گام‌های اجرایی برای ارتقاء برنامه ۵s
برنامه را ارتقاء دهید
قبل از اینکه به ارتقاء برنامه ۵s بپردازیم ذکر این مطلب ضروری است که باید توانایی توسعه یک برنامه مطلوب را داشته باشیم. با وجود این که بسیاری از ما ترجیح می‌دهیم که به ارتقاء برنامه ۵s به عنوان یک پروژه فکر نکنیم اما همچنان یک جزء اصلی و ابتدایی پروژه با مفهوم برنامه ریزی در کار ما وجود داشته باشد. چیزی که ۵s را با بسیاری از پروژه‌ها متفاوت می‌کند این است که پروژه‌ها تاریخ پایان دارند اما به دلیل این که همواره باید شرایط بهتری برای ما اجرا شود ۵s یک سفر تاریخ بدون پایان است.
پیاده سازی مقدماتی ارکان نظام ۵s تاریخ پایان خواهند داشت و با انجام یک روال کاری مشخص باعث ایجاد ثبات در کارها و تغییرات به وجود آمده خواهد شد. همان گونه که دندان‌هایمان را مسواک میزنیم در مورد سیستم‌های ۵s نیز یکسری رویه‌های کاری وجود دارد که باید به عنوان بخشی از وظایف روزانه انجام شوند. با توجه به آنچه گفته شد کارمان را با ایجاد یک طرح پروژه که در فرم منشور پروژه ۵s مورد استفاده قرار می‌گیرد آغاز می‌کنیم.
گام‌های اجرایی ارتقاء برنامه ۵s
گام اول ارتقاء برنامه ۵s:
برای نگهداری و حفظ همه مستندات پروژه یک کلاسور مناسب انتخاب نمایید. همچنین اگر به سرور شرکت دسترسی دارید یک پوشه اشتراکی برای ذخیره عکسها، مستندات و تیم‌های عملیاتی و موارد مشابه ایجاد نمایید.
گام دوم ارتقاء برنامه ۵s
منطقه مورد نظر برای اجرای نظام ۵s را مشخص نمایید در این خصوص موارد زیر را مد نظر قرار دهید: ضروری است بدانیم چند شیفت کاری در منطقه مورد نظر مشغول به کار هستند؟ در صورت امکان بهترین حالت این است که آن محدوده کاری را انتخاب نماییم که فقط یک شیفت در آن فعالیت وجود دارد. اگر فقط محدوده‌های کاری که در دسترس هستند مطمئن شوید که سایر شیفتها نیز در جریان آنچه در مورد نظام ۵s اتفاق می‌افتد قرار می‌گیرند و اطلاعات آنها نیز به روز رسانی می‌شود همچنین به منظور تجمیع اطلاعات بین شیفتها در این نوع از شرکت‌ها یک گروه یکپارچه و متمرکز تشکیل دهید و باید گفت که مدیریت چندین شیفت هنگام پیاده سازی و ارتقاء برنامه ۵s می‌تواند با چالش همراه باشد. زیرا افراد در شرکت‌های دیگر درباره آنچه توسط گروه پیاده سازی ۵s در حال اجرا می‌باشد برداشت و درک یکسانی ندارند.
توجه
دیدگاه و نقطه نظرات سایر شیفتها را از دست ندهید و در مورد اینکه چه تغییراتی روی داده است و چرا روی داده است نیز به سایر شیفتها اطلاع رسانی کنید در غیر اینصورت احتمالاً آنها همه تغییرات و بازسازی‌هایی که در محیط کاری انجام شده است را لغو کرده و به حالت قبل برمی‌گردانند. به عنوان مثال یکی از همکارانم ماجرای یک گروه از ماشین آلات را برایم نقل کرده که به خاطر ایجاد یک جریان روان تر در تولید به جای دیگری منتقل شده بود، اما چون شیفت کاری سوم دلیل انجام این کار را نمی‌دانستند همه ماشین آلات را در طول شب مجدداً به جای قبل منتقل کرده بودند. هیچکس تغییرات اعمال شده را به شیفت شب اعلام نکرده بود.
آیا این محدوده کاری همان جایی است که به عنوان ویترین نظام ۵s می‌توانید بهترین عملکرد را در آن داشته باشید؟ بنابراین محدوده کاری مورد نظر را خردمندانه و آگاهانه انتخاب کنید. سعی کنید که محدوده کاری مورد نظر کمتر از ۱۰۰۰ فوت مربع باشد و آن را تبدیل به دپارتمانی کنید که همه زیر فرایندها در آن منطقه شروع شده و در همانجا نیز تمام شود. آیا محدوده کاری را به مدت ۳ تا ۴ روز به طور کامل تعطیل می‌کنید تا کارهای اجرایی تکمیل شوند؟ یا اینکه اجرای ۵s را در مقاطع زمانی مختلف در طول چند هفته اجرا می‌کنید؟ اگر برای اجرای یکباره نظام ۵s در برنامه زمانبندی تولید خود داشته باشید از این مزیت برخوردار هستید که سریع‌تر آسانتر از این مرحله گذر کنید. اگر بتوانید محدوده کاریتان را به طور کامل تعطیل کنید اجرای ۵s را باید در طول چند هفته پیگیری نمایید. در این صورت پیشرفت کار کند تر خواهد شد. اما از این مزیت برخوردار هستید که کار را همزمان با تولید ادامه دهید. یکی از مزایای گسترش و ارتقاء برنامه ۵s در طول چند هفته این است که افراد می‌توانند نسبت به موضوع ۵s در مدت زمان آموزش متمرکز باشند بدون اینکه درباره حجم کاری که روی میزشان یا در ایستگاه‌های کاری انباشته شده است نگرانی داشته باشند.
گام سوم ارتقاء برنامه ۵s
منشور پروژه را تکمیل نمایید نکات مهم جهت تهیه منشور ارتقاء برنامه ۵s به شرح زیر است:
- در جایی که پروژه به معنی “ضروری برای رضایت مشتری” ذکر شده است لیستی از مواردی را که نمی‌تواند تغییر داده شود تهیه کنید.(به این علت که این امر جزء نیازهای ضروری مشتری می‌باشد و حذف آنها غیر ممکن است).
- در آن قسمت از منشور پروژه که عبارت “در گستره پروژه” ذکر شده است دو یا سه مثال از مواردی که می‌توانند تغییر داده شوند را عنوان کنید. اینها مواردی هستند که دپارتمان شما آنها را کنترل کرده و بر روی تولید یا سایر دپارتمانها تاثیری ندارد. به عنوان مثال جایی که شما وسایل و ابزار آلات خود را نگهداری می‌کنید از این موارد است.
- در آن قسمت از منشور پروژه که عبارت “خارج از گستره پروژه” ذکر شده است یکی از مواردی را که اجازه تغییر آنها را ندارید تهیه کنید آنها مواردی هستند که احتمالاً بر روی کیفیت محصول زمان تحویل محصول یا هزینه تأثیرگذار می‌باشند به عنوان مثال خرید یک ماشین فرزکاری CNC جدید.
هنگامی که روی سیستم ۵S هستید در بخشهای بالادستی و پایین دستی تغییرات بزرگی انجام می‌پذیرد به عنوان مثال در خصوص اینکه شما فقط در روزهای دوشنبه بر روی مدل‌های خاصی از محصول کار کنید تصمیم‌گیری می‌شود.
گام چهارم ارتقاء برنامه ۵S
فهرستی از وسایل و ملزومات مورد نیاز خود را تهیه کرده و آنها را سفارش دهید و در همان محلی که برای اجرای سیستم ۵S در نظر گرفته‌اید نگه دارید.
توجه
به خاطر داشته باشید که شما باید مواد را بر اساس مراحل انجام کار در رکن “مرتب کردن” مرتب نمایید. بهتر است که بر اساس یک زمان تدارک حداقل دو هفته‌ای تا رسیدن همه اقلام مورد نیازتان، برنامه ریزی نمایید.
گام پنجم ارتقاء برنامه ۵S
در مورد برنامه اجرایی خود به سایر بخشها اطلاع رسانی کنید و به طور شفاف بارها بیان کنید که کار شما و هم تیمی‌هایتان برای آنها هیچ مزاحمتی را در بر نخواهد داشت.
نکته: یک تابلو “در حال اجرای نظام ۵s” را تهیه کرده و آن را در وسط محدوده کاری قرار دهید و اطمینان پیدا کنید که همه افراد معنی این تابلو را درک کردند. رهبر تیم موظف است این کار را انجام دهد و مطابق مثال بیان شده، روند انجام کار را پیگیری نماید. گوشی‌های هوشمند و لپ تاپتان را در طول انجام کارهای ۵S خاموش کرده و به کسی اجازه ندهید که شما را از فضای محیط کار دور نماید.
به طور ویژه با بخش تسهیلات و خدمات در ارتباط باشید و از آنها برای کمک به شما درخواست نمایید. این گروه می‌تواند منافع بسیار زیادی برای شما داشته باشد به عنوان مثال برای جابجایی مورد نیاز در خصوص تجهیزات قطع برق در مواقع مورد نیاز یا هنگامی که نصب و یا آویزان کردن علائم و تابلوها را انجام می‌دهید می‌توانند به شما کمک کنند. آنها را در حلقه کاری پروژه قرار داده و در هنگام معرفی و شروع پروژه از آنها دعوت کرده و به مدیر آنها نیز اطلاع رسانی کنید.
گام ششم ارتقای برنامه ۵S
قبل از شروع فرآیند ساماندهی مطمئن شوید که تعداد زیادی عکس از محیط کار گرفته شده است. سعی کنید از موقعیت‌ها و زوایای عکس بگیرید که تفاوتهای قبل و بعد از اجرای ۵S به خوبی نشان داده شوند سپس این عکسها در قالب عکسهای “قبل و بعد” از ۵S مورد استفاده قرار می‌گیرند. اگر زاویه دید این عکس در زمان قبل و بعد از عکس گرفتن یکسان باشد تاثیر بیشتری خواهند داشت.
خلاصه گام‌های ارتقاء برنامه ۵S
- یک کلاسور با ضخامت ۲ اینچ که دارای سه ردیف باشد برای نگهداری مستندات ۵S آماده نمایید.
- محدوده کاری موردنظرتان را برای اجرای ۵s انتخاب نمایید.
- فرم منشور پروژه را تکمیل کنید.
- لیستی از وسایل و ملزومات مورد نیاز خود را تهیه نمایید.
- در خصوص برنامه اجرای خود به سایر بخشهای اطلاع رسانی کنید.
- تعداد زیادی عکس قبل از شروع پروژه از محیط بگیرید.
منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s
ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی – صدرالدین علیپور – سید سجاد موسوی
