فرآیند ۵s، دستورالعمل‌ها، متدها
برای اجرای فرآیند ۵s در سازمان نیاز به ساختارهای تعریف و تبیین شده می‌باشد که اجرای اصول پنجگانه در شرایط مناسب و بر اساس روشهای معین انجام شود تا امکان نظارت و کنترل صحیح آن فراهم گردد به همین دلیل ساختارهای لازم در قالب فرآیند ۵s و دستورالعمل و متدهای آن شکل گرفته است که در این بخش ارائه می‌گردد جهت استفاده صحیح از این استاندارد هر یک از آنها را تشریح و کاربرد آن را بیان می‌کنیم:
- فرآیند: مجموعه فعالیت‌های مرتبط با هم کار ورودیهای مشخص را به خروجی‌های موردنظر تبدیل کند در اینجافرآیند۵s ارائه گردیده است.
- دستورالعمل: دستورالعمل چگونگی انجام اقدامات مربوط به ساماندهی محیط کار و افراد مرتبط با آن را تشریح می‌کند.
- متدها: جزئیات انجام فعالیت‌ها که نیاز به تعریف و تشریح دارد در متدها تدوین می‌شود.
دستورالعمل ساماندهی محیط کار با فرآیند ۵s
۱- هدف
بهبود مستمر فرآیند ۵s از طریق فعالیت‌های ذیل:
- شناسه ی کلیه ایرادات عوامل تولید در حیطه فعالیت یک سرپرست
- حذف ریشه ایرادات تا حد امکان با دید کایزنی
- ترویج مسئولیت پذیری در فعالیت‌های بهبود و خلاقیت در میان سرپرستان و سایر کارکنان واحدهای تولیدی
۲- دامنه کاربرد:
این دستورالعمل کلیه واحدهای تولیدی شرکت….. را در بر می‌گیرد.
۳- مسئولیت‌ها:
- مسئولیت تهیه و برقراری این سند با مدیریت ارائه اداری می‌باشد.
- مسئولیت اجرای این سند با مدیران واحدهای سازمان می‌باشد.
۴- تشریح فرآیند ۵s
- ورودیهای فرآیند ۵s
- استاندارد و عملیاتی سازمان
- چارت سازمانی
- شرح وظایف پرسنل
- مشکلات شناسایی شده پرسنل، مراجعه کنندگان،…
- اهداف و برنامه‌های مرتبط با ساماندهی محیط کار
- عناوین آموزشی و اطلاعات مرتبط با ارتقاء توانایی پرسنل
- لیست واحدهای متولی تهیه، نگهداری، توزیع و تعیین تکلیف اقلام عمومی در سازمان
کنترل فرآیند ۵s
- شناسایی اقلام ضروری از غیر ضروری و تعیین تکلیف اقلام غیرضروری با استفاده از متد اصل اول
- قرار دادن اقلام در محل خاص خود با استفاده از متد اصل دوم
- تدوین استانداردهای مرتبط با فرآیند ۵s با استفاده از متد اصل چهارم
- اقدامات مرتبط با آموزش و فرهنگ سازی با متد اصل پنجم صورت می‌گیرد.
- تدوین اقدامات انجام شده در قالب سوابق اجرایی فرآیند ۵s
- تدوین برنامه‌های خاص برای اجرای اقدامات تکمیلی فرآیند ۵s نیاز به صرف منابع خاص دارد.
- ارائه گزارش کارهای انجام شده به نماینده مدیریت و اعلام آمادگی جهت اجرای ارزیابی شرایط واحد.
- اجرای ممیزی توسط نماینده مدیر هر واحد با استفاده از چک لیست‌های ۵s با هدف اطمینان از کفایت اقدامات انجام شده.
خروجی فرآیند ۵s
- گزارش اقدامات انجام شده
- چک لیست‌های تکمیل شده فرآیند ۵s
- اهداف و برنامه‌های تکمیل شده در جهت اجرای ساماندهی در محیط کار
- ضایعات اقلام مازاد و لوازم اضافی واحدها
- درخواست تامین لوازم و تجهیزات
- درخواست انجام تعمیرات
- درخواست رنگ آمیزی و زیباسازی در محیط کار
- اعلام ایرادات واحدهایی که در آنها برنامه اجرا شده است.
- درخواست تامین ابزار آلات
پایش و اندازه گیری فرآیند ۵s
پایش فرآیند۵s در فرآیند توسط مدیر هر واحد انجام می‌شود و اندازه‌گیری فرآیند بر اساس تعداد مطابقت‌های واحد طبق چک لیست ۵s انجام می‌شود تا شرایط واحد برای دستیابی به گواهینامه ۵s مشخص گردد.
تعاریف
- تولید: به کلیه منابع شامل ماشین آلات ، ابزار و تجهیزات، مواد، نیروی انسانی و محیط کار که در کیفیت و تولید نقش تعیین کننده دارند، عوامل تولید گویند.
- ماشین آلات: به آن دسته از ملزومات تولیدی اطلاق می‌شود که در محل ثابتی نصب شده و حداقل یک عمل تولیدی به کمک آنها انجام می‌گردد این گروه به طور عادی فاقد هرگونه جابجایی فیزیکی می‌باشند.
- تجهیزات: به آن دسته از ملزومات اطلاق می‌شود که هیچ گونه عمل تولیدی به وسیله آنها به صورت مستقیم انجام نمی‌شود و عمدتاً به منظور جابجایی عرصه تولیدی و قطعات مورد استفاده واقع می‌شوند.
- ابزارآلات: به آن دسته از ملزومات اطلاق می‌گردد که در محل ثابتی نصب نشده و در عملیات تولیدی به کار گرفته می‌شوند و همچنین قابلیت نقل و انتقال به وسیله افراد را نیز دارا می‌باشند مانند انواع آچارها، انبردست‌ها، مته‌ها و….
- ایراد: به کلیه مسائل و مشکلاتی که مانع پیاده‌سازی و یا بهبود اصول ساماندهی محیط کار باشند ایراد گفته می‌شود.
مراجع:
- استاندارد رنگها در سازمان
- کتاب ۵s و اجرای آن در محیط کار
پیوست ها:
- متد اصل اول ۵s
- متد اصل دوم ۵s
- متد اصل سوم ۵s
- متد اصل چهارم ۵s
- متد اصل پنجم ۵s
- چک لیست ممیزی ۵ s(شامل اصل اول تا پنجم)
متد جداسازی اقلام ضروری از غیر ضروری در محیط کار(اصل اول فرآیند ۵s)
به منظور شناسایی اقلام ضروری از غیر ضروری در محیط کار اقدامات زیر ضروری است:
- یک لیست خاص از عناوین گروه‌های کالا که در محیط کار وجود دارند تهیه شود.
- کلیه اقلام موجود در محیط کار را به تفکیک گروهها لیست کنید.
- در یک دوره خاص کاربرد هر یک از اقلام را شناسایی کنید.
- مواردی که در دوره سالیانه کاربرد نداشته‌اند علامت خاص (o) به معنی (out) بگذارید.
- محل انتقال موارد o را مشخص و با توافق به محل جدید منتقل کنید.
- منابع آلودگی را شناسایی و عیب را برطرف کنید.
- اقلام معیوب و نقص فنی شناسایی و اقدام به رفع عیب شود.
- تعیین متولی جابجایی و تعیین تکلیف اقلام ضروری از غیر ضروری در هر واحد
- حذف درب‌ها، درپوشها،… در محل‌هایی که ضروری نمی‌باشد.
- اصلاح و تعمیر تجهیزات معیوب
- جمع آوری اقلام مازاد از واحدها و انتقال آنها به واحدهای مرتبط
- جایگزین کردن اقلام نو و سالم به جای معیوب
- بررسی انبارک‌ها، زیر پله‌ها،…. جهت شناسایی اقلام مازاد یا معیوب
متد چیدمان اقلام محیط کار با توجه به کاربرد آنها (اصل دوم ۵s)
به منظور چیدمان صحیح اقلام محیط کار اقدامات زیر انجام شود:
- درجه کاربرد هر یک از اقلام شناسایی و به ترتیب اولویت و دسترسی محله خاص برای آن در نظر بگیرید.
- برای هر یک از اقلام محل خاصی در نظر بگیریم و با خط کشی، علامت گذاری، نصب برچسب و غیره محل را شناسایی کنید.
- اقلام به ترتیب اندازه نوع و رنگ در کنار یکدیگر قرار گیرد.
- محل خاص برای الصاق تابلوها و نشان‌دهنده ها…. تعیین گردد.
- از تابلوها و علائم و نشان دهنده‌های خاص جهت شناسایی مسیر حرکت یا راهنما استفاده شود.
- ابزار تجهیزات و لوازم مناسب هر کار تعیین و به متولیان معرفی گردد.
- در جهت ساده سازی و کاهش تنوع اقلام مصرفی کوشش شود.
- در انتخاب مواد اولیه و تجهیزات حدالمقدور ملاحظات ایمنی و زیست محیطی رعایت گردد.
- برای پوشه‌ها، زونکن‌ها، کاورها و… از استاندارد رنگها استفاده شود یا با برچسب پلکانی و شیبدار محل آنها شناسایی شود.
- در روی میز کار محل مخصوص هر یک از اقلام مشخص شود.
- روی ساختمان طبقات اتاقها تابلو مشخص با نام خاص در صورت فرمت مشترک نصب گردد.
- برای چیدمان صحیح اقلام داخل گنجه و کمدهای شخصی افراد به روش چیدمان خاص در نظر گرفته شود.
- تعیین محل خاص برای نگهداری ضایعات با تابلوی مخصوص و طبقه بندی مخصوص.
- تدوین اسم خاص لوازم تجهیزات و ماشین آلات روی آنها.
- تهیه سایبان مناسب برای نگهداری مواد… به منظور حفاظت از بارندگی و آفتاب
- تعیین فضا و ظرفیت کافی جهت نگهداری هر یک از اقلام
- تهیه و نصب تابلوهای مخصوص شناسایی اقلام ورودی و خروجی
- نصب تابلوهای خاص اسم و سمت همکاران روی دیوار یا روی میز پرسنل
- تهیه تابلوهای مناسب برای شناسایی دپوهای مواد و ضایعات محصول….
- قرار دادن میزهای کار به صورتی که از نور طبیعی و با تابش از سمت چپ نیز استفاده شود.
- تهیه و قرار دادن گلدان، تابلو،… خاص در محل‌های مخصوص
متد نظافت و پاکیزگی محیط کار از اصل سوم ۵s
به منظور پاکیزگی و نظافت محیط کار و تجهیزات باید به نکات زیر توجه شود:
- اقدامات پیشگیرانه در خصوص جلوگیری از نشتی‌ها و ریزش،… انجام داد.
- مدت زمان معین (حداکثر ۲۴ ساعت) برای برطرف شدن منابع آلودگی در نظر گرفته شود.
- یک گروه بندی کلی از تجهیزات و لوازم قابل نظافت تهیه شود.
- برای نظافت بر اساس گروه بندی فوق‌الذکر به صورت دوره‌ای تهیه شود.
- روش جمع آوری و انتقال زباله در سازمان تعیین گردد.
- روش خاصی برای نظافت و پاکیزه کردن لباس کار و لوازم شخصی پرسنل در نظر گرفته شود.
- روش نظافت سرویس‌های بهداشتی در نظر گرفته شود.
- لوازم و تجهیزات مناسب به نظافت و پاکسازی با توجه به محیط کار و نوع آلودگی در نظر گرفته شود.
- برنامه نظافت ماشین آلات و ابزار تدوین و اجرا گردد.
- محل‌های عمومی دارای برنامه اجرایی نظافت باشند.
- برنامه نظافت فایلها در و کشوهای میزهای کار توسط خود پرسنل تدوین و اجرا گردد.
- تعیین محل خاص برای نگهداری ضایعات با طبقه بندی مخصوص
- رنگ آمیزی داخل و خارج ساختمان‌ها بر اساس رنگ‌های استاندارد تعیین شده
- تعیین رنگ و پوشش مناسب جهت سهولت نظافت و نیز حفظ پاکیزگی
متد استاندارد سازی در محیط کار (اصل چهارم فرایند۵s)
به منظور تثبیت شرایط در محیط کار می‌بایست اصول و شرایط پذیرفته شده به شرح زیر است و به عنوان استاندارد جاری گردد.
- استاندارد رنگها مدون گردد.
- استاندارد معابر از نظر ابعاد و رنگ آمیزی مدون گردد.
- استاندارد حفظ و نگهداری تجهیزات مدرن و جاری شود.
- استاندارد نوع جنس و رنگ لباس کار پرسنل مشخص گردد.
- استاندارد علائم مشخص و محل نصب آنها تعیین گردد.
- استاندارد جمع آوری، نگهداری و حمل و نقل زباله مشخص شود.
- استاندارد زیباسازی محیط کار مشخص گردد.
- استاندارد استفاده از تجهیزات و ماشین آلات مدون گردد.
- استاندارد چیدمان اقلام در کمدها و میزها و کشوها تعیین گردد.
- استاندارد جهت های باز و بسته کردن درب‌ها شیرها… تدوین گردد.
- استاندارد تابلوهای مشخصه ساختمان‌ها، اتاقها و نفرات تدوین گردد.
- استاندارد وظایف و مسئولیت اختیار پرسنل مدون گردد.
- استاندارد قاب تابلوها و محل نصب آنها تدوین گردد.
- دانلود کد گذاری استفاده مدارک و….
- تعیین استاندارد نگهداری اقلام خاص مثل تسمه‌ها، اورینگ‌ها، مواد شیمیایی…
متد فرهنگ سازی در محیط کار(اصل پنجم فرایند ۵s)
به منظور آموزش و فرهنگ سازی در محیط کار ضروری است موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:
- خلاصه عادت‌های رفتار نامناسب در محیط کار
- ریشه یابی علت‌های بروز عادت‌های نامناسب و رفتار ناشایست محیط کار
- شناسایی راهکارهای مناسب جهت اصلاح رفتار درپرسنل
- برنامه ریزی جهت تشکیل جلسات مشترک بین پرسنل و روسا و سرپرستان
- تعیین تمرین‌های خاص برای تکرار عادت‌های خوب
- تعیین روشهای اطلاع رسانی مناسب به پرسنل در خصوص استانداردها
- تدوین و ارائه لیست‌های کنترل به پرسنل جهت تکرار روشهای صحیح
- تعیین روند آموزش، تشویق، تذکر
- تعیین روشهای کار گروهی برای پرسنل به منظور تکرار کار گروهی توسط پرسنل
- برنامه ریزی و اجرای مسابقات و رقابت های گروهی در جهت ارتقاء زبان و فرهنگ کار گروهی
- ارزیابی دوره‌ای از اطلاعات پرسنل از فرایند ۵s
- طراحی و انتشار نشریه داخلی با هدف فرهنگ سازی در سازمان
- اجرای سمینارهای آموزشی در سازمان توسط پرسنل برای پرسنل
- برنامه ریزی و اجرای آموزش های رو در رو در واحدهای ستادی و اجرایی
- نصب وایت بردهای کوچک در محل کار واحدها برای اجرای آموزش رو در رو
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم۵s
نویسنده: ناصر صادقی فرد
