تعریف واژه Seiton 

Seiton به معنای مرتب‌سازی اقلام ضروری در وضعیت مناسب می‌باشد. به ترتیب که بتوان آنها را به راحتی برای استفاده انتخاب نمود. ابتدا همه اقلام موجود در کارگاه را به سه دسته طبقه بندی می‌کنیم و برای هر یک از آنها  اقدامات لازم را انجام دهید. سپس اقلام را دوباره بر حسب ظاهر آنان بر طبق اصول Seiton مرتب‌سازی و منظم نمایید.

 اصول مرتب‌سازیSeiton 

1. برای انبار کردن و ذخیره اقلام از روش اولین وارده – اولین صادره  پیروی نماید.
2. برای هر یک از اقلام مکان مشخصی در نظر گیرد.
3. کالاها و اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به طور سیستماتیک برچسب‌گذاری شود.
4. اقلام و اشیا را طوری قرار دهید که با صرف حداقل زمان ممکن قابل دسترسی باشند.
5. اقلام و اشیا را طوری قرار دهید که به آسانی قابل دسترسی و استفاده باشند.
6. ابزار و وسایل انحصاری و ویژه را از وسایل عادی جدا نمایید.
7. ابزار و وسایلی را که مرتب مورد استفاده قرار می‌گیرد در نزدیکی کاربران قرار دهید.

اصولSeiton  (مرتب‌سازی) به قدری اهمیت دارد که باید آن را شعار خود قرار دهید. متابعت از این اصول و اعمال خلاقیت واضح و آشکار شما را به سوی درک اهداف و ایده‌های Super Seiton رهنمون می‌سازد.

تعریف واژه Seiton

  مرتب‌سازی و منظم کردن مواد و اقلام ضروری در وضعیتی مناسب می‌باشد به ترتیبی که می‌توان آنها را به راحتی برای  استفاده انتخاب نمود. 

روش اولین وارده- اولین صادره (FIFO)  روشی مناسب برای انبار کردن مواد خام کالاهای حین تولید و محصولات نهایی بود و راهی مناسب برای خروج اقلام انبار به همان ترتیبی که در ابتدا وارد انبار شده است می‌باشد. لازم به توضیح نیست که روش انبارداری آخرین وارده و اولین صادره در موارد بسیار مشکلاتی در کنترل کیفیت ایجاد می‌کند روش دستیابی تصادفی برای ذخیره ابزار و وسایل لوازم یدکی نمونه‌ها و لوازم‌التحریر مناسب می‌باشد. گو این که روش استقرار و برچسب‌گذاری این گونه اقدام برای سهولت دسترسی و بازگرداندن آن به انبار نیازمند به کارگیری خلاقیت و ابتکار می‌باشد. موضوعی که باید دنبال شود این است که عملیات غیر عقلانی و خطرناک مانند حمل و نقل و بلند کردن اشیای سنگین با دست باید کاهش یابد.

در بسیاری از کارخانه‌ها قالبهای فشار که گرانقیمت نیز می‌باشند روی کف سالنها روی هم انباشته شده است. هنگامی که یک قالب از پرس بیرون آورده می‌شود آن را تمیز و براق نموده و سپس به جای خود در قفسه برگردانده  می‌شود. اینگونه اصلاحات باعث افزایش چشمگیر در کیفیت کالاهای تولید شده توسط پرس خواهد شد. 

 بعضی خودکارهای ساچمه‌ای دارای بدنه شفاف هستند که می‌توان میزان جوهر آن را مشاهده نمود. بر چسبهای رنگی برای نشان دادن پایین تر و بالاترین سطح جوهر به قسمت جلو نصب شده تا به راحتی بتوان میزان جوهر را تشخیص داد.

 کتابها و پرونده‌های انباشته شده روی کف اتاق دشمن بزرگ ۵S  می‌باشند که باید مرتب‌سازی شوند.

• اسناد و مدارک غیر ضروری را دور بریزید.
• مدارک را شناسایی کرده و آنها را سازماندهی کنید.
• اسناد و مدارکی که قابل استفاده را در انبار نگهداری نمایید. 
• اگر شی یا چیزی روی کپه انباشته نشده باشد نظافت آسان تر انجام می‌شود.

اصول اساسی مرتب‌سازی (Setion)

1. کالاها را از روی نوع جنس گروه‌بندی نمایید.
2. برای هر گروه مکان مشخصی اختصاص دهید.
3. محل و جایی قرار گرفتن کالاها را برچسب‌گذاری کنید.
4. از فضا به صورتی استفاده نمایید که مقرون به صرفه باشد.
5. تعداد اقلام و اشیا را در انبار کاهش دهید.
6. از طریقه مشاهده امور را اداره نماید.

 نوشته روی برچسبها و تابلوها باید به اندازه کافی بزرگ و مجزا بوده تا از دور قابل خواندن باشد. پالتها، واگن‌ها و چرخهای حمل دستی و موارد مشابه باید در جای مخصوص خود نگهداری شوند و در آن باید عادت نمایند تا پس از استفاده این وسایل را به جای اولیه بازگرداند.  شرکتی که در Setion و Shitsuke  پیشتاز می‌باشد توجه همه از جمله مشتریان را به خود جلب می‌کند.

شکل فوق نمونه‌ای از یک انبار که به منظور رعایت نکات ایمنی و کنترل کیفیت حداکثر ارتفاع مجاز برای انبار کردن کالا مشخص شده است. کارتونها باید با برچسب‌هایی که نشان دهنده وضعیت قرارگیری آنها وزن و محدودیت رویهم گذاری و اینکه کدام یک باید اول قرار گیرد مشخص می‌شود.

 بلند کردن و جابجا نمودن بی دلیل اشیا سنگین تا جایی که امکان دارد باید کاهش یابد این مشکلات را می‌توان به وسیله قرار دادن یک ترازو در کف محل و جلوگیری از حمل و نقل دستی اشیا حل نمود. Setion  مرتب‌سازی به معنای دکوراسیون زیبا نیست؛ بلکه به معنای ایجاد نظم و ترتیب است که سهولت استفاده از کالاها و اقلام در آن  لحاظ شده باشد. 

تمرینهای مفید برای Seiso (نظافت)

• روزانه ۵ تا ۱۰ دقیقه Seiso  را تمرین کنید.
• برای هر دستگاه مسئولی تعیین نمایید.
• نظافت (Seiso)  را با نظارت ترکیب کنید.
• جارو کردن، پاک کردن، برق انداختن، چک کردن و تثبیت کردن را تکرار نمایید.

استاندارد Seiso  است که هیچ غبار و لکه‌ای با چشم دیده نشود و از طریق تماس با دست نیز احساس نگردد. نظافت محل کارتان را قبل از شروع کار روزانه به یک قانون تبدیل نمایید. محل کار که عاری از لکه و غبار باشد شروع مناسبی برای کنترل کیفیت محسوب می‌شود. نظافت دقیق ابزارها و ماشینهای تولیدی شروعی برای نگهداری اثربخش می‌باشد. بنا به تعریف، تمرین این تفکر که تعویض مکان‌هایی که نظافتش مشکل است با جاهایی که نظافت آسان است به منظور جلوگیری از تشکیل گرد و غبار روی وسایل و تجهیزات  سوپر Seiso  نامیده می‌شود.

روکشهای پلاستیکی ضد گرد و غبار برای keyboard در انواع متنوع توسط شرکتهای مختلف تولید می‌شود. یکی از ویژگی‌های این روکش‌ها این است که پس از نصب روی keyboard  به همان صورت می‌توان از دستگاه استفاده نمود. این نوع روکشها keyboard را محافظت نموده و استفاده کننده را تا حد بسیار از نظافت بی نیاز می‌نماید. پوششهای مقاوم را می‌توان به سادگی با مواد شوینده تمیز نمود. یک بار نظافت در ماه کافی است. بنا به تعریف این نوع Seiso  که معضل نظافت را مرتفع می‌نماید و یا زمان نظافت را کاهش می‌دهد Super Seiso  نامیده می‌شود.

حفظ و ارتقاء سطح حاصل از انجام Seiketsu

هنگامی که Seiso، Seiton، Seiri  را تکرار می‌کنید محل کارتان تمیز و سازمان یافته خواهد شد. ما این حالت را Seiketsu  می‌نامیم. برای حفظ و ارتقاء سطح حاصل از اجرای ۵s رهیافتی زیر موثر می‌باشد:

• ممیزی ۵s توسط مدیریت ارشد
• رقابت درون واحدی ۵s
• رقابت درون شرکتی ۵s

بررسی تمرینهای مفید Super Seiketsu

• همیشه با مردم با یک لبخند بزرگ برخورد کنید.
• یک  شنونده خوب باشید.
• کایزن مدار متعهد باشید.
• روح تیمی را به نمایش بگذارید.
• رفتار خود را به عنوان عضوی از یک سازمان معتبر تنظیم و اصلاح نمایید.
• وقت شناس باشید.
• همیشه محل کارتان را  مرتب سازی و ایمن کنید.
• مقررات ایمنی را به صورت تأکید رعایت نمایید.
• Seiketsu به معنای شکل گیری عادت دائمی در برخورد و برآوردن نیازهای بهداشتی بهره‌وری و کایزنی مدار در محیط می‌باشد.

اصلاحات قابل رویت فعالیتهای ۵s

1. مسائل و مشکلات را شناسایی نمایید.(محل هایی که به اصلاحات نیاز دارند) گروه ۵s در هر کارگاه مشکلات و مسائل را شناسایی می‌کند.
2. فعالیتهای اصلاحی ۵s را با تأکید بر محل‌هایی شناسایی شده انجام دهید هر مرحله از فعالیتهای اصلاحی باید ظرف ۱۰ روز اجرا شود.
3. عکس برداری از یک محل ثابت: در هر مرحله عکسهای واضح از مکان‌های مشخص و مشکلات مربوط به آن و عکسهای مرتبط با تغییرات بعد از آن به نمایش گذاشته می‌شود و ضمیمه سوابق به بوده۵s می‌گردد.
4. نظرات و پیشنهادات:  رهبر گروه در هر کارگاه پیشنهادات و نظرات شخصی خود را در خصوص نتایج فعالیتهای اصلاحی انجام شده در هر مرحله زمینه سوابق بهبود ۵s  می‌نماید.
5. درجه بندی به وسیله تعدادی از برچسبهای طلایی رنگ ستاره‌ای شکل مشخص می‌شود. ۵ ستاره طلایی نشان دهنده این نتیجه بسیار خوب می‌باشد.
6. اقدامات لازم برای جلوگیری از بازگشت به عقب:  بمنظور جلوگیری از بازگشت به عقب عکسهای مربوط به مرحله چهارم جمع آوری شده و برای مدت طولانی به نمایش گذاشته می‌شود تا همه اعضای گروه بتوانند عملیات اجرا شده را مشاهده نمایند که این به نوبه خود به‌صورت استانداردی در خواهد آمد که نظافت و مرتب سازی در محل کار بر آن اساس می‌باید انجام شود.

 فرم‌های ثبت اصلاحات ۵s باید در اوراق بزرگ تهیه شود تا عکسها را بتوان بالای تصاویر دوربینها الصاق نمود سوابق مربوط به دو موقعیت می‌تواند در یک صفحه وارد شود.

بازرسی متناوب ۵s

• طرحهای ارزیابی و تشویقی ۵s را تهیه نمایید.
• ممیزی منظم ۵s را توسط ممیز انجام دهید.
• رقابت‌های درون واحدی را برای حفظ و استمرار فعالیتها سازماندهی کنید.
• به گروه‌ها افرادی که تمرینهای۵s را به درستی اجرا می‌کنند متناوباً جوایزی اهداء نمایید.
• بازدیدهای مطالعاتی از سایر شرکتهای اجراکننده را انجام دهید تا با تبادل ایده‌ها و نقطه نظرات در زمینه لازم برای کمک به اجرای اصلاحات فراهم شود.
• رقابت‌های درون شرکتی ۵s را برای جلوگیری از بازگشت به عقب و ارتقاء بیشتر در دستور کار قرار دهید.

یک مشاور حتماً باید از خارج از سازمان تعیین و عهده‌دار هدایت و قضاوت رقابت داخلی ۵s گردد.

منبع: کتاب مهندسی فعالیت‌های سوپر ۵s

 نویسنده: کازوئو تسوچیا

 ترجمه: مهندس فاطمه کاردان