دستورالعمل های اجرایی نظام آراستگی محیط کار ۵s
مرحله اول : دستور العمل ساماندهی و مرتب سازی
- درمورد اسناد و اطلاعات موجود در محیط کارخود این مساله رادرنظر بگیریدکه اوراق سند یا اطلاعاتی وجود دارد که به درد نمی خورد، دراین صورت آنها را از محیط کار خود دور کنید.
- اقدام زیر را در اقلام بازیافتی / دور ریختنی قرار دهید:
تقویم یا دفترچه یادداشت روزانه سال گذشته، روزنامه یا نشریه ای که خوانده شده و عنداللزوم بخش مورد نیاز یا مورد توجه آن بریده شده و نگاه داشته شده و بقیه اش هیچ ضرورتی نداشته، نسخ تایپ شده اضافی، پیش نویس نامه ای که تایپ و ارسال شده و کلیه اقدام ووسایلی که قابل استفاده نبوده و لازم است از محیط کار دور شوند.
- اشیاء و مدارک بی مصرفی را که لازم است نگهداری شود به انبار یا بایگانی خارج از دفتر کار منتقل کنید.
- از چسباندن عکس، اطلاعیه، اعلامیه و پوستر و مانند اینها بر روی جایی غیر از تابلوی اعلانات (خصوصاً بر روی در و پنجره) جداً خودداری کنید هر گونه عکس، اطلاعیه، اعلامیه و پوستر نامربوط و زیاده از حد یا فرسوده و نازیبا را از روی دیوارها و تابلوی اعلانات جمع آوری نمایید.
- غیر از منشی ها وتلفنچی ها نباید درروی میز بیش ازدو گوشی ثابت تلفن قرار داشته باشد.
- موارد ذیل راکنترل نموده ودرصورت نیازبه تعمیر یا تعویض، آنها رادرلیست یادداشت کنید.
سقف ، دیوارها، کف اتاق، پنجره و دستگیره، قفل ها، پرده، لامپ ها، کلید و پریز، دو شاخه، سه راهی، جعبه تقسیم و کانال (داکت) سیمهای برق و تلفن، اجراء سیستم سخت افزار، نرم افزارها، تلفن (تلفن رومیزی، دیواری، اتاقک کیوسک تلفن و …)، ماشین حساب، ماشین دوخت، دیسکت ها ، صندلی ، میز ، شوفاژ ، کولر و از این سیستم سرمایش / گرمایش/ صوتی / تصویری / حفاظتی/ هشدار دهنده/ اطفاء حریق و … از این قبیل.
- کمدها وفایل هایی که شکستگی دارندیا به راحتی بازو بسته نمی شوند بایدتعمیر شوند.
- اشیایی راکه ارزش تعمیر ندارند،درصورت نیازبا اشیاء سالم وقابل استفاده جایگزین کنند.
- اشیاء مستهلکی راکه مورد نیاز می باشند در صورت امکان بازسازی و تعمیر نمایید.
- آنچه درسیستم کامپیوتر شما وجود داردو بودن آن غیر ضروریست از سیستم خود پاک کنید.
- نرم افزارهای ضروری و مورد نیاز خود را تعیین کرده ودر لیست اقلام مورد نیاز یادداشت کنید.
- سیستم کامپیوتر باید به ویروس یاب به روز شده مجهز باشد.
- فرم لیست فعالیتهای غیر ضروری را تکمیل کنید.
مرحله دوم : دستورالعمل نظم وترتیب
هدف از فعالیت در این مرحله از طرح ، نظم و ترتیب یعنی قرار دادن اشیاء و اسناد در مکانهای مناسب و به ترتیب مطلوب است به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد . نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز بدون انجام جستجوهای بیهوده . باید اشیاء و اسناد به گونه ای رده بندی و مرتب گردند که هرکسی بتواند به راحتی آنها را پیدا کرده واستفاده کند و سپس در جای خود قرار دهد. در صورتی که این مرحله به شکل صحیحی اجزا شود هیچ انرژی هدر رفته ای وجود نخواهد داشت و اشیاء و اسناد به گونه ای مرتب می شوند که در وقت نیاز، به فوریت بتوان آنها را یافت ومورد استفاده قرار داد. اگر مدت زمان دسترسی یا فراهم سازی اشیاء و اسناد مورد استفاده کوتاه باشد دیگر لزومی به نگهداشتن یا انبار کردن حجم زیادی از آنها نیست. برای منظم نگهداشتن محیط کار، اغلب لازم است نحوه قرارگیری و خطوط گذر مشخص ، قابل انعطاف و تغییر پذیر باشد تا بتوان درصورت لزوم و با توجه به شرایط و نیازهای جدید آنها را تغییر داد. از آنجا که هدف از نظم و ترتیب افزایش کارایی و بازدهی است ، انجام بررسیهای زمانی ، اصلاحات و پیشرفت و تمرین امری ضروری است . برای رسیدن به هدف این مرحله لازم است تا مراحل ذیل اجرا گردد:
۱- برای بایگانی پرونده های بایگانی نشده خود ، اقدام نموده واجراء زائد آنها را در محل اقلام بازیافتی قرار دهید.
۲- عنوان کلیه پرونده ها و زونکن ها را مشخص نموده و برای آنها فهرستی تهیه کنید.
۳- آنها را به گونه ای منظم در فایل ، کمد یا قفسه مورد نظر برای این کار قرار داده و در محل قرار گیری آنها برچسب بزنید . (پرونده ها را می توان به طرق مختلف مرتب نمود ، به عنوان مثال به ترتیب زمانی یا با توجه به موضوع پرونده و یا با توجه به پروژه های مرتبط).
۴- پرونده های جاری و وسایل نسبتاً ضروری را حتی الامکان در کشوی میز یا فایلتان گذاشته و پرونده های غیر جاری یا تکمیل شده در فایل یا کمد بایگانی قرار دهید.
۵- تا آنجا که امکان دارد تعداد پرونده ها واقلام روی میز را کاهش دهید.
۶- لازم است برای کلیه کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، کتابخانه ، جا مجله ای و فایل ها از برچسب استفاده شود . می توان برچسب ها را هم براساس رنگ تفکیک نمود.
۷- برای کلیه قفلها و کلیدهای آنها از شماره کلید یا اتاق استفاده کنید.
۸- کتابها ، جزوات و مجلات موجود در اتاق خود را به صورت جداگانه قرار داده و برای هر قسمت فهرستی تهیه نموده و در جای مناسب و قابل رویت قرار دهید.
۹- لازم است آن دسته از کتابها و مجلاتی که خواننده بیشتری دارند در دسترس قرار گیرد.
۱۰- فرم یا دفتری تهیه نموده و در آن عنوان نامه ها ، اسناد ، اطلاعات ، کتاب و مجله هایی که به اتاق شما وارد یا از آن خارج می گردد ، با ذکر تاریخ و نام شخص یا واحدی که سند مورد نظر به آنجا برده می شود یا از آنجا گرفته می شود را ثبت کنید.
۱۱- نامه های رسیده را بر مبنای اولویت یا عمل ، طبقه بندی کنید.
۱۲- لازم است در صورت استفاده از زونکن برای بایگانی نامه ها ، برای جدا نمودن نامه های ارسالی و دریافتی از مقوای رنگی یا طلق استفاده شود.
۱۳- آراستگی واقعی این است که نامه یا مدرکی گم نشود و به راحتی قابل ردیابی و شناسایی باشد و سریعاً بتوان نامه یا مدرک مورد نظر را از بین همه پرونده های موجود یافت.
۱۴- به نحوه چیدن میز ، کمد ، فایل و ماننده اینها در اتاق خود توجه کنید و در صورت لزوم برای تغییر مکان آنها اقدام کنید . نحوه چیدن میز ، کمد ، فایل و مانند اینها در اتاق باید به گونه ای باشد که حداکثر استفاده از فضای اتاق صورت گیرد و اشیاء ضروری تر به کاربر نزدیکتر باشند.
۱۵- میز ، کمد ، فایل و مانند اینها را در اتاق خود به گونه ای بچینید که ارباب رجوع به راحتی بتواند در آن تردد نماید و کارکنان آن اتاق به راحتی و با کمترین جابجایی با هم ارتباط داشته باشند.
۱۶- میز ،کمد ، فایل و مانند اینها را در اتاق خود به گونه ای بچینید که حتی الامکان زیبایی و هماهنگی نیز پدید آید و متناسب با محل قرار گرفتن وسایل گرمازا و سرمازا و کلید و پریز باشد.
۱۷- اقلام موجود در فایل یا کمد خود را با توجه به دفعات مراجعه به آنها مرتب نموده و فهرستی از آنها تهیه کرده و در محل مناسبی نصب کنید.
۱۸- پرونده های موجود در فایل ، قفسه یا کمد را طوری بچینید که بیشترین استفاده از فضا صورت گیرد و پرونده ها را به ردیف وکنار هم قرار داده و شناسه گذاری کنید.
۱۹- پرونده های موجود در فایل ، قفسه یا کمد را طوری بچینید که عنوان پرونده ها معلوم بوده و بیش از حد فشرده نباشند و محتویات پرونده ها بیرون نریزد.
۲۰- پرونده های مرتبط با هم را در یک فایل یا مجموعه قرار داده و پرکاربردترین آنها را در جلوترین قسمت بگذارید.
۲۱- لوازم ادرای را روی میز طوری قرار دهید که بیشترین سطح را برای کار شما باقی گذارد و به گونه ای که به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید.
۲۲- لوازم التحریر یا لوازم شخصی را طوری داخل کشو قرار دهید که حداکثر استفاده از فضای کشو صورت گیرد و باز و بسته کردن کشو آنها را به هم نریزد و لوازم سنگین تر و حجیم تر را حتی الامکان در انتهای کشو قرار دهید.
۲۳- لوازم التحریر یا لوزام شخصی را طوری در داخل کشو قرار دهید که لوازم ضروری تر در قسمت جلوی کشو قرار گیرند و با کمترین جابجایی به آنها دسترسی داشته باشید.
۲۴- محل قرار گرفتن گلدانها در اتاق یا راهرو نباید مانع تردد راحت شما ودیگر افراد گردد.
۲۵- تجهیزات و وسایل برقی موجود در اتاق شما نباید در معرض رطوبت قرار گیرند.
۲۶- ارتفاع صندلی را طوری تنظیم کنید که به راحتی بر میز کار خود مسلط باشید.
۲۷- پس از هر روز کاری میز خود را مرتب کنید و هر چیزی را به جای خود برگردانید.
۲۸- هر یک از اشیاء باید از سطح زمین چنان فاصله داشته باشد که پاکیزه سازی و بازبینی محیط به سادگی و آسانی انجام گیرد.
مرحله سوم : دستورالعمل پاکیزه سازی
هدف از اجرای این مرحله تمیز کردن و پاکیزه ساختن همه اشیاء و مواد از آلودگیها و گرد و غبار است به نحوی که همه جا از تمیزی برق بزند.
هر چند وظیفه و مسئولیت و نظافت در شرکت به مسؤول خدمات واگذار شده ولی مسؤولیت همکاران نظارت و حفظ پاکیزگی اشیاء و وسایلی است که بهتر است توسط خود فرد تمیز نگاه داشته شود به عنوان مثال نظافت و پاکیزگی سیستم کامپیوتر شما به عهده خود شماست کارکنان می توانند با مراجعه به واحد مربوط به رایانه برای نظافت سیستم خود مشورت نموده و اقدام کنند.
مراحل اجرایی به شرح ذیل می باشد
۱_ با مسؤول خدمات هماهنگی کنید تا دقیقاً مشخص باشد که مسئولیت نظافت کدام اشیاء به عهده شماست.
۲_ اگر در اطراف شما وسایلی وجود دارند که تمیز نیستند با کمک مسئول نظافت و با نظارت لازم اقدام نمائید.
۳_ سیستم کامپیوتر شما باید دارای پوشش باشد هر شخص موظف است پس از پایان کار آن را بر روی دستگاه خود بکشد.
۴_ رفع آلودگی را به گونه ای انجام دهید که آلودگی به طور کامل رفع گردد.
۵_ وسایل و تجهیزات به گونه ای استفاده و نگهداری شوند که کمتر آسیب دیده و دیرتر مستهلک شوند.
۶_ به منظور جلوگیری از مزاحمت صدای زنگ تلفن را تا آنجا که امکان دارد کم کرده و با تلفن و اشخاص با صدای آهسته صحبت کنید.
۷_ برای جلوگیری از مزاحمت در محیط باز یا راهروها صدای آرامی داشته باشید.
۸_ برای جلوگیری از آلودگی صوتی و کاستن صدای مزاحم پرینتر و فاکس حتی الامکان آنها را در مکانی قرار دهید تا مزاحمت کمتری ایجاد نمایند.
۹_ از نصب تعداد زیاد تصاویر ، پوستر پلاکارد، نقشه قاب و تابلو خودداری کنید حداکثر دو تابلو یا قاب در هر اتاق مناسب به نظر می رسد.
۱۰_ از کشیدن سیگار مخصوصاً در محیط های سربسته خودداری شود.
مرحله چهارم : دستورالعمل استاندارد سازی
هدف از این مرحله کنترل و اصلاح دائمی و حفظ استانداردهای ۳S نخست می باشد لذا لازم است که طرحهای ، S3، S2 ، S1 درصورت لزوم هرچهار ماه یک بارمورد بازبینی قرار گیرند.
۱_ هر یک از اقلام اداری و وسایل باید دارای کد شناسایی باشند.
۲_ لازم است نوع و تعداد اقلام اداری مورد نیاز در هر واحد تعیین گردد و با نوع و تعداد استاندارد اقلام مقایسه شده و برای رفع این تفاوت اقدام شود.
۴_ لازم است معین گردد که هریک از وسایل در اختیار کدام واحدیا شخص قرار دارد ( ثبت طی فرم مشخص ).
۵_ لازم است شماره پرسنلی کارکنان مشخص باشد.
۶_ لازم است نام و سمت افراد در واحد و محل استقرار آنها مشخص شود.
۷_ لازم است جهت شناسایی نام هرواحدو شماره اتاق بالای درب ورودی (درمکان مناسب) نصب گردد.
۸_ طرز قرار گرفتن میزها باید به گونه ای باشد که حتی المکان هیچ نیفتاده و یا بین میزها آویزان نباشد.
۹_ محل قرا گرفتن اشیاء داخل اتاق و فاصله آنها با فیوز برق یا وسیله گرمایشی باید به گونه ای باشد که احتمال حریق کاهش یابد.
۱۰_ سیم برق تلفن و کامپیوتر نباید دروضعیتی باشد که مانع رفت وآمد و سلب ایمنی کارمندان شده و یا بین در و پنجره و یا در محلهای نامناسب و روی زمین قرار گرفته باشد.
۱۱_ باید از فیوزهای فرعی درسیستم های برق رسانی استفاده گردد تا احتمال خرابی تجهیزات و یا ایجاد حریق کاهش یابد.
۱۲_ از داکت و کانالهای مخصوص سیم برق و تلفن جهت جمع آوری سیمها و جلوگیری از پراکندگی و ظاهر نامناسب و رها شدن روی زمین و در محل های نامناسب استفاده گردد.
۱۳_ محل قرار گرفتن اشیاء داخل اتاق باید به گونه ای باشد که مانع خروج اضطراری و سریع کارکنان نگردد.
۱۴_ لازم است تمام اشیاء افراد و اموال بیمه گردند.
۱۵_ در قسمتهای مورد نیاز کپسول آتش نشانی و تجهیزات اطفاء حریق و یا سیستم هشدار دهنده مناسب قرار داده شود و افراد با طرز کار آن اشنا گردند.
۱۶_ سیستم هشدار دهنده / اطفاء حریق/شیروشیلنگ آتش نشانی باید مطابق دستورالعمل استاندارد خودش مورد بازبینی وکنترل قرار گیردوآموزش لازم به کلیه پرسنل برای استفاده ازآن داده شود.
۱۷_ در محیط کاری بسته با هدف عدم آلوده کردن محیط ، سیگار کشیدن ممنوع گردیده و در محل های مناسب اطلاعیه / تابلو هایی به همین منظور تهیه و نصب تهیه و نصب گردد.
مرحله پنجم : دستورالعمل حفظ و نگهداری
هدف از اجرای این مرحله ایجاد توسعه و بهبود عادات و اخلاق هایی است که تضمین کننده حسن انجام فعالیتها به بهترین شیوه باشد در این مرحله تأکیدی بر آن میباشد که کارکنان و مدیران احترام را به شکل متقابل رعایت کنند و به حقوق یکدیگر احترام بگذارند کارکنان در جهت رعایت مقررات وضع شده کوشا باشند. برای آسان تر انجام شدن این مرحله رعایت نکاتی مد نظر میباشد از جمله اینکه :
۱_ هر شخص محیط کار خود را خانه دوم خود بداند.
۲_ هرشخص همواره ارزش تلاش هایش رابرای بهتر نگه داشتن محیط کاربه یاد داشته باشد.
۳_ هر شخص سعی در گسترش و توسعه عادات و رفتارهای درست خود نموده و بالطبع عادات و رفتارهایی که احتمال آشفتگی و بی نظمی و پیامد های نازیبا و …. را دارد تحت کنترل و سعی در محدود کردن و جذب آنها برآید.
۴_ هر شخص سعی در بهبود روشهای برخورد با دیگر همکاران و ارباب رجوع داشته باشد.
این گونه موارد و دیگر آموزش ها می تواند به شکل تک برگ و پوستر و از طریق شبکه / تابلو اعلانات و …. به آگاهی کارکنان رسانده میشود .دستورالعمل اجرایی مرحله پنجم (۵s) به شرح ذیل می باشد.
آموزش
۱- قبل از آموزش باید نیاز سنجی آموزشی صورت گیرد.
۲- آموزش باید متناسب با موارد ذیل باشد:
- نوع فعالیت سازمان سطح تحصیلات کارکنان ، فرهنگ وجو سازمانی وامکانات آموزشی سازمان.
- درصورت لزوم از فیلمهای آموزشی۵s تهیه شود و مورد استفاده قرار گیرد.
- در صورت لزوم مفاهیم آموزشی به مرور در قالب تک برگ اسلاید و ….. به تمامی کارکنان ارایه شود.
- آموزش کارکنان حتی الامکان باید در داخل سازمان انجام پذیرد و بهتر است که آموزشها در ساعت و روزهای اداری و نیز از طر یق شبکه انجام شود.
- آموزش می تواند غیر حضوری و از طریق شبکه بصورت ارائه اسلاید و …. باشد.
- لازم است مدیران و مسئولان با مفاهیم اولیه و نیاز به ۵s و مزایای آن همچنین تأثیرات مبانی ۵s آشنا شوند.
- لازم است تمامی کارکنان با مفاهیم ۵s و روشهای اجرائی این سیستم در واحد خودشان آشنا شوند.
- لازم است کارکنان موقت با مقاهیم ۵s آشنا شوند ( مانند کارکنان ساعتی یا پیمانی و …. )
- باید مراجعه کنندگان به سازمان نیز صرفاً با عناوین پنج گانه ۵s به صورت کلی آشنا شوند.
( مثلاً به کمک تابلو اعلانات نزدیک در ورودی سازمان یا از طریق نشریه و یا از طریق روابط عمومی و …..) - لازم است که برنامه جامع آموزش، شیوه های آموزشی مورد نیاز به امکانات آموزشی هر سال مورد بازنگری قرار گیرد.
