ممیزی ۵s در قالب سیستم‌های مدیریت یکپارچه (IMS)
ممیزی چیست؟
فرآیند سیستماتیک مستقل و مدون برای کسب شواهد و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی ۵S می‌باشد. ممیزی خود یک فرآیند است، فرآیندی که در آن با دریافت اطلاعات مربوط به استانداردها، روش‌ها، مشخصات فنی و سایر موارد توافق شده اقدام به مقایسه آنچه هست با آنچه می‌بایستی باشد، می‌نماییم و به این ترتیب با تأیید شرایطی که ممیزی شده‌اند بر آنها مهر تایید می‌گذاریم و با شناسایی مغایرت‌های احتمالی فرصت‌های بهبود را ایجاد کرده و فاصله بین آنچه هست را با وضعیت مطلوب و قابل قبول کم می‌کنیم. برای اجرای ممیزی ۵s چند فاکتور بسیار مهم مطرح می‌باشد:
- ممیزهای تایید صلاحیت شده
- روش ممیزی مدون و موثر
- چک لیست‌هایی بر اساس اطلاعات مدون و قابل استفاده در سازمان
در این بخش چگونگی ایجاد یک سیستم ممیزی اثربخش به عنوان یکی از زیر سیستم های سیستم ۵s تشریح گردیده است.
ارزیابی ممیزین داخلی سیستم ۵s
بر اساس آنچه که در این طرح تدوین گردیده است یکی از مهمترین ارکان سیستم ۵s ممیزی داخلی می‌باشد. بنابراین ارزیابی احراز و تایید صلاحیت ممیزی داخلی از اهمیت خاصی برخوردار است.چنانچه ممیزین سیستم ۵s دارای صلاحیت لازم باشند فعالیت ممیزی نیز به نحو مطلوب انجام خواهد شد.
تعیین صلاحیت ممیزی داخلی بر اساس موارد ذیل خواهد بود:
- آموزش‌های سپری شده در زمینه ۵s
- سطح تحصیلات
- تجربه فنی و اجرایی و آشنایی با محیط کار
- تجربه کار ممیزی
- آموزش‌های کاربردی در خصوص ممیزی۵s
- داشتن روحیه کار ممیزی
افراد داوطلب بر اساس آیین نامه تعیین صلاحیت ممیزین سیستم ۵s
مورد ارزیابی قرار گرفته و نتایج این ارزیابی به عنوان تایید صلاحیت و یا رد صلاحیت داوطلبان خواهد بود. ولی از افرادی که صلاحیت آنها تایید می‌شود، می‌توانند به عنوان ممیزین سیستم ۵s فعالیت نمایند. این ارزیابی توسط کمیته راهبری سیستم ۵s انجام می‌شود. بهتر است برای هر یک از ممیزین سیستم ۵s ، فایل مخصوص تهیه و سوابق در آن حفظ و نگهداری گردد.
آموزش ممیزی داخلی سیستم ۵s
اجرای ممیزی پرواز با هدف تداوم آن به آموزش و احراز صلاحیت و ارتقای توانایی ممیزین بستگی دارد. چنانچه ممیزین داخلی از صلاحیت لازم برخوردار نباشند تا نتیجه ممیزی آنها و نتایج عملکرد ایشان در پرده‌ای از ابهام قرار خواهد داشت. بدیهی است که در چنین شرایطی تایید یا رد صلاحیت واحدهای ممیز شونده برای دریافت گواهینامه نیز نمی‌تواند از اعتبار لازم برخوردار باشد. بهترین راه برای ارتقای توان ممیزی داخلی آموزش‌های عمومی و تخصصی ممیزی ۵s می‌باشد. توصیه می‌گردد برای این افراد آموزش‌های ذیل برگزار شود:
- آموزش عمومی آشنایی با سیستم ۵s
- آموزش تخصصی ممیزی سیستم ۵s
کسانی که آموزش‌های لازم را گذرانده و با توجه به آیین نامه تعیین صلاحیت ارزیابی شده باشند می‌توانند به عنوان ممیزین سیستم ۵s فعالیت نمایند.
آیین نامه تعیین صلاحیت ممیزان داخلی سیستم ۵s
مقدمه: این آیین نامه به منظور تعیین شرایط و خصوصیات ممیزان داخلی و نحوه ارزیابی و تعیین صلاحیت آنان تدوین شده و کلیه پرسنل شرکت می‌توانند بر اساس این آیین نامه و با توجه به ویژگی‌ها و مشخصات قید شده در آن به عنوان میز داخلی تعیین صلاحیت و انتخاب گردند. لازم به ذکر است که برای تدوین این آیین نامه استاندارد ISO19011 مورد استفاده قرار گرفته است.
بخش اول: اهداف ممیزی
الف) تعیین تطابق یا عدم تطابق اجزا سیستم ۵s با ویژگی‌های تعیین شده
ب) تعیین میزان اثربخشی اجزاء اجرا شده سیستم ۵s در برآوردن اهداف تعیین شده
پ) فراهم آوردن فرصت برای بهبود اجزاء سیستم‌های سازمان
ت) اجابت خواسته‌های قانونی
ث) اخذ گواهینامه و قرار گرفتن در لیست واحدهای دارای سیستم ۵s
ج) آشکار شدن معیوب و ناهماهنگی های موجود در سیستم ۵s
چ) تعیین اثربخشی اصلاحات یا اقدامات اصلاحی انجام شده در سازمان
بخش دوم: تعاریف
برای تایید صلاحیت داوطلبان ممیزی داخلی تعاریف زیر معتبر است:
- سازمان ارزیابی یا ممیزی کننده: سازمانی که بر اساس استاندارد خاص، کار ارزیابی و یا ممیزی ۵s را انجام می‌دهد.
- ممیزی داخلی: بررسی منظم و مستقل سیستم یک شرکت برای تعیین اینکه آیا فعالیتهای کیفی و نتایج حاصل از آنها با ترتیبات برنامه‌ریزی شده مطابقت دارد و آیا این ترتیبات به طور موثر اجرا می‌شوند و یا به طور مناسبی برنامه‌ریزی شده‌اند تا به هدف مورد نظر نایل آید.
- سرممیزی: بعضی واجد شرایط برای مدیریت و همچنین انجام یک ممیزی داخلی
- ممیز داخلی: فردی واجد صلاحیت برای انجام همه یا بخشی از یک ممیزی داخلی سیستم ۵s
- سیستم ۵s : سیستم ساختار سازمانی مسئولیت‌ها روشهای اجرایی فرآیندها و منابع اجرایی موضوع نظم و انضباط محیط کار
- استانداردهای سیستم۵s: استانداردهای این سیستم سندی است که عناصر یک سیستم ۵s را مشخص و تشریح می‌نماید.
- مشاهدات: بیان واقعیت‌های به دست آمده طی یک ممیزی که متکی بر شواهد معتبر است.
- گروه ممیزی داخلی: گروهی زیرنظر سرممیز که مسئول انجام ممیزهای داخلی و ارائه نتایج حاصل از آن به مدیر سازمان/نماینده مدیریت است.
- عدم تطابق: برآورده نشدن خواسته‌های معیین با چند مشخصه مربوط به اجزا سیستم ۵s
بخش سوم: ویژگی‌ها و خصوصیات ممیزان داخلی
هر یک از کارکنان شرکت برای انتخاب و اشتغال به عنوان ممیز داخلی باید واجد ویژگی‌های زیر باشد:
- تحصیلات: داوطلب ممیزی ۵s باید شواهدی برای اثبات داشتن و مهارتهای لازم را ارائه نماید این امر ممکن است از طریق برگزاری آزمون نیز انجام شود در عین حال فرد ممیز باید حداقل تحصیلات متوسطه عمومی را به پایان رسانده باشد.
- مهارت: یک ممیز داخلی باید از فعالیت ممیزی آشنایی کافی داشته باشد. وی باید با عناصر و مشخصات سیستم ۵s نیز آشنا بوده و بتواند خواسته‌های این نظام را در مورد فعالیت ممیزی تفسیر نموده و تشخیص دهد. ممیزان داخلی باید دارای مهارتهای لازم در زمینه بیان افکار و خواسته‌های خود به صورت مکتوب و شفاهی باشند. یک ممیزی داخلی باید مجموعه‌ای از صلاحیت‌ها، توانایی‌ها و تجارب لازم را دارا باشد.
. ۳ تجربه ممیزی: ممیزی باید با اصول و قواعد حاکم بر فعالیتهای ممیزی آشنا بوده و همچنین تجربه آموزش کافی در سیستم ۵s اجرا شده در سطح سازمان را دارا باشد و تجربه لازم در زمینه ممیزی سیستم ۵s را بصورت عملی کسب کرده و حداقل در دو دوره ممیزی حضور داشته باشد.
- تجربه کاری: داوطلب ممیزی داخلی، قبل از تصدی مسئولیت ممیزی، به منظور اطمینان آشنایی با فرایند محصول، خدمات و فعالیتهای شرکت و نیز آشنایی با اهداف کیفی سازمان بایستی دارای شناخت کافی در زمینه موضوعات مورد فعالیتهای شرکت نظیر امور تولید، کنترل کیفیت و امور فنی فروش و بازاریابی، تدارکات کالا، مدیریت و سایر زمینه‌های مرتبط داشته باشد. البته ممکن است و این تجربه را در شرکتهای دیگر و قبل از استخدام کسب نموده باشد.
یادآوری: افرادی که دارای تجربه قبلی ممیزی هستند تجارب آنها باید حداکثر متعلق به دو سال قبل باشد. عدم تأمین چنین شرطی موجب رد موضوع این بند خواهد شد.
آموزش سیستم ۵s
داوطلبان ممیزی باید آموزش‌های لازم را برای اطمینان از توانایی‌های آنها در انجام ممیزی و اداره فعالیتهای مرتبط با آن فرا بگیرند. در این زمینه ممیزان داخلی سازمان، باید بعد از گذرانیدن موفقیت‌آمیز دوره‌های آموزشی طراحی شده، به شرح ذیل:
- آشنایی با سیستم ۵s و الزامات آن ۶ ساعت
- روشهای اجرایی و دستورالعمل‌های سیستم ۵s ، ۶ ساعت
- ممیزی در سیستم ۵s ساعت
- تکنیک های فنون آماری ۶ ساعت
آموزش‌های زیر را نیز در گذرانند:
- تکنیک‌های ارتباطی در سازمان‌ها ۴ ساعت
- روشهای تهیه گزارش و مهارتهای گزارش نویسی ۴ ساعت
داوطلبان ممیزی بایست دوره‌های فوق را با موفقیت گذرانده و گواهینامه مربوطه را با این جمله که نامبرده در دوره‌های آموزشی شرکت و با موفقیت امتحان آن را گذرانده است کسب نماید.(این از آن رو است که در برخی از این دوره‌ها که در داخل یا خارج از شرکت برگزار می‌شود حتی برای افرادی که موفق به کسب امتیاز نشده‌اند گواهینامه صادر می‌شود، ولی در آن به جای جمله بالا نوشته می‌شود که نامبرده در دوره آموزشی شرکت کرده است.)
سایر دوره‌ها و آموزش‌ها
دوره‌ها و آموزش‌های سپری شده توسط داوطلب این ممیزی منحصر به آموزش‌های سیستم ۵s می‌باشد و در صورتی که دوره آموزشی مرتبط با فعالیتهای شرکت و یا افزایش سطح معلومات و مهارت وی برگزار شده و یا قبل از استخدام در این شرکت طی شده است با نظر واحد آموزشی یا کمیته راهبری می‌تواند جزئی از صلاحیت‌های وی محسوب گردد.
یادآوری:
- واحد آموزشی شرکت موظف است دوره‌های آموزشی گذرانده شده توسط داوطلبین ممیزی را جهت بررسی در اختیار کمیته راهبری و نماینده مدیریت قرار دهد.
- داوطلب ممیزی قبل از تصدی مسئولیت ممیزی، باید تجربه لازم را در زمینه فرآیند و نحوه انجام ممیزی به دست آورده باشد. برای افرادی که اصلاً با ممیزی داخلی آشنا نیستند این تجربه باید از طریق مشارکت در حداقل دو برنامه ممیزی به دست آید که این برنامه خود باید حداقل مشتمل بر چهار روز کاری در زمینه‌های برنامه ریزی ممیزی، بازنگری مستندات، انجام ممیزی و تهیه گزارش مربوطه باشد.
طرز تفکر و رفتارهای فردی:
طرز تفکر و رفتارهای فردی معین و خاص از جمله ویژگی‌هایی است که ممیزی داخلی برای ایفای موثر نقش خود در سازمان و برقراری ارتباط با سایر پرسنل شرکت باید دارا باشد در این مورد باید دارای استقلال رای و بیطرفی و فکری باز، قضاوتی دقیق، مهارتهای تحلیلی، پایداری و استواری، توانایی درک واقع بینانه از موقعیت‌ها و فهم عملیات پیچیده بوده و علاوه بر این دانش و ظرفیت به کارگیری مهارتهای مدیریتی برای اجرای ممیزی از طرق مختلف به اثبات رسانده و توانایی تصمیم‌گیری نیز داشته باشد. همچنین باید صلاحیت و شایستگی خود را از طریق افزایش دانش خود از استانداردهای مدیریتی و شیوه و روشهای ممیزی به روز نماید. عملکرد گروه ممیزان باید حداقل هر سال یک بار مورد ارزیابی قرار گیرد و در این رابطه نتایج گزارشات و اطلاعات مربوط به ممیزی‌های قبلی باید مورد توجه قرار گیرد.
بخش چهارم: روش امتیاز دهی برای ارزیابی صلاحیت‌ها و تجارب ممیزان داخلی
نماینده مدیریت مسئولیت ارزیابی کلیه داوطلبین بر اساس اطلاعات درج شده در فرم درخواست عضویت در گروه ممیزی داخلی است. نماینده مدیریت جهت جمع آوری اطلاعات لازم می‌تواند به منابع اشاره شده در فرم فوق مراجعه نماید. روش امتیاز دهی این شرکت، معیارهای اصلی تعیین شایستگی و تایید ممیزان داخلی را شامل می‌گردد. لازم به یادآوری است که امتیازات حاصل از این روش ارزیابی را می‌توان با نتایج حاصل از دوره‌های آموزشی برگزار شده برای داوطلبین ممیزی داخلی کاملاً روش ارزیابی صلاحیت ممیزان داخلی به ترتیب زیر سازماندهی شده است.
صلاحیت‌ها
- مدرک تحصیلی بالاتر از دیپلم حداکثر ۶ امتیاز(برای هر مدرک تحصیلی دو امتیاز)
- درجه مهارتهای ممیزی(در صورت دارا بودن مدرک ممیزی داخلی از شرکتهای معتبر) حداکثر۳ امتیاز
- آموزشی در زمینه سیستم ۵s (مثل مدارک مربوط به گذراندن دوره‌های آموزشی) حداکثر ۴ امتیاز
- دارا بودن دو سال تجربه کاری در موضوعاتی همانند علوم فنی و مهندسی، تولید کنترل کیفیت بازرگانی مشاوره و خدمات مدیریت حداکثر ۲ امتیاز
- اگر یک یا چند سال از تجارب فرد داوطلب در زمینه سیستم ۵s یا ممیزی‌های داخلی/ خارجی باشد، به ازای هر سال یک امتیاز در نظر گرفته خواهد شد. حداکثر ۳ امتیاز
- تعداد حضور در مراحل ممیزی دوره سیستم ۵s (هر دوره امتیاز) حداکثر ۶ امتیاز، حداقل امتیاز لازم برای تایید صلاحیت- ممیزان بر اساس این روش کسب ۱۴ امتیاز از مجموع ۲۴ امتیاز است.
موضوع سند: آیین‌نامه تعیین صلاحیت ممیزی داخلی سیستم ۵s
در سطح شرکت برای تایید صلاحیت و اشتغال به کار ممیزان در ابتدای استقرار سیستم ۵s و نیز در مواقعی که هیچ کدام از میزان حداقل امتیاز لازم را کسب نموده اند به ترتیب ذیل اقدام خواهد شد:
- هر داوطلبی که ۹ تا ۱۴ امتیاز آورده باشد، باید قبل از اشتغال به عنوان ممیز داخلی تایید شده، حداقل در سه برنامه ممیزی به طور فعال شرکت داشته باشد. بدین معنی که وی باید همواره در تیم مشاوران/ ممیزی داخلی شرکت در برنامه‌های ممیزی حضور یافته و از طریق مختلف، نسبت به جمع‌آوری اطلاعات مثبت و ارائه موارد تطابق به مشاور/ سرمایه از داخلی اقدام نماید. تایید فرد داوطلب بعد از مشارکت در سه برنامه ریزی داخلی به عهده نماینده مدیریت و با تاییدیه صادره از سوی مشاور/ سرمایه داخلی امکان پذیر است.
- آن دسته از داوطلبانی که کمتر از۹ امتیاز به دست آورده باشند، باید در ۵ برنامه ممیزی داخلی یا شرایطی که در بند فوق آمده مشارکت نمایند. به علاوه ایشان باید حداقل ۱۲ ساعت تحت آموزش مفاهیم و اصول سیستم ۵s و ممیزی بر اساس این سیستم قرار گیرند. همچنین نماینده مدیریت از طریق مصاحبه با داوطلبین و همکاران مشاهده عملکرد ایشان به هنگام ممیزی بازبینی مدارک و انجام آزمونهای دوره‌ای اقدام به ارزیابی شخصیت فردی و قابلیت‌های مدیریتی داوطلبان ممیزی و همچنین بازنگری صلاحیت آنان اقدام خواهد نمود. تصمیمات نماینده مدیریت باید مکتوب گردیده و به اطلاع داوطلب رسانده شود.
- نماینده مدیریت نتایج تعیین صلاحیت ممیزی را در فرم ارزیابی ممیزی داخلی ثبت می‌نمایند.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵s
نویسنده: ناصر صادق فرد
