مفهوم اجرای ۵S و نکات مهم در اجرای آن
۵s چیست؟
اصولی که از کنار هم قرار دادن پنج کلمه ژاپنی که با حرف s شروع می‌شوند شکل گرفته است. این نظام بر اساس مفاهیم ساده و ابتدایی بنا شده و اجرای آن بسیار ساده است. به عبارت دیگر اجرای ۵s روشی نظام یافته برای ساماندهی و آراستگی محیط کاری و برقراری مقررات استانداردها و حفظ نظم و انضباط لازم برای انجام صحیح کارها است.
چه نتیجه ای دارد؟
- محیط زیبا و دلپذیر می‌شود.
- روحیه کارکنان بالا می‌رود.
- خستگی و کسالت روانی ناشی از کار کاهش می‌یابد.
- انجام کارها تسهیل و تسریع می‌شود.
- خرابی تجهیزات کاری کاهش می‌یابد.
- آلودگی‌های احتمالی محیط کار رفع می‌شود.
- هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
کجا به درد می‌خورد؟
در محیط اداری
- ایجادتفاوت قابل درک بین زیر میز و انبار
- ایجاد تفاوت قابل درک بین روی میز و بازار
- ایجاد تفاوت قابل درک بین راهرو و میز
- رسیدن به آرزوی دیرین «خالی شدن کازیه»
- عدم نیاز به حرکات ژیمناستیک برای جواب دادن به تلفن
- حظ بصری برای ارباب رجوع
- دسترسی سریع به هر فایل بدون نیاز به ctrl+f
محیط کار، خانه دوم هر فرد شاغل است. ولی در اصل محیط کار برای فرد شاغل خانه اول او می‌باشد. هر فرد شاغل قسمت اعظم زمان خود را در محیط کار سپری می‌کند و با توجه به همین موضوع محیط کاری سامان یافته خواه‌ناخواه اثری ماندنی بر احساسات بر جای گذاشته و به انسان اعتماد به نفس بیشتر برای انجام امور روزمره را خواهد داد. این کار بسیار آسان است. لیکن مستلزم آن است که عادت‌های صحیح را به تدریج در طول زمان ایجاد و نهادینه کنیم.
پنج اصل ۵s
S1: seiri ساماندهی
تشخیص اقلام ضروری از غیر ضروری و دور ریختن اشیای زائد
S2:seiton نظم و ترتیب
استقرار اقلام در بهترین مکان و حذف اتلاف
S3: seiso پاکیزه سازی
رفع آلودگی‌ها و منشاء آنها و پاکسازی کامل محیط
S4:seiketsu استانداردسازی
استاندارد حاصل از اجرای سه s قبلی برای حفظ وضعیت
S5: shitsuke انضباط و نگهداری
شکل دهی عادت صحیح و انضباط فردی و گروهی در رعایت استانداردها
فلسفه ۵s چیست؟
نگرش و ذهنیتی که منجر به پیدایش مفهوم ۵s شد را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
- بهره وری از طریق از بین بردن تلفات و ضایعات حاصل می‌شود. در زبان ژاپنی تلفظ ضایعات راMuda می‌نامند. آنان معتقدند که اگر می‌خواهید خیر بیاید باید ابتدا شر را دور کنید. بر این اساس s اول (سازماندهی) شکل گرفت یعنی از دور خارج کردن اقلام غیر ضروری.
- یکی دیگر از موارد Muda تلف کردن زمان برای جستجوی اقلام و اشیای مورد نیاز است. بنابراین برای هر چیزی باید مکانی در نظر گرفته شود و هر چیز باید در جای مناسب خود قرار داده شود. بر این اساس s دوم (نظم و ترتیب) شکل گرفت. یعنی قراردادن اقلام مورد نیاز در مکانهای مناسب و مشخص، طوری که به آسانی و به سرعت به آنها دسترسی یافت.
- تمیزی و نظافت از ارکان بهره‌وری محسوب می‌شود بر این اساس s سوم (پاکیزه سازی) شکل گرفت. یعنی تمیز کردن محیط کاری از آلودگی‌ها و ناپاکی‌ها. در این خصوص لازم است که ریشه مشکلات از بین برود نه فقط آثار و علائم آنها. به عبارت بهتر، باید عوامل و منابع آلودگی و کثیفی برطرف شود تا دیگر به وجود نیاید.
- باید پذیرفت که انسان کامل نیست. با این باور انسان خطاکار است و باید مراقب اعمال خود باشد بر این اساس s چهارم (استانداردسازی) شکل گرفت. یعنی حفظ و نگهداری و استمرار وضعیت آراستگی مطلوب.
- مشارکت همه افراد برای موفقیت ضروری است و حتی اگر یک نفر هم اصول پاکیزگی و انضباط را رعایت نکند زحمت تلاش مابقی را از بین خواهد برد. بر این اساسs پنجم (انضباط و نگهداری) شکل گرفت یعنی ایجاد خصلت انضباط در خود و الگوسازی و انتقال و ترویج آن به دیگران.
اهمیت اجرای ۵s
از وجوه مشترک سازمان‌های ناموفق می‌توان موارد زیر را نام برد:
- روابط بین افراد خوب نیست و به هم سلام نمی‌کنند.
- کارکنان ظاهری خسته و آشفته دارند، غیبت از کار بالاست.
- کارکنان علاقه و تعهد خود به سازمان را از دست داده‌اند.
- کارکنان پیشنهادهای مشخصی برای اصلاح و پیشرفت کارها ندارند اهمیتی برای کار خود قائل نیستند.
- ضایعات اشیاء معیوب و دوباره کاری‌ها زیاد است.
- تجهیزات و وسایل کثیف و آلوده‌اند.
- ابزار اشیاء و ضایعات بدون نظم و ترتیب در همه جا پراکنده‌اند.
یکی از تکنیک‌های بنیادی جهت تبدیل شدن به یک سازمان موفق استفاده از اصول و اجرای ۵sاست. به طور کلی اهمیت اجرای ۵s را می‌توان در چهار موضوع کلی و اصلی زیر خلاصه کرد:
۱- افزایش قابلیت اطمینان و تجهیزات:
از طریق حذف توقف‌های تعمیراتی می‌توان استفاده بهتری از تجهیزات کرد. با تمیزکاری، روغن کاری، سرویس و تعمیر و نگهداری پیشگیرانه می‌توان هم عمر مفید تجهیزات را بیشتر کرد و هم از وقت‌هایی که در حین کار برای رفع عیب دستگاه‌ها پیش می‌آید جلوگیری کرد.
۲- ارتقای ایمنی:
از طریق پیشگیری از سوانح می‌توان ایمنی کاری را افزایش داد و تمیز کردن محیط کاری و ساماندهی به اقلام مورد نیاز و بکارگیری وسایل و تجهیزات ایمنی می‌توان از بروز حوادث و سوانح جلوگیری کرد.
۳- افزایش بهره وری:
از طریق از بین بردن تلفات و ضایعات می‌توان بهره وری را بالا برد. اجرای سیستم آراستگی و ساماندهی محیط کار تاثیر بسیار چشمگیری در جلوگیری از اتلاف منابع دارد.
۴- بهبود کیفیت:
از طریق پیشگیری از خطاها می‌توان کیفیت کارها و فعالیتها را ارتقا داد. در سازمانهایی که نظام اجرای ۵sرا به کار گرفته‌اند، عملیات فرایندهای منظم صورت می‌پذیرد که موجب بهبود کیفیت خواهد شد.
نکته مهم در اجرای ۵s
در اجرای نظام آراستگی محیط کار بایستی وضعیت موجود را ثبت کنیم. دلیل ثبت وضعیت این است که درک کاملی از وضعیت محل کار داشته باشیم تا بتوانیم اهداف اجرای ۵s را مشخص و شروع به انجام ثبت وضعیت زیربنایی تمام اعمال در سیستم ۵s است.
ثبت وضعیت شامل ۵ عنصر اصلی می‌باشد:
- تعریف محل مورد نظر و صورت ریز علل وجودی و کارهای آن
- نقشه و دیاگرام محل مورد نظر
- چک لیست معایب موجود در محل مورد نظر
- عکسبرداری از محل قبل از اجرای ۵s
- در معرض نمایش قرار دادن نتایج ثبت وضعیت از محل مورد نظر جهت ارائه یک گزارش برای همه افرادی که در آن محل فعالیت می‌کنند.
چرا حق تقدم با اجرای ۵s است؟
امروزه اهمیت بهره وری بر کسی پوشیده نیست و در این میان دستیابی به کیفیت افزایش بهره وری در سازمانها یکی از چالش‌های عمده مدیران سازمانها می‌باشد. انجام درست کار یا استفاده هوشمندانه از منابع، امر بسیار جدی می‌باشد. شاید جالب باشد که کشور ما در این میان ۱۸ کشور آسیایی عضو سازمان بهره‌وری آسیایی در رده هفدهم قرار دارد. کمی به خودمان بیاییم و بگوییم چه بر سر خودمان آوردیم و من بعد در این موضوع تعمق بیشتری نماییم.
به راستی چطور می‌توان بهره وری را در یک سازمان افزایش داد آیا واقعاً کار دشواری است؟ آیا نیاز به هزینه‌های گزاف دارد؟ آیا نیاز به گرفتن مجوز از مقام بالاتر می‌باشد؟ آیا نیاز به فعالیت‌های سخت و دشوار است؟
باید گفت هرگز چنین نیست؛ زیرا برای افزایش بهره وری در سازمانها روش‌های وجود دارد بنام روش‌های بهبود بهره وری که بسیار ساده می‌باشد و با به کار گیری این فنون سازمانها می‌توانند ضمن ایجاد سازمان کیفی و بهره ور در انجام صحیح و سریع فعالیتها بکوشند. آنچه در بهره وری مهم است، استفاده بهینه و مطلوب از مجموعه قابلیت‌ها، توانایی‌ها، فرصت‌ها، سرمایه‌ها، منابع و نیروی انسانی در جهت رسیدن به تعالی آرامش و آسایش در جامعه است.
استمرار در اجرای ۵S
اگرچه جنبش ۵S به اصلاحاتی در زمینه‌های گوناگون منجر می‌شود. نقش مهمتر آن تغییر دیدگاه افراد نسبت به کارهایی است که انجام می‌دهند. ۵Sآنان را قادر میسازد که واقعیتها را با دقت و وضوح بیشتری ببینند و از این طریق نقش حیاتی و مهمی را به صورت بهبود مستمر بر عهده بگیرند. در یک مجموعه اجرای ۵S با یکی از کارهای لازم برای ایجاد اصلاحات به خودی خود امری ساده است. مسئله دشوار استمرار در انجام آنهاست که نیاز به اراده پایداری و همکاری دارد. چنین مجموعه‌ای احساس هویت گروهی را در افراد شکل می‌دهد و فضای بهتری برای همکاری ایجاد می‌کند.
باید با عمل کردن شروع کنید. مسئله این نیست که تا چه اندازه از تئوری آگاهی دارید، تئوری به خودی خود، نتیجه‌ای به بار نخواهد آورد. تنها با عملکرد نتایج حاصل می‌شوند .نگرش افراد را نسبت به محیط اطرافشان تغییر می‌دهد و آنان را متحول میسازد. اساس مدیریت نیز دقیقاً همین است. مدیری که آنقدر هراس دارد که بروز اشتباه از سوی او باعث از دست دادن شغل وی می‌شود مستعد آن است که خطر پذیری را در ذهن خود مدفون کند. مدیری که تصور کند اشتباهاتش ممکن است باعث سرافکندگی شود، از تواناسازی کارکنانش و تسهیم اطلاعاتی که دارد دوری می‌کند.
یک مدیر به عنوان یک فرد خیلی ضعیف است، اگر نتواند کارکنانش را درگیر اجرای ۵S کند و در این حالت است که واقعاً نمی‌تواند چیزی را تغییر دهد. اگر مدیری اعتقاد خود را در قدرت واقعی کارکنانش برای ایجاد سیستم ۵S و تغییر و تحول از دست بدهد از اقدام در مورد چنین عملی سرباز می‌زند.
بنابر قانون مورفی آنهایی که می‌توانند عمل می‌کنند و آنهایی که نمی‌توانند آموزش می‌دهند (و یا مدیریت می‌کنند).
منبع: کتاب نظام آراستگی محیط کار۵s
نویسنده: مهندس ناصر طاعتی
