آموزش مرتبط با مرحله ساماندهی در سیستم ۵s
مرحله ساماندهی
اگر تاکنون گام‌های انجام شده در مقاله‌های قبل را پیگیری کرده باشید باید بدانید که:
- دید کلی درباره ۵s و مرحله ساماندهی چه چیزی است؟
- درک منافع و مزیت‌های نظام ۵s
- منشور پروژه را آماده کرده باشید.
- در مکان مورد نظر برای اجرای نظام ۵s یک تیم کاری، رهبر پروژه، مجری و منشی نظام ۵s تعیین شده باشد.
- برنامه زمانبندی پروژه مشخصات تدوین شده باشد.
- مکان و محدوده مورد نظر برای اجرای نظام ۵s تعیین شده باشد.
- برنامه کلی اجرایی نظام ۵s را به سایر واحدها اطلاع رسانی کرده باشید.(خصوصاً واحدهای خدمات و نگهداری تعمیرات)
- اعضای تیم در مورد مفاهیم ۵s آموزش دیده باشند و برنامه مورد نظر با آن ها نیز بازنگری شده باشد.
- زیر دستی و کلاسورهای مورد نیاز جهت ثبت آیتمهای اجرایی و یادداشت‌های مورد نیاز فراهم شده باشد.
- تعداد زیادی عکس ” قبل” از محیط گرفته شده باشد.
اگر هر یک از آیتمهای ذکر شده را حذف کرده به شدت توصیه می‌کنیم که قبل از شروع مرحله ساماندهی آنها را به طور منظم تکمیل نمایید. با فرض اینکه همه آیتمهای مذکور انجام شده باشند برای برداشتن گام‌های بعدی اقدام کنید.
تصور کنید که می‌خواهید از میان کشوی مربوط به ظروف و وسایل کشوی آشپزخانه خود عبور کنید. در میان این کشو، چندین کفگیر، ظروف نگهدارنده غلاتف درب بازکنهای مختلف، وسایل تیز و برنده و بسیاری از وسایل مختلف و خطرناک دیگر نیز وجود دارد. هنگامی که شما درحال جستجو و زیر و رو کردن وسایل می‌باشید تا یک در باز کن یا چیزی از این قبیل را پیدا کنید ناگهان قسمتی از انگشت شما با چاقو بریده می‌شود. شرایط استرس زا به کمک مرحله ساماندهی برای کارگران در محیط کار حذف می‌شود.
همانگونه که قبلاً ذکر شد مرحله ساماندهی اولین رکن از ارکان نظام ۵s می‌باشد. در حین اجرای این مرحله شما به محیط کاری تعیین شده رفته و هر آنچه را که در حال حاضر برای تولید محصول مورد نیاز نمی‌باشد، حذف می‌کنید. درهم ریختگی و آشفتگی‌های محیط را حذف نمایید. مرحله بعدی که گام مرتب سازی است برای شما ساده تر خواهد شد. به علاوه انجام این کار باعث می‌شود که در محیط کار انجام کارها روان تر شده و ایمنی نیز افزایش پیدا کند. ابزاری که در آینده مرحله ساماندهی بیشترین استفاده و کاربرد را دارند تگهای قرمز ۵s می‌باشند تگ به عنوان وسیله‌ای برای بیان شرایط و موقعیت یک آیتم در منطقه مورد استفاده قرار می‌گیرد. ممکن است در محدوده کاری مورد نیاز باشد و یا مورد نیاز نباشد. آیتمهای تگ شده به محل از قبل تعیین شده منتقل می‌شود و این منطقه را با علامت محدودیت‌های قرمز مشخص می‌کنیم. زمان تقریبی برای انجام این مرحله بر اساس گستردگی محیط بین ۱ تا ۳ ساعت به طول می‌انجامد.
مزیت‌های مرحله ساماندهی
- در هم ریختگی‌ها را حذف می‌کند.
- با پیدا کردن اشیا و ملزومات گمشده باعث صرفه‌جویی مالی می‌شود.
- ایمنی را بهبود می‌بخشد.
- فضای کاری بیشتری را آزاد می‌کند.
- جریان کار را بهبود می‌بخشد.
- باعث بهبود بهره وری می‌شود.
- میزان جستجو برای پیدا کردن وسایل و ملزومات در محیط را کاهش می‌دهد.
اقلام مورد نیاز: تگهای قرمز، خودکار و قلم، علامت مربوط به منطقه تگهای قرمز، چرخ دستی حمل مواد، سطلهای زباله، عینک و دستکش محافظ.
امور قبل از اجرایی شدن مرحله ساماندهی
به منظور اینکه بدانیم چه کاری با مواد و وسایل قرار داده شده در ناحیه تگهای قرمز می‌خواهد انجام شود برنامه خود را به روز رسانی و بهبود بخشید.
گام‌های اجرایی تگهای قرمز مرتبط با مرحله ساماندهی
گام اول از مرحله ساماندهی:
اسامی افرادی را که به امور مربوط به تگ قرمز اختصاص داده شده‌اند نوشته شود. در هنگام انجام کارها اعضای گروه یادآوری کنید همه فعالیت‌های غیر ضروری از منطقه تعیین شده حذف شوند. این بدان معنی است که همه آیتم‌ها به طور جداگانه مورد بررسی قرار بگیرند و به تمام نقاط منطقه از چپ و راست و بالا و پایین سر بزنند.
گام دوم از مرحله ساماندهی:
مزیت‌ها و منافع فرایند ساماندهی را با همه اعضای تیم مرور نمایید. طول مدت رویداد را مشخص کنید و برای اعضای گروه توضیح دهید که برنامه مورد نظر برای تمامی منطقه می‌باشد. لذا همه دراورها، کابینت‌ها، کشو و قفسه‌ها را باید باز کرده و همه ابزار و وسایلی را که در طول روز مورد نیازشان نمی‌باشد را تگ کرده تا حذف شوند. به آنها یادآوری نمایید که اگر از وسیله‌ای بیش از مقدار نیازشان موجود است آن مقادیر اضافی نیز باید حذف شود.
گام سوم از مرحله ساماندهی:
در حین انجام کار از برگه‌های خام تگهای قرمز که از قبل پرینت گرفته شده استفاده خواهید کرد که در حین کار بخش‌های مختلف آن تکمیل می‌شود. زمانی که این مرحله را برای اعضای گروه توضیح می‌دهید مطمئن باشید که همه آنها یک نمونه از این تگ‌ها را در اختیار دارند. قسمتهای مختلف را به وسیله یک قلم علامت گذاری کنید تا اعضای گروه موارد مهم را بهتر متوجه شوند. می‌توانید این تگ را به عنوان چک نویس و به عنوان یک مرجع در مراحل مختلف به همراه داشته باشید.
گام چهارم از مرحله ساماندهی:
اقدامات مربوط به تگ قرمز را شروع کنید هر کس تعدادی از تگهای قرمز را به همراه خود داشته باشد همچنین مطمئن باشید که به اندازه کافی در دسترس اعضای گروه قرار گرفته است. بعد از امور مقدماتی ذکر شده تگهای قرمز استفاده نشده را در محل مناسبی در میان لوازم و وسایل محیط کاری قرار دهید. برای تجهیزات و وسایل بزرگ تر می‌توانیم از چند تک استفاده کنیم. این کار می‌تواند زمان جابجایی شدنمان را در کارخانه کاهش دهد.
گام پنجم از مرحله ساماندهی:
هنگامی که یک مرحله از کار انجام شد از همان زاویه که عکسهای “قبل” را گرفته‌اید اقدام به عکس برداری برای عکسهای “بعد” نمایید. در همان حالتی که تگهای قرمز روی وسایل نصب شده است نیز از محیط عکس بگیرید و اعضای تیم نیز در عکس‌ها و جلوی محدوده کاری جایی که دستورات ساماندهی و پیاده‌سازی می‌شوند حضور داشته باشند.
گام ششم از مرحله ساماندهی:
اعضای تیم را کنار یکدیگر در جلوی منطقه ای تک شده جمع کنید در مورد نظرات، فکرهای مختلف و همه دروسی که تاکنون یاد گرفته‌اید بحث کنید، این رویداد در مراحل بعدی به شما کمک خواهد کرد.
گام هفتم از مرحله ساماندهی:
برای تهیه بروشور و گزارشات می‌توانید از الگوهای مختلف استفاده نمایید. همچنین می‌توانید مستندات خود را به همراه عکسهای گرفته شده در برد ارتباطی نظام ۵s را که از قبل آماده کرده‌اید قرار دهید.
خلاصه فعالیت‌های مرتبط با مرحله ساماندهی
- اسامی افراد را که به رویدادهای ۵s اختصاص داده شده بنویسید.
- مزایا و منافع رویدادهای مرتبط با مرحله ساماندهی را با اعضای تیم مرور کنید.
- یک مرور سریع در خصوص نحوه پر کردن قسمتهای مختلف تگ‌ها انجام شود.
- امور مرتبط به تگ قرمز را شروع و اجرا نمایید.
- از مراحل “قبل و بعد” از اجرای تگ قرمز عکس گرفته شود.
- بروشورهایمرتبط با این مرحله را تهیه کرده و در برد ارتباطی نظام ۵s که در محیط نصب شده است قرار دهید.
منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s
ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی
