مدل اجرایی ۵s به عنوان سیستم مدیریت
آشنایی با راه‌حل‌های برتر و روشهای برنامه ریزی سیستم مدیریت ۵s
ساماندهی در محل کار و روشی با ۵ دستورالعمل
روش ۵ دستورالعمل و بنیادین ایجاد موسسه کم بازده و نه چندان بزرگ است. استفاده صحیح از این دستورالعمل در سیستم مدیریت موجب بهبود در کیفیت هزینه‌ها، ضریب امنیت و ارتباط با ارباب رجوع شده و عملکردهای گروهی مطلوبی را در سطح جهان باید میسر می‌سازد. این روش در همه انواع شرکتها، مشاغل و فرایندها به آسانی و توسط همه قابل اجرا است. تحقق این ۵ دستورالعمل با وجود داشتن اثری فوق العاده در بردارنده هزینه‌ای ناچیز می‌باشد. در ایجاد موسسات کم بازده و کم‌درآمد دلایل زیادی وجود دارد که ما را به سمت استفاده از این پنجره سوق می‌دهد.
- امروزه این روش قابل اجرا است.
- همه افراد می‌توانند در آن شرکت جویند.
- در اثر اجرای آن اسراف کاری‌ها قابل رویت می‌گردد.
- این روش دارای تاثیری فراگیر است.
- باعث بهبود تنظیم ساعت کار می‌گردد.
- باعث بهبود در کیفیت می‌شود
- باعث بهبود و افزایش ضریب امنیت می‌گردد.
- باعث بهبود در روحیه کار می‌شود.
- باعث بهبود بازدهی می‌گردد.
مراحل اجرای ۵ دستورالعمل در سیستم مدیریت
در چگونگی اجرای این دستورالعمل نظم و منطق خاصی وجود دارد برای ایجاد موسسات کم‌درآمد ضروری است که ابتدا فرهنگ خاص این روش را پایه ریزی نماییم. مراحل این روش به شرح زیر است:
دسته بندی: اقلام غیر ضروری را از ماهیت کار خارج نمایید. اگر در مورد چیزی شک و تردید دارید آن را دور بریزید.
مرتب کردن: همه چیز را در معرض استفاده قرار دهید. “جایی برای هر چیز، هر چیز در جای خود”
نظافت: همه جا را پاکیزه کرده و آلودگی را ریشه‌کن نمایید.
یکسان سازی: از آنچه که خوب به نظر می‌رسد معیاری متوالی یکنواخت بسازید.
انضباط شخصی: با قرار دادن این ۵ دستورالعمل به عنوان عادت آنها را حفظ کرده و استمرار ببخشید.
این ۵ دستورالعمل موجب کاهش اشکالات، اتلاف سرمایه‌ها، کاهش ضریب تاخیر در امور اجرایی، نیز کاهش خسارت‌ها و در نتیجه پیشگیری از ورشکستگی در سازمانها می‌گردد.
آموزش خطوط اصلی روش ۵ دستورالعمل و اهداف آن در سیستم مدیریت
روش ۵ دستورالعمل چیست؟
۱) دسته بندی
- تشخیص آنچه مورد نیاز است.
- تشخیص آنچه مورد نیاز نیست.
- منظم نمودن همه اقلام
- انتخاب تیم عملیات
- تصمیم گیری در مورد اینکه با اقلامی که دیگر قابل استفاده نیست چه باید کرد.
- تهیه فهرست بازبینی از مرحله دسته بندی در روش ۵ دستورالعمل
۲) مرتب کردن: مکان‌های مرتبط تعیین شده:
- امکان مجاورت با انبار را افزایش دهید.
- امکانات برای ذخیره سازی اقلام
- مکان‌های مشخص برای انبار‌های تعیین شده
- ایجاد مکان و فضای تعیین شده، جایی برای کارهای دفتری احتمالی
- تهیه فهرست بازبینی از مرحله مرتب کردن در روش ۵ دستورالعمل
۳) نظافت: پاکیزگی و توجه به وضع ظاهری محیط کار:
- ارائه پیشنهاداتی برای پاکیزگی محیط کار
- تهیه ابزار لازم برای نظافت، ارائه برنامه‌هایی به منظور پاکیزگی و دادن مسئولیت به کارکنان در این زمینه
- حفظ ظاهری مطلوب برای محیط کار
- تدابیر مناسب برای پیشگیری از بی نظمی و عدم پاکیزگی
۴) یکسان سازی روش‌ها: همه افراد اجرا کننده یک روش می‌باشند:
- یکسان سازی یک روش مشترک
- ارائه پیشنهاداتی برای اعمال شیوه‌های رسمی
- مسئولیت‌ها و بهبود مداوم آنها
۵) حفظ و استمرار: اجرای این مراحل را بخشی از فرهنگ خویش بدانید.
- مدیریت و ارتباط
- ممانعت از روی آوردن به عادت گذشته
- نقش‌هاو مسئولیت‌ها و بهبود مداوم آنها
تحقق سسیستم گسترده برای ۵ دستورالعمل در سیستم مدیریت
- طرح تحقیق روش ۵ دستورالعمل
- نقش‌های تیم مدیریت ساختار زیربنایی
- ارتباطات تیم آموزشی در روش ۵ دستورالعمل
- راهنمایی مشاورانی که خود در اجرای این روش موفق بوده‌اند.
نمای کلی محل کار از دید سیستم مدیریت
این شیوه ۵ مرحله‌ای حاوی یک سری تکنیک‌های ساده ولی بسیار موثر است که از طریق اعمال سازماندهی بهتر در محیط کار ارتباطی داری و پاکیزگی عمومی، قادر است اتلاف و اسراف کاری را در محل از بین ببرد. از آنجا که پنج مرحله اصلی این دستورالعمل با عناوین دسته بندی، مرتب سازی، پاکیزه نمودن، یکسان‌سازی و انضباط شخصی تعریف شده و نام همه مراحل به نحوی مناسب با s آغاز می‌شود این روش را دستورالعمل ۵s نام نهاده‌اند. بی‌تردید این روند شیوه ۵ دستورالعمل را در شرایط مطلوبی از اصلاح مجموعه‌های سازمانی قرار می‌دهد. به منظور استمرار تولید کالاها و خدمات در مجموعه‌های سازمانی کوچک ساماندهی محیط کار پاکسازی محیط و یکسان سازی معیارها کاملاً ضروری است.
مهمتراینکه با اجرای این روش در سیستم مدیریت خواهید دید که نقش اساسی کارکنان شما در تحقق این شیوه منجر به ایجاد محیط کاری ایمن تر و سالم تر خواهد شد. غالباً درطول برنامه‌ریزی متوجه می‌شویم که محاسبه جریان اطلاعات و کالاها بسیار دشوار است، علت این امر وجود برخی از تجهیزات و کالاهای غیرضروری در محیط کار، سازماندهی نامطلوب مراکز کار، کمبود اطلاعات بصری و به طور کلی بی‌نظمی و ناهماهنگی در محیط کار می‌باشد و هر زمان که در مورد این بی نظمی چاره‌ای اندیشیده نشود مشکل است بتوان پیشرفته مشهودی را ایجاد نمود.اینجاست که شیوه ۵مرحله ما وارد عمل می‌شود. برگزیدن مکان‌هایی در نقشه حوزه‌های راهنمایی مشاوره در کارگاه آموزشی سبب شده که بتوان موجبات پیشرفت مجموعه را فراهم آورد. این کارگاه آموزشی را هم می‌توان در بخش اداری و هم در محوطه سالن کارخانه پیاده کرد.
موارد مطرح در روز نخست اجرای این شیوه
- مقدمه و آشنایی
- خطوط کلی کم بازدهی در موسسه
- انواع اسراف کاری در محیط کار
- ارتباط بین این شیوه و جریان یافتن کار
- آغاز اجرای این شیوه
- دسته بندی
- مانور ۱: اعمال مرحله نتیجه گیری در حوزه راهنمایی و مشاوره
روز دوم اجرای این روش
- مرتب کردن
- مانور۲: ایجاد طرحی بصری برای تمامی مطالب و ابزار ارائه شده در حوزه راهنمایی و مشاوره
- نظافت
- مانور۳: در نظر گرفتن برنامه‌ها و ماموریت‌هایی در زمینه نظافت حوزه راهنمایی
- یکسان سازی
- مانور۴: ایجاد کمک‌های دیداری و یکسان سازی فعالیتها در حوزه راهنمایی
روز سوم اجرای این روش
- حفظ و استمرار اجرای مراحل
- مانور۵: مشخص نمودن کارهای موفق به منظور تکمیل حوزه راهنمایی
- تحقیق کامل
چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند:
- رئیس هیئت اجرایی که تمایل به آشنایی با این شیوه دارد.
- روسای اعضای گروه ارزشیابی یا ممیزی
- روسای کارخانجات و واحدهای مختلف
- مهندسین
- کارمندان اداری
- کارکنان سالن تولید و ستادی
مهمترین موارد مطرح در استقرار ۵s
جهت استقلال صحیح و کسب نتایج مطلوب از ۵ s در سازمان توجه به نکات زیر حائز اهمیت است:
- طرح ریزی استقلال پروژه در قالب برنامه زمانبندی(گانت چارت)
- انتخاب نماینده مدیریت با توانایی بالقوه مناسب و اعتقاد در اجرای ۵s
- نعیین و تشکیل کمیته‌ها و تیم‌های تخصصی ۵ s در سازمان
- تعیین تدوین و تامین بودجه برای برنامه ۵s
- تفویض اختیار به کمیته خاص یا نماینده مدیریت در خصوص هزینه‌های ۵s
- طرح ریزی مشترک۵s با سایر سیستم‌ها در قالب یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)
- تعیین روشهای جلب مشارکت بدنه سازمان در اجرای ۵s
- تعیین نقش سرپرستان در اجرای صحیح ۵S
- طراحی مدل ارزیابی دوره‌ای و ارائه پاداش به کارکنان در خصوص ۵s
- برگزاری مراسم و مناسبت‌های خاص و یا استفاده از شرایط ویژه برای ۵S
- انتخاب ۵ S ترین، مدیر، واحد، کارمند، کارگر و…
- اجرای ۵ s در کلیه واحدها به صورت تکرارپذیر
- طرح ریزی سیستم در هر واحد بر اساس شرایط خاص آن واحد(با توجه به ثبت ستاد بودن آن و نیز ویژگی‌های محیطی و شرایط فیزیکی واحد)
- اجرای اقدامات به صورت کامل و نتیجه گیری شده
- طرح ریزی و استفاده از علائم، رنگها،… که به صورت استاندارد تدوین شده است.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵S
نویسنده: ناصر صادقی فرد
