده درج میشود.

1. مسئول کمیته اجرائی ۵S موظف است مورد ناهمگونی را در فرم ثبت  و پیگیری موارد ناهمگونی درج و به واحد یا واحدهای ذیربط ارجاع نموده وتا حصول نتایج آنها را پیگیری نماید.

• واحد ذیربط پس از اعلام کمیته اجرائی پنج اس. موظف به شناسایی و رفع مورد ناهمگونی اعلام شده است.

1. مجری کمیته اجرائی ۵S روند اقدام اصلاحی را پیگیری و شرح عملیات انجام شده را در فرم مربوطه ثبت  نماید.
2. مسئول کمیته اجرائی۵S موظف است هر ماه  حداقل یک بار با توجه به چک لیست ۵S واحدهای مذبور را آدیت نموده و اقدامات لازم را در صورت مشاهده عدم تطابق  با همکاری نماینده همیاری ومدیر مربوطه انجام دهد.

فایل ورد این دستورالعمل را از اینجا دانلود کنید.