ممیزین ۵s مطابق با روشهای رقابت درون سازمانی سوپر ۵s  انجام می‌شود. ممیزین سطح عملیات هر گروه را در دستیابی به اهداف فعالیتهای سوپر ۵s  ارزیابی و ثبت می‌کنند:

 اصول بهره‌وری کیفیت هزینه ارسال و تحویل محصول، ایمنی و روحیه ممیزی ممکن است فرمهای ارزیابی سوپر ۵s  را مورد استفاده قرار دهند. روش تکمیل کردن فرمهای ارزیابی سوپر ۵s  در مجموعه مقررات مربوط به شرکت در رقابت‌های درون سازمانی فعالیتهای سوپر ۵s  بیان شده است.

 دوازده نکته اصلی برای بررسی توسط ممیزین فعالیتهای سوپر ۵s

• آیا CEO  و مدیران از برنامه سوپر ۵s  حمایت می‌کنند؟
• آیا افراد به خاطر محل کارشان احساس افتخار و غرور می‌کنند؟
• آیا کارگاه‌ها تمیز و پاکیزه و سامان یافته می‌باشند؟
• آیا ماشینها و تجهیزات تمیز هستند و خوب نگه داری شدند؟
• آیا بازیابی اقلام کالاها به راحتی انجام می‌شود؟
• آیا موجودی کالا بر اساس روش FIFO  قابل دستیابی است؟
• آیا تولیدات از غبار آلودگی به دور هستند؟
• آیا افراد بدون تذکر روزنه به نظافت می‌پردازند؟
• آیا لباس‌های متحدالشکل کارکنان تمیز و مرتب است؟
• آیا تصور ذهنی خوبی از شرکت در ذهن کارکنان نقش بسته است؟

مقررات مربوط به شرکت در رقابتهای درون بخشی از فعالیتهای سوپر ۵S-1

1. اهداف

    رقابتهای پیشنهادی موردنظر با هدف اصلاح کل بهره وری سازمان از طریق شرکت همه کارکنان در فعالیتهای سوپر ۵S انجام می‌شود.

  ۲- کسب شرایط لازم برای مشارکت

   هر دپارتمان و بخشی که در یک سطح مشخص ۵S را در دست اجرا دارد، برای مشارکت واجد شرایط است.

  ۳-  دوره رقابت

    هر رقابت برای یک دوره شش ماهه دو بار در سال و بر پایه اصول مستمر سازماندهی خواهد شد.

  ۴-  گروه ممیزی

   گروه ممیزی که به وسیله کمیته راهبری فعالیتهای سوپر ۵S  منصوب شده است گروه‌ها و بخش‌های رقیب را مورد بازدید قرار داده و فعالیت‌های سوپر ۵S  انجام شده را در پایان هر دوره رقابت ارزیابی خواهد نمود.

  ۵-  فرمهای ارزیابی فعالیتهای سوپر ۵S

    با توجه به فعالیت و وظایف دپارتمانهای رقیب  فرمهای ارزیابی فعالیتهای سوپر ۵S   باید طراحی شود.

قوانین مربوط به مشارکت در رقابتهای درون بخشی فعالیتهای سوپر ۵S 

• فرم ارزیابی فعالیتهای سوپر ۵S   کارخانه/ سایت عملیاتی
• فرم ارزیابی فعالیتهای سوپر ۵S   اداره
• امتیازهای ارزیابی ممیزین از هر یک از دپارتمانهای شرکت کننده در ارتباط با دو جنبه ازفعالیتهای سوپر ۵S   ثبت می‌شود.
• امتیازهای حاصل از سطح انجام شده ۵S
• امتیازهای حاصله مربوط به سطح انجام فعالیتهای سوپر ۵S 
• ارزیابی از سطح ۵S حاصله

 هر میزان امتیازها را به تفکیک در لیست وارد نموده و در محل مجموع امتیاز درج می‌نماید.

مقررات مربوط به شرکت در رقابتهای درون بخشی فعالیتهای سوپر ۵S-2

1. ارزیابی عملیات انجام شده فعالیتهای سوپر ۵S :  ممیزین باید اقدام یا اقدامات لازم انجام شده فعالیتهای سوپر ۵S  در هر دپارتمان را شناسایی نموده و بر حسب سطح عملیات انجام شده در بخش امتیاز ویژه برای انجام فعالیتهای سوپر ۵S  در فرم مربوطه امتیاز خود را وارد نمایند.
2. امتیاز نهایی:  امتیاز اصلاح شده برای سطح حاصل از انجام ۵S و امتیازات ویژه فوق الذکر مجموع امتیاز نهایی را مشخص می‌کند.  (حداکثر ۱۲۰)
3. توضیح ممیز در خصوص عملیات انجام شده فعالیتهای سوپر ۵S:  هر ممیز باید دلایل خود را برای در نظر گرفتن امتیاز ویژه در بخش مربوطه در فرم توضیح دهد.
4. پیشنهادات و نظرات ممیز برای اصلاحات بعدی:  به ممیزین توصیه می‌شود که نظرات و پیشنهادهای خود را برای بهبود و اصلاحات بعدی در قسمت مربوط به فرم پیشنهاداتی برای اصلاح درج نمایند.
5. جوائز:  با در نظر گرفتن نتایج و اثرات روانی مربوطه سازمان مجری باید روشهای تشویقی که کارکنان و بخشهای شرکت کننده در برنامه را جهت نیل به اهداف مورد نظر تشویق و دلگرمی‌نماید اتخاذ کند.

 ده نکته مهم برای موفقیت در رقابت‌های فعالیتهای سوپر ۵S

• دوفکر بهتر از یک فکر می‌باشد که طوفان فکری را تجربه نمایید.
• مکانهای نامناسب را برای اصلاح و بهبود شناسایی کنید.
• قسمتها و بخشهای سازماندهی نشده را برای اصلاح جستجو کنید.
• در جستجوی محلهای غیر ایمن باشید تا آنها را اصلاح کنید.
• در جستجوی مکانهای کثیف و نامرتب برای اصلاح باشید.
• در جستجوی طبقه بندی هفتگانه ضایعات و مواد زائد باشید تا بتوانید آنها را محو نمایید.
• به طور گسترده سطوح ماشینها را تمیز کنید.
• به محل‌های عمومی مانند ناهارخوری‌ها، توالت‌ها، گذرگاه‌های خروجی و پارکینگها توجه بیشتری مبذول نمایید.
• با ارائه شواهد لازم ثابت نماید که همکاران بیشتری در فعالیتهای سوپر ۵S  شرکت می‌کنند.
• فعالیتهای سوپر ۵S  خود را بیش از پیش در معرض دید افراد قرار دهید.

طبقه بندی هفتگانه ضایعات و مواد زائد

1. ضایعات ناشی از اضافه تولید
2. ضایعات ناشی از نواقص
3. ضایعات ناشی از تأخیر و زمان انتظار
4. ضایعات ناشی از انبوه شدن مواد در حین مراحل تولید
5. ضایعات ناشی از حمل و نقل
6. ضایعات ناشی از فرایند
7. ضایعات ناشی از اعمال و فعالیتهای غیر ضروری

اگر تجزیه و تحلیل دقیق و کاملی از منشأ طبقه‌بندی این گونه ضایعات به عمل آورید و برای از بین بردن آن فعالیتهای سوپر ۵S  سایت قرار دهید خواهید توانست هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را بهبود بخشید.

کلید ۵S  موفقیت آمیز

Seiri:  اجناس غیر ضروری را طبقه بندی کرده و از کارگاه دور کنید.

Seiton:  کالاهای ضروری را در محل کار طوری مرتب کنید تا به راحتی قابل دسترسی و استفاده باشد.

Seiso:  محل کار خود را تماماً تمیز کنید به طوری که هیچ گونه گرد و غباری روی کف اتاق‌ها، ماشینها یا وسایل و تجهیزات باقی نماند.

Seiketsu:  با تکرار سیستمهای بالا محل کار خود را بهره ور و در وضعیت مناسب نگه دارید.

Shitsuke:  افراد را برای پیروی از عادات پسندیده کاری آموزش دهید.

۵s مبنایی برای اصلاح و بهبود بهره‌وری است.

 ۵s به طور موثر به PQCDSM  کمک می‌کند.

P:  بهره وری – افزایش سطح رقابت

Q:  کیفیت – برطرف شدن هر گونه نقص

C:  هزینه – باقی نماندن ضایعات و مواد زائد

S:  ایمنی- جلوگیری از بروز هرگونه حادثه و سانحه

M:  روحیه- کار گروهی شایسته

چک لیست

 مواردی که باید چک لیست شود: 

1. بولتن  خبری  فعالیتهای ۵S  به خوبی تنظیم شده و اطلاعات به روز می‌باشد.
2. محل قرارگیری مواد و کالاها از تشکیل دهنده آنها و مواد ضروری حین تولید برای سهولت بازیابی برچسب گذاری شده است.
3. قالبها ادوات اساسی و ابزارها در محل مناسب قرار گرفته‌اند و نیازی به جستجو نمی‌باشد.
4. پیچ و مهره‌ها از تشکیل دهنده دستگاه‌ها و سایر مواد و اجناس روی کف اتاق نگهداری نمی‌شود.
5. محل عبور افراد و مناطق عملیاتی با خطوط جدا کننده به وضوح مشخص شده است.
6. ایرادها و نقایص حین‌کار بلافاصله برطرف می‌شود.
7. محل‌ها و اماکنی که در نقاط دشوار قرار گرفته‌اند متناوباً تمیز می‌شوند.
8. جستجوی ابزار و مدارک در کمتر از ۶۰ ثانیه انجام و بازیابی می‌شود.
9. مقررات عمل به ۵S بدون تذکر یادآوری رعایت به اجرا می‌شود.
10. به منظور بهبود مستمر کنترل و نظارت بر ۵S  به طور مرتب توسط ناظران انجام می‌شود.

آیا تصمیم دارید در مهندسی ۵S شرکت نمایید؟

 بدیهی است که قبل از مشارکت در این برنامه باید طرح‌های دقیق مطابق با سیکل مدیریت مهیا کنید. در این مرحله از آنجا که باور کردنش از طریق دیدن حاصل می‌شود با انجام بازدید و تورهای مطالعاتی از شرکت‌های نمونه سوپر ۵S  تبادل اطلاعات با افرادی که درگیر اجرای فعالیت‌های سوپر ۵S  می‌باشند رهیافت موثری در نیل به موفقیت را تجربه نمایید. همانطور که قبلاً متذکر شدم از سال ۱۹۸۶ تجربه راهنمایی فعالیت‌های ۵s را در کشورهای مختلف طی ۱۰ سال گذشته داشته‌ام.

 دلیل اینکه اخیراً کلمه “سوپر” را اضافه نمودم این است که قصد داشتم این برنامه مافوق آنچه به طور عام از سطح ۵S درک می‌شود قرار گیرد. بار دیگر به آنها که درگیر عملیات ۵S هستند اهداف و ماهیت خلاقیت روز افزون، بکار بردن اصول و رفتار انسانی و مشارکت در نیل به بهره وری را یادآور می‌شوم.

منبع: کتاب مهندسی فعالیتهای سوپر ۵S در سازمان

نویسنده: کازوئو تسوچیا

ترجمه: مهندس فاطمه کاردان