آیا فکر کرده‌ایم که چرا صنعت ژاپن منبع تهدیدی برای سرزمین‌های دیگر به شمار می‌آید؟ علت را باید در وجود سرمایه‌ای جستجو کرد که مردم ژاپن از آن بهره‌مند هستند. آنان می‌دانند که هیچ چیز رایگان به دست نمی‌آید. سخت مطالعه و به شدت کار می‌کنند تا راه پیشرفت خویش را به دست خویش باز کنند. میزان بی‌سوادی علمی مردم ژاپن در میان کشورهای جهان در پایین‌ترین حد است. ارتباطات میان نیروی کار ژاپن جزء هماهنگ‌ترین ارتباطات در جهان محسوب می‌شود، زیرا کارگران ژاپنی به خوبی به اهمیت یافتن راههای بهتر برای انجام هر کار واقعند و می‌دانند که از این طریق قادر خواهند بود وظایف خود را آسانتر انجام دهند. بازده بهتری داشته باشند و زندگی مرفه‌تری را برای خود فراهم آورند. فعالیتهای گروهی همچون تشکیل دوایر در سطح کارگاه و کارخانه که مسئولیت ارتقاء کیفیت کار را بر عهده دارند.

از جمله فعالیتهایی است که در دیگر کشورها نیز کاملاً شناخته شده‌اند کار این دوایر آن است که ابزارهای تحلیلی و اطلاعات لازم برای اعمال مدیریت صحیح و اختیاراتی را که کارگران در جهت اصلاح روشهای انجام کارشان به آنها نیاز دارند،‌ در اختیارشان قرار د هد. در شرکتهای موفقتر این گونه دوایر در تمامی بخش‌های شرکت از بالا تا پایین و با برنامه‌هایی مدون در جهت اصلاح روشهای انجام کارشان به آنها نیاز دارند، در اختیارشان قرار دهد. در شرکتهای موفقتر این گونه دوایر در تمامی بخشهای شرکت از بالا تا پایین و با برنامه‌هایی مدون درجهت کنترل کیفیت همه جانبه تشکیل می‌شوند. علاوه بر این شیوه های دیگری چون کایزن یا بهبود مستمر، تولید درست به موقع و تعداد زیادی روشهای دیگر نیز به کار گرفته می‌شوند که هدف از آنها مشارکت یک یا یک افراد در تولید محصولاتی با کیفیت برتر است.

با این وجود حتی دوایر مسئول کنترل  کیفیت نیز که اساسی‌تر از دیگر عوامل به نظر می‌رسند، اولین قدم در این راه محسوب نمی‌شوند. اولین گام در واقع جنبش پنج‌اس است که بر ایجاد محیطی سامان یافته، مرتب، پاکیزه، استاندارد و با انضباط برای تأکید دارد. اگر این تأکید از میان برداشته شود. پیدا کردن اشتباهات و تشخیص مشکلات امری ناممکن است. اگر مراحل اجرایی با دقت و وضوح کافی مشخص و تعریف و به دقت رعایت نشوند. تعیین درستی یا ناردستی امور و فعالیتها امری غیرممکن است. بدون بهره‌گیری از جنبش پنج‌اس هیچ یک از فعالیتها و نوآوری‌های دیگری که برای ایجاد شرایط بهتر و محصولات برتر به کار گرفته می‌شوند به نتیجه نخواهد رسید.

اکنون سئوال این است که جنبش پنج اس، نظام آراستگی محیط کار (۵S) چیست؟ پنج اس از اولین حرف پنج لغت ژاپنی Seiri سیری. Seiton سیتون، Seiso سی سو، Seiketsu سی کتسو و Shitsuke شیتسوکه گرفته شده است از آنجا که یادگیری این کلمات برای غیرژاپنی‌ها دشوار به نظر می‌رسد آنها را به کلمات سازماندهی، نظم و ترتیب،‌ پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و انضباط ترجمه کرده‌اند.

 

تحول سازمانی با استفاده از نظام آراستگی محیط کار (۵S):

• لزوم مشارکت همه افراد: مجلات و نشریات مربوط به مدیریت، مباحث بیشماری را در خصوص برتریها و مزایای مدیریت از بالا به پایین و مدیریت از پایین به بالا نسبت به یکدیگر مطرح کرده‌اند. اما مسأله واقعی چیز دیگری است . هنگامی که دریافت‌کنندگان نهایی دستورالعملها به وظایف محوله از سوی مدیریت عمل نکنند. مدیریت از بالا به پایین ناموفق و بی حاصل است. همچنین بهره‌گیری مدیریت از پایین به بالا در صورتی که افراد مسئول رده بالا بر جزئیات مسائل اجرائی تسلط نداشته باشند، امری ناممکن خواهد بود. به همین دلیل اثر همکاری افراد اهمیت فوق‌العاده‌ای پیدا می‌کند. این امر بدان معنی است که تیمهای خوب تأکید خاصی بر این نکته ندارند که حتماً بازیکنان معروف یابه اصطلاح ستاره در تیم وجود داشته باشند.در این جاست که جنبش پنج‌اس وارد عمل می شود. جنبش پنج‌اس نه تنها برای تحقق مشارکت همه افرادرد کار امری ضروری است، بلکه فعالیتی است که در آن سریعاً می‌توان به پیشرفتهای قابل توجهی دست یافت.

• دشواریها چندان هم دشوار نیستند: آنچه شما را در دام فریب خود گرفتار می‌کند. آسانی است. اگر گردش مختصری در صنایع ژاپن داشته باشید به علائم بیشماری برمی‌خورید که افراد را به رعایت پنج‌اس ترغیب می‌کنند و یا از آنان می‌خواهد که دست کم سه اصل اول یعنی سازماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی را رعایت کنند. ولی این واقعیت که چنین علائم ترغیب کننده‌ای در تمامی شرکتها به گونه‌ای یکسان به چشم می‌خورند، هرگز به آن معنا نیست که تمامی این شرکتها به طور یکسان نتایج خوبی به دست می‌آورند. پنج‌اس به ظاهر ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن نیز به نظر ساده می‌آید. ولی چرا پیاده کردن آنها در عمل بسیار مشکل است؟ دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آنها جستجو کرد. از آنجا که تصور می‌شود انجام آنها با یک چشم بر هم زدن میسر است. هیچکس برای انجام واقعاً تلاش نمی‌کند.

تحقق ۵ اس از آن رو  دشوار است که افراد از اصول، دیدگاهها و اهداف آن اطلاع چندانی ندارند. انجام فعالیتهای پنج‌اس و وضع مقررات ویژه برای انجام آن زمانی که اصول مذکور را به خوبی شناخته و تجربه و تمرین کافی در اجرای آنها کسب نکرده‌اید. مرعی غیرممکن خواهد بود.

• در شرکتی که به درستی کار نمی کند. پنج‌اس به خوبی اجرا نمی‌‌شود:‌ اگر به کارگاههایی که بازدهی نامطلوب دارند. نگاهی بیندازید. به خوبی متوجه خواهید شد که همگی چند وجه مشترک دارند. به عنوان مثال روابط بین افراد در این شرکتها معمولاً خوب نیست. کارکنان ظاهری خسته و آشفته دارند. میزان غیبت از کار بالا است. کارکنان پیشنهادات شخصی برای اصلاح و پیشرفت نحوه انجام کارها ندارند و چنین می‌نماید که اهمیتی برای کاری که انجام می‌دهند. قائل نیستند. فعالیتهای دوایر کنترل کیفیت متوقف شده‌است. در خط تولید ضایعات. اشیاء معیوب و دوباره‌کاریها فراوانند. تجهیزات و وسایل کثیف و آلوده‌اند. ابزار و اشیاء‌به جای آن که در جای معین و مناسب خود قرار داشته باشند بدون نظم و ترتیب در اطراف پراکنده‌اند و ضایعات و قطعات در همه جا به چشم می‌خورند.

• از اصلاح تا پیشگیری: اصلاح امور تمامی وقت شما را می‌گیرد. اگر به کارهایی که پرسنل مدیریت در طول فعالیت خود انجام می‌دهند نظری بیاندازید. متوجه خواهید شد که مدت زیادی از وقت آنها صرف انجام دوباره امور و اصلاح کارها می‌شود. یعنی پس از آنکه مشکلات حادث شده‌اند. در صدد چاره‌جویی بر می‌آیند اگر به مشکلاتی که مدیریت با آنها دست به گریبان است دقت کنید. در خواهید یافت که عموماً علتی ساده و پیش پا افتاده دارند و از آن دست مشکلاتی هستند که اگر به موقع به آنها رسیدگی شود، می‌توان در مدت نیم ساعت آنها را از پیش پا برداشت. ولی اگر اصلاح آنها به تعویق بیفتد. برطرف کردن آنها سه روز وقت شما را خواهد گرفت. با وجود تمامی این اوصاف همه ما غالباً تمایل داریم که به معلولها یا نتایج توجه کنیم و بر اساس آنها قضاوت نماییم. این روشی است که باید کنار گذاشته شود. آنچه بدان نیاز داریم. توجه به علل و دقت در فرایندهاست. اگر فرایندها درست باشند، نتایج همواره مطلوب خواهند بود.