هدف

 هدف از اجرای نظام ۵S/A.M  ایجاد محیط کار مناسب و مطلوب به زیبا، با طراوت، ایمن و با انگیزه برای افراد فعال و همچنین افزایش بهره وری، استفاده بهینه از سرمایه نیروی انسانی و زمان کار، جلوگیری از اتلاف وقت، افزایش کارایی  و سرانجام سوددهی بیشتر سازمان با مشارکت کلیه کارکنان می‌باشد.

دامنه فعالیت ۵S/A.M

 دامنه فعالیت محیط کار و ماشین آلات/ تجهیزات کلیه موسسات و سازمانها اعم از کارخانجات و صنایع تولیدی و غیر تولیدی، مراکز خدمات درمانی و خدمات بهداشتی مانند درمانگاه‌ها، بیمارستانها و مطب‌های خصوصی پزشکان است.

تعاریف

 واژگان اختصاری به کار رفته در این روش به شرح زیر می‌باشد:

 نگهداری خودگردان اپراتوری A.M  در محیط کار

 نگهداری و تعمیرات بهره وری فراگیر  TPM  در محیط کار

 اصل ۱- سوا سازی                                                         Seiri

 اصل۲- ساماندهی                                                     SEITON

 اصل ۳- نظافت و پاکیزگی(سپیدی)                                  SEISO

 اصل ۴-  سلامتی کار و استاندارد سازی(سازماندهی)   SEIKETSU

اصل ۵- سازمان دادن/ سازمان یافتگی/ فرهنگ‌سازی    SHITSUKE

 خانه داری صنعتی                    INDUSTRIAL  HOUSEKEEPING

 اصول ۵ سین خانه داری صنعتی ۵S

شرح فعالیت و اقدامات لازم در محیط کار

 شرح فعالیت‌های این نظام شامل فعالیتهایی نظیر: نظم و ترتیب، پاکیزه سازی همگانی و ایجاد انضباط و استاندارد در محیط کار با مشارکت و انسان محوری می‌باشد. جهت استقرار و پیاده سازی و استقرار این نظام نیاز به روشمند نمودن فرآیندها و فعالیت‌های کاربردی (مشروط و استاندارد) مرتبط با محدوده و حوزه فعالیت محیط کار هر سازمان می‌باشد. از طریق شناسایی تشخیص و تعیین و تعریف نوع سطوح فعالیتها و شرح وظایف کاری تخصیص داده شده به آنها به تفکیک فعالیتهای هر حوزه مربوطه بایستی تهیه گردد.

 باید از استانداردهای موقتی و سپس از استانداردهای دائمی استفاده نمود. فعالیت‌های حرفه‌ای را می‌توان به تفکیک تولیدی، ستادی و انبارها و درمانگاه‌ها و بیمارستانها و مطب‌های خصوصی پزشکان، متمایز نموده، ولی نحوه اجرای روشها و فعالیتهای کلیه سطوح بر اساس رویه‌ها و دستورالعمل‌های پایه‌های اصلی انجام خواهد شد. اجرای فعالیت‌های کلیه سطوح بر اساس فلوچارت/ گردش عملیات از پیش تعیین شده انجام می‌پذیرد. اجرای ممیزی برای حفظ و نگهداری محیط کار و تجهیزات از روش کنترل یا ممیزی و نظارت دوره‌ای به صورت مستمر با استفاده از چک لیستهای ممیزی انجام می‌شود.

 مثال: چک لیست اجرای ممیزی به شماره ۱۰٫TQM.FO  که در سطح ستادی /تولیدی و انبارها تدوین شده است می‌گردد.

 تکنیکهای مذکور حاوی نمونه سوالات مربوط به رعایت اصول جداسازی یا پاکسازی نظم و ترتیب و نظافت و استانداردسازی مربوط به محیط کار و تجهیزات می‌باشد و مطابق با دستورالعمل به شماره ۱۰٫TQM.FO استفاده از چک لیست ممیزی به صورت دوره‌ای هر ماه و یا هر ۱۵ روز یکبار ممیزی اجرا خواهد شد. ضمن گزارش نتیجه ارزیابی و نتیجه مجموع امتیازات و رتبه هر واحد طبق فرم شماره۱۷٫TQM.FO  اعلام و واحد موفق و افراد لایق  در محیط کار طی مراسمی مورد تشویق و تقدیر قرار خواهند گرفت.

مسئولیت‌ها و اختیارات در محیط کار

 سازماندهی عملیات اجرایی

 بر اساس دسته بندی سطوح مختلف توانمند صادق و درستکار معرفی فرد/ افرادی به عنوان نماینده که فردی آگاه علاقه‌مند و منضبط نیاز می‌باشد. کمیته یا تیم در قالب جهت پیشبرد و اجرای فعالیتها علاوه بر این به تعدادی از افراد با ذوق به نام ” تسهیل سازها” جهت تدوین و ارائه کارهای هنری و ذوقی مانند: عکاسی، فیلمبرداری، تهیه شعار و پوستر و کارهای گرافیکی و… نیاز است.

همچنین به وجود تعدادی از افراد کاری و فعال به نام ” کارورز” نیازمند است. فعالیت‌های اجرای در هر سطح جهت استقرار و پیاده سازی و سازماندهی به شماره ۴٫TQM.FO 

مثال:

 نحوه نگهداری و سوابق:

 سوابق کلیه مستندات اعم از فرم‌ها و جداول، چارت‌ها، صورتجلسات و گزارشات مربوط به محیط کار به صورت مکانیزه و سیستمی با پشتیبان آنها و یا به صورت کاغذی در آرشیو بایگانی در شرایط محیطی مناسب باید حفظ و نگهداری گردد. همچنین در آرشیو هر واحد نیز کلیه سوابق بایگانی بایستی حفظ و نگهداری گردد.

مستندات و پیوستها

 فرم‌های مورد استفاده در متن روش اجرایی و دستور العمل کاری عبارتند از:

• چک لیست برنامه بازدید روزانه اپراتوری
• چک لیست اجرای ممیزی
• اپراتوری فرم جمع آوری اطلاعات اولیه به ماشین آلات و تجهیزات
• فرم نهایی امتیاز دهی مدیریت در دوره… ممیزی
• فرم ساماندهی اقلام مصرفی و ضروری 
• فرم استقرار نظم و ترتیب و ساماندهی اشیاء غیرضروری
• فرم پیگیری رفع عدم انطباق و اعلام تاریخ بازبینی مجدد 
• فرم گزارش نتایج ممیزی نظافت
• گزارش نتیجه ارزیابی ممیزی و انتخاب برترین‌های دوره
• فلوچارت اجرای ممیزی
• چارت سازماندهی عملیاتی
• دستورالعمل نحوه استفاده از چک لیست اجرایی ممیزی

دستورالعمل نحوه استفاده از چک لیست اجرای ممیزی TQM.CH.04

 جهت نگهداری  و کنترل مستمر بر اجرای فعالیت‌های ۵S/A.M  در محیط کار از روش کنترل یا ممیزی و نظارت بر اساس چک لیست ممیزی  ۵S به شماره TQM.CH.10   تهیه شده در سطح ستادی، تولیدی و انباری استفاده می‌شود. چک لیست مذکور حاوی نکات و مطالبی می‌باشد که باید به شرح زیر تکمیل گردد:

• نام واحد: نوشتن واحد ممیزی در داخل کادر مستطیل شکل توسط ممیز
• کد واحد:  ذکر کد واحد ممیزی شونده در کادر مستطیل شکل توسط ممیز
• تاریخ ممیزی: ثبت تاریخ روز ممیزی توسط ممیز
• موارد:  منظور نکات محل مکان اشیا یا اقلام مورد ممیزی می‌باشد
• شرح: شامل سوالاتی است که مربوط به اصول ۵s در خصوص جداسازی یا پاک سازی نظم و ترتیب و نظافت محیط کار می‌باشد.
• نتایج ممیزی:  پاسخ هر سوال در چک لیست ممیزی در این ستون توسط ممیز ارزیابی و امتیاز می‌شود.

چک لیست اجرای ممیزی

• مفهوم کلمه کامل: یعنی کار یا فعالیت انجام یافته دارای ۸ الی ۱۰ امتیاز می‌باشد.
• مفهوم کلمه ناقص: یعنی فعالیت به صورت ناقص انجام پذیرفته و هنوز تکمیل نشده است و دارای ۴ الی ۶ امتیاز می‌باشد که بزرگترین رقم نشان‌دهنده حداکثر و بیشترین امتیاز و کوچکترین رقم نشان دهنده کمترین و حداقل امتیاز می‌باشد.
• مفهوم عبارت انجام نشده: یعنی هنوز کاری انجام پذیرفته است که دارای ۰ الی ۲ امتیاز می‌باشد.

امتیاز صفر یعنی کار به صورت مطلق انجام نپذیرفته و امتیاز دو به معنی در صدد تهیه مقدمات کار می‌باشد

• ملاحظات/ سایر موارد مشاهده شده در حین ممیزی: منظور سایر نکات و مواردی که در هنگام ممیزی مشاهده می‌نماید که در چک لیست قید نشده است.
• جمع امتیازات: نشان‌دهنده مجموع امتیازات مربوط به هر یک از ستون نتایج ممیزی (کامل- ناقص- انجام نشده) می‌باشد.
• تاریخ انجام ممیزی بعدی: ذکر تاریخ عمومی زیادی در کادر مستطیل که هدف فقط یادآوری تاریخ ممیزی بعدی توسط ممیز می‌باشد.
• نام ممیزی: ذکر نام توسط ممیز
• تایید کننده: امضای شخص یا فردی که فعالیت انجام یافته را بر اساس چک لیست تایید می‌نماید.

منبع: کتاب نقش ۵S در نگهداشت تجهیزات

 تالیف و تدوین: مهندس فاطمه کاردان