۵s چیست؟

ماهیت درونی ۵s  درباره حذف  فرآیندهای اضافه فاقد ارزش از طریق ارتقاء روش‌های استاندارد برای انجام کارهای ضروری می‌باشد. بنابر‌این یک برنامه ۵s  باعث بهبود کارایی، بهبود کیفیت، روان‌سازی انجام کارها و ایمنی کارگران می‌شود. واژه ۵s  بر اساس پنج کلمه ژاپنی که با حرف s شروع می‌شوند نامگذاری شده است.  این ۵ رکن ساختار اصلی سیستم ۵s را تشکیل می‌دهند که مزایای قابل استفاده‌ای دارند که به شرح زیر است:

• زمان تلف شده جهت جستجوی ابزار آلات را کاهش می‌دهد.
• میزان جابجا شدن جهت تکمیل کارها را کاهش می‌دهد.
• با حذف کشیدگی، خمیدگی و خطرات ناگهانی ایمنی انجام کارها را افزایش می‌دهد.
• افزایش قابلیت اطمینان در وسایل و تجهیزات مورد استفاده می‌شود.
• فضای مفید و قابل استفاده بیشتری را در اختیار کارگر قرار می‌دهد.
• برای آسان‌تر شدن انجام کارها و داشتن دقت بیشتر در آموزش متقابل مراحل و گامهای انجام کارها را استاندارد سازی می‌کند.
• به گسترش یک بستر مناسب برای داشتن فرهنگ بهبود مستمر در سازمان کمک می‌کند.

خلاصه هر یک از ارکان ۵s به شرح زیر می‌باشد:

(sort) ساماندهی

ساماندهی عبارت است از فرآیند حذف هر چیزی  که در محدوده کاری ما مورد نیاز نمی‌باشد. همچنین این فرایند شامل سرکشی کردن همه کنج‌ها، زوایا، شکاف‌ها، میزها و کابینت‌ها، قفسه‌ها و نقاط پنهان از دید در محیط کاری می‌باشد. این کار می‌تواند به کمک تگ‌های قرمز رنگی انجام شود که در محیط کار مورد استفاده قرار گرفته و برای افرادی که در هنگام حادثه از آن منطقه عبور می‌کنند بیانگر نوع وضعیت در آن محل می‌باشند. در سیستم ۵s  ساماندهی می‌تواند از طریق برگزاری هر چیزی که در محیط غیر ضروری به نظر می‌رسد انجام شود سپس همه تگ‌های قرمز رنگ به محل از قبل تعیین شده برای نگهداری تگ‌ها منتقل شده تا در موقعیت‌هایی که در آینده به وجود می‌آید نیز مورد استفاده قرار بگیرند.

(set in order)  مرتب کردن و طبقه بندی

 به طور کلی عبارت است از فرآیند چیدمان وسایل تجهیزات و فرآیندهای که مورد استفاده کارگران در آن محدود است. اساساً این چیدمان و نظم و ترتیب باعث بهبود ایمنی و رعایت آرگونومی کارگران در زمان انجام کار می‌شود. به طور کلی این مرحله از سیستم ۵s نسبت به سایر مراحل  آن نیازمند زمان بیشتری است و تعداد بیشتری از ابزارهای سیستم ۵s نظیر نوارهای مورد استفاده در کف، فومهای کنترل ابزار، تابلوها و تخته‌های میخکوب شده، نوارهایی که سایه اشیاء را نمایش می‌دهند، ماشینهای برچسب‌زنی و مواردی از این قبیل را شامل می‌شود.

(shine)  پاکیزه سازی

 بیشتر کارهایی که در این مرحله انجام می‌گیرد همزمان با کارهای مرحله طبقه بندی انجام شده است. در این مرحله ما سه هدف را پیگیری می‌کنیم؛ اول تمیز کردن محدوده کاری که می‌تواند شامل ساییدن و رنگ کردن تجهیزات، رنگ کردن دیوارها و مانند اینها باشد. دوم مسئولیت پذیری مطابق با برنامه و برای اطمینان از این که  محدوده کاری شرایط استاندارد را حفظ می‌کند ارتقا دهیم و مهم‌ترین مورد این است که پاکیزه‌سازی محیط کار شرایطی را فراهم می‌آورد که از تمیزی و نظافت به عنوان روشی برای آسان تر کردن بازرسی ماشین آلات استفاده شود به این نحو که ماشین آلاتی که نیاز به تعمیر دارند را از طریق نشانه‌های خاص شناسایی می‌کنید. به عنوان مثال لکه‌های روغنی که  در یک سطح تمیز و براق ریخته شده است توجه بیشتری را به خود جلب می‌کند.

(standardize)  استاندارد سازی

 این مرحله از طریق شفاف‌سازی و تعیین روشهای دیداری کمک می‌کند تا شرایط حاکم بر محدوده کاری آن چنان که باید باشد حفظ شود.  یکی از ابزارهای مهم مورد استفاده در استانداردسازی ممیزی سیستم ۵s می‌باشد که عبارت است از یک سری اقدامات معمول و مشخص که بر مبنای مجموعه‌ای از استانداردهای سخت گیرانه پیاده سازی می‌شود نتیجه اعلام شده و نتایج به دست آمده مورد بررسی و نظارت قرار گرفته و اقدامات لازم برای بهبود نتایج به دست آمده نیز ذکر می‌شود.

(sustain)  تثبیت

 به عنوان دشوارترین رکن در بین پنج رکن سیستم ۵s مطرح می‌باشد. ثبات مسیری است که از بازگشت همه چیز به مسیر و روند قبلی خود یعنی زمانی که هنوز سیستم ۵s اجرا نشده بود جلوگیری می‌کند. رکن ثبات به تکرار پشتکار، سعی و کوشش و جوابگو بودن نیاز دارد تا به یک عادت تبدیل شود.

سیستم ۵s چگونه اجرا می‌شود؟

 در اینجا به طور خلاصه به بیان این مطلب می‌پردازیم و در مقالات آینده به طور گسترده به شرح اجرایی هر یک از پنج رکن سیستم ۵s  خواهیم پرداخت. معمولاً ارکان سیستم ۵s  از یکدیگر پیروی و تبعیت می‌کند و یکی پس از دیگری تکمیل و اجرا می‌شوند. هنگامی که یک شرکت تصمیم می‌گیرد تا به کمک سیستم ۵s پیشرفتی را در روش‌های اجرایی خود تجربه نماید ضروری است که به درستی برنامه ریزی نمایند برخی فاکتورهای که در این مسیر باید لحاظ شوند این موارد را شامل می‌شود. انتخاب دقیق و مناسب برای رهبر پروژه، انتخاب مجری سیستم ۵، s انتخاب اعضای تیم کاری، تعیین ابعاد و اندازه محیط کاری مورد نظر، تعیین چهارچوب زمانی و نهایتاً تعیین هدف مناسب داشته باشیم.

• رهبر پروژه:  بسیار مهم است که فردی به عنوان مدیر پروژه سیستم ۵s انتخاب شود که فهم و درک عمیق نسبت به سیستم ۵s  ، تجربه برجسته و درخشان در حوزه مدیریت و تغییر فرآیندهای اجرایی داشته باشد.
• مجری سیستم ۵s:  معمولاً فردی است که مسئول و پاسخگو منطقه کاری مورد بحث می‌باشد.مجری ۵s وظایف خود را انجام می‌دهد در حالی که اعضای تیم را راهنمایی کرده و دستورات لازم را به آنها ارائه می‌کند.
• اعضای تیم کاری:  اطمینان حاصل کنیم که همه افرادی که به طور مستقیم در محدوده کاری مورد نظر فعالیت می‌کنند. با اجرای سیستم ۵s  درگیر بوده و در آن مشارکت داشته باشند. علاوه بر این به عنوان یک ایده شما می‌توانید از نظریات یک یا دو نفر که خارج از دپارتمان شما کار می‌کنند را به عنوان افرادی که “نگاهی نو” به شرایط دارند بهره ببرید.
• بزرگی و گستردگی منطقه کاری:  برخی شرکتها هنگام شروع اجرای سیستم ۵s  همه واحدها و بخشهای کارخانه را در گیر می‌کنند که البته این روش شروع به کار معمولاً ایده خوبی نمی‌باشد. برای اینکه کارها و اقدامات ضروری بهتر بتوانند اجرایی و تکمیل شوند اندازه محدوده کاری را ۱۰۰۰ فوت مربع در نظر می‌گیریم در حالت مطلوب محدوده را به شکلی انتخاب کنید که یک سری از فرآیندهای کاری در همانجا شروع و در همانجا پایان یابد. سیستم ۵s  می‌تواند به روان سازی انجام کارها در همه فرایندها کمک نماید.
• دوره زمانی: برای زمانبندی کارهای مقدماتی اجرای سیستم ۵s   دو گزینه وجود دارد. گزینه اول این است که محدوده کاری را برای ۳ تا ۴ روز تعطیل کنیم و یک تیم به منظور انجام کارهای مقدماتی به آن اختصاص داده شود. گزینه دوم این است که برای تکمیل فعالیتهای مقدماتی روزانه چند ساعت در هفته یا یک روز در هفته به پیگیری این فعالیتها تخصیص داده شود. بسیاری از شرکت‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که مدیریت کردن گزینه دوم راحت تر می‌باشد ضمن اینکه مزاحمت کمتری برای سایر فعالیت‌های شرکت ایجاد می‌کند.
• هدف نهایی:  قبل از هر اقدام برای تغییر هر فرایند لازم است که هدف کلی را مشخص کرده و در مورد آن تصمیم گیری نمایید تعدادی از شرکتها برای اینکه بتوانند به سادگی مکان مورد نظر را تمیز نمایند از سه روش ساماندهی، مرتب کردن و پاکسازی استفاده می‌کنند. با بکارگیری این روش مکان مورد نظر تمیز می‌شود، اما بدون دو رکن استانداردسازی و ثبات تمیزی آن محدوده تداوم نمی‌یابد. شرکت به طور جدی باید تصمیم گیری کند که پروژه سیستم ۵s  یک پروژه تمیزکاری فوری می‌باشد یا تغییر کلی و جامع در مدیریت فرآیند کاری را می‌خواهد پیگیری نماید؟  یک برنامه ۵s  واقعی هرگز متوقف نمی‌شود؛ زیرا همواره گردش کار آسان تر و مطمئن تر و سریع تر و ایجاد می‌کند.

ضروری است که قدم ها را مطابق آنچه پیشنهاد شده بردارید و هیچ یک از مراحل را حذف نکنید. راهنمایی ذکر شده در این مطلب بر مبنای بیش از یک دهه تجربه اجرایی روشها و اصول تایید شده و تجربه‌های کسب شده توسط نویسنده می‌باشد. سیستم ۵s  سیستمی است که بدون در اختیار داشتن همه اجزاء مربوطه‌اش عملکرد مناسبی نخواهد داشت. سیستم ۵s   مشابه خانه‌ای است که با کارتهای بازی ساخته شده باشد. با بیرون کشیدن یک کارت خانه همچنان پابرجا می‌ماند اما اگر فقط یک کارت دیگر یا تعداد بیشتری کارت را بیرون بکشیم احتمالاً همه آن خانه روی دستانمان  فرو می‌ریزد.

 پیشنهاد می‌کنم یک کلاسور با ضخامت ۲ اینچ که دارای سه ردیف باشد برای نگهداری مستندات ۵s  آماده نموده تا بتوانید در آینده از این مدارک به عنوان راهنما و مرجع کاری خودتان استفاده کنید.

منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s

 ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی -صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی