مفهوم ممیزی و آموزش ممیزین داخلی سیستم ۷s
ممیزی چیست؟
فرآیند سیستماتیک مستقل و مدون برای کسب شواهد و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی می‌باشد. ممیزی خود یک فرآیند است، فرآیندی که در آن با دریافت اطلاعات مربوط به استانداردها، روش‌ها، مشخصات فنی و سایر موارد ثبت شده اقدام به مقایسه آنچه هست با آنچه می‌بایستی باشد می‌نمایم و به این ترتیب با تأیید شرایطی که ممیزی شده‌اند بر آنها مهر تایید می‌گذاریم. و با شناسایی موقعیت‌های احتمالی فرصت‌های بهبود را ایجاد کرده و فاصله بین آنها را با وضعیت مطلوب و قابل قبول کم می‌کنیم.
برای اجرای ممیزی داخلی سیستم ۷s چند فاکتور بسیار مهم مطرح می‌باشد.
- ممیزهای تایید صلاحیت شده
- روش ممیزی مدون و موثر
- چک لیستهایی بر اساس اطلاعات مدون و قابل استفاده در سازمان
در این بخش چگونگی ایجاد یک سیستم اثر بخش به عنوان یکی از زیر سیستمهای سیستم ۷s تشریح گردیده است.
ارزیابی ممیزین داخلی سیستم ۷s
بر اساس آنچه که در این طرح تدوین گردیده است یکی از مهمترین ارکان سیستم ۷s، ممیزی داخلی می‌باشد و بنابراین ارزیابی، احراز و تعیین صلاحیت ممیزین داخلی سیستم ۷s از اهمیت خاصی برخوردار است. چنانچه ممیزی داخلی سیستم ۷s دارای صلاحیت لازم باشند فعالیت ممیزی نیز به نحو مطلوب انجام خواهد شد. صلاحیت ممیزی داخلی سیستم ۷s بر اساس موارد ذیل خواهد بود:
- آموزشهای سپری شده در زمینه ۷s
- سطح تحصیلات
- تجربه فنی و اجرایی و آشنایی با محیط کار
- تجربه کاری ممیزی
- آموزشهای کاربردی در خصوص ممیزی ۷s
- داشتن روحیه کار ممیزی
افراد داوطلب بر اساس آیین‌نامه تعیین صلاحیت ممیزی داخلی سیستم ۷s مورد ارزیابی قرار گرفته و نتایج این ارزیابی به عنوان تعیین صلاحیت و یا رد صلاحیت داوطلبان خواهد بود. بدیهی است افرادی که صلاحیت آنها تایید می‌شود می‌توانند به عنوان نیز این سیستم ۷s فعالیت نمایند. این ارزیابی توسط کمیته راهبری سیستم ۷s انجام می‌شود. بهتر است برای هر یک از ممیزین داخلی سیستم ۷s فایل مخصوص تهیه و سوابق در آن حفظ و نگهداری گردد. آیین نامه تعیین صلاحیت ممیزی داخلی سیستم ۷s در این بخش آمده است.
آموزش ممیزین داخلی سیستم ۷s
اجرای ممیزی سیستم ۷s با هدف تداوم آن به آموزش و احراز صلاحیت و ارتقای توانمندی ممیزین بستگی دارد. چنانچه ممیزی داخلی سیستم سیستم ۷s از صلاحیت لازم برخوردار نباشند نتیجه ممیزی آنها و نتایج عملکرد ایشان در پرده‌ای از ابهام قرار خواهد داشت. بدیهی است که در چنین شرایطی تایید یا رد صلاحیت واحدهای ممیزی شونده برای ارتقای توان ممیزین داخلی آموزشهای عمومی و تخصصی ممیزی داخلی سیستم ۷s می‌باشد توصیه می‌گردد برای این افراد آموزشهای ذیل برگزار شود:
- آموزش عمومی آشنایی با سیستم ۷s
- آموزش تخصصی ممیزی سیستم ۷s
کسانی که آموزشهای لازم را گذرانده و با توجه به آیین نامه تعیین صلاحیت ارزیابی شده باشند می‌توانند به عنوان ممیزین داخلی سیستم ۷s فعالیت نمایند.
آیین نامه تعیین صلاحیت ممیزین داخلی سیستم ۷s
این آیین نامه به منظور تعیین شرایط و خصوصیات ممیزین داخلی سیستم ۷s و نحوه ارزیابی و تعیین صلاحیت آنان تدوین شده و کلیه پرسنل شرکت می‌توانند بر اساس این آیین نامه و با توجه به ویژگیها و مشخصات قید شده در آن به عنوان میز داخلی تعیین صلاحیت و انتخاب گردند. لازم به ذکر است برای تدوین آیین‌نامه استاندارد ایزو ۱۹۰۱۱ مورد استفاده قرار گرفته است.
بخش یک- اهداف ممیزی:
- تعیین تطابق یا عدم تطابق اجزاء سیستم ۷s با ویژگی‌های تعیین شده
- تعیین میزان اثربخشی اجزای اجرا شده سیستم ۷s در برآوردن اهداف تعیین شده
- فراهم آوردن فرصت برای بهبود اجزاء سیستمهای سازمان
- اجابت خواسته‌های قانونی
- اخذ گواهینامه و قرار گرفتن در لیست واحدهای دارای سیستم ۷s
- آشکار شدن معیوب و ناهماهنگی‌های موجود در سیستم ۷s
- تعیین اثربخشی اصلاحات یا اقدامات اصلاحی انجام شده در سازمان
بخش دوم- تعاریف:
برای تایید صلاحیت داوطلبان ممیزی داخلی تعاریف زیر معتبر است:
- سازمان ارزیابی یا ممیزی کننده: سازمانی که بر اساس استانداردهای خاص، کار ارزیابی و یا ممیزی سیستم ۷s را انجام می‌دهد.
- ممیزی داخلی: بررسی منظم و مستقل سیستم ۷s یک شرکت برای تعیین اینکه آیا فعالیتهای کیفی و نتایج حاصل از آنها با ترکیبات برنامه‌ریزی شده مطابقت دارد و آیا این طرح به طور موثر اجرا می‌شود و یا به طور مناسبی برنامه‌ریزی شده‌اند تا به اهداف مورد نظر نایل آید.
- سرممیز: فردی واجد شرایط برای مدیریت و همچنین انجام یک ممیزی داخلی سیستم ۷s
- ممیز داخلی: فردی واجد صلاحیت برای انجام همه یا بخشی از یک ممیزی داخلی سیستم ۷s
- سیستم ۷s: ساختار سازمانی، مسئولیتها، روشهای اجرایی، فرایندها و منابع اجرایی موضوع آراستگی محیط کار
- استانداردهای سیستم ۷s: استانداردهای سیستم ۷s، سندی است که عناصر یک سیستم ۷s را مشخص و تشریح می‌نماید.
- مشاهدات: بیان واقعیتهای به دست آمده طی یک ممیزی که متکی بر شواهد معتبر است.
- عدم تطابق: برآورده نشدن خواسته‌های معین با چند مشخصه مربوط به اجزا سیستم ۷s
- گروه ممیزین داخلی: گروهی زیر نظر سرممیز که مسئول انجام ممیزهای داخلی و ارائه نتایج حاصل از آن به مدیر سازمان/ نماینده مدیریت است.
بخش سوم- ویژگیها و خصوصیات ممیزان داخلی سیستم ۷s
هر یک از کارکنان شرکت برای انتخاب و اشتغال به عنوان ممیز داخلی باید واجد ویژگی‌های زیر باشد:
- تحصیلات: داوطلب ممیزی ۷s باید شواهدی برای اثبات داشتن و مهارتهای لازم را ارائه نماید. این امر ممکن از طریق برگزاری آزمون نیز انجام گیرد در عین حال فرد ممیز باید حداقل تحصیلات متوسطه عمومی را به پایان رسانده باشد.
- مهارت: یک ممیز داخلی باید از فعالیت ممیزی آشنایی کافی داشته باشد و باید با عناصر و مشخصات سیستم ۷s نیز آشنا بود و بتواند خواسته‌های این نظام را در مورد فعالیتهای ممیزی تفسیر نموده و تشخیص دهد.
- تجربه ممیزی: داوطلب ممیزی باید با اصول و قواعد حاکم بر فعالیتهای ممیزی آشنا بوده و همچنین تجربه و آموزش کافی در زمینه سیستم ۷s را به صورت عملی کسب کرده و حداقل در دو دوره ممیزی حضور داشته باشد.
- تجربه کاری: داوطلب ممیزی قبل از تصدی مسئولیت ممیزی به منظور اطمینان آشنایی با فرآیند محصول خدمات و فعالیتهای شرکت و نیز آشنایی با اهداف کیفی سازمان باید دارای شناخت کافی در زمینه موضوعات مورد نظر و سایر زمینه‌های مرتبط داشته باشد.
آموزش سیستم۷s
داوطلبان ممیزی باید آموزشهای لازم را برای اطمینان از توانایی آنها در انجام ممیزی و اداره فعالیتهای مرتبط با آن فرا بگیرند. در این زمینه ممیزان داخلی سازمان باید بعد از گذرانیدن موفقیت آمیز دوره‌های آموزشی طراحی شده به شرح ذیل:
- آشنایی با سیستم ۷s و الزامات آن ۶ ساعت
- روش های اجرای دستورالعمل سیستم ۶ساعت
- ممیزی در سیستم ۱۶ ساعت
- تکنیک های فنون آماری ۶ ساعت
آموزشهای زیر را بگذرانید:
تکنیک‌های ارتباطی در سازمانها ۴ ساعت
روشهای تهیه گزارش و مهارتهای گزارش نویسی ۴ ساعت
داوطلبان ممیزی باید دوره‌های فوق را با موفقیت گذرانده و گواهینامه مربوطه را با قید این جمله که نامبرده در دوره‌های آموزشی شرکت و با موفقیت امتحان آن را گذرانیده است را کسب نمایند. دوره‌ها و آموزشهای سپری شده توسط داوطلبین ممیزی منحصر به آموزشهای سیستم ۷s نمی‌باشد و در صورتی که دوره آموزشی مرتبط با فعالیتهای شرکت و یا افزایش سطح معلومات و مهارت وی برگزار شده و یا قبل از استخدام در این شرکت طی شده است باز نظر واحد آموزش یا کمیته راهبری می‌تواند جزئی از صلاحیت‌های وی محسوب گردد.
طرز تفکر و رفتارهای فردی
تفکر و رفتارهای فردی معین و خاص از جمله ویژگی‌هایی است که ممیزان داخلی برای ایفای نقش خود در سازمان و برقراری ارتباط با سایر پرسنل این شرکت باید دارا باشند. در این مورد ممیزی باید دارای استقلال رای و بی‌طرفی و فکری باز، قضاوتی دقیق، مهارتهای تحلیلی پایداری و استواری، توانایی درک واقع بینانه از موقعیتها و فهم عملیات پیچیده بوده و علاوه بر این دانش و ظرفیت به کارگیری مهارتهای مدیریتی برای اجرای ممیزی از طریق مختلف به اثبات رسانده و توانایی تصمیم گیری نیز داشته باشد. همچنین باید صلاحیت و شایستگی خود را از طریق افزایش دانش خود از استانداردهای مدیریتی و شیوه و روشهای ممیزی به روز نماید. عملکرد گروه ممیزی باید حداقل هر سال یک بار مورد ارزیابی قرار گیرد و در این رابطه نتایج گزارشات و اطلاعات مربوط به ممیزی‌های قبلی باید مورد توجه قرار بگیرد.
بخش چهارم – روش امتیازدهی برای ارزیابی صلاحیت‌ها و تجارب ممیزان داخلی
نماینده مدیریت مسئولیت ارزیابی کلیه داوطلبین بر اساس اطلاعات درج شده در فرم درخواست عضویت در گروه ممیزی داخلی است. نماینده مدیریت جهت جمع‌آوری اطلاعات لازم می‌تواند به منابع اشاره شده در فرم فوق مراجعه نماید روش امتیاز دهی این شرکت معیارهای اصلی تعیین شایستگی و تایید ممیزان داخلی را شامل می‌گردد. لازم به یادآوری است که امتیازات حاصل از این روش ارزیابی را می‌توان با نتایج حاصل از دوره‌های آموزشی برگزار شده برای داوطلبین ممیزی داخلی کامل نمود. روش ارزیابی صلاحیت ممیزان داخلی به ترتیب زیر سازماندهی شده است.
صلاحیت ها
- مدرک تحصیلی(بالاتر از دیپلم) حداکثر ۶ امتیاز
- درجه مهارتهای ممیزی حداکثر۳ امتیاز
- آموزشی در زمینه سیستم ۷s حداکثر ۴ امتیاز
- دارا بودن دو سال تجربه کاری در موضوعاتی همانند علوم فنی و مهندسی، تولید، کنترل کیفیت، بازرگانی، مشاوره و خدمات مدیریت حداکثر ۲ امتیاز
موضوع سند
در سطح شرکت برای تایید صلاحیت و اشتغال به کار ممیزان در ابتدای استقرار سیستم ۷s و نیز در مواقعی که هیچ کدام از ما به میزان حداقل امتیاز لازم را کسب ننموده‌اند به ترتیب ذیل اقدام خواهد شد:
- هر داوطلبی که ۹ تا ۱۴ امتیاز آورده باشد باید قبل از اشتغال به عنوان ممیزی داخلی تایید شده حداقل سه برنامه ممیزی به طور فعال شرکت داشته باشد. بدین معنی که باید همواره در تیم مشاوران/ ممیزی داخلی شرکت در برنامه‌های ممیزی حضور یافته و از طریق مختلف نسبت به جمع‌آوری اطلاعات مثبت و ارائه موارد تطابق مشاور اقدام نماید. تایید فرد داوطلب بعد از مشارکت در سه برنامه ممیزی داخلی به عهده نماینده مدیریت و به تایید یک صادره از سوی مشاور/ سرممیزی داخلی امکان پذیر است.
- آن دسته از داوطلبانی که کمتر از ۹ امتیاز به دست آورده باشند باید در پروژه برنامه ممیزی داخلی یا شرایطی که در بند فوق آمده مشارکت نمایند. به علاوه باید حداقل ۱۲ ساعت تحت آموزش مفاهیم و اصول سیستم ۷s بر اساس این سیستم قرار گیرند. همچنین نماینده مدیریت از طریق مصاحبه با داوطلبین و همکاران مشاهده عملکرد ایشان به هنگام آمیزی بازبینی مدارک و انجام آزمونهای دوره‌ای اقدام به ارزیابی شخصیت فردی و قابلیت‌های مدیریتی داوطلبان و همچنین بازنگری صلاحیت آنان اقدام خواهد نمود. تصمیمات نماینده مدیریت باید مکتب گردیده و به اطلاع داوطلب رسانده شود.
- نماینده مدیریت نتایج تعیین صلاحیت ممیزی در فرم ارزیابی ممیزی داخلی ثبت می‌نماید.
طراحی کارت مشخصات ممیزی داخلی سیستم ۷s
به منظور شناسایی ممیزین داخلی سیستم ۷s توسط سایر همکاران و مدیران و مسئولین سازمان لازم است افرادی که مورد ارزیابی قرار گرفته و صلاحیت‌شان تایید شده است دارای کارت شناسایی باشند تا در مراجعه به واحدها مورد استفاده قرار گیرد. این کارت توسط کمیته راهبری سیستم ۷s صادر گردیده و به ممیزی داخلی اعطا می‌گردد. ضروری است ممیزی این سیستم ۷s در مراحل اجرای ممیزی این کارت را در قسمت چپ یقه لباس خود الصاق نمایند.
منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی ۷s
موالف: دکتر ناصر صادقی فرد
