استفاده از دستورالعمل برچسب قرمز (Red Tag)
در راستای اصل پاکسازی و نظم و ترتیب در اصول پنج‌اس و شناسایی اقلام غیرضروری، دستورالعمل برچسب قرمز یا Red Tag نیز استفاده شود که خلاصه‌ای از آن را ذکر می‌کنیم.
در ابتدای دستورالعمل به معرفی سیستم پنج‌اس پرداخته شده و آنرا سیستمی فکری عملیاتی برای پیشگیری از اتلاف منابع، بهبود بهره‌وری و ارتقاء کیفیت شناسانده است. در تعریف دیگری چنین ذکر شده: تلاش سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر که به عنوان کار پایه استراتژی بهره‌وری و مدیریت نوبت مطرح است.
اهداف سیستم هماینطور بیان شده است: بهبود روابط انسانی، تعیین معیارهایی جهت حذف غیر ضروری‌ها و نظم و ترتیب در محل کار، دستیابی به محیطی منظم و دلپذیر، سریعترین روش بری جابجایی و دسترسی سریع به اقلام و تجهیزات که در کل می‌توان آنها را به نجات از بیهوده‌کاری ها و ترغیب افراد به رفتار مسئولانه تعبیر کرد.
جداسازی اقلام ضروری و غیر ضروری با برچسب قرمز در زبان ژاپنی عملیات آکافودا Aka fuda نام دارد و فلسفه آن اهمیت ساماندهی، نظام و سازمان مشخص و پرهیز از پراکنده‌کاری است. در گذشته انبار کردن وسایل بی‌ارزش رواج داشت ولی امروزه که با انبوه کالا و اطلاعات مواجهیم. به نظامی محتاج هستیم جهت استفاده بهینه. ذخیره‌سازی اشیاء و اطاعات و نحوه استفاده از آنها همانقدر مهم است که دور ریختن اقلام زائد. یعنی چه چیز را ذخیره کنیم تا در هنگام لزوم به آسانی در دسترس باشد. روش آیدا (پروفسور ژاپنی) Aida Method که هر روز ضمن رفتن به دفترش نامه‌های رسیده را بررسی می‌کند و هنگام رسیدن به اتاق کارش نامه‌های زائد را در سطل زباله می‌اندازد. متضمن این نکته است که ذخیره‌سازی اشیاء و اطلاعات به صورتی نامنظم و غیرانتخابی، حاصلی از پر کردن جا و دوباره‌کاری ندارد و همواره باید اشیاء غیرضروری را دور ریخت. برخی اوقات او هنگام نشستن پشت میز کارش نامه‌ای برای بررسی ندارد. ساماندهی به معنای واقعی کلمه. هنر دور ریختن اشیائی است که به آنها احتیاج نداریم.
دورنمایی عملیات چنین تعریف می‌شود: مشخص کردن رهیافت نسبت به اجرای سیستم و سپس تصمیم‌گیری نسبت به گستردگی عملیات مقتضی و تبیین بینش اصلی در حذف اقلام غیرضروری مراحل اجرایی عملیات حذف اقلام غیرضروری عبارتند از:
- تعیین گسترده عملیات: چه چیز را نگه داریم و چه چیز را نه؟
- کسب آمادگی‌های لازم: (پنج چ و یک ک ۵W & 1H چه کسی؟ مسئول چه کاری؟ چه وقت؟ چطور؟ چرا و کجا؟)
- آموزش افراد برای تشخیص اقلام غیرضروری: اگر این کار به طور صحیح انجام نشود. باید ساماندهی را به دفعات متوالی و هر بار با جزئیات و دستورالعمل بیشتری تکرار کنیم.
- تعین مقیاس های کلی و انجام ارزیابی: فهرست اشیاء غیرضروری خارج شده از محل و تعدادشان باید ثبت و ضبط شود. تصمیم‌گیری و ارزیابی می‌تواند چنین باشد: دور ریختن. انتقال آنها به انباری دورتر از محل فعلی ذخیره نگهداری یا…
- انجام ممیزی‌های ادواری و گزارش به مدیریت عالی
بکارگیری تکنیک Red Tag می‌تواند از این موارد جلوگیری کند:
- افزایش حجم انبارها
- بالا رفتن هزینه نگهداری انبار
- برخی کالاها تاریخ مصرف معینی دارند و منقضی می‌شوند. همچنین ممکن است برخی از آنها از مد خارج شوند یا چون تمایلی به تولیدشان نداریم، راکد باقی بمانند.
- ازدیابد بیش از حد کالا سبب معیوب شدن آنها هنگام جابجایی و … می‌شود. پس باید حجم موجودی راکد و کم گردش در انبار را کاهش داد.
برچسب قرمز یک فن حیاتی نظم و ترتیب، پاکسازی و خانه تکانی است. طبق تعاریف موجود در دستورالعمل، با رسیدن به هر چیز غیر ضروری باید برچسب قرمز را به آن الصاق کنیم تا به راحتی ببینیم چه چیزهایی زائد است. این کار از تکنیکهای اصل و فنون اساسی مدیریت دیداری Visual به شمار می‌آید.
چگونگی اجرای فن Red Tag :
- حرکت از صفر (توجیه و آموزش) با کسب اطمینان از این که هیچ چیز غیرضروری از چشم پنهان نمی‌ماند.
- تشخیص اقلام غیرضروری، تعریف حداقل برای دوره زمانی معینی مورد نیاز نباشند. باید به محل تجمع اشیاء زائد بیشتر توجه کنیم. اماکنی همچون؛ فقسه‌ها و گنجه‌ها (بخصوص قسمت عقب و بالاترین طبقاتشان) گذرها و گوشه‌کنارها. محل نگهداری لوازم، محل تولید و نگهداری قطعات، محل نگهداری مته‌ها و گیره‌ها و … محل نگهداری مواد و کالا . بیشتر جاهایی هستند که برای نگهداری و مخفی کردن اشیاء زاید مورد استفاده واقع می‌شوند.
- تدوین استاندارد: با توجه به وضعیت اقتصادی جامعه و تحلیل‌های اقتصادی مالی و وضعیت موجود شرکت
- تولید برچسب قرمز: برای آن که هر کس در نگاه اول آنرا تشخیص دهد. باید بزرگ و در چشم زننده باشد. ذکر نام جنس، مقدار، دلیل و … که روی برچسب قرمز قید می شوند.
- الصاق برچسب قرمز:
الف) افراد مستقیماً درگیر با اقلام نباید این کار را بکنند. (الصاق برچسب)
ب) هیچ بهانه‌ای مورد قبول واقع نیست
پ) الصاق قاطعانه برچسبها
ت) الساق برچسب بر روی اقلام مشکوک فراموش نشود
ث) تعداد زیاد برچسبها نشاندهنده فرآیند مؤثر بازرسی و کنترل است. نه نقص آن.
به چه اقلامی Red Tag برچسب قرمز می‌زنیم؟
- هر چیزی که ضرورتی ندارد (اسناد، نقشه‌ها، مواد کالای در جریان ساخت. پرونده‌ها لوازم اداری و .. )
- انبارها (مواد، قطعات، کالای در جریان تولید و محصول نهایی)
- ماشین‌ها (کپی، کاغذ خردکن، فاکس…)
- مکانها (کف کارگاه تولید و مکانهای دفتری، فقسه‌ها و اتاقها و .. )
- اسناد (گزارشها، بخشنامه‌ها، اعلامیه‌ها، صورت جلسات و … )
- پوشه‌ها (پرونده‌های راکد، فایل اسناد. کابینتها، میز و صندلی و … )
- لوازم التحریز (مداد، خودکار و … )
چگونگی طراحی برچسب قرمز:
- مشخص بودن و جلب توجه بیننده در نگاه اول با سهولت و راحتی
- با دوام بودن، خود چسب بودن، داشتن پوشش پلاستیکی برای حفاظت از گرد و خاک و رطوبت (می‌توانیم از نوار چسب قرمز استفاده کنیم)
طبقه‌بندی اقلام:
روی برچسب قرمز این اطلاعات قید می‌شود: طبقه‌بندی، شناسه قلم مقدار و ارزش، دلیل، بخش مسئول (مدیریت و معاونت)، تاریخ، نوع اقلام و شماره مرجع کنترل، [مشخصات مندرج روی کارت Red Tag ] دلیل می‌تواند چنین باشد، غیر لازم، معیوب، غیرضروری ، بلااستفاده، ناشناخته، سایر…
نوع اقلام احتمالی چنین است: حذف، برگشت به محل اصلی (اولیه)، انتقال به انبار موقت برچسب قرمز، انبار جداگانه و سایر …
نکات مورد توجه در الصاق برچسب:
این کار توسط کارکنان کارگاه ممکن نیست. باید اشخاص ثالث که تعصبی نسبت به اقلام ندارند. اقدام به این کار نمایند. یعنی الصاق برچسب توسط فردی به جز افرادی که اقلام به آنها متعلق است یا در حیطه مسئولیت مستقیمش می‌باشد. به هر قلم مشکوک نیز برچسب نصب می‌کنیم. زمان لازم جهت الصاق برچسب یک تا دو روز برای هر حوزه تحت بررسی برآورده شده است.
افراد مسئول الصاق برچسب می‌توانند مدیر یا رئیس کل باشند. چون مسئول کار مستقیم با ماشین یا فرار مورد نظر نیستند. مجری همچنین می‌تواند نماینده ۵S در قسمت باشد.
رفتار: کارکنان معتقدند قطعاً همه چیز ضروری و مورد احتیاجشان است. باید با دید منتقدانه اوضاع را برسی کرد. اشکالی ندارد در مراحل اولیه به عنوان مجری و مسئول نصب Red Tag به نظر کارکنان فرد بیرحمی برسیم (چون این نگاه ابتدایی، رفته رفته اصلاح می‌شود) نحوه اقدام وارزیابی خیلی مهم است. یعنی بررسی دلایل الصاق برچسب قرمز و ارزیابی آنها و نهایتاً تصمیم‌گیری در مورد اقلام مناسب
در مورد تجهیزات:
هر نوع تجهیزات ابزار ، قالب و ماشین آلات و … که با فعالیت بهبود مستمر ۵S در تقابل است. حذف می‌کنیم و برای ارزیابی تعیین تکلیف اقلام بر چسب خورده فرمهای خاصی تهیه و تکمیل می‌شوند.
اقلامی که غیر ضروری نیستند و برچسب روی آنها نصب نمی‌شود:
الف) مربوط به پروژه‌های معوق می‌باشند که به طور موقت و به دلایل مختلف اجرای آن متوقف شده یا تأخیر دارد.
ب) مربوط به پروژه‌های جدید که در آینده اجرا می‌شوند.
ج) مربوط به محصولات خاصی که طبق سفارش مشتری تولید می‌شوند با فرض عدم وجود برنامه تولید برای آنها)
د) مربوط به محصولات فعلی شرکت که در حال حاضر در خطوط تولید قرار دارند.
لازم به ذکر است که در این تکنیک‌هائی که به نظر زائد می‌رسند، پس از نصب برچسب قرمز، به انبار منتقل نمی‌شوند. بلکه اگر برای دوره معنی مثلاً یک هفته، دو هفته ، یا یک ماه، کسی از آنها استفاده نکرد و برچسب قرمز روی آنها باقی ماند. به انبار می‌روند.
