مراحل گام به گام به اجرا در آوردن برنامه ۵s
برنامه ۵s سیستمی که به توجه دائم نیاز دارد. این برنامه شامل بسیاری از کارهای به ظاهر غیر ضروری میشود و همیشه خطر نادیده گرفتن آنها وجود دارد. ولی باید تلاش کرد کوچکترین مطلب و قسمتهای مسئله ساز حذف شوند و اقدامات موثری روی آنها انجام شود. این مستلزم بحث و گفتگو، برنامهریزی و اصلاحات لازم است. نباید فراموش کرد که پیشرفت به تدریج حاصل میشود و همه چیز را نمیتوان یک شبه تغییر داد.
در اینجا ۴ نکته مهم در ارتباط با کارهای برنامه ۵ s وجود دارد که بهتر است به خاطر بسپاریم:
- قواعد را تعیین کنید و به آنها بچسبید.
- مکانی برای همه چیز و همه چیز جای خودش
- اگر هیچ اقدامی نشود هیچ بهبودی حاصل نمی شود و این به منزله یافتن راه حلهای خوب برای مشکلات محیط کار است.
- اگر خودتان به تنهایی نمیتوانید آن را انجام دهید از دیگران(همکاران) کمک بخواهید.
کاملاً واضح است که وقتی با مشکلی مواجه میشوید اول سعی میکنید خودتان آن را برطرف کنید. چنانچه از عهده خودتان خارج است وقت را هدر ندهید و از یکی از همکاران واحد خودتان کمک بخواهید. شاید فکر کنید برنامه ۵s به نکات کاملاً واضح و روشنی اشاره میکند. در بسیاری موارد این صحت دارد. امیدواریم قبول کنید که به تحولات بزرگی با کاربرد پیوست و منظم برنامه ۵s میتوان دست یافت. تنها نکته مهم، ایده و علاقه و میل به انجام آن کار است هر یک از مراحل را به ترتیب مورد بررسی قرار دهید.
تصفیه کردن (Clearing)
از دست چه چیزهایی میتوانیم خلاص شویم: اولین و شاید مهمترین برنامه ۵s تصفیه کردن است. اصولاً این به معنی تفکیک کردن چیزهای ضروری از غیرضروری و انتخاب روشی برای نظم بخشیدن به محیط کار است. اگر به دقت به محیط کار خود نگاه کنید ابزار و وسایل را میبینید که شکسته شدهاند و غیر قابل استفادهاند و یا به ندرت به کار شما میآیند. این فقط به ریخت و پاش زیادی منتهی میشود. پس چه کار باید کرد بعد از اینکه تصمیم گرفتید محیط کار خود را مرتب کنید. اولین گام تصمیم بگیرید که با ابزار غیر ضروری چه کار کنید. حذف کردن ضایعات را میتوان با طبقه بندی کردن یا اتخاذ یک روش صحیح در جایی که مشکلی وجود دارد به اجرا در آورد. اگر بررسی کنید ببینید چگونه از ابزار خود استفاده میکنید به راحتی متوجه میشوید که کدام یک از آنها استفاده دائم دارند و کدام یک به ندرت به کار میآیند.
دسته بندی بر حسب تعداد دفعات استفاده
اقلام را بر حسب تعداد دفعات استفاده آنها میتوان دسته بندی کرد:
- دور ریختن ضایعات/ حذف کردن ضایعات
- اقدام درباره ماخذ و سرچشمه
چگونه میشود از گرد و خاک و نشتی جلوگیری کرد. اگر هیچ اقدامی صورت نگیرد این وضعیت بدتر و بدتر میشود یک کارخانه صرفاً با جلوگیری کردن از نشتی دستگاهها مصرف روغن را میتوان تا ۵۰ درصد کاهش داد. برای خلاص شدن از کثیفی و نشتی روغن میتواند ظرفیت را به کنار هر دستگاه نصب نمایید که با کوچکترین اشاره باز و تمیز میشود. اکنون به چند نکته ضروری برای جلوگیری از کثیفی و نشتی اشاره میکنیم:
اول مهم است بدانیم مشکل تا چه حدی است بعد از اینکه مشخص شد نظافت کلی را میتوان شروع کرد. نکته بعدی این است که مطمئن شویم همین وضعیت دوباره پیش نخواهد آمد. برای این کار علتها را باید بررسی کنیم که قدم چهارم مشخص کردن بدترین موقعیتها و ترتیب اولویت اقدامات لازم است. حال وقت آن است که جزئیات کامل علتها را بررسی کنیم. تنها آن هنگام است که میتوان روشی را برای رفع تمامی مشکلات موجود مورد بررسی قرار داد. قدم آخر این است که بودجه کافی به این کار اختصاص داده شود و برنامهها بر طبق یک جدول زمانی مشخص دنبال گردد.
نظرتان درباره تمیزی چیست؟ بدون شک کسی نیست که نخواهد در محیطی تمیز و مرتب کار کند. دستیابی به چنین نظم و ترتیبی تنها با خواستن به دست نمیآید. بلکه نتیجه تلاش دسته جمعی و گامبهگام افرادی است که هدف مشخصی را در ذهن خود را دنبال میکنند. نکته اصلی در سازماندهی و مرتب کردن محیط کار، نحوه حفظ و نگهداری تجهیزات و ماشین آلات و چیدن ابزار و وسایل است که در زمان مورد نیاز در دسترس باشند. در مرحله اول ما وسایل کار خود را تصویر کرده، اینک باید آنها را دسته بندی کنید. دقیقاً باید مشخص کنیم چه چیزهایی را در کجا و چگونه نگهداری کنیم. یکی از رایج ترین راههای هدر رفتن وقت زمانی است که در قفسههای بسیار نامنظم به دنبال قطعه میگردیم. این کار جز هدر دادن بیهوده وقت چیز دیگری نیست به خصوص وقتی عجله داریم کاری را سر وقتش به انجام برسانیم دچار پریشانی و اضطراب میشویم و بازدهی و بهره وریمان کاهش پیدا میکند برای رفع این مشکل چه قدمهایی میتوان برداشت؟
پیش از اینکه بخواهیم محل را برای حفظ و نگهداری تجهیزات و ماشین آلات و چیدمان ابزار و وسایل خود در نظر بگیریم ابتدا وضعیت حاضر را تجزیه و تحلیل میکنیم و باید روش نگهداری را مشخص کنید. قدم آخر این است که مطمئن شویم تمام قوانین حفظ و نگهداری همیشه رعایت میشوند و هر فرد به نوبه خود به وظیفه خود عمل میکند. این راه بالا بردن بازدهی است.
مرتب کردن -بررسی وضعیت حاضر
بسیاری از سازمانهای تولیدی- صنعتی و خدماتی مسائل مشترکی دارند مشکل آنها ضرورت تولید، تعداد زیادی اقلام مختلف در مقادیر کمی است. این کار مشکلات زیادی را به وجود میآورد و بدون بازدهی کامل کار شرکت به راحتی به دردسر میافتد. مثلاً یک کارخانه مونتاژ به دقت زیر بازدهی قطعات و ابزار خود را تجزیه و تحلیل میکند. این مسیر حرکت قطعات و ابزار و وسایل را برحسب تعداد و دفعات در روز مسافت طی شده میباشد که نشان دهنده وضعیت بسیار متغیر بوده مسافت کل طی شده در روز ۱۸۰ کیلومتر است نتیجه این بررسیها نشان داد که نگهداری ابزاری که و استفاده دائمی دارند در فاصله ۶۰ سانتی متری از محل کار تأثیر بسزایی روی بازدهی میتواند داشته باشد. با دستهبندی کردن هریک از فعالیتهای بررسیهای جامع را میتوان انجام داد. پنج فعالیت اصلی وجود دارد مطمئن شدن از درست بودن اسم وسیله مورد نظر، رفتن به انبار، جستجو کردن و یافتن و برداشتن آن و در نهایت بازگرداندن آن. اگر هر یک از این پنج کار را به قسمتهای بیشتری تقسیم کنیم مشکل واقعی هدر رفتن وقت آشکار میشود.
مرتب کردن- تصمیم بگیرید کجا می خواهید وسایل را نگهداری کنید
نکته مهم قاعده کلی برای محل انبار وجود دارد:
- خلاص شدن از دست اقلام غیر ضروری. از خود بپرسید آیا موجودی را میتوان کاهش داد؟ آیا راهی هست که بتوان تنها از یک نمونه هر قلم استفاده کرد؟
- ترتیب صحیح چیدن اقلام و دسته بندی جامع آنها. به عبارت دیگر انواع معینی از اقلام باید وجود داشته باشد و سیاستی که همه از آن مطلع شوند.
- نکته سوم اغلب هم نادیده گرفته میشود استفاده از اسامی استاندارد یک وسیله را به نامهای مختلف معرفی میکنند که فقط به اشتباه و سردرگمی منتهی میشود.
مرتب کردن – نحوه نگهداری از اقلام را مشخص کنید
نکتهی بعدی این است که مشخص کنیم چگونه میخواهیم اقلام را انبار کنیم. در این شیوه بسیار جالبی را مشاهده میکنید که هارد را وارد دستگاه میکنید یک چراغ روشن میشود که نشان میدهد کجا وسیله را قرار دهید نه وقت تلف میشود نه اشتباه روی میدهد. فراموش نکنید که اشتباه گرفتن اقلام مشابه به خصوص زمانی که عجله دارید از جمله مشکلات رایج است اشتباهی که ممکن است خطرات جدی را به دنبال داشته باشد در اینجا سه نکته اساسی برای تعیین کردن روش نگهداری ارائه شده است:
نکته اول- انتخاب روش نگهداری مناسبی است که اثرات سویی روی کیفیت ایمنی و بازدهی نداشته باشد در مورد اسامی، اعداد و اشکال مشابه دقت بسیار خاصی لازم دارد.
نکته دوم- واضح و خوانا بودن شمارهها و اسامی یک امر ضروری است و همچنین مشخص بودن محل نگهداری آنها این باید به گونهای انجام شود که همه به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند. البته راههای بسیاری برای این کار وجود دارد و متناسب با شرایط خاص خودتان بهترین شیوه را باید پیدا کنید.
نکته سوم- یافتن راه ساده تری برای برداشتن و برگرداندن اقلام است دو روش مختلف برای نگهداری ابزار و وسایل وجود دارد. یکی بر حسب نوع کار آنها به عبارت دیگر تمام ابزارهای مشابه در یک جا نگهداری میشود و دیگری به شکل یک مجموعه و بر حسب کاربرد خاصی که دارد یعنی مطابق با نیازهای محل کار نگهداری می شود لازم است ببینید کدام شیوه برای کار خواسته شما مناسب است.
مرتب کردن- به قواعد پایبند باشید.
اگر به قواعدی که تنظیم کردیم پایبند نباشیم تمام کارهایی که قبلاً انجام دادهایم بیهوده است. برای مثال اگر ابزار خاص سرجایش نیست دقیقاً باید بدانیم که آیا شخصی آن را به امانت گرفته و هنوز باز نگردانند یا واقعا گم شده است. تنظیم کردن قواعد و پایبند بودن به آنها بسیاری از مشکلات را برطرف میکند به خصوص موقعی که اقدامات اجرایی باید صورت بگیرد. در اینجا به سه نکته مهم برای پایبند بودن به قواعد اشاره میکنیم:
- یک نظارت مستمر و روزانه وجود دارد و کمبود موجودی وجود ندارد. چنانچه مقدار موجودی کم شده باشد حتماً نشانهای از سفارش آن موجود میباشد برای این که با کمبود موجودی مواجه نشویم مقدار حداقل را برای آن در نظر میگیریم. چنانچه وسیلهای به انبار برگردانده نشده نشانه از فردی که آن را به امانت گرفته باید وجود داشته باشد اگر اقلام موجود را بر حسب شکل آنها نگهداری کرده باشیم با اطلاعاتی در زمینه مقدار موجودی انبار وجود داشته باشد به راحتی میتوانید تشخیص دهید که اقلامی سرجای خود نیستند.
- به کارگیری روشهای جدید برای پیدا کردن ابزار مورد نظر در حداقل زمان ممکن. گاهی هنگامی که جابجایی اقلام با انواع شمارهها و اشکال مختلف سر و کار داریم بهترین راه برای جلوگیری از هرگونه اشتباهی مشخص کردن جزئیات کامل اقلام موجود است. ابزارهایی را که کاربرد روزانه دارند میتوان در محل نزدیکترین نگهداری کرد.
- مطمئن شوید افرادی که با این گونه وسایل سر و کار دارند و آموزش دیدهاند. این نمودار نتایج نوعی بازی بازدهی را نشان میدهد. سرعت عمل کارکنان در پیدا کردن، برداشتن و بازگرداندن وسیله و ابزار مورد نظر ارزیابی شد و زمان هر یک از ثبت شد و بعد از چند مرحله تمرین پیشرفت بسیار چشمگیری در کاهش مدت زمان این فرایند حاصل شد.
چند نکته مهم برای محیط کار شما:
آیا موقعیت راهروها و انبارهای اصلی سازمان شما به وضوح علامت گذاری شدهاند؟
آیا ابزارها با توجه به نوع کاربرد تخصصی و اقلام ثابت تقسیم شدهاند؟
آیا قفسهها تا ارتفاع مناسبی چیده شدهاند؟
آیا همه وسایل اطراف کپسولهای آتشنشانی نگهداری شدهاند؟
یک محیط کار نامنظم و نامرتب جز به هدر رفتن وقت و پایین آمدن بازدهی هیچ نتیجه دیگری ندارد. ولی بکارگیری صحیح و اصولی روش مرتب کردن تضمین خواهد بود که هر کس هر چیزی در هر زمانی که بخواهد میتواند پیدا کند و در اسرع وقت آن را بازگرداند.
نظافت کردن- خلق یک محیط کاری پاک
منظور از نظافت کردن برداشتن تمام آن چیزهایی است که واقعاً نیاز به وجودشان در محیط کار نیست. نکته دیگر حفظ تمامی ابزارها و وسایل موجود در بهترین شرایط ممکن با نظارت و مراقبت دائم است. مفهوم اصلی نظافت کردن دقیق، نظارت کردن است. اولین نکتهای که باید متذکر شد این است که بیش از حد تمیز بودن غیر ممکن است. انباشته شدن گرد و خاک، روغن ریزی و انواع و اقسام چربی و جرم به راحتی میتواند باعث از کار افتادن دستگاهها، پایین آمدن کیفیت، از دست رفتن بازدهی و حتی حوادث ناگوار منتهی شود و اگر با دقت به محیط اطراف خود در سازمان نگاه کنید انواع و اقسام مشکلات بی نظیر خواهید دید که تمامی این مشکلات را میتوان با بررسی دقیق روشهای مناسب نظافت و پیشگیریهای لازم برطرف کرد.
یکی از مشکلات رایج این است که چه کسی مسئولیت دستگاهی را که افراد بسیاری از آن استفاده میکنند را به عهده گیرد. درعمل هیچ کس چنین مسئولیتی را نمیپذیرد. این در مورد محلهای خاصی از محیط کارخانه نیست که دارد در نتیجه این گونه دستگاهها و قسمتها به سرعت کثیف میشوند. چند روش نظافت کردن محیط کار تشریح میگردد. فاز اول اضافه کردن محیط کار- تقسیم کردن مناطق و مسئولیتها درست کردن جدول هایی است که وظایف هر فرد را مشخص و تعیین میکند بزرگترین مشکلی که در اینجا وجود دارد تعیین محدوده هر یک از کارکنان است طوری که هیچ قسمتی از قلم نیفتاده باشد. این وظیفه خود فرد است که به نظافت محدوده خود بپردازد ولی لازم است تاکید شود در صورت لزوم هر فرد باید به دیگر اعضای گروه کمک کند.
تقسیم کار بر حسب نواحی و دستگاهها نکته مهمی را باید متذکر شد این است که نظافت کردن منظم و پیوسته یک ناحیه یا دستگاه خاص بسیاری از مشکلات را آشکار میسازد. نظافت کردن نتایج مثبتی را میتواند به دنبال داشته باشد.
برنامه ۵S برای مرتب کردن محیط کار- استاندارد کردن
حفظ کردن یک محیط خوب، در همین مرحله است که هدف دستیابی به یک محیط کار عاری از آلودگی کاملاً ایمن و منظم و مرتب است. استاندارد کردن روشی است برای حفظ این نتایجی که با بهره گیری از مراحل قبلی برنامه ۵S به دست میآید. استاندارد کردن تشخیص دادن نقص کار دستگاه- هر محیط کار مملو از ماشینهای مختلف و انواع و اقسام دستگاه و وسایل است زمانی مشکل واقعی وجود دارد که متصدی دستگاهها تنها کسی است که میتواند نقص کار و ایرادهای دستگاه را مشخص کند. خیلی مهم است که در مواقع اضطراری هر یک از افراد واحد بتوانند به سرعت وارد عمل شوند و مشکل را رفع کنند. راه حلش یک سیستم واضح و کامل نشانه و علامت گذاری است به هر شکلی که میتوان باید سعی کرد که نقص کار دستگاه واضح باشد. به عبارت دیگر وضعیت به وضوح قابل رویت باشد.
روشهای بهتری برای علامت گذاری دستگاهها وجود دارد و این علامت گذاری نباید مطابق با سلیقههای فردی انجام شود. فرایند مشاهده به کارگیری ایدهها و دستگاه ابتکاری جدید تابع معیارهای خاصی از فرآیند مشاهده را میتوان به سه قسمت اصلی تقسیم کرد:
- برچسب هایی که اسم و وضعیت دستگاهها را مشخص میکند.
- برچسبهایی که نوع روغن و اطلاعات روغن کاری را نشان میدهد.
- برچسبهایی که ابزارهای اندازه گیری دوره رسیدگی و میزان دقت را نشان میدهد.
. ابزارها مثل ماشین آلات و تجهیزات به برچسب و بازدید و معاینه نیاز دارند. برچسبهای حساس به حرارت با تغییرات دما رنگشان تغییر میکند برچسبهایی هم هستند که مسئولیت هر یک از افراد را مشخص میکند و نشان میدهد چه کسی مسئول یک دستگاه یا وسیله است. دومین قسمت فرآیند مشاهده مشخص کردن محدودیتها است به گونهای که به راحتی به چشم بیاید حوزه عادی و حوزه خطر را با رنگها و خطوط مختلف میتوان نشان داد. یک شیوه ساده و بسیار موثر این است که برای مثال نشان دهیم پیچ و مهرهها به درستی در یک راستا واقع شدهاند یا خیر؟
این شیوه کاربردهای بسیاری در شرایط مختلف دارد. علائم موقعیت دقیق نشان میدهد که یک وسیله در کجا باید قرار بگیرد. قسمت سوم فرآیند مشاهده افزایش دادن میدان دید است. یک راه برای افزایش دادن میدان دید این است که از هیچ پوشش استفاده نکنیم یا از پوششهای شفاف استفاده کنیم که در هر زمان بخواهیم میتوانیم حرکات ماشین را مشاهده کنیم. این وسیله هم دقیقاً همان کار قبل را انجام میدهد یعنی وضعیت کار دستگاه را کاملاً نشان میدهد. اغلب لازم است که سطح مواد جامد یا مایع در حد مشخصی حفظ شود از نشانگرها و درجههای مختلف میتوانند وسایل شبیه به وسیلهی شناور برای پی بردن به حالتهای عادی استفاده کرد.
آموزش انضباط، دنبال کردن قوانین (Shitsuke)
در این مرحله برنامه ۵s آموزش دادن و تحت انضباط درآوردن است. در اینجا تاکید خاصی روی بازدهی و ایمنی و عمل کردن به قوانین موجود میشود. اولین نکته مهم این است که درباره بهترین راه انتقال عقاید و افکار ما به دیگران فکر کنیم ما اغلب مرتب دستوراتی را دریافت میکنیم، ولی همیشه این موثرترین راه نیست در اینجا به نکاتی که نحوه زدن یک کلید چاقویی و خطرات ممکن است میپردازیم.
نکته اول این است که از دست چپ استفاده نکنیم چون به قلب نزدیک تر است، نکته دوم این است که با دست خیس کلید را نزنیم خطر برق گرفتگی وجود دارد، نکته سوم این است که به آرامی کلید را فشار دهیم حرکت سریع دسته میتواند جرقه تولید کند. البته به این نکته اشاره کردیم که علائم و نشانهها روش بسیار خوبی برای برقراری ارتباط با دیگران هستند. وقتی که نوبت به نگهداری و بازدید و نظارت میرسد اغلب از یک برگ بازدید استفاده میشود ولی یک نکته مهم را باید متذکر شد هدف بازی کردن است ولی این فرآیند میتواند تنها مسئولیت یک یا چند نفر باشد، بازی باید سریع و دقیق انجام شود. به یک مثال توجه کنید یک راه برای تنظیم قواعد و مقرراتی است که کار نظارت عینی را راحت تر میسازد. این سیستم را به سه دوره زمانی مجزا میتوان تقسیم کرد:
- برنامه ۵s سه دقیقه ای
- برنامه ۵s پنج دقیقه ای
- برنامه ۵s ده دقیقه ای
واحد تولید را از قسمت ستادی و اداری میتوان جدا کرد و وظایف را به تبدیل مشخص کرد اگر وضعیت کاملاً به این شکل مشخص باشد و هر کس با طبق قانون عمل کند چنین برگهای بازدیدی ممکن است نیاز نباشد برای تهیه کردن یک چنین مدرک جامع و استانداردی لازم است که تمامی افراد از همان ابتدای کار به شکل مثبتی شرکت داده باشند همه باید بدانند که در طول فرآیند تولید بازدید و نظارت دائم و مستمر لازم است برای اینکه هیچ مورد خاص مهمی از قلم نیفتد. درست کردن کارهای عادی و روزمره در تقویمی مفید است. ما در بخش خودمان قانونی داریم که هر جمعه ساعت چهار و نیم جلسهای در مورد برنامه ۵s داشته باشیم. همه راس آن ساعت دست از کار میکشند و کارهای باقیمانده را بعد از ساعت ۵ انجام میدهند. در طول روزهای هفته هم جلسات کوتاهی برگزار میکنیم. نتیجه این بازدیدهای منظم و مرتب این بوده که طی این مدت هیچ گاه غافلگیر نشدیم و الان به جایی رسیدیم که خیلی سریع دست روی نقاط معیوب و خراب دستگاه میگذاریم. قبلاً مجبور بودیم خط تولید را متوقف کنیم و دو تا سه ساعت طول میکشید تا دستگاهها را بازدید و تعمیر کنیم. نظام مدیریتی برنامه ۵s نتایج مفیدی را به دنبال داشته، در اینجا به دو نکته مهم اشاره میکنیم:
- سیستم کنترل عینی کاملی را توسعه بدهیم که هرکس بداند چه کاری را باید انجام دهد.
- کارگران را در تهیه و تولید تمام اسناد استاندارد و برگههای بازدید شرکت بدهیم در هر محیط کاری بدون شک تفاوت چشمگیری بین کارکنان جدید و کارکنان با تجربه در میزان بازدهی و زمان رساندن یک کار خاص وجود دارد و مستخدمین جدید ممکن است اشتباهات زیادی مرتکب شوند و مجبور شود یک کار را بارها تکرار کنند و برای تصحیح اشتباهات خود دقت زیادی را صرف کنند. بدون نظارت صحیح پیشرفت چندانی حاصل نمیشود. آموزش دقیق و گام به گام نظیر این آموزش که چند بار تکرار میشود کار را ساده و خودکار میسازد. کارگران در همین فاصله میتواند با مطالعه اسناد و مدارک استاندارد کارهای دیگری را هم یاد بگیرند.
مجموعهای که با ظرفیت کامل کار میکند برای مطمئن شدن از پیگیری و انجام صحیح مراحل پنج گانه برنامه ۵s به آموزش مناسب و نظم خاص نیاز دارد. با ارائه آموزش ایدههای خوب برای مرتب کردن محیط کار به شما داده میشود. از آنها پایهای برای پرورش دادن ایدههای خود میتوانید استفاده کنید. نه تنها برای خلق یک کارخانه پربازده و پربار، بلکه برای خلق یک محیط کاری پسندیده، ایمن و پاک.
منبع: کتاب نقش ۵s در نگهداشت تجهیزات
تالیف و تدوین: مهندس فاطمه کاردان