مقدمه ای بر اجرای تکنیک  ۵s  

 آیا هرگز دقت کرده‌اند که با ورود به یک محل تمیز و مرتب چقدر احساس آرامش می کنید؟ و یا برعکس با ورود به یک محل به هم ریخته و نامرتب تا چه اندازه از آن محیط دلزده و ناامید می‌شوید؟ در اینجا می‌خواهیم بدانیم چطور می‌توانیم با اجرای تکنیک ۵s است محیطی آرام و مرتب دست یافت که نوید رسیدن به اهداف شرکت را می‌دهد. برای دستیابی به اهداف و آرمان‌های یک شرکت باید ابتدا زمینه و شرایط لازم برای دستیابی به آن را فراهم آورد.

ایجاد شرایط مناسب در محیط کار و زندگی نیز خود مراحل مختلفی دارد که باید مورد شناسایی قرار گرفته و با رعایت شرایط سازمان و تدوین برنامه دقیق زمان‌بندی شده و فعالیت‌های اجرایی آن را شروع کرد. یکی از گام‌های اجرایی، ایجاد فضای مناسب در محیط کار به وسیله اجرای تکنیک  ۵s است. این تکنیک بر ایجاد محیطی منظم و مرتب و پاکیزه، استاندارد و سازمان یافته تأکید دارد. این تکنیک بر مفاهیم بسیار ساده و ابتدایی تأکید دارد و درک آن بسیار آسان است و اجرای تکنیک ۵s  به کمک همه پرسنل نیاز دارد.

 اجرای تکنیک ۵s ما می‌آموزد که اصول ابتدایی کیفیت گرایی را شناخته و در جهت دستیابی به بهره‌وری مطلوب قدم برداریم که هدف نهایی ما دست یابی به بهره‌وری مطلوب به وسیله اجرای نظام مدیریت کیفیت جامع است. باید استانداردهایISO9000  را در شرکت و محل کار و زندگیمان به کار ببندیم و به طور حتم برای انجام این کار باید زمینه و بستر لازم را آماده کرده که همانا ایجاد فرهنگ مناسب در محیط کاراست. ایجاد این فرهنگ در محیط مراحل مختلفی دارد و همانطور که گفته شد اولین قدم آن اجرای تکنیکs5 است.

این که محل چه چیزی کجاست و نظافت کردن و پاکیزگی وظیفه چه کسی است؟ و در چه مواردی و مواقعی باید انجام شود، را ما با عناوین مختلف شنیده‌ایم. ولی هرگز تا این اندازه به اهمیت آن پی نبرده و از وسعت کاربرد آن اطلاع نداشتیم. زمانیکه به کلیه عملکردهای مان به دقت نگاه می‌کنیم و از دید ۵s آنها را بررسی می‌نماییم در می‌یابیم که بسیاری از کارها را به گمان درست انجام داده‌ایم و حال آنکه به کمک اصول ۵s  آن را بسیار صحیح تر می‌توان انجام داد. با کمی فکر و برنامه‌ریزی و یاری گرفتن از۵s  می‌توان از بروز بسیاری از مشکلات کوچک و بزرگ در محیط کار جلوگیری کرده و یا آنها را برطرف سازیم. عدم اجرای تکنیک ۵s در محیط به طور حتم به دلیل ناآشنایی از فواید آن و یا تنبلی افراد خواهد بود. به طور حتم مدیران و سرپرستان پیش از آنکه دیگران را به اجرای تکنیک ۵s  ترغیب کنند، باید خود از آن اطلاع کافی و لزوم اجرای آن را واقعا درک کنند. 

ملاحظات مربوط به شروع اجرای تکنیک ۵S

• ایجاد محیط مناسب
• تنظیم دستورالعمل و روش‌ها
• همکاری کلیه پرسنل و جلب مشارکت آنها
• فعالیت مستمر و پیگیر

 همچنین می‌توان ۵s را تلاش سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر دانست و به عنوان پایه ای برای استراتژی‌های مدیریت نوین مطرح می‌باشد که از اجرای آن سازمان به تدریج سلامتی خود را باز می‌یابد.

مروری بر ۵ اصل

 دستور اول:  جداسازی به عنوان دستور اول مطرح بوده. این دستور به معنی سوا کردن اقلام غیر ضروری است. دور کردن اقلام غیر ضروری از محیط کار و اولویت گذاری اقلام ضروری است. انجام این کار این سوال را مطرح می‌کند که نیازها چیست و چگونه می‌توان آنها را شناخت؟  برای انجام این دستور باید دستورالعمل‌های ساده‌ای وضع کرد که در آن نیازها و عدم نیازها مشخص و نیازها و اولویت بندی شوند تا به کمک آنها بتوان تصمیمات قاطع و سریع اتخاذ کرده و به مورد اجرا گذاریم. مدیریت اولویت‌ها می‌تواند برای انجام این مهم راهگشا باشد.

دستور دوم: این دستور به معنی سامان دادن است. یعنی این که اقلام مورد نیاز را به نحوی مرتب کنید که هر چیزی در جای خود قرار گیرد و به آسانی در دسترس باشد. برای این منظور باید ابتدا مقدار مورد استفاده از هر چیز مشخص و اولویت استفاده از آن تعیین گردد به این ترتیب با اختصاص دادن محل مناسب با حجم مناسب برای هر یک از اقلام و با زدن برچسب بر روی قفسه‌ها و رنگ‌آمیزی محل‌ها نسبت به تعیین محل هر یک از اقلام اقدام می‌کنیم. در تعیین محل‌ها باید مسائل حمل و نقل و جابجایی را نیز در نظر گرفت.

 مدیریت اولویت

 هنر ساماندهی در مدیریت اولویت‌ها نهفته است و مستلزم تصمیم‌گیری در این مورد است که هر چیزی چقدر مهم است. پس باید مقدار موجودی اقلام غیر اساسی را کم کرد. مدیریت اولویت این اطمینان را به وجود می‌آورد که اشیای ضروری نزدیک باشند تا بیشترین کارآیی حاصل شود. از این رو کلید یک مدیریت خوب داشتن قدرت تصمیم گیری در خصوص تواتر استفاده و و اطمینان یافتن از این است که اقلام در جای مناسب قرار گرفته‌اند همان اندازه که مهم است ک اشیایی که مورد نیاز نیستند دور از دسترس باشند، بسیار مهم است که اشیاء مورد نیاز به اندازه کافی نزدیک قرارگیرند. دور ریختن قطعات شکسته یا معیوب هم به همان اندازه مهم است.

 دستور سوم:  سومین دستور اجرای تکنیک ۵s  پاکیزه سازی است. این دستور به معنی سپیدی و پاکیزگی و نظافت بوده و بر تمیز کردن محیط کار توسط خود شاغل اشاره دارد. تمیز کردن از دید ۵s خود نوعی بازرسی است که نقاط قوت و ضعف را نشان می‌دهد. تمیز کردن و پاکیزگی یکی از مهمترین دستورالعمل‌های اجرای تکنیک ۵s  بوده و اجرای آن می‌تواند بهترین نوع تبلیغ و معرفی شرکت و کارخانه در جامعه باشد که ایده‌هایی از شعارهای پاکیزگی از این قرار است:

• من چیزها را کثیف نخواهم کرد.
• چیزها را به محض کثیف شدن تمیز خواهم کرد.
• چیزی را در راه نخواهم ریخت.
• برچسب‌هایی را که پاک شده‌اند بلافاصله خواهم چسباند.
• براده‌هایسوهان روی تسمه نقاله موجب خراش دادن اقلام می‌شوند.
• ضایعات در قالب، موجب پرس‌کاری ناجور قطعات می‌شود.
• آب صابون کثیف موجب گرفتگی لوله‌ها می‌شود.
• گرد و غبار، رنگ کاری را خراب می‌کند.
• به دلیل وجود آشغال در محل، در اثر برقراری یک اتصال کوتاه، آتش سوزی به وجود می‌آید.

دستور چهارم:  این دستور از اجرای تکنیک ۵s استاندارد سازی یا معادل با سلامتی پایدار از طریق استانداردسازی است. معنی این دستور مرتب نگه داشتن محیط کار و زندگی در سطح خوب و استاندارد است و به این ترتیب استاندارد سازی در ۵s  یعنی کنترل و اصلاح دائمی سه دستور اول که شامل ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است. مدیریت بصری یکی از ابزارهایی است که در این قدم کمک شایانی می‌کند.

شفافیت

شفافیت یکی دیگر از ملاحظات برای استاندارد سازی است. در بسیاری از کارخانه‌ها ابزارها و سیله‌ها دور از چشم افراد، در قفسه قفل شده نگهداری می‌شود. زیرا این اماکن  جزو اماکن بسیار نامرتب محسوب می‌شوند و از آنجا که در معرض دید قرار ندارند به نظم ترتیب آنها اهمیت زیادی داده نمی‌شود بنابراین شاید بهتر باشد پوشش جاهایی به هم ریخته برداشته شود اگر لازم است قفسه‌های فلزی داشته باشید پنجره‌هایی برای بازبینی در آنها تعبیه کنید. کاری کنید که هر کس بتواند آنچه را ذخیره شده خواه خوب و خواه بد، به وضوح ببیند.

به اعداد و ارقام درآوردن

 با اندازه‌گیری مداوم، به اعداد و ارقام در آوردن نتایج و تجزیه و تحلیل اطلاعات به صورت آماری می‌توانید با سرعت حدود را برای مدیریت مشخص کنید و به موارد اشکال قبل از به وقوع پیوستن آنها و ایجاد دردسر اشاره کنید.

دستور پنجم:  آخرین دستور در اجرای تکنیک ۵s  به معنی سازمان یافتگی، نظم و ترتیب و انضباط است. منظور از این دستور آموزش دادن به افراد جهت ایجاد توانایی برای انجام کلیه امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است. همچنین انضباط به معنای آموزش افراد و آگاه کردن آنها از مقررات و ایجاد توانایی لازم برای انجام امور به طور مناسب در کارکنان موسسات و شرکت‌ها است. به عبارت دیگر ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است. اجرای دقیق مقررات به صورت یک فرهنگ در محیط کاری امری الزامی است که برای دستیابی به آن می‌توان از گردهمایی‌ها، تکرار شفاهی، در لحظات کوتاه آموزشی روزانه با حضور فعال و کامل همه افراد استفاده کرد.

 یکی از روشهای بسیار مناسب در این خصوص آموزش رودررو است که توسط مدرسین داخل سازمانی انجام می‌شود. این مدرسین با کسب توانایی لازم بر اساس سرفصل‌های تعیین شده به واحدها مراجعه و در زمان کوتاه اقدام به آموزش‌های ویژه در محل واحدها می‌نمایند.

منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵s

 نویسنده: ناصر صادقی فرد