چهارمین رکن از نظام ۵s – استانداردسازی
استانداردسازی
استانداردسازی چهارمین روز از ارکان نظام ۵s می‌باشد. در طول این مرحله شما فرآیندهای را ایجاد می‌کنید که عدم انطباقها را شفاف سازی می‌کند. این مرحله یک گام مهم و برجسته است که نباید دست کم گرفته شود و نگاه سنتی به آن داشته باشیم. بدون داشتن استانداردهای کافی و مناسب برای پیاده سازی نظام ۵s افراد به درستی درک نمی‌کنند که چه انتظاراتی از آنان وجود دارد. تنها راه اجرای موفقیت آمیز برنامه پنجم این است که انتظارات از کارگران و پرسنل به طور شفاف تعیین و تنظیم شده باشد. انجام این کار ممکن است شبیه به تعیین یک استاندارد شفاف و تعبیه شده به نظر برسد، اما دفعات بیشمار شاهد بوده‌ام که یک استاندارد ساده به راحتی نادیده گرفته شده است. با تعیین استانداردهای رنگ بندی که در محیط کار برای تجهیزات و وسایل کار می‌برید این مرحله آسان نموده و همه ابهامات موجود در کار از بین می‌روند.
نکته: هنگامی که در مورد اجرای استاندارد سازی رنگ بندی در نظام ۵s سوال می‌کنم پاسخی که معمولاً دریافت می‌کنم این است که هنوز در این مورد کاری انجام نشده است. بسیاری از کارخانجات از سیستم OSHA استانداردهای مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای می‌باشد برای نیازمندی‌های ایمنی استفاده می‌کنند، اما این موضوع باعث شده که علامت گذاری کانبان‌ها، تجهیزات، سطل‌های زباله و مانند این موارد نادیده گرفته شوند.
آموزه‌هایی در حیطه استانداردسازی
من قبلا در یک شرکت (یک پیمانکار معتبر در حوزه مسائل دفاعی) کار می‌کردم که در آنجا استانداردهای رنگی برای محیط کار تعریف شده بود. در آنجا فرض بر این بود که همه افرادی که در محیط کار می‌کنند معنی رنگها برایشان تعریف شده است. در بازدید ابتدایی کاری که از محیط کار داشتم در مورد اینکه آیا استانداردهای رنگی تعریف شده اند یا خیر؟ آیا در مورد این استانداردها به افراد اطلاع رسانی شده است؟ سوالاتی را مطرح کردم. به نظر می‌رسد که یک ثبات و هماهنگی درباره رنگ بندی همه قسمتهای کارخانه وجود دارد اما گاهی اوقات رنگهای متفاوتی را در کف سالن برای نشانگرهای پالتها مشاهده می‌کردم پاسخی را که از مشتری در ازای سوالات دریافت کردم این بود که بله ما استانداردهای رنگ بندی تعریف شده داریم. در مورد این است که ما به افراد اطلاع رسانی نکردیم اما همه کارگرانی که تازه استخدام می‌شوند هنگامی که به بازدید محیط کار می‌آیند درباره این استانداردها آموزش می‌بینند. من پیشنهاد دادم که این استانداردها را در نقاط مختلف و در سراسر محیط کار در بین تجهیزات نصب نمایند. زیرا ممکن است در اولین روز کاری دقت کافی برای یادگیری درباره فرایند جریان انجام کارها و معنی و مفهوم رنگها نداشته باشیم.
مزیتهای استانداردسازی
- مشکلات گذشته مجدداً تکرار نخواهد شد.
- در محل ذخیره وسایل تجهیزات ثبات به وجود می‌آید و به پیشرفت کار کمک می‌کند.
- به منظور برآورده شدن انتظارات مشخص یک چهارچوب و پی‌ریزی به وجود می‌آید.
- عدم اطمینان در مورد اینکه منطقه کاری چگونه باید به نظر برسد را کاهش می‌دهد.
- یک مبنا و پایه برای همه مستندات علائم و برچسبهای موجود در محیط کار به وجود می‌آورد.
- باعث می‌شود که کارگران بدانند چه انتظاراتی را باید برآورده نمایند. از این موضوع به عنوان کلید موفقیت در پیاده سازی نظام ۵s نام برده می‌شود.
- در صورت وجود یک شرایط غیرعادی در محیط کار با یک نگاه سریع و آنی علت آن مشخص می‌شود.
چند دقیقه صبر کنید و در مورد شرایط قبل از پیاده سازی نظام ۵s و مشکلاتی که به علت نبود استانداردسازی در محیط کار وجود داشته است بحث کنید و مساله‌ای را ارائه دهید همچنین نظرات و ایده‌های خود را برای جلوگیری از وقوع اشتباهات گذشته بیان نمایید.
اقلام مورد نیاز برای استانداردسازی
موارد مورد نیاز برای اجرای این مرحله عبارتند است: فرمهای ممیزی ۵ s برای محیط کار، پاکیزه سازی ۵s، نگهداری و تعمیرات ۵s، برنامه ممیزی موفقیت‌آمیز نظام ۵s کاربرگهای امتیازدهی هفتگی و تگ‌های فرصت کاری.
در مرحله استانداردسازی به تعداد کافی کپی از فرمهای ممیزی و چارت نگهداری و تعمیرات آماده کرده باشید و در اختیار افراد آموزش دیده تیم قرار دهید.
مراحل استانداردسازی
گام اول
نقشه پاکیزه‌سازی نظام ۵s را ایجاد نمایید. برای تهیه نقشه یک مسیر سریع و آسان از محل حمل و نقل وسایل و افراد را ترسیم نمایید به نحوی که راه‌های عبور وسایل و تجهیزات در آن نقشه مشخص شده باشند.
گام دوم
نقشه پاکیزه‌سازی آماده شده را به چهار قسمت تقسیم کرده و افرادی را که در هر قسمت مشغول به انجام کارهایشان هستند به همان ناحیه تخصیص می‌دهیم. با این کار مسئولیت تمیزی و انضباط و تداوم آن به عهده همان گروه بوده و روزانه نیز به بازرسی از وسایل و تجهیزات خواهند پرداخت. موضوع مهم و اساسی در این مرحله این است که هر یک از اعضا در مورد مسئولیت خود در منطقه کاری تعیین شده پاسخگو باشند در ادامه مباحث در مورد اینکه این کار چگونه انجام می‌شود به بحث خواهیم پرداخت.
گام سوم
درباره چارت نگهداری و تعمیرات نظام ۵s به بحث بپردازید. نمودار به استانداردسازی نظام ۵s کمک کرده و ضمن بهبود بهره وری وسایل و تجهیزات باعث تداوم اجرای ارکان قبلی نظام ۵s نیز می‌شود.
وضعیت‌های چارت نگهداری و تعمیرات نظام ۵S
- وظایف و مسئولیت‌ها را طبقه بندی می‌کند.
- باعث توانمندسازی و افزایش قدرت کارگران در محیط کار می‌شود.
- با ایجاد یک روش و رویه کاری باعث سازماندهی فعالیتهای ضروری می‌شود.
- با یک نگاه سریع و آنی می‌توانیم از محیط کار خود بازخوردی دریافت کنیم.
- کمک می‌کند تا در مورد انجام نگهداری و تعمیرات مناسب برای ماشین آلات در فضای کاری اطمینان خاطر داشته باشیم.
- برای هر یک از نواحی تعیین شده لیست موارد ذکر شده را آماده کنید.
- نام مشخصات و مسئولیت افراد حاضر در ناحیه
- لیست مناطقی که باید تمیز شوند
- لیست کارهای مربوط به نگهداری و تعمیرات ماشین آلات
- هریک از فعالیتها را در یکی از دسته بندی‌های زیر قرار دهید:
- اصلاح و انطباق
- بازرسی
- جارو کردن/ گرد و غبار زدایی/ جابجایی
- روغنکاری
- تمیز کردن و ساییدن
- مشخص کنید که انجام هر فعالیت به چه صورتی انجام می‌شود؟
نکته: در وهله اول روش‌هایی برای حذف نیاز به تمیز کردن در نظر بگیرید به عنوان مثال اگر تراشه‌های چوب بر روی زمین می‌ریزند در نزدیکی آن دستگاه یک جاروبرقی قرار دهید که به طور اتوماتیک خرده‌های چوب تولید شده را از کف محیط کار جمع کند.
گام چهارم
این گام در مورد برنامه ریزی ۵s و مزایای آن بحث می‌کند. یک برنامه ممیزی ۵S ابزاری است که برای سنجش میزان پیشرفت حاصل شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. ممیزی‌های مدیریت شده به تحلیل ریشه‌ها کمک کرده و باعث ثبات و تداوم اقدامات اصلاحی می‌شود ممیزی‌های ۵s یکی از مفیدترین ابزار برای تعیین وظایف استانداردها و انتظارات می‌باشد و باعث می‌شود که افراد در برابر وظایف خود پاسخگو باشند. نمرات ممیزی‌ها می‌تواند بازخوردها روزانه فعالیتهای اعضای تیم را نشان دهد و یک بخش کلیدی و مهم برای حفظ پیشرفت شما می‌باشد.
توجه داشته باشید که ممیزی‌ها معمولاً به شکل نامناسب مورد استفاده قرار گرفته‌اند به عبارت دیگر اگر از ممیزی‌ها فقط برای تنبیه پرسنل در برابر فعالیت‌هایی که عدم انطباق داشته‌اند استفاده شود آنگاه تاثیرات نامطلوب اما قابل پیش‌بینی آن در چندین مورد ظاهر می‌شود. پرسنل یاد می‌گیرند که مدارک و مستندات مربوط ممیزی‌ها را بدون اینکه به بررسی نمایند تایید کنند. این بدان معنی است که فرمهای مورد استفاده ممیزی بدون بررسی و چک کردن محیط کار و بدون برداشتن حتی یک قدم به شکل کاملاً صوری پر شوند. این کار فقط باعث پر کردن آن نگهداری تعداد فرم در آرشیو می‌شود که نهایتاً در این صورت می‌تواند به عنوان یک ابزار برای حفظ بهبود انجام کار مورد استفاده قرار گیرد.
پرسنل یاد می‌گیرند که فرمها را به نحوی پر کنند که وظایف خودشان را زیر سوال نبرده باشند. به عبارت دیگر آنها فرمها را به شکلی پر می‌کنند که درصدها و نمرات حاصل از آن ممیزی باعث تنبیه خودشان نشود و نمرات درصدها به نحوی باشد که امتیازات لازم را کسب کنند. با این کار آنها تمام تلاش خود را برای انجام وظایفشان صرف نمی‌کنند و برای یافتن راه‌های بهتر انجام کار انگیزه بیشتری نخواهند داشت. برای اینکه از این تأثیرات نادرست ممیزی‌ها دور باشیم از نمرات به دست آمده به عنوان بازخورد تشخیص و تعیین هدف استفاده می‌کنیم.
مزیتهای ممیزی ۵S
- مشخص کردن وظایف کاری
- توانمندسازی کارگران
- دریافت بازخورد از محیط کار و فرایندهای کاری به منظور ایجاد و گسترش استانداردها
- ارائه بازخورد در زمینه‌هایی که انتظارات مورد نظر را برآورده نمی‌کند.
گام پنجم
با اعضای تیم فرم ممیزی نظام ۵s را مرور نمایید و مطمئن شوید که هر یک از اعضای یک کپی از فرم را در اختیار دارند.
گام ششم
اولین ممیزی از محیط کار را به صورت تیمی انجام دهید. همه اعضا در کنار هم در یک مسیر و محدوده مشخص حرکت می‌کنند و امتیازات هر قسمت را روی برگه می‌نویسند. سپس درباره امتیاز هر نفر و اینکه چگونه این امتیاز را برای افراد تعیین و محاسبه کرده است بحث و گفتگو بپردازید. این یک مرحله حیاتی برای انجام یک ممیز عینی و هدفمند بر مبنای واقعیت می‌باشد.
یک روش آسان برای استانداردسازی این فرآیند این است که از ماتریس امتیاز دهی که بر مبنای تعداد عدم انطباقها می‌باشد استفاده نمایید اول این ممیزی باید حداقل یک ساعت به طول بیانجامد تا ضمن بحث و گفتگوی اطمینان خاطر پیدا شود که همه افراد تیم با روش یکسان امتیازدهی می‌کنند وقت را در نظر داشته باشید و به سمت جلو حرکت کنید. ممیزی‌ها احتمالاً کمتر از ۳۰ دقیقه به طول می‌انجامد.
گام هفتم
به طور کامل انجام شد به عنوان یک تیم در مورد نمره نهایی هریک از بخشها با هم به توافق برسید و فرم ممیزی را بروزرسانی کنید. این امتیاز به عنوان یک خط معمولاً برای ممیزی‌های آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد. هنگامی که برای اولین بار شروع به امتیازدهی کنید احتمالاً امتیاز کسب شده پایین خواهد بود اما هر بار که امتیاز کسب شده تیم بهتر می‌شود اعضای تیم یک شناخت مثبت و دقیق تر پیدا می‌کنند اجازه دهید که آنها متوجه شوند که شما به کار آنها توجه می‌کنید که همین موضوع باعث بهبود نمرات ممیزی نظام ۵s خواهد شد.
گام هشتم
امتیازات کسب شده هفتگی ممیزی را به صورت کارت امتیازی آن دپارتمان محاسبه کنید و آن را در نمودار ماهیانه‌ای که به همین منظور تهیه می‌شود اعمال نمایید. نمودار پیشرفت کار انجام شده در شناسایی تمایلات و رویکردهای گروه به ما کمک می‌کند هنگامی که اعضای تیم پیشرفت کاری خود را مشاهده می‌کنند احساس رضایت خواهند داشت. اعضای گروه می‌توانند نمرات خود را در قالب نمودار مشاهده کرده و برای دریافت جزئیات بیشتر چک لیست ممیزی ۵ s را بررسی نمایند امتیازات کسب شده واقعی ماهانه با پیش بینی‌های انجام شده و در قالب یک نمودار تهیه شده و با یکدیگر مقایسه می‌شوند.
برخی از کارخانه ها برای همه ارکان ۵ اس نمودار پیش بینی و پیشرفت واقعی انجام شده را تهیه می نمایند تشخیص اینکه آیا انجام این کار برای کارخانه شما ضروری است یا نه؟ به شما می باشد به عبارت دیگر این نمودارها به شما کمک می‌کند که متوجه شوید در کدام یک از ارکان به کار و پیشرفت بیشتری نیاز دارید و فکر می‌کنم که انجام این کار داده‌ها را بیش از حد نیاز تحلیل می‌کند و به همین دلیل ارزش واقعی ندارد.
نکته: یکی دیگر از جنبههای موثر و کلیدی که نیاز به استانداردسازی دارد فرایند آموزش مباحث ۵s می‌باشد. بنابراین آموزش‌هایی را که به اعضای تیم ارائه می‌کنید باید استانداردسازی شوند. ممکن است شما نسبت به پیشنهادات ارائه شده در این مطلب کارهای متفاوت دیگری را انجام دهید. این موضوع بسیار مفید می‌باشد، زیرا این تغییرات باعث به وجود آمدن استانداردهای جدیدی می‌شود که نیازهای شما را برآورده می‌کند. گام بعدی مربوط به رکن ثبات در نظام ۵s می‌باشد. ایجاد و پیروی از یک سری کارهای روزانه که همگی به پیشرفت کار شما کمک می‌کند ثبات و پایداری باعث می‌شود که و رویه‌های استانداردسازی به یک عادت تبدیل شوند.
خلاصه مراحل استانداردسازی
- آماده سازی نقشه پاکسازی نظام ۵s
- تقسیم کردن منطقه کاری مورد نظر به چهار قسمت و اختصاص اعضای تیم کاری به آن ناحیه‌ها
- بحث و گفتگو در مورد چارت نگهداری و تعمیرات ۵S
- بحث و گفتگو در مورد برنامه ریزی پنج که شامل مرور فرم ممیزی و نحوه امتیازدهی به آن می‌باشد.
- اجرا و پیاده سازی ممیزی در محیط کار
- بررسی نتایج کسب شده از ممیزی انجام شده و بحث و گفتگو درباره امتیازات تخصیص داده شده
- رسم نمودار نمرات کسب شده در ممیزی
- قرار دادن نمودار ممیزی هفتگی و ماهانه در برد اختصاص داده شده به نظام ۵s
منبع: کتاب پیاده‌سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s
ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی
