روش اجرایی نظام آراستگی محیط کار

کدسند: PR-1

شماره ویرایش: ۰۰

تاریخ ویرایش: ۰۱/۰۰/–

صفحه: ۱ الی ۹

کد سند الکترونیکی:

عنوان	تهیه‌کننده	کارشناس‌کیفیت مجموعه	مدیر/ مسئول مربوطه	نماینده ‌مدیریت مجموعه	دبیرخانه تعالی سازمانی	مالک ‌فرآیند (مدیر ارشد مجموعه)
نام و نام خانوادگی
سمت
تاریخ
امضاء

همکار گرامی:

• کلیه مدارک تحت کنترل دبیرخانه تعالی سازمانی می‌باشد لذا هرگونه تغییر، تهیه وتوزیع باید با هماهنگی دبیرخانه صورت گیرد.
• مسولیت هرگونه تخطی از مسیر، مقررات و شرایط این مستند بر عهده امضاء کنندگان فوق می باشد

فهرست تغییرات شماره ویرایش تاریخ ویرایش صفحات ویرایش  شده خلاصه تغییرات داده شده

 

 

• هدف:

ارائه رویه‌ای به منظور شفاف‌سازی مراحل آراستگی بر اساس اصول ۵ گانه نظام ۵S و حصول اطمینان از یکپارچگی اجرای این اصول در کلیه ساختمان‌های —-.

• دامنه کاربرد:

این روش در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه، مناطق و ستاد —- کاربرد دارد.

• اصطلاحات وتعاریف:
  • اقلام غیر ضروری: به اقلامی اطلاق می‌شوند که نگهداری آنها در محیط کاری بی فایده بوده و بایستی تعیین تکلیف  شده و از محیط کاری حذف گردند.
  • کمیته تعالی: کمیته تعالی مجموعه مورد نظر مطابق نظامنامه تعالی سازمانی — (مرجع شماره۲)
  • کارگروه: کارگروه اجرایی نظام آراستگی محیط کار مطابق نظامنامه تعالی سازمانی — (مرجع شماره ــــــ)
  • مجموعه: به یکی از سه حالت ستاد یا منطقه یا سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه — اطلاق می‌شود.
  • دبیرخانه: دبیرخانه نظام آراستگی محیط کار —- مستقر در گروه بهبود روشهای معاونت برنامه ریزی و توسعه
  • مشاور: کارشناس مشاور معرفی شده به مجموعه مورد نظر از سوی دبیرخانه
  • کارشناس آراستگی: کارشناس معرفی شده از سمت بالاترین مقام اجرایی مجموعه مورد نظر به دبیرخانه نظام آراستگی طبق حکم ابلاغی
  • واحد: به بخش‌های مختلف یک مجموعه (ستاد/ منطقه/ سازمان) هستند که تحت سرپرستی مدیریت ارشد آن مجموعه قرار دارند. هر واحد یک نماینده در کارگروه اجرایی خواهد داشت.
• مسئولیت‌ها:

کارگروه نظام آراستگی: مسئولیت نظارت بر اجرای صحیح این روش اجرایی، در کلیه مجموعه‌های تابعه —- بر عهده دارند.

 نمایندگان هر واحد در مجموعه‌های تابعه: پیگیری اجرای این رویه، رفع مغایرت‌های ممیزی و ارائه گزارشات هرگونه عدم انطباق به کارگروه نظام آراستگی را جهت تعیین تکلیف و رفع آن را در واحد مربوطه به عهده دارند.

• شرح روش:

اصول پنجگانه نظام آراستگی طی مراحل اجرایی این روش در مجموعه‌ها اجرا می‌گردد. کارگروه آراستگی مطابق آیین نامه تشکیلاتی نظام آراستگی به شماره IN-102-300 نظارت بر اجرای این اصول را در مجموعه‌ها عهده‌دار خواهد بود.

۵-۱ – جداسازی اقلام غیر ضروری (S1 )

این مرحله درشروع واستقرار نظام آراستگی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است همچنان که پس از پیاده سازی نظام آراستگی نیز به منظور استمرار این نظام میبایستی به آن اهمیت داد.

در شروع استقرار نظام آراستگی قبل از اجرای این مرحله بایستی تصویر برداری مطابق اصول خاصی انجام گردد تا پس از اجرای مراحل ۵ گانه نظام آراستگی با انجام تصویر برداری مجدد و مقایسه ی دو تصویر “قبل” و “بعد” بتوان اجرا و بهبود این نظام را مشاهده نمود. این تصویر برداری علاوه بر مشاهده وضعیت، ایجاد انگیزه‌ای برای کارکنان خواهد بود. این تصویر برداری بر اساس رویکرد عکاسی در وضعیت ثابت و توسط نماینده واحد با همکاری روابط عمومی مجموعه ها انجام می‌گردد.

رویکرد عکاسی در وضعیت ثابت: یعنی عکاسی قبل و بعد از اجرای نظام آراستگی در هر مکان بایستی از سه اصل ذیل پیروی نماید:

شکل ۱ – رویکرد عکاسی در وضعیت ثابت

• یک جهت
• یک دوربین
• یک فاصله

در مرحله جداسازی اقلام غیرضروری، رعایت نکات ذیل لازم الاجرا است:

• توجه شود که نهادینه کردن این نظام یک کار تیمی و همگانی است پس کلیه کارکنان در آن دخیل هستند.
• استفاده از تکنیک Red Tag: جهت تعیین تکلیف اشیایی که تصمیم گیری در خصوص ضروری یا غیرضروری بودن آنها به سختی انجام می‌شود، در ابتدای هر ماه بر روی اشیاء و لوازم Red Tag الصاق می‌گردد. در طول ماه هر زمان که از آن وسیله استفاده شود، Red Tag (برچسب) آن را برداشته و پس از ثبت اطلاعات در فرم پیگیری برچسب‌های زرد و قرمز به شماره FR-102-311 در محل مربوطه نگهداری می‌گردد. در پایان ماه جهت آندسته از لوازمی که هنوز Red Tag  بر روی آنها باقی مانده باشد، تصمیم گیری می‌گردد.

شناسایی اقلام غیر ضروری و تفکیک آنها از اقلام ضروری و ثبت در فرم لیست اقلام غیرضروری به شماره FR-102-307 توسط کارکنان با همکاری نماینده واحد انجام می‌گیرد. این فرم پس از تأیید توسط نماینده واحد در کارگروه، تعیین تکلیف می‌شود.

• تصمیم گیری در خصوص نحوه چیدمان اقلام ضروری و مورد نیاز در S2 انجام می‌شود.
• کالاها و اقلامی که نیاز به تعمیر یا تعویض دارند، پس از شناسایی در لیست پیگیری به شماره FR-102-311 ثبت شده و با برچسب زرد رنگ مشخص می‌شوند.
• دراین مرحله لیست اقلام مورد نیاز نیز استخراج می‌گردد که با همکاری نماینده واحد، در فرم لیست اقلام مورد نیاز به شماره FR-102-306 ثبت می‌گردد فرم‌های اقلام مورد نیاز و اقلام غیرضروری جهت تعیین تکلیف به کارگروه ارائه می‌گردد تا در صورت لزوم انتقال، ضایعات و یا مطابق روش اجرایی خرید مجموعه خریداری گردد. کالاها و اقلام معیوب نیز پس از تأیید کارگروه جهت اصلاح و رفع عیب مطابق روش های اجرایی مربوطه در مجموعه اصلاح میگردد. پیگیری این اقلام طی فرم پیگیری برچسب های زرد به شماره FR-102-311 خواهد بود. حداکثر زمان برای انجام مراحل مذکور دو هفته می‌باشد.
• در شناسایی اقلام مورد نیاز از غیر ضروری، حداقل موارد ذیل با توجه به نوع تجهیزات و زیر ساخت‌ها و ماهیت فعالیت قابل انجام در آن واحد مدنظر قرار گرفته و انجام می‌شود:

1. در مورد اسناد و اطلاعات موجود در محیط کاری خود این مسأله را در نظر بگیرید که اوراق، سند یا اطلاعاتی وجود دارد که به کار نمی‌آید، دراین صورت آنها را از محیط کار خود دورکنید.
2. اشیاء و مدارک بی مصرفی را که لازم است نگهداری شود به انبار یا بایگانی خارج از دفتر کار منتقل کنید.
3. از چسباندن عکس، اطلاعیه، اعلامیه، پوستر و مانند اینها بر روی جایی غیر از تابلوی اعلانات خصوصاً بر روی در و پنجره و حتی زیر شیشه میز جداً خودداری کنید.
4. غیر از منشی‌ها و تلفنچی‌ها نباید در روی میز بیش از دو گوشی ثابت تلفن قرار داشته باشد.
5. اشیایی را که ارزش تعمیر ندارند، در صورت نیاز با اشیاء سالم و قابل استفاده جایگزین کنید.
6. اشیاء مستهلکی را که مورد نیاز می‌باشند در صورت امکان بازسازی و تعمیر نمایید.
7. اطلاعات الکترونیکی غیر ضروری را هم مانند اقلام غیر ضروری از رایانه خود پاک کنید.
8. نرم افزارهای ضروری و مورد نیاز خود را تعیین کرده و در لیست اقلام موردنیاز یاد داشت کنید.
9. تشخیص اقلام ضروری و تفکیک آنها از اقلام غیر ضروری با پیروی از اصل فقط یکی و جدول یک جداسازی گردد.
10. کالا ها و اقلامی که برخی از واحدها غیر ضروری تشخیص می‌دهند شاید برای واحد دیگری جزء اقلام مورد نیاز باشد لذا تعیین تکلیف نهایی اقلام غیر ضروری و نیاز به خرید کالاهای مورد نیاز، با کارگروه آراستگی است.

جدول ۱ – مکان یابی اقلام با توجه به کاربرد

ردیف	تعداد استفاده در واحد زمان	نوع	مکان یابی
۱	کمتر از یک ساعت یکبار استفاده شود.	بسیار ضروری	در دسترس خود قرار داده یا با خود حمل کنید.
۲	از یک ساعت تا یک روز یکبار استفاده شود.	ضروری	در محل کار یا روی میز قراردهید و پس از استفاده به جایگاه خودش برگردانید.
۳	از یک روز تا یک ماه یکبار استفاده شود.	نیمه ضروری	در محل کار قراردهید و پس از استفاده به جایگاه خودش  برگردانید.
۴	از یک ماه تا شش ماه یکبار استفاده شود.	کمتر ضروری	دور از دسترس و در انبار نگهداری کنید.
۵	بیش از شش ماه یکبار استفاده شود.	غیر ضروری	نگهداری نکنید یا در انبار نگهداری کنید.
۶	مورد استفاده آن مشخص نیست.	مطلقا غیر ضروری	نگهداری نکنید.

۵-۲- نظم و ترتیب محیط کار ( S2 )

نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکان‌های مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. در صورتی که این مرحله به شکل صحیحی اجرا شود هیچ انرژی هدر رفته‌ای وجود نخواهد داشت و اشیاء و اسناد به گونه‌ای مرتب می‌شوند که در وقت نیاز، به فوریت بتوان آنها را یافت و مورد استفاده قرار داد.

هنگامی که هر چیز با توجه به میزان کارکرد و موضوع، در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای ضروری و مورد نیاز را که قبلا درS1 شناسایی و کارکرد هر یک از آنها را مشخص نموده‌اید را در جای مناسب قرار دهید به نحوی که با سرعت و سهولت قابلیت دسترسی داشته باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان، به بهترین طریق ممکن و دسترسی در حداقل زمان ممکن مدنظر است.

( آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( قانون ۳۰ ثانیه ) )

 برای رسیدن به اهداف تعیین شده در  این مرحله لازم است حداقل اقدامات  ذیل توسط واحدها انجام گیرد:

1. تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری واشیائی که غالباً استفاده می‌شوند و کاهش تعداد پرونده‌ها و اقلام روی میز
2. معرفی افراد توسط تابلوهای رومیزی و یا دیواری جهت سهولت در شناسایی افراد.
3. جمع‌آوری و مهار سیم‌ها توسط لوله‌های خرطومی، بست مخصوص و داکت زمینی جهت ساماندهی سیم‌ها و جلوگیری از خراب شدن آنها.
4. نصب برچسب‌های شناسایی (ورودی – در دست اقدام – خروج) بر روی کازیه جهت سهولت دستیابی به مدارک
5. نصب بر چسب اداری و شخصی بر روی کشوهای میز جهت سهولت دسترسی به لوازم و ملزومات
6. تمامی دیوارها عاری از هر گونه تقویم، کاغذ، یادداشت و غیره بوده و در صورت لزوم نصب اعلامیه یا هر اطلاعات دیگر می بایست بر روی تابلوی مخصوص یا تابلوی اعلانات قرار گیرد.
7. کتاب‌ها، جزوات و مجلات موجود در اتاق خود را به صورت جداگانه قرارداده و برای هر قسمت فهرستی تهیه نموده و در جای مناسب و قابل رؤیت قرار دهید. لازم است آن دسته از کتاب‌ها و مجلاتی که خواننده بیشتری دارند در دسترس قرار گیرد. بهتر است از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتاب‌ها و جزوات استفاده شود.
8. لازم است برای کلیه کمدها، کشوها، قفسه‌ها، کتابخانه و فایل‌ها از برچسب استفاده شود. می‌توان برچسب ها را هم بر اساس رنگ تفکیک نمود، به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد.
9. زیر شیشه میز افراد می بایست عاری از هرگونه کاغذ یادداشت، دستورالعمل و موارد متفرقه باشد.
10. قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار.
11. برای کلید اتاق‌ها از شماره کلید یا شماره اتاق استفاده شده و در جعبه‌ای مخصوص نگه‌داری گردد.
12. در صورتیکه ارسال و مراسلات کاغذی در واحد وجود داشته باشد ضروری است فرم یا دفتری تهیه نموده و در آن عنوان نامه‌ها، اسناد، اطلاعات، کتاب و مجله‌هایی که به اتاق شما وارد یا از آن خارج می‌گردد، با ذکر تاریخ و نام شخص یا واحدی که سند مورد نظر به آنجا برده می‌شود یا از آنجا گرفته می‌شود را ثبت کنید.
13. به نحوه چیدن میز، کمد، فایل و مانند اینها در اتاق خود توجه کنید و در صورت لزوم برای تغییر مکان آنها اقدام کنید.نحوه چیدن میز، کمد، فایل و مانند اینها در اتاق باید به گونه‌ای باشد که حداکثر استفاده از فضای اتاق صورت گیرد و اشیاء ضروری تر به کاربر نزدیکتر باشند به نحوی که مانع عبور و مرور کارکنان و ارباب رجوع نگردد.

تبصره: ضروری است، استاندارد‌های مورد نیاز از قبیل تابلوها، برجسب‌ها، قاب و … که در مجموعه‌ها مورد نیاز است در مرحلهS₅ ، توسط کارگروه هر مجموعه و بر اساس روش اجرایی استاندارد سازی به شماره PR-102-302 تعیین و مصوب شود.

14. کشوها و کمدها با برچسب اداری و شخصی مجزا گردد و نظم و ترتیب در هر دو مورد رعایت گردد.
15. با توجه به اینکه سوابق کاغذی حجم زیادی از موارد قابل نظم دهی را در برمیگیرد نکات ذیل قابل توجه است:

• مستندات و سوابق را بر مبنای اولویت و یا تاریخ طبقه بندی کنید.
• برای شناسایی آسان پرونده‌ها و زونکن‌ها، لازم است مشخصات، مطابق فرمت ابلاغی از سوی دبیرخانه تایپ شده و با ابعاد ثابت در کل مجموعه به وسیله لیبل و یا برچسب بر روی جلد پرونده یا زونکن قرار گیرد.
• استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق سال‌های گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، پرونده‌های جاری و وسایل نسبتاً ضروری را حتی الامکان در کشوی میز یا فایل گذاشته و پرونده‌های راکد را در فایل،کمد و یا اتاق بایگانی قرار دهید.
• لازم است در صورت استفاده از زونکن برای بایگانی مدارک و سوابق، برای جداسازی موضوعات مختلف از مقوای رنگی یا طلق استفاده شود.در صورت استفاده از پوشه و فایل عنوان محتویات بر روی برچسب و طلق مربوطه با خط و اندازه یکسان ثبت و الصاق گردد.

۵-۳- پاکیزه سازی( پاکیزگی و نظافت ) ( S3 )

وظیفه و مسئولیت پاکیزگی و نظافت در سازمان به مسئولین خدماتی واگذار شده، ولی مسئولیت حفظ پاکیزگی اشیاء و وسایل تحویلی با کارکنان است. بدین منظور روش اجرایی نظافت و پاکیزگی به شماره PR-102-305 تدوین و در مجموعه‌ها لازم‌الاجرا است. این پاکسازی همراه با بازرسی و بازبینی انجام شده و باعث می شود که لوازم و وسایل مورد استفاده همیشه در مناسبترین شرایط باشند. تمیز و مرتب بودن وسایل علاوه بر ایجاد محیطی دلپذیر موجب نگهداری و حفاظت از وسایل مورد استفاده شده و اشکالات احتمالی با وضوح و آسانی بیشتری قابل مشاهده خواهند بود.

 ۵-۴- استاندارد سازی  ( S4 )

در این مرحله جهت رسیدن به یک نظم عمومی درمجموعه‌های —–، اقدام به تنظیم و اجرای استانداردهایی متناسب با محیط مجموعه مطابق با روش اجرایی استاندارد سازی به شماره PR-102-302 می‌گردد، این استانداردها شامل قوانین و مقرراتی است که در کلیه سازمان‌ها به صورت یکپارچه قابل اجرا است که توسط دبیرخانه نظام آراستگی و کارگروه تخصصی در روش فوق الذکر تدوین و ابلاغ می‌گردد. برخی از استاندارد‌ها ممکن است فقط مختص به یک مجموعه، قسمت یا بخش خاص باشد و در موارد دیگر کاربرد نداشته باشد، که این مورد در قالب دستورالعمل های داخلی آن مجموعه تحت کنترل قرار گرفته و یک نسخه از آن توسط کارشناس آراستگی به دبیرخانه نظام آراستگی تحویل میگردد.

هدف اصلی برقراری استانداردها برای جلوگیری از اتلاف‌ها، بروز اتفاقات، سوانح، سهل انگاری‌ها و غیره می‌باشد، در این مرحله می‌توان از مطالعات ارگونومی برای کاهش سوانح کاری و افزایش کارایی پرسنل استفاده کرد، مطالعات ارگونومیک و طراحی صحیح کار می‌تواند اختلالات و آسیب‌های تجمعی را کاهش داده یا حذف کند. این اقدامات به صلاحدید کارگروه تخصصی و دبیرخانه قابل اجرا خواهد بود.

برای استاندارد‌سازی نظام آراستگی محیط کار حداقل الزامات ذیل مطابق روش اجرایی استاندارد سازی به شماره PR-102-302 لازم‌الاجرا است:

1. هر یک از اقلام اداری و وسایل در مجموعه‌ها باید دارای کد شناسایی یکپارچه باشند.
2. نوع و تعداد اقلام اداری مورد نیاز در هر واحد تعیین گردد و با نوع و تعداد استاندارد اقلام مقایسه شده و برای رفع این تفاوت اقدام شود.
3. لیست وسایل در اختیار واحد یا شخص مشخص و مستند گردد (طبق فرم مشخص حوزه مالی و اداری).
4. اطلاعات پرسنلی کارکنان مشخص باشد و شرح وظائف در محل مناسب نصب باشد (مطابق فرمت ابلاغی دبیرخانه).
5. نام و سمت افراد در واحد و محل استقرار آنها به همراه عکس و کد QR ایشان مشخص و مطابق دستورالعمل استاندارد سازی روی میز فرد نصب شود.
6. شناسایی نام هر واحد وشماره اتاق بالای درب ورودی به همراه کد QR مطابق دستورالعمل استانداردسازی در مکان مناسب نصب گردد.
7. طرز قرار گرفتن میزها باید به گونه‌ای باشد که حتی الامکان سیم و کابل های اضافی مشهود نباشد(میزها نزدیک پریز برق باشد).
8. محل قرار گرفتن اشیاء داخل اتاق و فاصله آنها با فیوز برق یا وسیله گرمایشی باید به گونه‌ای باشد که احتمال حریق کاهش یابد.
9. سیم برق تجهیزات، تلفن و رایانه‌ها نباید در وضعیتی باشد که مانع رفت و آمد و سلب ایمنی کارمندان شده و یا بین در و پنجره و یا در محل‌های نامناسب و روی زمین، قرار گرفته باشد.
10. باید از فیوزهای فرعی در سیستم‌های برق رسانی استفاده گردد تا احتمال خرابی تجهیزات و یا ایجاد حریق کاهش یابد.
11. از داکت و کانال‌های مخصوص سیم برق وتلفن جهت جمع آوری سیم‌ها وجلوگیری از پراکندگی و ظاهر نامناسب و رها شدن روی زمین و درمحل‌های نامناسب استفاده گردد.
12. محل قرار گرفتن اشیاء داخل اتاق باید به گونه‌ای باشد که مانع خروج اضطراری و سریع کارکنان نگردد.
13. در قسمت‌های مورد نیاز کپسول آتش نشانی و تجهیزات اطفاء حریق و یا سیستم هشدار دهنده مناسب، قرارداد ه شود و افراد با طرز کار آن آشنا گردند.
14. در محیط کاری بسته، با هدف عدم آلوده کردن محیط، سیگار کشیدن ممنوع گردیده و در محل های مناسب اطلاعیه / تابلوهایی به همین منظور تهیه و نصب گردد.
15. کلیه تابلوهای فوق الذکر با شکل یکسان و در محل تعریف شده در اماکن نصب گردد.

۵-۵- انضباط و فرهنگ‌سازی آراستگی محیط کار ( S5 )

مطابق این اصل تکالیف و وظایف هر یک از افراد در اجرای شیوه‌های ساماندهی و پیروی از دستورالعمل‌ها و قواعد تعیین شده می‌باشد و بر نحوه انجام فعالیت ها نظارت می شود. با رعایت این اصل مشارکت و همکاری تمام افراد در پاکیزه سازی و حفظ پاکیزگی و انضباط محیط کاری جلب می‌گردد. بنابراین در هر محیط کاری باید شیوه‌های مناسب برای برآوردن این هدف، شناسایی، طراحی و اجرا می‌گردد.

در این مرحله تاکیدی بر آن می‌باشد که کارکنان و مدیران، احترام را به شکل متقابل رعایت کنند و به حقوق یکدیگر احترام بگذارند. کارکنان در جهت رعایت مقررات وضع شده،کوشا باشند.

۵-۵-۱- ابزارهای مورد استفاده در جهت فرهنگ‌سازی آراستگی محیط کار:

۵-۵-۱-۱- آموزش:

جهت برگزاری آموزش‌ها باید موارد ذیل را در نظر داشت:

1. این گونه موارد و دیگرآموزش‌ها می‌تواند به شکل تک برگ و پوستر و ازطریق سامانه و برد نظام آراستگی به آگاهی کارکنان رسانده شود.
2. آموزش‌ها باید با توجه نوع فعالیت سازمان، سطح تحصیلات کارکنان، فرهنگ سازمانی و امکانات آموزشی سازمان تعریف شود.
3. در صورت لزوم از فیلم‌های آموزشی در امر آموزش۵S استفاده گردد.
4. تصاویر و پوسترهای آموزشی راجع به ۵S تهیه و مورد استفاده قرار گیرد.
5. در صورت لزوم مفاهیم آموزشی به مرور در قالب تک برگ، اسلاید و … به تمامی کارکنان ارایه شود
6. آموزش کارکنان، حتی الامکان باید در داخل سازمان انجام پذیرد و بهتر است که آموزش‌ها در ساعات و روزهای اداری و نیز غیر حضوری و از طریق سامانه، انجام شود.
7. لازم است مدیران ومسئولین با مفاهیم اولیه و مزایای آن، همچنین تأثیرات و مبانی ۵S و دلایل نیاز به آن آشنایی کامل داشته باشند.
8. لازم است تمامی کارکنان، با مفاهیم ۵S و روشهای اجرایی این سیستم در واحد خودشان آشنا شوند. لازم است کارکنان موقت مانند کارکنان ساعتی یا پیمانی نیز با مفاهیم آشنا شوند .
9. باید مراجعه کنندگان به سازمان نیز صرفاً با عناوین پنج گانه ۵S مثلاً به کمک برد نظام آراستگی مجموعه یا از طریق نشریه و یا از طریق روابط عمومی وسامانه نظام آراستگی به صورت کلی آشنا شوند .
10. لازم است که برنامه جامع آموزش، شیوه‌های آموزشی مورد استفاده و نیاز به امکانات آموزشی هر سال توسط کارگروه آراستگی مورد بازنگری قرار گیرد.

۵-۵-۱-۲- زنگ و روز آراستگی:

زنگ ۵S در هر ماه طبق برنامه زمانبندی کارگروه در هر مجموعه با موضوع مشخصی تعیین و به صدا در می آید. این زمان حدود ۴۰-۳۰ دقیقه می‌باشد. در این زمان که با نوای نظام آراستگی که از سوی دبیرخانه ابلاغ می‌گردد، در هر مجموعه همراه است، کلیه کارمندان دست از کار کشیده و بدون استثناء مطابق روش اجرایی زنگ و روز آراستگی به شماره PR-102-304 به اجرای موضوع ابلاغی زنگ از سوی کمیته تعالی مجموعه یا فعالیت های پنج گانه ۵S می‌پردازند.

 با توجه به اینکه ۱۱ اسفند ماه روز ملی بهداشت محیط می‌باشد این روز نیز روز آراستگی در — نامگذاری شده است. در این روز نیز با توجه به زمان بیشتر و همزمانی با سال جدید فرصت بسیار خوبی برای اجرای همگانی اصول پنجگانه خواهد بود. در این ایام که با اعلام کتبی در تابلو اعلانات آراستگی توسط کارگروه و کارشناس آراستگی اطلاع رسانی می‌گردد، نمایندگان واحدها موظفند طی بازدید از کلیه واحدهای مرتبط ضمن حصول اطمینان از اجرای بهینه این اصول مطابق روش اجرایی آراستگی همگانی گزارش دهی نموده و راهکارهای بهبود نظام در واحد مربوطه ارائه می‌گردد.

۵-۵-۱-۳- ممیزی نظام آراستگی محیط کار:

عناصر ذیل مطابق روش اجرایی ممیزی نظام آراستگی به شماره PR-102-303 انجام می‌شود:

۵-۵-۱-۳-۱- خود ارزیابی:

به منظور حفظ وضعیت موجود و استمرار نظام آراستگی در مجموعه‌ها و واحدهای ذیربط آن چک لیست خود ممیزی در سامانه ۵S طراحی شده است. این چک لیست در انتهای هر سه ماه (فصل) توسط افراد و با نظارت نماینده ی واحد تکمیل میگردد.

۵-۵-۱-۳-۲- ممیزی داخلی:

به منظور اطمینان از اجرای مناسب اصول آراستگی در مجموعه‌های —-، ممیزی داخلی انجام می‌شود. این ممیزی‌ها از سوی دبیرخانه نظام آراستگی سالیانه دوبار انجام شده و گزارش آن جهت کمیته تعالی ارسال می‌گردد. کمیته تعالی مجموعه‌ها موظفند ضمن رعایت نکات انگیزشی در مجموعه ( عنصر ۵-۵-۵ ) جهت عدم انطباق‌ها و نکات قابل بهبود راهکارهای بهبود را ارائه و اجرا نمایند.

۵-۵-۱-۳-۳- ممیزی های تصادفی:

در بسیاری از مجموعه‌ها به دلیل اینکه کارمندان از زمان ممیزی‌ها آگاه می‌شوند و فقط قبل از ممیزی مبادرت به انجام اصول پنج‌گانه ۵S می‌ورزند و نیز حصول اطمینان از صحت نتایج خود ارزیابی، ممیزی هایی از سوی کارشناس آراستگی انجام و گزارش آن در کارگروه مطرح و نتایج به کمیته تعالی اعلام می‌گردد. این عمل به صورت تصادفی، در زمان تصادفی (بین روز)  و حداقل هر سال دو مرتبه انجام می‌شود. ضمناً ممیزی تصادفی توسط دبیرخانه و مشاور نیز صورت می‌گیرد.

۵-۵- ۱-۳-۴- ممیزی خارجی (CB):

ممیزی خارجی، کاملا مستقل از سوی شرکت صدور گواهینامه انجام می‌گیرد که دبیرخانه نظام آراستگی بر اساس فرآیند برون سپاری سالیانه یکبار اقدام به اجرای آن می‌نماید و گزارش مکتوب آن به کمیته تعالی مجموعه‌ها اعلام می‌گردد.

۵-۵-۱-۴- تابلوهای اعلانات نظام آراستگی محیط کار:

نصب یک تابلو اعلانات مخصوص سیستم ۵S برای هر مجموعه ضروری است. در این تابلوها موارد آموزشی، اطلاعات ممیزی‌ها، مطالب آموزنده ۵S، افراد برتر واحدها و مطالب دیگر در جهت ایجاد نیروی انگیزشی در تابلو اعلانات نصب می‌شود. به روز رسانی مطالب نصب شده بر روی تابلو اعلانات آراستگی باید توسط کارشناس نظام آراستگی انجام شود.

در صورتیکه امکان نصب تابلوی مجزا برای نظام آراستگی وجود نداشت، بخش مشخصی از تابلوی اعلانات روابط عمومی به نظام آراستگی اختصاص داد شود که فقط مطالب مربوط به ۵s در آن قسمت قرار گیرد.

۵-۵-۱-۵- سیستم انگیزشی: 

یکی از راه‌های فرهنگ‌سازی نظام آراستگی محیط کار استفاده از سیستم‌های انگیزشی و تشویقی می‌باشد. تعریف و برقراری این سیستم در روش اجرایی انگیزش در نظام آراستگی به شماره PR-102-301 تشریح شده است. مسئولیت اختصاص و توزیع بودجه تشویقی نظام آراستگی در مجموعه‌ها با کمیته تعالی آن مجموعه می‌باشد.

۵-۵-۱-۶- تشکیل جلسات مستمر کارگروه:

کارگروه آراستگی مجموعه‌ها هردو هفته یکبار، مطابق آیین‌نامه ارکان تشکیلاتی نظام آراستگی به شماره IN-102-300 جلساتی را تشکیل و به منظور استمرار و فرهنگ سازی بهینه تصمیم‌گیری و موارد مصوب را اجرایی می‌نمایند.

• پیوست‌ها:
• فرم دامنه کاربرد نظام آراستگی محیط کار                            FR-102-302
• لیست اقلام مورد نیاز به شماره                                        FR-102-306
• لیست اقلام غیر ضروری به شماره                                     FR-102-307
• برچسب‌های زرد به شماره                                              FR-102-309
• برچسب‌های قرمز به شماره                                            FR-102-310
• لیست پیگیری برچسب‌های قرمز و زرد به شماره                    FR-102-311
• مراجع :
• نضامنامه آراستگی محیط کار به شماره                              QM-102-300
• روش اجرایی انگیزش در نظام آراستگی به شماره                  PR-102-301
• روش اجرایی استاندارد سازی به شماره                             PR-102-302
• روش اجرایی ممیزی نظام آراستگی به شماره                       PR-102-303
• روش اجرایی نظافت و پاکیزگی به شماره                            PR-102-305
• آیین نامه ارکان تشکیلاتی نظام آراستگی به شماره                IN-102-300
• دستورالعمل آراستگی حوزه کارکنان                                   IN-102-301
• دستورالعمل آراستگی حوزه تأسیسات                                IN-102-302
• دستورالعمل آراستگی حوزه تدارکات                                   IN-102-303
• دستورالعمل آراستگی حوزه خدمات                                    IN-102-304
• دستورالعمل آراستگی حوزه اماکن عمومی                           IN-102-305

 

فایل ورد این روش اجرایی را از لینک زیر به صورت رایگان دانلود فرمائید:

مجموعه محصولات دانلودی نظام آراستگی محیط کار را در لینک زیر مشاهده فرمائید: