ارکان و تشکیلات برای اجرای کامل ۵s
کمیته‌های مجری ۵s
بالاترین و مقتدرترین کمیته موجود برای اجرای کامل ۵s سیستم کمیته مرکزی که در راس قدرت و تونایی قرار گرفته و وظیفه مهم سیاست گذاری را بر عهده دارد. پس از آن کمیته فرعی است که نقش هماهنگ کننده و مرتبط را بازی می‌کند و از لحاظ تمثیلی مانند معاون است برای مدیر چرا که دو امر ممیزی و اجرا را تحت کنترل ثانوی قرار می‌دهد که کلیه امور فرهنگی و آموزشی و همچنین ایجاد ارتباط با کمیته فرهنگی نیز به عهده همین کمیته می‌باشد.
اعضلاع جانبی هرم را کمیته‌های ممیزی و اجرایی و فرهنگ سازی تشکیل می‌دهد. با این تفاوت که کمیته اجرایی قاعده هرم است. چرا که هرم بر روی آن استوار است و اجرای کامل ۵s را برعهده دارد. در خصوص سیستم ۵s کمیته‌های اجرایی در داخل واحد و مستقیماً ایفای وظیفه می‌نمایند و نقش فوق‌العاده بنیادین و سازنده به عهده دارند لیکن فعالیت کمیته‌های ممیزی و فرهنگ سازی می‌توانند در نهایت سادگی و خونسدری اعمال گردد.
ویژگیها و تشکیلات کمیته مرکزی
کمیته مرکزی متشکل از مدیریت عالی، معاونت‌ها و مدیریتهای مستقل می‌باشد که حتی‌المقدور یک نفر از مدیریتهای مستقل هر یک از کمیته‌های اجرایی و ممیزی فرعی شرکت خواهد داشت. با عنایت به این که هسته اصلی و اساسی سیستم ۵s و در واقع و نقشه منبع تغذیه کننده سیستم مذکور را کمیته مرکزی تشکیل می‌دهد، لذا اعضای آن می‌بایست ایمان و اعتقاد کامل به اصول این سیستم داشته و نحوه ترغیب و تشویق دیگران و ایجاد انگیزه در کارکنان را نیز بدانند. چرا که اگر خود معتقد به اصلی نباشیم نمی‌توانیم در دیگران اعتقاد را ایجاد کنیم.
وظایف کمیته مرکزی در اجرای کامل ۵s
- کوشش برای بهبود مداوم و مستمر اجرای کامل ۵s
- تعیین سیاست کلی ۵s
- کوشش در جهت هماهنگی موضوع و نحوه فعالیت سیستم
- تایید و تصویب آیین نامه‌ها و خط مشی‌ها و استانداردهای سیستم
- تایید و تصویب پیشنهادهای کمیته‌ها
- تشخیص و تصویب بودجه پیشنهادی کمیته اجرایی
- پیش بینی سیاستهای تشویقی
- نظارت بر عملیات سایر کمیته‌ها
- هماهنگی با بخش‌های ذیربط در خصوص ایجاد ردیف بودجه و اعتبار ویژه و نیز سیستم هزینه یابی خاص جهت تامین هزینه‌های پروژه و ارائه تسهیلات و امکانات مورد نیاز به کمیته اجرایی
- ایجاد هماهنگی بین کمیته‌های فعال در سیستم
- تایید و پاسخگویی به انتقادات و پیشنهادات مربوط به بهبود امور نظام
- تعیین اعضای کمیته‌های اجرایی، فرعی، فرهنگی و ممیزی
- تشکیل جلسات منظم و برنامه ریزی شده جهت کنترل وظایف محوله ستاد و تعیین زمان‌های بازدید از کارخانه
- تهیه گزارش جامع از پیشرفت پروژه‌ها و مغایرت‌های احتمالی عملکرد کمیته‌ها از برنامه‌های مصوب جهت انعکاس به مدیرعامل
ویژگیها و تشکیلات کمیته فرعی
اعضای تشکیل دهنده کمیته فرعی شامل تعدادی از اعضای کمیته اجرایی و تعدادی از اعضای کمیته ممیزی می‌باشند، چرا که عملیات اجرای کامل ۵s توام با ممیزی به دلیل اهمیت موضوع نیازمند یک انسجام و ایجاد ارتباط کامل می‌باشد و به همین دلیل خصوصیاتی که اعضای کمیته اجرایی و کمیته میزی دارا می‌باشند در این کمیته جمع شده است و نقش یک سیستم کنترل را ایفا می‌کند.
وظایف کمیته فرعی
- ایجاد ارتباط کامل بین اجرای عملیات و ممیزی آن
- ایجاد هماهنگی در تدوین چک لیست‌ها به کمیته‌های اجرایی و ممیزی
- تعیین امتیازهای لازم جهت اجرای اصول سیستم
- نظارت بر جلسات آموزشی سیستم ۵s و کیفیت جلسات
- ایجاد امکانات تشکیل جلسات آموزشی
- برگزاری آزمون‌های ماهانه از جلسات آموزشی ۵s
- رسیدگی به نتایج آزمون و اعلام امتیازات مکتسبه و انعکاس آن در کمیته‌های مربوطه
- نگهداری سیستم از طریق ارزیابی ادواری
- برگزاری سمینارهای درون واحدی
- ارائه گزارشی از عملکرد کمیته‌های اجرایی و ممیزی
- انعکاس کمبودها و نقایص و نیازهای واحدها به کمیته مرکزی
تبصره (۱): کمیته فرعی کلیه وظایف سازمان تشکیل جلساتی که توسط ریاست این کمیته در یکی از روزهای هفته به مدت یک ساعت و نیمه و خارج از ساعات اداری مشخص می‌گردد انجام می‌دهد.
تبصره (۲): نمونه‌هایی از نحوه تدوین چک لیست‌ها در پیوست آمده است.
تبصره (۳): فرم نحوه ابلاغ مأموریت از کمیته مرکزی به کمیته‌های اجرایی در پیوست‌ها آمده است.
ویژگیها و تشکیلات کمیته اجرایی
اعضای کمیته اجرایی توسط کمیته مرکزی انتخاب گردیده و متشکل از معاونت‌های جزء و مسئولین واحدها که دارای حسن شهرت در فعالیت و راندمان بالا و حسن اخلاق می‌باشند و تعداد این افراد حداقل ۳ نفر و حداکثر ۷ نفر می‌باشد. اعضای کمیته اجرایی باید دارای قدرت و نفوذ کافی جهت اجرای کامل ۵s بوده و هیچگونه ضعف یا کاهلی در عملیات اجرایی نشان ندهند، چرا که اندکی بی اعتقادی نسبت به امور سیستم و بی اهمیت شمردن اصول باعث سوء استفاده گردیده و چه بسا سازمان را از دستیابی به هدف دور نماید. ضمن اینکه این افراد خود باید تسلط کامل به اصول سیستم و علم و آگاهی کافی داشته و جوابگوی کلیه سوالات کارکنان باشند.
وظایف کمیته اجرایی
- اجرای کامل آیین نامه و تصویب نامه‌های کمیته مرکزی
- تشکیل جلسات جهت نظارت و کنترل دقیق عملیات اجرایی و مطابقت عملیات با آیین نامه‌های مرتبط
- ارتباط کامل و مستمر با سایر کمیته‌ها به ویژه کمیته مرکزی که مسئولیت هماهنگی را بر عهده دارد.
- انعکاس و کمبودها و نقایص و نیازهای واحدها به کمیته فرعی
- تدوین صورت جلسه هفتگی و گزارش آن به کمیته مرکزی
- انعکاس نیازهای فرهنگی به کمیته فرهنگی و مشوق ۵s
- تشخیص نیازهای جدید در خصوص استانداردهای سیستم از طریق بازدیدهای کمیته یا پیشنهادات و انتقادات کارکنان
- تنظیم برنامه و زمانبندی اجرای عملیات اصلاحی سیستم
- تشویق کارکنان فعال به وسیله جوایز مادی و غیرمادی
- همکاری مداوم و مستمر با سایر کمیته‌ها برای رسیدن به اهداف کل سیستم ۵s
- تهیه گزارشات ماهانه از پیشرفت پروژه و ارائه به کمیته مرکزی
- ایجاد حس همکاری در کارکنان و آموزش سیستم در حین اجرا
- برقراری روش‌های انگیزشی میان کارکنان
- تعیین وظایف افراد در واحدها و گماردن هر کس برای انجام یک مورد از موارد در اصول سیستم
- تصویب فرم‌های تکمیل شده توسط کارکنان و تایید شده توسط سرپرستان
- تهیه برچسب‌ها، علائم، تابلوها،… از طریق جلب حمایت واحدهای سازمانی مربوطه در شرکت
- بازدید دوره‌ای از تجهیزات کارگاه
- ایجاد عدالت در کارکنان
- آموزش نحوه ارتباط با سایرین و ایجاد حس همکاری و تعاون
- حل مشکلات و معضلات کارکنان در حین اجرای اصول سیستم
- تدوین چک لیست با همکاری کمیته فرعی
ویژگیها و تشکیلات کمیته ممیزی
افراد تشکیل دهنده کمیته می‌بایست در بین کارکنان به عدالت و اخلاق و مشهور بوده و مجریان دقیق اصول سیستم باشند چرا که تا اعتبار کافی نباشد، ارزیابی و تصحیح عملکرد دیگران میسر نمی‌گردد. اعضای کمیته ممیزی نیز از بین کارکنان رده بالای واحدها از جمله مسئولین قسمتها که در طی سالیان خدمت از عهده وظایف مسئولیت به خوبی برآمده باشند تشکیل می شوند و انتخاب این افراد نیز توسط کمیته مرکزی و حداقل ۳ نفر می‌باشند.
وظایف کمیته ممیزی
- تعیین معیارهای ارزیابی برای کارکنان واحد ها
- ارزیابی دقیق و عادلانه بر اساس اصول سیستم و غیره به دلیل مورد قبول به طور صریح و روشن
- بازدید روزانه از کلیه قسمتها و تهیه گزارش از نتایج بازدید
- دریافت پیشنهادات انتقادات و تلاش برای ترتیب اثر دادن به آنها
- ایجاد ارتباط کامل با سایر کمیته‌ها
- تدوین چک لیست‌ها با همکاری کمیته اجرایی
- رعایت دقیق و مقررات و استاندارد و خودداری از اغماض و جانبداری در ممیزی
- انعکاس کاستی‌ها و نقایص در اجرای اصول سیستم به کمیته اجرایی و ارائه راهنمایی‌های لازم به قسمتها برای بهبود امور
- انعکاس عملکرد مثبت واحدها به کمیته مرکزی جهت تشویق کارکنان مربوطه
- کسب تخصص‌های لازم در خصوص تجهیزات و دستگاهها در جهت ایجاد امکان ممیزی
ویژگیها و تشکیلات کمیته فرهنگی و مشوق ۵s
اعضای تشکیل دهنده کمیته فرهنگی می‌بایست افرادی با ذوق و سلیقه و واجد هنر بوده و ابتکارات لازم و جذاب برای پیشبرد اهداف سیستم را داشته باشند، چرا که ممکن است تأثیرهایی را که یک پیام تصویری با کاریکاتور در افراد دارد را یک عمر نصیحت و پند و اندرز نداشته باشد. بنابراین اعضای این کمیته داوطلبانه تشکیل شده و از لحاظ رتبه‌بندی و امتیازدهی هیچ معیاری در آن متصور نمی‌باشد.
وظایف کمیته فرهنگی و مشوق ۵s
- تهیه فیلم و عکس و تصویر از عملیات اجرای سیستم قبل و بعد از اجرا
- تهیه شعر و مقاله و طنز و ارائه آنها ابتدا یا انتهای جلسات آموزشی
- تهیه پوسترهای تبلیغاتی از عملیات ۵s و نصب بر دیوار
- تنظیم و تدوین بولتن و مجلات درون سازمانی که نمایانگر فعالیت واحدها در اجرای کامل ۵s می‌باشد.
- تشکیل گردهمایی‌ها و جلسات فرهنگی ورزشی و تفریحی
- تهیه فرم‌های نظرسنجی از کارکنان در خصوص عملیات ۵s
- برنامه ریزی جشنواره‌ها و مراسم ویژه اهدای جوایز و مسابقات ویژه جهت پویایی کارکنان و جذب مشارکت آنها
- تکثیر و نشر مجلات و جزوه‌های آموزشی ارائه شده در جلسات آموزشی سیستم ۵S
- تشکیل نمایشگاه‌های عکس و نقاشی و کاریکاتور از عملیات ۵S
وظایف مدیریت عالی
- سیاستگذاری و ارائه خط مشی کلی ۵S
- ارزیابی از نحوه اجرای کامل ۵S در سطح شرکت از طریق بازدید و کلاسهای مدیریت
- تعیین نماینده جهت حضور در هسته همیاری مرکزی سیستم ۵S
هسته همیاری مرکزی
ترکیب: هسته مرکزی سیستم ۵S مرکب از نماینده مدیریت عالی معاونت‌ها و مدیریتهای مستقل و دفتر مدیریت نوین
تبصره: نماینده معاونت‌ها و مدیریتهای مستقل حتی المقدور از اعضای کمیته اجرایی آن واحد می‌باشند.
وظایف:
- تدوین استراتژی‌های سیستم با توجه به سیاست گذاری‌های مدیریت عالی
- تدوین اهداف کلی و کیفیت سیستم
- ارزیابی نقاط بحرانی، تمدیدها و فرصت‌ها
- بهبود مستمر سیستم
- ارزیابی سیستم ۵S در واحد ها از طریق چک لیست‌های مربوطه
- ارائه گزارش ادواری از عملکرد کمیته اجرایی درخواست استقرار و نگهداری سیستم
دفتر مدیریت نوین
از زیرمجموعه‌های هسته مرکزی سیستم است.
وظایف:
- تدوین سیستم ۵S
- بهبود مستمر از طریق آموزش، ارزیابی
- کوشش در جهت هماهنگ نمودن موضوع سیستم فعال نگه داشتن سیستم
- پیگیری نحوه اجرای فعالیتهای سیستم
- ثبت و بایگانی و تهیه گزارش
سرپرستان
از زیر مجموعه‌های کمیته اجرایی بوده و دارای وظایفی به شرح زیر است:
- آموزش زیردستان طبق برنامه
- تکمیل فرم‌های استقرار سیستم
- ارزیابی سیستم از طریق چک لیست‌های نگهداری به صورت ادواری
- ارائه پیشنهادات در خصوص نیازمندیهای قسمت در خصوص استقرار و نگهداری سیستم
- اشاعه فرهنگ ۵S از طریق اجرای دقیق آن توسط خود سرپرست آن
- شناسایی اقلام مازاد سالم طبق استاندارد تعریف شده کمیته اجرایی واحد به صورت ادواری
- انعکاس مشکلات و موانع به کمیته اجرایی مربوطه و راهنمایی کارکنان
- تهیه لیست اسامی افراد مشارکت کننده در فعالیتهای ۵S و ارائه به کمیته اجرایی
- ایجاد نظم و انضباط در محیط کاری با رعایت اصول مطرح شده در سیستم ۵S
وظایف کارکنان
- فراگیری اصول سیستم۵s
- اجرای دقیق دستورالعمل سیستم ۵s
- ارزیابیادواری سیستم از طریق تورهای تعریف شده در کمیته اجرایی واحد
- ارائه پیشنهادات در خصوص امکانات و منابع مورد نیاز جهت استقرار و نگهداری سیستم
وظایف نماینده مدیریت
- تصویب دستورالعمل‌ها و ابلاغ آن
- تصویر بودجه مورد نیاز در خصوص اجرای سیستم ۵s
- مسئولیت اصلی اجرای استقرار سیستم ۵s
- بازدید دوره‌ای از محوطه کارگاه و نظارت مستقیم بر اجرای سیستم ۵s
وظایف معاونت مالی
- تامین اعتبار و ایجاد ردیف بودجه در خصوص تهیه اقلام مورد نیاز در خصوص اجرای سیستم ۵s
- تامین اعتبار و ایجاد ردیف بودجه در خصوص تقدیر از کارکنان که در راستای استقرار و اجرای کامل ۵S کوشا بودهاند.
مدیران و روسای کل
از زیر مجموعه‌های کمیته اجرایی می‌باشد و دارای وظایفی به این شرح است:
- آموزش زیردستان طبق برنامه کمیته اجرایی ۵s
- ارزیابی سیستم از طریق چک لیست‌های نگهداری سیستم به صورت ادواری
معاونت استاندارد و تضمین مرغوبیت
بخش عمده فعالیت آماده سازی جهت شروع اجرای نظم و ترتیب (۵s) بر عهده این معاونت بوده و بدون اجرای مقدمات کارهیچ‌گاه نظم و ترتیب اجرا نخواهد شد. همچنین همکاری در تهیه کلیه استانداردهای مورد نیاز جهت اجرای کامل ۵S بر عهده این معاونت می‌باشد.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵S
نویسنده: ناصر صادقی فرد
