نقش ۷s در استانداردهای مدیریتی
در استانداردهای مدیریتی جهانی الزامات متعددی وجود دارد که لازم‌الاجرا است، ولی برای تحقق این الزامات روش و تکنیک خاصی پیشنهاد نشده است. این امر به این علت است که عموم تکنیکها و سیستمها جنبه خاص دارند و مناسب برای یک صنعت و فعالیت خاص می‌باشند. این امر با ماهیت استانداردهای مدیریتی که حالتی فراگیر و عمومی دارند ناسازگار است. در بین سیستمها و روشها، سیستم‌هایی نیز وجود دارند که مانند خود استانداردهای مدیریتی حالت فراگیر و عمومی دارند و در هر سازمانی قابل پیاده سازی هستند از جمله این ابزارها و سیستم‌های فراگیر ۷S می‌باشد.
با وجودی که در استانداردهای مدیریتی در جهان مشخص از یک سیستم و روش خاصی نام برده نشده است ولی برخی از اقدامات آنان به گونه‌ای است که با به کارگیری یک تکنیک خاص به طور کامل بر اثر بخش محقق می‌شود و در بین این سیستمها و روشها ۷S به علت گسترش شناسایی و ارزیابی ایمنی یابی و بهبود روش مناسبی برای بسیاری از استانداردهای مدیریتی می‌باشد.
جایگاه ۷S در استاندارد ISO 9000
اهمیت و جایگاه ۷S را می‌توان در بخشهایی از استاندارد مدیریتی به روشنی به شرح زیر مشاهده کرد:
- محیط کار: سازمان باید محیط کار مناسب برای دستیابی به انطباق با الزامات محصولات تعیین نموده و ایجاد نماید.
- شناسایی و ردیابی: در موارد مقتضی سازمان باید محصول را در تمامی مراحل تحقیق آن با روش مناسب مورد شناسایی قرار دهد. سازمان باید وضعیت محصول را با توجه به الزامات پایش و اندازه گیری شناسایی نمایند. هنگامی که ردیابی یک الزام است سازمان باید شناسه منحصر به فرد محصول را کنترل و ثبت نماید.
- نگهداری محصول: سازمان باید انطباق محصول را در طی فرآوری داخلی و ارسال به مقصد مورد نظر نگهداری نماید نگهداری باید شامل شناسایی، جابجایی، بسته بندی، انبارش و محافظت و نگهداری باید به همین ترتیب شامل اجزای تشکیل دهنده یک محصول نیز گردد.
- کنترل ابزارهای پایش و اندازه گیری: سازمان باید اندازه‌گیری‌ها و پایشهای مورد نیاز و همچنین وسایل پایش مورد نیاز برای فراهم آوردن شواهد تطابق محصول با الزامات مشخص شده را معین نماید. سازمان باید فرایندهایی را ایجاد نماید که به وسیله آنها اطمینان حاصل کند که پایش و اندازه‌گیری می‌تواند انجام شود و به گونه‌ای انجام شود که در سازگاری با اقدامات پایش و اندازه گیری باشد. هنگامی که حصول اطمینان از نتایج معتبر مورد نیاز است، تجهیزات اندازه‌گیری باید:
- مورد شناسایی قرار گرفته باشند تا وضعیت کالیبراسیون آنها بتوانند قابل تعیین باشد.
- در برابر تنظیماتی که نتایج اندازه‌گیری را نامعتبر می‌کنند محافظت گردند.
- در برابر آسیب و خرابی در پی جابجایی تعمیر و نگهداری انبارش محافظت گردند.
- زیرساخت از لحاظ استاندارد مدیریتی: سازمان باید زیرساخت‌های مورد نیاز به منظور دستیابی به انطباق با الزامات محصولات تعیین نموده فراهم ساخت و نگهداری کند. زیرساخت تا آنجا که مقتضی باشد شامل موارد زیر می‌گردد:
- ساختمان، فضا کاری و تسهیلات مرتبط
- تجهیزات فرایند (اعم از سخت افزاری و نرم افزاری)
- خدمات پشتیبانی(نظیر حمل و نقل و ارتباطات)
- کنترل محصول نامنطبق: سازمان باید اطمینان حاصل نماید که محصولی که در انطباق با الزامات محصول نمی‌باشد شناسایی و کنترل شده تا از استفاده یا ارسال ناخواسته آن جلوگیری شود. کنترل‌ها و مسئولیت‌ها و اختیارات مرتبط برای برخورد با محصول نامنطبق باید در روش اجرایی مدون تعریف شده باشد.
- بهبود مستمر: سازمان باید به‌طور مستمر اثربخشی سیستم استاندارد مدیریتی و کیفیت را از طریق بکارگیری خط مشی کیفیت، اهداف کیفی، نتایج ممیزی‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازنگری استاندارد مدیریتی بهبود بخشد.
- اقدام پیشگیرانه: سازمان باید اقداماتی را برای حذف علل عدم انطباقهای بالقوه جهت جلوگیری از بروز آنها انجام دهد. اقدامات پیشگیرانه باید متناسب با اثرات مشکلات بالقوه باشند.
- اقدام اصلاحی: سازمان باید اقداماتی را برای برطرف سازی علت عدم انطباق‌ها و به منظور جلوگیری از بروز مجدد آنها به عمل آورد و اقدامات اصلاحی باید متناسب با اثرات عدم انطباقهای بروز یافته باشد.
نکته
در کلیه مواردی که نیاز به شناسایی و جداسازی، کنترل، طبقه بندی و…می‌باشد اجرای۷S در استاندارد مدیریتی بسیار مفید خواهد بود.
جایگاه ۷S در استاندارد ISO 14001
اهمیت و جایگاه ۷S را می‌توان در بندهایی از استاندارد مدیریتی به روشنی اما با شدت و ضعف متفاوت به شرح زیر مشاهده کرد:
در دامنه کاربرد این استاندارد آمده است: “استاندارد به جنبه‌های زیست محیطی که سازمان آنها را شناسایی می‌کند و می‌تواند آنها را تحت کنترل داشته و بر روی آنها تاثیر گذاشته باشد تاکید می‌کند. این استاندارد معیارهای خاصی را برای عملکرد زیست محیطی ارائه نمی‌کند.” همانطور که در این مطلب خواندیم استاندارد مدیریتی معیار خاصی ارائه نمی‌کند و در اینجا ۷S برای تعیین معیارها پیشنهاد می‌شود.
پیشگیری از آلودگی
استفاده از فرآیندها و عملکردها، تکنیکها و مواد اولیه محصولات خدماتی و انرژی برای پرهیز از کاهش یا کنترل به طور جداگانه در ایجاد انتشار یا تخلیه هر یک از آلاینده‌ها یا پسمانه در جهت کاهش اثرات زیست محیطی مضر.
یادآوری: پیشگیری از آلودگی می‌تواند شامل کاهش منابع یا حذف فرایندها، محصولات یا خدمات و یا تغییرات خدمات، استفاده موثر از منابع، مواد اولیه و جایگزینی انرژی، استفاده مجدد، بهبود، بازیافت و اصلاح باشد.
طرح ریزی جنبه‌های زیست محیطی
سازمان باید روش یا روشهای اجرایی را ایجاد، اجرا و نگهداری نماید تا:
- جنبه‌های زیست محیطی فعالیتها، محصولات و خدمات در ارتباط با دامنه تعریف شده از سیستم مدیریت زیست محیطی را که می‌تواند آنها را کنترل نماید و بر آنها تأثیر گذار باشد را با توجه به فعالیتهای جاری یا فعالیتها، محصولات و یا خدمات جدید شناسایی نماید.
- جنبه‌های زیست محیطی و پیامدهای بارز و غیر بارز که بر روی محیط زیست دارد را مشخص نماید.
سازمان باید این اطلاعات را مستند نموده و بروز نگهداری نماید.
الزامات قانونی و سایر الزامات
سازمان باید روش یا روشهای اجرایی را استقرار، ایجاد و نگهداری نماید تا الزامات قانونی و سایر الزامات را که به نحوی به جنبه‌های زیست محیطی سازمان مرتبط بوده و متعهد به رعایت آنهاست را شناسایی و به آنها دسترسی داشته باشد.
شایستگی، آموزش و اطلاع رسانی
سازمان باید اطمینان یابد تا هر فرد یا افرادی که کارهای آنان ممکن است به صورت بالقوه علل جنبه‌های زیست محیطی باشد را شناسایی و اطمینان یابد که فرد بر اساس تحصیلات مرتبط آموزش یا تجربه صلاحیت لازم را داشته و سوابق مربوطه را نگهداری نماید. سازمان باید نیازهای آموزشی را در ارتباط با جنبه‌های زیست محیطی در استاندارد مدیریتی و زیست محیطی شناسایی نماید. سازمان باید برای این منظور دوره‌های آموزشی را برقرار کرده و سوابق مربوطه را نگهداری کند.
ارتباطات:
با توجه به جنبه‌های زیست محیطی و سیستم استاندارد مدیریتی زیست محیطی سازمان باید روش یا روشهای اجرایی را برای استقرار اجرا و نگهداری موارد ذیل تهیه نماید:
- ارتباطات داخلی بین سطوح و وظایف مختلف واحدهای صنعتی
- پاسخهای دریافتی از طرفهای برون سازمانی و نحوه دریافت مستندسازی و پاسخگویی به آنها سازمان باید در خصوص نحوه ارتباط به خارجی مرتبط با جنبه‌های زیست محیطی بارز تصمیم گیری نموده و آنها را ثبت و مستند نماید. اگر تصمیم بر برقراری ارتباطی با بیرون از سازمان باشد سازمان باید روش اجرایی مربوطه را تعیین و به اجرا بگذارد.
مستند سازی:
مستند سازی سیستم مدیریت محیطی می‌بایست در برگیرنده موارد ذیل باشد:
- خط مشی زیست محیطی اهداف کلان و خرد
- توصیف دامنه سیستم مدیریت زیست محیطی
- تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت زیست محیطی و ارتباطات و مراجع حرکت اسناد مرتبط
- مستند سازی و تهیه سوابق مطابق الزامات استاندارد مدیریتی
- مستند سازی و تهیه سوابق تعیین شده توسط سازمان برای اطمینان از برنامه ریزی عملیات و کنترل فرآیندها به صورت اثربخش که در ارتباط با جنبه‌های زیست محیطی می‌باشد.
کنترل مستندات
مستندات باید توسط سیستم مدیریت زیست محیطی و این استاندارد مدیریتی بین المللی تحت کنترل باشد. سوابق نوع خاصی از اسناد هستند و باید در انطباق با اقدامات بیان شده در بند ۴-۵-۴ تحت کنترل باشند.
روشهای اجرایی برای استقرار حفظ و نگهداری موارد ذیل تهیه نماید:
- تایید کفایت اسناد قبل از به کارگیری آنها
- تایید مجدد اسناد در صورتی که نیاز به بازنگری و به روز رسانی در اسناد باشد.
- اطمینان از شناسایی وضعیت مجدد اسناد و وضعیت بازنگری آنها
- اطمینان از اینکه آخرین تغییرات و ویرایش در دسترس بوده و توزیع شده است.
- اطمینان از اینکه اسناد به صورت خوانا نگهداری شده و قابلیت شناسایی و خوانایی دارند.
- اطمینان از اینکه اسناد برون سازمانی توسط سازمان شناسایی شده و نحوه توزیع آنها برای برنامه ریزی و عملیات سیستم مدیریت زیست محیطی تحت کنترل است.
- پیشگیری استفاده ناخواسته از اسناد منسوخ شده و تهیه روش شناسایی مناسب برای این گونه اسناد درصورتی که برای هر منظوری مورد استفاده قرار بگیرند.
عدم انطباق اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
سازمان باید روش یا روشهای اجرایی را برای برخورد با عدم انطباقهای بالفعل و بالقوه و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را استقرار، اجرا و نگهداری نماید. این روش یا روشها می‌بایست الزاماتی را برای موارد ذیل تعریف نماید.
- شناسایی و اصلاح عدم انطباق‌ها و اجرای اقداماتی برای حذف جنبه‌های زیست محیطی آنها
- ثبت نتایج اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه
- بازنگری اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام شده.
- اقدامات انجام شده می‌بایست به نحوی مناسب باشند تا از بروز مجدد مشکلات و جنبه‌های زیست محیطی ایجاد شده جلوگیری نمایند.
کنترل سوابق
سازمان باید سوابقی را بر حسب نیاز برای نمایش انطباق با الزامات سیستم مدیریت زیست محیطی و استاندارد مدیریتی بین‌الملل استقرار و نگهداری نماید. سازمان باید روش یا روشهای اجرایی برای شناسایی نگهداری محافظت بازخوانی و بایگانی و منسوخ نمودن سوابق تهیه نماید. سوابق باید بصورت خوانا، قابل شناسایی و ردیابی نگهداری شوند.
همانطور که ملاحظه گردید با اجرای۷S کلیه شرایط و اقدامات سازمان قابل شناسایی و تعیین تکلیف می‌باشد.
منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی ۷S
مولف: دکتر ناصر صادقی فرد
