در این بخش شرح کوتاهی بر نظام آراستگی ۵S نوشته شده است. هدف معرفی خیلی ساده نظام آراستگی محیط کار ۵ اس است که با معرفی اجزای آن انجام گرفته است.

Seiri-1 (سوا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)

هدف سواکردن ، مدیریت اولویت ها و مبارزه باعلل مسائل ومشکلات است.

در این مرحله ، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند اما دلیل وضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد . بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند،تصمیم گیری می شود .

تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران ،فروختن ، بازیافت ، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دور تر باشد . برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک هایی درنظرگرفته شودو براساس آنها تفکیک صورت گیرد.

 به طور کلی مبارزه باعلل آلودگی،جلوگیری ازنشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهی انبار ها و حذف گرد وغبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند.اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهم ترین مرحله محسوب می شود.اصل فقط یکی که در نظام آراستگی از آن نام برده می شود با این مرحله تناسب دارد و به معنی کم کردن ابزار ها و لوازم در حد ضرورت است.

۲-Seiton (سامان دادن ومرتب چیدن)

 پس ازسواکردن ضروری هاازغیرضروری ها ودورکردن غیر ضروری ها ازمحل کار، آنچه باقی می ماندبایددر وضعیتی سامان یافته ومرتب استقراریابد.هدف ازاجرای این مرحله”استقرارمنظم ومرتب ماشین هاواشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان موردنظروبه مقدارموردنظردردسترس باشد” (۱ ). نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار وابزارها و لوازم و پوشه ها و… دستیابی سریع به آنها است بنابر این حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است.

برای سامان دهی اشیالازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود.یکی از راه های مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیانام گذاری آنهااست.نامی برای هر شیءونامی برای جای نگهداری آنها. نظم وترتیب دادن به تابلو های اعلانات ، پوشه ها ، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها وتهیه تابلو های نشان دهنده مسئولیت افراد نظم وترتیب درون کمد ها و میزها و فایل ها ، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها ودفترها وکتاب های کتابخانه ، ذخیره سازی مناسب اطلاعات درو ن رایانه ها و…ازجمله فعالیت هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.

۳-Seiton (سپیدی وپاکیزگی)

 پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند واشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند ،نوبت به پاکیزه کردن وپاکیزه نگهداشتن آنها می رسد . مرحوم کاشانی(۸)می نویسد : «این« سین» شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد.این معیاربه همه چیزوهمه کس وهمه جامربوط می شود…پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان،ماشین وابزار ومواد و محیط کار.»

پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است وهرکس در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود.برای پاکیزه سازی مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود . نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد.پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود . در هنگام پاکیزه سازی اشکال های جزیی آشکار می شود ، گم شده ها پیدا می شوند ونیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می شوند.

 ۴-Seiketsu (سعی درحفظ وضع مطلوب)

 آیایک بارسواکردن ومرتب کردن وپاکیزه ساختن کافی است؟روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و بابرنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله،نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته ، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروری است.

 برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.

– اولین گام یافتن روش هایی است که باید استاندارد شوند.
– گام دوم توافق با افراد برای اجرا است .
– گام سوم انتشار استانداردها است .
– گام چهارم اجرای استانداردها و
– گام پنجم بهبود آنها است.

تهییه تقویم و سر رسید های فعالیت ها و تکرار سه مرحله پیشین سبب می شود که وضعیت ایجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.از روش های مؤثر در اجرای این مرحله “به کار گیری مدیریت دیداری است . مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد ها و مشکلات به راحتی خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان به راحتی قابل تشخیص باشند و افراد برای بیان ونشان دادن اشکال ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند بلکه از آنها به خاطر لطفی که کرده اند وفرصت های بهبود را نشان داده اند قدر دانی شود.

۵-Shitsuke  (سازمان یافتگی و انضباط کاری)

 سازمان یافتگی و انضباط یعنی ، تمرین تا جایی که افرادبه طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند.دراین مفهوم انضباط مساوی باتغییرعادت های نادرست وایجادعادت های مطلوب است.«سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شمادرارتش وپادگان های نظامی می توانید نشانه های ظاهری آن رابه خوبی ببینید.گاهی دراهمیت این «سین»آن قدرتاکید می شودکه می گویندنظام آراستگی باادب ونزاکت آغاز می شودوباآن پایان می یابد(۸).
پرداختن به ظواهر وزیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم ، زمان و آمادگی برای رویا رویی با حوادثی چون آتش سوزی و زلزله ، تدوین دفترچه های راهنما از فعالیت های مهم این مرحله است. مشارکت همگانی اعم از کارکنان و دانش آموزان و اولیا در فعالیت های مربط به نظام آراستگی و فرهنگ سازی و ایجاد عادت های صحیح در کارکنان ودانش آموزان مهم ترین هدف و ملاک برای موفقیت استقرار نظام آراستگی در مدرسه است. به عبارت دیگر هنگامی می توانیم ادعا کنیم که نظام آراستگی در مدرسه استقرار یافته است که دانش آموزان وکارکنان آگاهانه و به طور مستمر نظام آرستگی را اجرا نمایند .

۵S مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد. این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است و قبل از همه تعهد مدیرارشد سازمان برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا.روش اجرای ۵S در سازمان های مختلف متفاوت است و هر سازمانی با توجه به شرایط و موقعیت و نوع کار خود می تواند با حفظ اصول روش های خاص خود را طراحی کند.