درباره نظام آراستگی محیط کار ۵S

مقدمه ای بر نظام آراستگی محیط کار

نظم، ترتیب و ایمنی از مهم ترین پارامتر های دستیابی به موفقیت در سازمان ها ست. نقش نظم و ترتیب به گونه ای است که در تمامی مدل ها و استانداردهای مدیریتی و تعالی سازمانی، مدنظر قرار گرفته است. بدین منظور و با توجه به منافع ایجاد انضباط و نظم، سازمان های سرآمد، اقدامات جدی و مؤثری در این رابطه به انجام رسانیده اند.

 در این راستا، مدل های مختلفی در خصوص ساماندهی محیط توسط سازمان ها بکار گرفته شده است ولی نظم و ترتیب نهفته در فرهنگ ژاپنی ها، باعث ایجاد و توسعه مدلی برای پاکسازی، انضباط، نظافت، نگهداری و فرهنگ سازی در یک سازمان شده است. این موارد، به عنوان یک مدل آراستگی، ۵S نامگذاری شده است. برای دستیابی به اهداف و آرمانهای کاری باید در ابتدا زمینه و شرایط لازم برای دستیابی به آن را فراهم آورد.

 ایجاد شرایط مطلوب در محیط کار و زندگی کاری در صورت به خدمت گرفتن تکنیک ها و اصول ۵S ( پاکیزگی، نظم و ترتیب، تمیزی، استانداردسازی و نهادینه کردن) و همچنین تدوین برنامه دقیق زمانبندی شده فعالیت اجرائی میسر می باشد. این روش در ایجاد محیطی سازمان یافته، مرتب و پاکیزه، استاندارد و سامان یافته تاکید دارد.

 در عین حال با توجه به تاکید این تکنیک بر مفاهیم بسیار ساده و ابتدائی، درک آن بسیار آسان است ولی برای اجرای مؤثر آن همکاری و مشارکت آحاد کارکنان را می طلبد. نظام آراستگی ضمن آموزش اصول ابتدائی کیفیت گرائی، سازمان ها را در دستیابی به بهره وری بالاتر یاری می رساند که این مهم از طریق اجرای نظام مدیریت کیفیت فراگیر ( TQM ) تحقق می یابد و برای اجـرای این نظام نیز بـاید بستر فـرهنگی لازم و منـاسب را ایجاد نمود کـه اولیـن اقـدام آن اجرای اصول ۵S می باشد. در سال ۱۹۸۰ برای اولین بار ۵S  در کشور ژاپن معرفی شد و سپس به دیگر کشورها از جمله سنگاپور، مالزی، تایلند، برزیل، روسیه، مجارستان و … منتقل گردید.

علت معروف شدن سیستم ۵S در ژاپن به این علت است که چنانچه هر یک از این معیارها با همان تلفظ ژاپنی اما به حروف لاتین نوشته شود، کلماتی است که با S شروع می شوند.

در معیارهای صنعت غرب رعایت چنین اصولی را که تنها در برخی رشته های تولیدی ضرورت پیدا می کند، House Keeping یا خانه داری صنعتی می گویند. با توجه به همه جانبه نگری، این نظام مورد توجه اکثر شرکت ها و سازمان های بزرگ قرار گرفته است. این امر به گونه ای است که در برخی از شرکتها، اجرا و ممیزی این نظام را به عنوان یک پارامتر برای ارزیابی تامین کنندگان خود در نظر گرفته اند. همچنین در مواردی اجرای این نظام به عنوان پیش زمینه ای برای استقرار سیستم های مدیریت کیفیت و تعالی سازمانی در نظر گرفته شده است.

آشنایی بانظام آراستگی درواقع آشنایی با چگونگی مدیریت مطلوب محیط کاراست این نظام درسازمان های تولیدی وخدماتی بسیاری ازکشورهای جهان استقرار یافته ونتایج باارزشی درسامان دهی ومرتب کردن محیط های کاری و ایجاد عادت های مطلوب و فرهنگ مشتری گرایی داشته است. این سیستم دربرخی ازسازمان های تولیدی وخدماتی کشور ما به اجرا درآمده است

نظام آراستگی محیط کار ۵S

اهمیت آراستگی محیط کار

  عوامل اثرگذار بر محیط های کار که تعیین کننده میزان بهره وری در یک سازمان است به دو دسته عوامل نرم و عوامل سخت تقسیم می شوند. سبک رهبری و مدیریت دریک سازمان از ویژگی های نرم و تکنولوژی از ویژگی های سخت یک سازمان است (۱۰) ویژگی های فیزیکی نیز، از جنبه های سخت محیط کار به شمار می روند و برروی کسانی که در محیط کار می کنند آثار زیادی دارد .

کورمن (۱۰ ) بامرور تحقیقات گوناگونی که درباره ویژگی های محیط های کار صورت گرفته می نویسد :« محیط های فیزیکی می توانند به عنوان محدودیت هایی عمل کنند . پیدایش عقاید درباره خود و دیگران را ترغیب سازندو به عنوان منبعی از تحریک یا تامین عمل کنند یا فی نفسه منبعی از سرور و لذت باشند …..صدا ، موسیقی، روشنایی ، و درجه حرارت متغیرهای فیزیکی دیگری هستند که در بعضی از شرایط، رفتار کار را تحت تاثیر قرار می دهند .

 رفتار بهینه کار مستلزم این است که صدا مستمر و مورد انتظار و موسیقی متناوب با شد . روشنایی و درجه حرارت باید با تقاضا های ویژه متناسب باشد تا اثرات مثبت از آنها حاصل شود .»  در جمع بندی کورمن از تحقیقات مربوط به ویژگی های فیزیکی محیط های کار چهار نکته مهم قابل توجه است.اول این که ویژگی های فیزیکی ماهیت محدود کننده روی کارکرد افراد دارد و می تواند برکاهش بهره وری تاثیر بگذارد . دیگر این که ویژگی های سخت محیط های کار عقاید درباره خود و دیگران رارقم می زند .

شاید بتوان از نوشته کورمن این گونه برداشت کرد که محیط های کاری کم کم دیدگاه های مثبت یا منفی را درباره خود و انسان های دیگر ایجاد می کنند. محیط های آراسته در شکل دادن عقاید و دیدگاه های مثبت درباره کارکنان نقش دارند و به عکس محیط های کاری درهم ریخته و نا ایمن دیدگاه منفی را نسبت به خود و دیگران رقم می زنند .نکته سوم این که ویژگی های سخت محیط کار عاملی برای تحریک و انگیزش به شمار می روند. و نکته مهم و ارجمند دیگر این است که محیط های کاری می توانند منبعی از «سرور و لذت » باشند.

می توانیم محیط های کاری را به گونه ای طراحی کنیم که احساس سرور و لذت و شادکامی را برانگیزند. نظام آراستگی با تاکید بر آراستگی جنبه های سخت و نرم محیط های کاری ،روحیه ، نشاط ،ایمنی وکیفیت را به ارمغان می آورد و باحذف محدودیت های محیطی، کارآیی و سلامت کارکنان را افزایش می دهد.  نگاهی به اهداف ومفاهیم و نظام آراستگی و مراحل اجرای آن و بررسی تاریخچه ونسبتش با فرهنگ ملی و دینی و آثار و نتایج آن، نشان می دهدکه پرداختن به نظام آراستگی ضروری است. در ادامه مروری کوتاه برموارد ذکر شده خواهیم داشت .

 نظام آراستگی (۵S) چیست؟

 ۵Sسر واژه پنج کلمه ژاپنی است. این کلمات با ترجمه مرحوم کاشانی(۹) عبارتند از:

• ۱-Seiri یعنی سوا کردن غیر ضروری ها ازضروری ها
• ۲-Seiton یعنی سامان دادن و مرتب چیدن
• ۳-seiso یعنی سپیدی و پاکیزگی
• ۴-Seiketsu یعنی سعی در حفظ وضع مطلوب
• ۵—Shitsuke یعنی سازمان یافتگی و انضباط کاری

نظام آراستگی محیط کار ۵S

 هدف های نظام آراستگی:

 اجرای  ۵S برای رسیدن به هدف های متعددی اجرامی شود. برخی از مهم ترین هدف ها عبارتند از ایمنی و بهداشت،بهره وری،صرفه جویی در هزینه ها،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها.(۵ ) در محیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند، اشیاء زاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امرتاحدزیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد.اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه وبهداشتی رافراهم می آوردوازهمه مهم ترتلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است واین مهم دراجرای بند پنجم حاصل خواهدشد. وجودمحیطی سامان یافته ازلوازم تولید یاارائه خدمات باکیفیت است.

 تاریخچه ۵s:

S 5 برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ، اصولی که حاصل نبوغ واستعداد ژاپنی ها نیست ، بلکه ایده اولیه این سیستم از روشKeeping House آمریکایی گرفته شده است.

ژاپنی ها ایده اولیه را از آمریکایی ها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن را در قالب پنج اصل:

• Seiri (سامان دهی) ۲- Seiton ( نظم و ترتیب ) ۳- Seiso ( پاکیزه سازی ) ۴- Seiketsu (استاندارد سازی) ۵- Shitsuke یا به عبارتی ۵S و به قول ژاپنی ها (( گواس )) ارائه کردند .

ژاپنی ها دامنه کاربرد ۵S را به همه صنایع و بنگاه های اقتصادی تسری دادند و آن را نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در آراستگی محیط کار و کارکنان در زیبا سازی محیط و صرفه جویی در فضا و مکان و نقل و انتقال و جا به جایی مواد و کاهش ضایعات و دو باره کاری ها و……به کار گرفتند(۸).S 5 به شیوه ژاپنی ها و به صورت یک رشته خاص با ادبیات نوشتاری از سال ۱۹۸۵ مطرح شد و در آغازدر قالب ۳s ارائه شد . نخستین متن در باب ۵S در سال ۱۹۸۶ نوشته شد .

در اواخر همین دهه سوزوکی کتاب (( دیباچه ای بر رویکرد جامع ارتقاء بهره وری بهپویی عملی )) را تالیف کرد که فصل هشتم از ده فصل کتاب، به ۵S کاربردی اختصاص یافته بود. اما یکی از مهم ترین متون مربوط به ۵S تحت عنوان(( ۵S پنج کلید برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار )) توسط تاکاشی اوسادا تالیف و منتشر شد.(۷) این سیستم به لحاظ دستاوردهای بسیار ارزشمندی که دارد به سرعت به بنگاه های اقتصادی کشورهای جهان همچون سنگاپور ، مالزی ، چین ، تایلند ، انگلیس ، اسپانیا و پرتقال و …. راه یافت و مورد بهره برداری قرار گرفت ( ۸) . در ایران آغازگر ۵S سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودرو سازی است . فعالیت های عملی در این زمینه از سال ۷۴ آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند .

 مرحوم مجتبی کاشانی این نظام را در صنعت خودرو سازی رواج داد و کار بزرگ از(( گاراژ تا کلینیک )) را به انجام رساند و به همین لحاظ از او با عنوان پدر ۵S در ایران یاد می کنند ( همان ). آن مرحوم در کتاب نقش دل در مدیریت (۹) به منظور بومی سازی مفاهیم ۵S و ارتباط دادن آن با مفاهیم فرهنگی بحث هفت سین صنعتی را مطرح کرد .ایشان با توجه به کار ژاپنی ها که مفهوم House Keeping را ازفرهنگ آمریکایی گرفته و در قالب فرهنگ ژاپنی ارائه دادند، مفهوم S7 را از شرکت های ژاپنی اخذ کرد و آن را با مفهوم هفت سین نوروز ایرانی درهم آمیخت و با نام (( هفت سین نظام صنعتی )) مطرح کرد .از نظر ایشان هفت سین صنعتی چنین است :

۱- سوا کردن ۲- سرو سامان دادن ۳- سپیدی و پاکیزگی ۴- سعی در حفظ وضع مطلوب ۵- سازمان یافتگی و انضباط ۶- سخت کوشی و با تمام نیرو کار کردن ۷- سماجت در انجام یک کار خوب تا مرز عادت .  نظام آراستگی( ۵S) در بخش صنعت و خدمات تا حدودی جای خود را باز کرده است.

 نظام آراستگی در فرهنگ ایران

 پذیرش اجتماعی و فرهنگی یک سیستم و هم خوانی آن با فرهنگ میزبان شرط اساسی ماندگاری آن سیستم است . برای اجرای موفق نظام آراستگی باید بتوان عناصر موجود در آن را با عناصری از فرهنگ ملی و دینی پیوند زد. نظام آراستگی درغرب پایه گذاری شدودرژاپن تکامل یافت وسپس به اقصی نقاط جهان راه یافت.گسترش و پذیرش نظام آراستگی در کشورهای مختلف ، باداشتن فرهنگ های متفاوت، نشان می دهد که مفاهیم نظام آراستگی با فرهنگ های گوناگون سازگار است.

 در فرهنگ دینی و ملی ما ایرانیان آموزه هایی وجود دارد که نظام آراستگی با آن عناصر سازگار است وپذیرش آن راساده می سازد.تعالیم دینی مامشحون ازدستورات ظریف ودقیقی است که برپاکیزگی تاکیددارد وآن رانشانه ایمان به مکتب می داند.سفارش حضرت علی (ع)به نظم پس ازسفارش به تقوااهمیت نظم درزندگی رانشان می دهد.

نظم وترتیب و وقت شناسی دراجرای برنامه های عبادی و دستورات دینی از جمله نماز به حدی روشن است که نیاز به توضیح ندارد . رساله های عملیه که بیانگربخشی ازدستورات اسلام است تحت عناوین مطهرات ونجاسات مفاهیمی برجسته تروعالی ترازپاکیزگی در۵s رامطرح می کنند . رهنمود های پیشوایان دین درمورد لباس ، مسکن ،ظاهر فردی، بهداشت ونظافت، روشنگرتوجه اسلام به آراستگی است.

 اصلاح روابط بین فردی واجتماعی وتقویت بنیان های برادری ووحدت درجامعه اسلامی ازطریق زدودن موانع فرهنگی واخلاقی بخش عظیمی ازتعالیم اسلام است و بسیار فراتر از مفاهیم و روش های طرح شده در نظام آراستگی است .
 درفرهنگ ملی ماایرانیان جشن نوروزازجایگاه واهمیت ویژه ای برخوردار است.خانه تکانی قبل ازعید و توجه به زیبا سازی محیط زندگی وظاهرفردی و پوشیدن لباس نوورفتن به دیدارخویشان ودوستان و رعایت ادب واحترام وخلاصه نوشدن انسان ومحیط زندگی همگام بانوشدن طبیعت ودورشدن ازپلیدی ها وپلشتی های درونی وبیرونی ازهدف های برگزاری آیین نوروزاست.

 بانگاهی گذرابه دستورات انسان سازاسلام وفرهنگ ملی خویش درمی یابیم که عناصرمتعددی درآنها وجودداردکه پذیرش نظام آراستگی راآسان می سازد.افزوده براین به مفاهیمی برمی خوریم که می توانیم درتکمیل و ارتقا نظام آراستگی وبومی سازی ازآنهاستفاده کنیم. نظام آراستگی سیستمی است که انعطاف لازم برای پذیرش عناصر دیگر فرهنگ ها را دارد.

این مطلب را با ذکر منبع www.5s5s.ir می توانید بازنشر کنید.