انسان امروز در تلاش است تا دل را شکافته و از مخلوقات را کشف نماید و در این راستا دائماً در حال پیشی گرفتن از حمل و خویش است هر کس سریع تر و بهتر به نتیجه برسد، پیشرفته تر محسوب می‌شود. راز پیشرفت و جاودانگی را همگان می‌دانند هر آن که به خاطرات بیشتری را تحمل نماید موفق‌تر و جوان‌تر خواهد بود. یکی از رموز رسیدن به اوج همکاری گروهی و یکپارچگی است. کما اینکه ساخت و تجهیز و دستیابی به کرات ناشناخته میسرنگردید مگر با یک تلاش همگانی.

 ما درصدد هستیم طی مباحث سیستم ۵s رمز مهم و اساسی برای رسیدن به مقصود متعالی در محیط کار که از آن جمله عشق به کار، احساس امنیت، بازدهی فراوان است را با یاری پروردگار، اولاً ملکه اذهان نموده، ثانیاً در اجرای آنها مدد رسانیم.

هدف

سیستم ۵s  از مدتها پیش وجود داشته و به هیچ عنوان پدیده‌ای نیست که امروزه، به صورت کلاسه شده و منسجم برای کسانی که از محیط اطراف خویش غافل شده‌اند قابل ارائه گردیده است. اصول پنجگانه با شعار پاکیزگی، زیبایی، سلامت، نظم و کارایی فراوان به دنبال دستیابی به اهداف ذیل است:

1. ایجاد محیطی مطلوب توام با شادابی فکری و جسمی همکاران
2. کاهش مصرف زیاد مواد اولیه و دستیابی به تولید بیشتر با ضایعات کمتر
3. ایجاد فرهنگ همکاری و پاکیزگی و نظم زیبایی کارو تلقین همت کاری
4. دسترسی آسان به کلیه ابزار آلات و تجهیزات مورد نیاز
5. ایجاد روشهای سهولت کار
6. ایجاد آمادگی همیشگی برای پذیرش مشتریان و خریداران
7. جلوگیری از انبارش مواد طبیعی بوده و غیرقابل استفاده و جاگیر
8. ایجاد امکان تشخیص سریع و به موقع عیوب و نواقص در سیستمها و بالا بردن عمر دستگاهها

تبیین شمایی از ارکان و تشکیلات کلی سیستم ۵s

 قبل از آغاز بحث راجع به ارکان تشکیل دهنده سیستم ۵s جای آن را دارد که جهت تشخیص از آن در یک بحث کلی جایگاه و ارتباط کمیت‌های موجود در این سیستم را توسعه دهیم. بالاترین و مقتدرترین کمیته موجود در سیستم ۵s کمیته مرکزی می‌باشد که وظیفه خطیر سیاست گذاری را به عهده دارد و در واقع در راس هرم قدرت و توانایی قرار گرفته است، آن کمیته فرعی است که نقش هماهنگ‌کننده و مرتبط را بازی می‌کند و از لحاظ تمثیلی مانند معاون است برای مدیر چرا که ممیزی و اجرا را تحت کنترل ثانویه قرار می‌دهد. ضمن اینکه کلیه امور فرهنگی و آموزشی و همینطور ایجاد ارتباط با کمیته فرهنگی نیز به عهده همین کمیته می‌باشد.

اضلاع جانبی هرم را کمیته‌های ممیزی و اجرایی و فرهنگ‌سازی تشکیل می‌دهد با این تفاوت که کمیته اجرایی قاعده هرم است. چرا که بر روی آن استوار است و در خصوص سیستم ۵s کمیته‌های اجرایی در داخل واحدها و مستقیماً ایفای وظیفه می‌نمایند و نقش فوق العاده بنیادین و سازنده به عهده دارند. فعالیت کمیته‌های ممیزی و فرهنگ سازی می‌توانند در نهایت سادگی و خونسردی اعمال گردد.

ویژگی‌ها و تشکیلات کمیته مرکزی

 کمیته مرکزی متشکل از مدیریت عالی معاونت‌ها و مدیریتهای مستقل می‌باشد که حتی المقدور یک نفر از مدیریتهای مستقل در هر یک از کمیته‌های اجرایی و ممیزی فرعی شرکت خواهد داشت با عنایت به اینکه هسته اصلی و اساسی سیستم ۵s است، در واقع و نفس الامر منبع تغذیه کننده سیستم مذکور را کمیته مرکزی تشکیل می‌دهد. لذا باید ایمان و اعتقاد کامل به اصول این سیستم داشته و نحوه ترغیب و تشویق دیگران و ایجاد انگیزه در کارکنان را نیز بدانند چرا که اگر خود معتقد به اصل این باشیم نمی‌توانیم در دیگر آن اعتقاد را ایجاد کنیم.

شرح وظایف کمیته مرکزی

1. کوشش برای بهبود مداوم و مستمر سیستم ۵s
2. تعیین سیاست کلی سیستم ۵s
3. کوشش در جهت هماهنگی موضوع و نحوه فعالیت سیستم
4. تایید و تصویب آیین نامه‌ها و خط مشی‌ها و استاندارد‌های سیستم
5. تایید و تصویب پیشنهادهای کلیه کمیته‌ها
6. تشخیص و تصویب بودجه پیشنهادی کمیته اجرایی
7. نظارت بر عملیات سایر کمیته‌ها
8. ایجاد هماهنگی بین کمیته‌های فعال در سیستم
9. تأیید و پاسخگویی به انتقادات و پیشنهادات مربوط به بهبود امور نظام
10. تعیین اعضای کمیته اجرایی و فرهنگی ممیزی
11. تشکیل جلسات منظم و برنامه ریزی شده جهت کنترل وظایف محوله ستاد و تعیین زمان‌های بازدید از کارخانه

ویژگی‌ها و تشکیلات کمیته فرعی

 اعضای تشکیل‌دهنده کمیته فرعی شامل تعدادی از اعضای کمیته اجرایی و تعدادی از اعضای کمیته ممیزی می باشند، چرا که عملیات اجرایی آن با ممیزی به دلیل اهمیت موضوع نیازمند یک انسجام و ایجاد ارتباط کامل می‌باشد و به همین دلیل خصوصیاتی که اعضای کمیته اجرایی و کمیته ممیزی دارا می‌باشند در این کمیته جمع شده است و نقش یک سیستم کنترل را ایفا می‌کند.

شرح وظایف کمیته فرعی

1. ایجاد ارتباط کامل بین اجرای عملیات و ممیزی آن
2. ایجاد هماهنگی در تدوین چک لیست‌ها بین کمیته‌های اجرایی و ممیزی
3. تعیین امتیازات لازم جهت اجرای اصول سیستم
4. نظارت بر جلسات آموزشی سیستم ۵s و کیفیت جلسات
5. برگزاری آزمون‌های ماهانه بعد از جلسات آموزشی ۵s
6. ایجاد امکانات تشکیل جلسات آموزشی
7. نگهداری سیستم از طریق ارزیابی ادواری
8. برگزاری سمینار های درون واحدی
9. ارائه گزارش عملکرد کمیته های اجرایی و ممیزی
10. انعکاس کمبودها و مقام و نیازهای واحدها به کمیته مرکزی

 تبصره۱:  کمیته فرعی کلیه وظایف و ضمن تشکیل جلساتی که توسط ریاست این کمیته در یکی از روزهای هفته به مدت یک ساعت و نیم در خارج از ساعت اداری مشخص میگردد، انجام می‌دهد.

 تبصره ۲:  نمونه‌هایی از نحوه تدوین چک لیست ضمیمه مستندات می‌باشد.

ویژگی‌ها و تشکیلات کمیته اجرایی

 اعضای کمیته اجرایی توسط کمیته مرکزی انتخاب گردیده و متشکل از معاونت‌های جز و مسئولین ممتاز واحدها که دارای حسن شهرت در فعالیت راندمان بالا اخلاق می‌باشند است و تعداد این افراد حداقل ۳ نفر و حداکثر ۷ نفر می‌باشد. اعضای کمیته اجرایی باید دارای  قدرت و نفوذ کافی جهت اجرای برنامه‌های سیستم بوده و هیچگونه ضعف و کاهلی در عملیات اجرایی نشان ندهند. چرا که اندکی بی‌اعتقادی نسبت به امور سیستم و بی اهمیت شمردن اصول بعضاً باعث سوء استفاده گردیده. چه بسا سازمان را از دستیابی به هدف دور نماید. ضمن اینکه این افراد خود باید تسلط کامل به اصول سیستم و علم و آگاهی کافی داشته و جوابگوی کلیه سوالات کارکنان باشند.

وظایف کمیته اجرایی

1. اجرای کامل آیین نامه و تصویب نامه‌های کمیته مرکزی
2. ارتباط کامل مستمر با سایر کمیته‌ها به ویژه کمیته مرکزی که مسئولیت هماهنگی را به عهده دارد.
3. انعکاس کمبودها و نقائص و نیازهای واحدها به کمیته فرعی
4. تدوین صورت جلسه هفتگی و گزارش آن به کمیته مرکزی
5. انعکاس نیازهای فرهنگی به کمیته فرهنگی و مشوق سیستم ۵s
6. تشخیص نیازهای جدید در خصوص استانداردهای سیستم ۵s از طریق بازی‌های کمیته یا پیشنهادات و انتقادات کارکنان
7. تنظیم برنامه و زمانبندی اجرای عملیات اصلاحی سیستم ۵s
8. همکاری مداوم و مستمر با سایر کمیته‌ها برای نیل به اهداف کلی سیستم ۵s
9. ایجاد حس همکاری در کارکنان و آموزش سیستم در حین اجرا
10. ایجاد تعادل در کارکنان
11. آموزش نحوه ارتباط با سایرین و ایجاد همکاری و تعاون
12. تعیین وظایف افراد در واحدها و گماردن هر کس برای انجام یک مورد از موارد در اصول سیستم ۵s
13. حل مشکلات و معضلات کارکنان در حین اجرای اصول سیستم ۵s
14. تدوین چک لیست با همکاری کمیته فرعی

 تبصره ۳:  فرم نحوه ابلاغ ماموریت از کمیته مرکزی به کمیته‌های اجرایی ضمیمه مستندات می‌باشد.

ویژگی‌ها و تشکیلات کمیته ممیزی

 افراد تشکیل دهنده این کمیته می‌بایست در بین کارکنان به عدالت و حسن اخلاق مشهور بوده و مجریان دقیقی برای اصول سیستم۵s  باشند. چراکه تا علم کافی نباشد ارزیابی و تصحیح عملکرد دیگران میسر نمی‌گردد. اعضای کمیته ممیزی نیز از بین کارکنان رده بالای واحدها از جمله مسئولین قسمت‌ها که در طی سالیان خدمت وظیفه و مسئولیت به خوبی برآمده باشند تشکیل می‌شوند و انتخاب این افراد نیز توسط کمیته مرکزی و حداقل ۳ و حداکثر ۵ نفر می‌باشند.

شرح وظایف کمیته ممیزی

1. تعیین معیارهای ارزیابی برای کارکنان واحدها
2. ارزیابی دقیق و عادلانه بر اساس اصول سیستم ۵s و غیره دلایل مورد قبول به طور صحیح و روشن
3. بازدید روزانه از کلیه قسمتها و تهیه گزارش از نتایج بازدید
4. دریافت پیشنهادات و انتقادات و تلاش برای طعم دادن به آنها
5. ایجاد ارتباط کامل با سایر کمیته‌ها
6. تدوین چک لیست‌ها با همکاری کمیته اجرایی
7. رعایت دقیق مقررات استاندارد و خودداری از اغماض و جانبداری در ممیزی
8. انعکاس کاستی‌ها و نقایص در اجرای اصول سیستم به کمیته اجرایی و ارائه راهنمایی‌های لازم به قسمتهای برای بهبود امور
9. انعکاس عملکرد مثبت واحدها به کمیته مرکزی جهت تشویق کارکنان مربوطه
10. کسب تخصص‌های لازم در خصوص تجهیزات و دستگاهها در جهت ایجاد امکان ممیزی

ویژگی‌ها و تشکیلات کمیته فرهنگی و مشوق سیستم ۵s

 اعضای تشکیل دهنده کمیته فرهنگی باید افراد با ذوق و سلیقه و هنر بوده و ابتکارات لازم و جذاب برای پیشبرد اهداف سیستم ۵s را داشته، چرا که ممکن است تأثیری را که یک پیام تصویری با کاریکاتور در افراد دارد را یک عمر نصیحت و پند و اندرز نداشته باشد. بنابراین اعضای این کمیته داوطلبان تشکیل شده و از لحاظ رتبه بندی و امتیازدهی هیچ معیاری در انتخاب آن‌ها مطرح نمی‌باشد.

وظایف کمیته فرهنگی و مشوق سیستم ۵s

1. تهیه فیلم و عکس و تصویر از عملیات اجرایی سه دهه قبل و بعد اجرا
2. تهیه شعر و مقاله و طنز و ارائه آنها ابتدا یا انتهای جلسات آموزش
3. تهیه پوسترهای تبلیغاتی از عملیات سیستم ۵s  و نصب دیوارها
4. تنظیم و تدوین بولتن و مجلات درون سازمانی که نمایانگر فعالیت واحدها در جهت سیستم ۵s باشد.
5. تشکیل گردهمایی‌ها و جلسات فرهنگی ورزشی تفریحی
6. تهیه فرم‌های نظرسنجی از کارکنان در خصوص عملیات سیستم ۵s
7. برنامه ریزی جشنواره‌ها و مراسم ویژه اهدای جوایز و مسابقات ویژه جهت پویایی کارکنان و جذب مشارکت آنان
8. تکثیر و نشر مجلات، جاذبه‌های آموزشی ارائه شده در جلسات آموزشی سیستم ۵s
9. تشکیل نمایشگاه‌های عکس و نقاشی و کاریکاتور از عملیات سیستم ۵s

منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵s

 مولف: ناصر صادقی فرد