راههای مقابله با مشکلات و موانع موجود در پیاده‌سازی ۵s
مشکلات اجرایی پیاده‌سازی ۵s
برای اجرا و پیاده‌سازی ۵s مشکلاتی وجود دارد که بهتر از قبل آنها را شناخته و برای مقابله با آنها خود را آماده کنیم. برخی از این مشکلات عبارت است از:
- عدم شناخت کافی از پیاده‌سازی ۵s و توانایی‌های آن
- عدم آموزش کافی پرسنل شرکت جهت اجرای صحیح
- عدم توجه به تداوم اجرای سیستم ۵s و بلند مدت بودن آن
- ضعف فعالیت‌های مطالعاتی و تحقیقاتی
- عدم تثبیت مسئولین اجرایی و مدیران ارشد شرکت‌ها
- هدف داشتن پیاده‌سازی ۵s و عدم بررسی عمیق آن
- هزینه بر بودن اجرای سیستم ۵s در روزهای اول اجرای آن
- وجود جو عدم اطمینان و نبود تامین اجتماعی در بین کارکنان
- مشکلات فرهنگی سازمانی
با وجود این مشکلات باید دانست که انجام فعالیت‌های ۵s با کمک متخصصین مشاور این کار آمد بسیار سخت تر و ساده تر بوده و به محض قدم نهادن در آن مراحل بعدی با کیفیت مطلوب قابل اجرا می‌باشد.
راهکارهای اجرایی برای ارتقاء فرهنگی سازمان در جهت استقرار پیاده‌سازی ۵s (بر اساس اصل پنجم):
همانطور که اشاره شد یکی از مشکلات اساسی برای سیستم‌های مدیریت نوین در شرکت‌های ایرانی مشکلات فرهنگی می‌باشد. به جرأت می‌توان گفت که اغلب شرکت‌های ایرانی از مشکلات فرهنگی سازمانی رنج می‌برند و این موارد به صورت مستقیم بر نتایج پروژه‌های اجرایی تاثیر می‌گذارد.
تعریف فرهنگ
برای کلمه فرهنگ تعاریف متنوع و متعدد ارائه گردیده است که یکی از آنها عبارتند از “مجموعه‌ای از عادات، باورها، آداب و رسوم است که در رفتار و کردار افراد تکرار پذیر باشد”. بنابراین باید توجه کنیم که فرهنگ یک مقوله کوتاه‌مدت و آنی نیست که برخورد با آن نیز به صورت لحظه‌ای و مقطعی باشد، برخورد با مسایل فرهنگی نیاز به شناخت و درک عمیق آن دارد در مقوله فرهنگ آن چه که از سازمان تأثیر پذیرفته و بر سازمان تأثیر می‌گذارد به عنوان فرهنگ سازمانی مطرح می‌باشد.
راه‌کارها و برنامه اجرایی
به منظور تغییر اصلاح فرهنگ سازمانی نیاز به تدوین و اجرای برنامه‌های دقیق و بلندمدت است که برخی از آنها ارائه می‌گردد.
ممیزی واحدها از یکدیگر
در برنامه‌های مدون و تحت کنترل کمیته‌های اجرائی واحدها از یکدیگر بازدید به عمل آورده و نتایج این بازدید به صورت گزارش عدم تطابق و یا تطابق منعکس گردد در فرهنگ‌سازی و آموزش بین واحدی بسیار مفید خواهد بود و افراد ضمن تقویت دید ممیزی، از یکدیگر الگوبرداری می‌کنند.
” این اقدام می‌تواند در ممیزی‌های داخلی به صورت دوره‌ای مورد توجه قرار گیرد.”
نتایج ممیزی داخلی بین مدیران و سرپرستان واحدهای تقسیم گردد.
انجام اقدامات اصلاحی در واحد ممیزی شونده فقط به عهده یک یا دو نفر خاص نباشد و بهتر است از عدم تطابق‌ها بین کارکنان واحد تقسیم گردد و هر یک از افراد نقش موثری در اصلاح آن داشته باشند.
اجرای مراسم صبحگاه
هر روز صبح در شروع کار با پخش موزیک ملایم و مناسب به مدت ۵ دقیقه اقدام به نرمشهای مناسب ایستاده شود و بلافاصله به مدت ۱۰ دقیقه سرپرست واحد در خصوص پیاده‌سازی ۵s سخنرانی نموده ودر انتها اهداف روزانه ۵s با صدای بلند توسط پرسنل تکرار و افراد برای انجام کار به محل خود مراجعه نمایند.
اعلام عدم تطابق خواسته هفتگی برای اقدام اصلاحی
در اولین روز هر هفته سرپرست واحدها مشکل اصلی یا عدم تطابق مهم واحد به عنوان مورد مهم هفتگی به پرسنل معرفی نموده و از ایشان برای انجام اقدامات اصلاحی دعوت نماید و در طول هفته نظارت مستقیم بر عملکرد داشته باشد.
سرکشی مدیر صنعت به واحدها
مدیر صنعت به صورت تصادفی و بدون اطلاع قبلی به واحدها مراجعه کرده و در مراسم صبحگاه آنها حضور یابد و همراهی نماید و فقط تماشاگر نباشد بلکه عضو گروه باشد یا در زمانی که احتمال خطای پرسنل زیاد است به واحدها مراجعه نمایند و افراد خاطی را راهنمایی و به افراد خاص تحت عنوان هدیه ۵s بدهد.
انتخاب شاخص‌ها
با توجه به ارزیابی‌های انجام شده به طور مداوم شاخص‌ها شناسایی و معرفی گردند. این موارد می‌تواند به صورت ماهانه و سالانه انجام گیرد برخی از این موارد می‌تواند به صورت ذیل باشد:
۵s ترین فرد هر واحد
۵s ترین فرد صنعت
۵s ترین کارگاه
۵s ترین کمیته اجرائی
۵s ترین سرپرست
۵s ترین کارشناس
۵s ترین کارگر
۵s ترین مدیر
چاپ نشریه داخلی تحت عنوان ۵s
چاپ نشریه داخلی با عنوان ۵s به صورت دو هفته نامه یا ماهنامه جهت فرهنگ سازی و اطلاع رسانی بسیار مفید است مطالب این نشریه می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:
- اخبار اجرایی پیاده‌سازی ۵s
- معرفی شاخص‌های انتخاب شده
- جداول با شکل ۵s و یا شبیه به آن با اعطاء جایزه به برنده
- خلاصه مقالات در زمینه ساماندهی محیط کار
- پیام مدیر صنعت و مدیر گروه در خصوص پیاده‌سازی ۵s
مراسم اعطای جایزه
با توجه به جو اعتقادی مناسب در سطح گروه توصیه می‌شود جوایز مخصوص برای شاخص‌های انتخاب شده در مسجد و بین دو نماز و توسط روحانی مسجد اعطا گردد تا از برد تبلیغاتی نیز مفید واقع شود.
برنامه بازدیدهای داخلی
پرسنل واحدهای مختلف صف و ستاد همراه با سرپرست و یا مدیر خود از سایر واحدها بازی کرده و از عملکرد آنها و تجربیات کسب شده مطلع می‌گردد تا در قسمت خود اجرا نمایید.
اعزام به ماموریت و بازدید خارج از شرکت
جهتت کسب اطلاعات از تجربیات سایر شرکت‌های ایرانی، گروه‌های متشکل از افراد موفق و مخالف سیستم ۵s که به صورت ترکیبی برنامه ریزی شده باشند برای بازدید از کارخانجات و واحدهای صنعتی به این مکان‌ها اعزام شوند که ضمن کسب اطلاعات جدید به یکدیگر نیز آموزش دهند.
تشکیل مدیریت بهره وری در پیاده‌سازی ۵s
پیشنهاد می‌گرددواحدی تحت عنوان مدیریت بهره وری زیر نظر مدیر عامل تشکیل گردد که مسئولیت اجرای پیاده‌سازی ۵s فعالیت‌های اجرایی آن را برعهده بگیرد.
اعزام افراد مستعد جهت آموزش به خارج از کشور
با ارزیابی کامل و جامع پرسنلی صنعت و شناسایی افراد مستعد و توانمند می‌توان این افراد را جهت تهیه آموزش‌های کاربردی و بازدید از شرکت‌های تولیدی و صنعتی به کشورهای شرق دور اعزام کرد همچنین آموزش‌های کاربردی برای افراد فعال در زمینه ۵s در زمینه فنون آماری، ارتباطات موثر در اجرای سیستم ۵s و سایر برنامه‌های موثر.
برگزاری مسابقات ماهانه بین کمیته‌های اجرایی
طی برنامه‌ریزی دقیق و هدفمند می‌توان مسابقات اجرایی مثل اجرای ۵s، پنج دقیقه ای بین کمیته‌های اجرایی برگزار گردید و به برترین آنها پاسخ داد.
تشکیل کمیته داوران از بین همکاران
از طریق انتخابات می‌توان کمیته داوران ۵s را انتخاب و در مسابقات و مراسم از آنها کمک گرفت به این ترتیب مشارکت پرسنل بهتر جذب شده و در اینجا فرهنگ اجرایی موثر است.
طرح شعارهای جدید و فرهنگ سازی
از طرف کمیته فرهنگی هر هفته یک شعار خاص به عنوان یک شعار هفتگی طرح و با تعیین اهداف اجرای آن در سطح واحدها توزیع گردد به عنوان مثال “بیاید از یکدیگر بیاموزیم”.
تهیه لیست بهترین‌ها
لیستی از بهترین‌ها و شاخص‌ها تهیه و در کتب بهترین‌های ۵s سازمان چاپ کرد و در سطح سازمان توزیع گردد.
استفاده از فنون آماری و نمودارها
رسم نمودارها برای انعکاس عملکرد این سیستم در نشریه ۵s یا تابلو اعلانات بهترین روش اطلاع رسانی می‌باشد. توصیه می‌شود به صورت هفتگی یا ماهانه نمودارهای مختلف رسم و به معرض نمایش گذاشته شود.
تهیه سمبل خاص ۵s
به منظور شفافیت بیشتر نام و یا سیستم ۵s در تبلیغات و فرهنگ سازی بهتر است سمبل مناسبی تحت عنوان سمبل ۵s تهیه گردد که به شایستهترین واحدها و کمیته‌ها و افراد ارائه گردد. این سمبل می‌تواند به صورت دوره‌ای در اختیار این واحدها و کمیته‌ها قرار گرفته و در مرحله بعد به واحد بعدی اعطا می‌گردد که امتیاز بیشتری را کسب کرده است.
تدوین برنامه مراسم سالانه ۵s
ضروری است برنامه مکتبوب و مدونی برای مراسم سالانه سیستم ۵s تهیه کرد که در آن موارد ذیل در نظر گرفته شود:
- سخنرانی مدیر گروه
- سخنرانی مدیر صنعت
- سخنرانی استاد مدعو در خصوص موضوع ۵s و بهره وری
- برگزاری نمایش کمدی در خصوص ۵s
- معرفی شاخص‌های سیستم ۵s
- معرفی برنامه‌های سیستم ۵s
اعلام نیاز مدیر صنعت به پرسنل
نیازها و مشکلات و برنامه‌های خاص هستند از طریق مدیر صنعت به کارکنان صنعت معرفی شده و در قالب اصول پنج گانه سیستم پیاده‌سازی ۵s اقدامات اجرایی انجام شود.
تدوین اهداف سالانه در خصوص پیاده‌سازی ۵s
مدیر صنعت اهداف سالانه و ماهانه و هفتگی خاص را برای کل صنعت تعریف نموده و این اهداف به صورت مکتوب در دید پرسنل قرار گیرد. این موارد را می‌توان به صورت خط مشی سیستم پیاده‌سازی ۵s تدوین و در واحدها نصب نمود. پیرو آن نیز هر یک از سرپرستان واحدها اهداف ماهانه واحد خود را در چهارچوب سیستم ۵s تعیین و به همکاران خود اعلام کرده و به صورت کمی کنترل نمایند.
گشت ۵s
گروهی متشکل از مدیریت عامل، معاونین، مدیران واحدها و با حضور رئیس و سرپرست واحد مورد نظر با نامی تحت عنوان گشت ۵s به صورت یک روز در هفته از واحدها بازدید به عمل آورده و از عملکرد واحدها آگاهی حاصل می‌کنند در این خصوص موارد ذیل رعایت گردد:
- چک لیست ۵s در اختیار اعضا گشت ۵s قرار گیرد.
- بازدید‌ها به صورت اتفاقی باشد.
- عدم تطابق از طرف اعضا گشت ۵ s اعلام گردد.
- پیگیری عدم تطابق‌ها توسط ممیز این سیستم ۵s انجام شود.
- اعطای جایزه ویژه سیستم ۵s از طرف گشت ۵s به واحد های برتر
- گشت ۵s بر اساس برنامه ریزی دقیق انجام می‌شود ولی مسیر حرکت و محل بازدید به واحدها اعلام نمی‌شود.
آموزش‌های کاربردی برای افراد فعال در زمینه پیاده‌سازی ۵s
طراحی و برنامه ریزی دوره‌های کاربردی برای کمیته‌های اجرایی و کمیته فرهنگی، کمیته راهبری، کمیته فرعی، کمیته ممیزی،… در زمینه فنون آماری ارتباطات موثر مدیریت بحران و سایر برنامه‌های موثر و مفید در اجرای سیستم ۵s
استفاده از فنون آماری و نمودارها
رسم نمودارها برای انعکاس عملکرد سیستم کیفیت در نشریه ۵s یا تابلوی اعلانات بهترین روش اطلاع رسانی می‌باشد. توصیه می‌شود به صورت هفتگی یا ماهانه نمودارهای مختلف نصب و به معرض نمایش گذاشته شود.
مراجعه سرزده مدیر صنعت به واحدها
بدون برنامه ریزی و اعلان قبلی در شرایط خاصی از روز که احتمال خطای پرسنل از برنامه ۵s وجود دارد. مدیریت صنعتی اقدام به مراجعه و بازدید از واحدهای نمونه و افراد خاطی را راهنمایی کرده و به افراد منضبط کادوی خاصی تحت عنوان هدیه ۵s ارائه نمایید.
اجرای ۵s در حد مطلوب و ایده آل
از انجام فعالیت‌های۵s نباید ترسی به دل راه داد؛ زیرا این کار آن قدرها هم دشوار نیست. مسئله مهم آغاز کردن این فعالیت‌هاست. حفظ این کوشش‌ها و نتایج آنها بخش دشوار آن است. افراد می‌توانند دلایل بسیاری در مورد عدم توانایی خود برای انجام این فعالیت‌ها و غیر ضروری بودن فعالیت‌های ۵s و بالاخره بی‌تأثیر بودن آنها برشمردند. نتایج عملی این فعالیت‌ها خود قلم بطلان بر این دلایل و بهانه‌ها خواهد کشید.
رهبری سطوح بالای مدیریت و مشارکت همه افراد در پیاده‌سازی ۵s از اهمیت زیادی برخوردار است. رفتار و طرز برخورد مدیریت در این میان ایفاگر نقش سرنوشت‌ساز است، زیرا اگر مدیریت برخورد خوبی با فعالیت‌های ۵s نداشته باشد هیچ یک از افراد نیز آنها را جدی نخواهند گرفت. اما در صورتی که مدیریت مصمم به اجرای این فعالیت‌ها و کسب موفقیت در انجام آنها باشد این تمایل قاطعیت به افراد دیگر نیز سرایت کرده و تمامی سازمان مشتاقانه به انجام آنها خواهند پرداخت.
به این ترتیب مدیریت هر سازمان مسئول روند اوضاع و تا حد زیادی تعیین کننده موفقیت یا شکست این فعالیت‌هاست. افراد به هنگام تمیز کردن محل کار، انجام اصلاحات و تعمیر تجهیزات و ماشین‌ها ناگزیر خسته و آلوده می‌شوند. به همین دلیل لازم است که این گونه کارها را به مراحل ساده‌تری تقسیم کرد که هر یک بر نتایج حاصل از مرحله قبل استوار می‌شوند. همان طور که در خط مونتاژ هر مرحله از کار به مراحل قبلی اضافه می‌شود و در نهایت محصول نهایی را به وجود می آورد، پسروی و عقب‌نشینی مجاز نیست. موفقیت‌ها و دستاوردها را باید در هر مرحله تحکیم و از مجریان آنها قدردانی کرد. انجام خانه تکانی و پاکسازی برای یک بار کافی نیست، محل کار را باید هر روز هفته و هر هفته از سال پاکیزه و مرتب نگه داشت.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵s
نویسنده: ناصر صادقی فرد
