تاریخچه ۵s

در گذشته فعالیت پاکیزه سازی وجود داشته ولی فاقد نظام بوده است. تکنیکی تحت عنوان ۵s برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت. ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمی‌باشد. ژاپنی‌ها با الگوبرداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و سیستماتیک بودن آن این سیستم را ارائه نمودند. الگوهای اولیه که مورد استفاده ژاپنی‌ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنایع آمریکایی و اروپایی می‌باشد:

• دسته اول صنایع می‌باشد که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم زیرساخت‌های اساسی آن می‌باشد مانند صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکرو الکترونیک که نیازمند محیطی تحت عنوان اتاق تمیز می‌باشد.
• دسته دوم سازمان‌های خدماتی مانند هتل‌ها، سوپرمارکت‌ها، کتابخانه‌ها و مراکز تفریحی را در بر می‌گیرد. در این سازمان‌ها مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان این گونه از سازمان‌ها به تمیزی نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته‌هایشان موجب می‌شود که این سازمان‌ها برای بقا و رقابت ناچار باشند که اصول خاصی را رعایت نمایند. به طور کلی در آمریکا رعایت این گونه اصول در زمینه‌هایی که مرتبط با بهداشت و سلامتی انسانها می‌باشد خانه داری خوب نامیده می‌شود.
• دسته سوم شامل سازمان‌های پیشروی می‌باشند که به اهمیت مباحثی مانند انسان، ماشین، انسان -کار و انسان -محیط ،توجه خاصی نموده و تلاش نموده‌اند که ارتباطی منطقی و سالم بین «انسان و ماشین کار» به دست آورند و اکنون که در آستانه ورود به عصر نوین تکنولوژی و آغاز انقلاب صنعتی جدید می‌باشیم اهمیت ۵s به شدت رو به افزایش است، زیرا این عصر نوین اثر نانو تکنولوژی تولید مولکولی است که کمترین بی نظمی و وجود ذره‌ای غبار، هستی آنرا مختل خواهد نمود.

۵s در ایران باستان

 اگر بخواهیم تاریخچه نظم و پاکیزگی را در ایران بررسی کنیم باید به زمانهای بسیار دور برگردیم. در ایران باستان نظافت و پاکیزگی از اهمیت والایی برخوردار بوده است. ایرانیان آب خاک و آتش را مقدس می‌دانستند لذا در حفظ پاکیزگی آن می کوشیدند. این رعایت نظافت تا حدی بود که مردگان خود را با آداب خاصی به مواد این خصوص آغشته می‌کردند و آنها را به دور از شهر در بالای کوه قرار می‌دادند تا آلودگی آن به شهر وارد نشود. همچنین آنها برای طی مسیر تا بیرون شهر از روش‌های کمک می‌گرفتند تا از برخورد آن با آب روان جلوگیری شود و به این ترتیب مانع آلوده شدن آب نیز می‌شدند. نظافت در طول سال تنها به پایان هر سال خط نمی‌شده است، بلکه اعیاد و جشن‌های آیینی و مذهبی نیز وجود داشت که مردم در فرصت‌ها و ماه‌های مختلف سال با تمیز مرتب کردن محیط اطراف خود را برای آنها آماده می‌کردند. از میان این جشن‌ها می‌توان از جشن برداشت گندم نام برد که هر ساله در شروع فصل پاییز انجام می‌شد. مهرگان از ۱۰ تا ۱۹ مهر ماه ادامه داشت.

بعدها با آمدن دین اسلام به ایران نیز این سنت‌های پسندیده ادامه پیدا کرد. دین مبین اسلام بر رعایت نظافت شخصی تأکید فراوان دارد. این تأکید بر دستوراتی هم چون شرط پاکیزگی و با وضو بودن هنگام نماز به خوبی نمایان است.احادیث فراوانی هم که از پیامبر اکرم در رابطه با رعایت نظافت و پاکیزگی شخصی و تمیز نگه داشتن محل زندگی و کار وجود دارد نشان دهنده اهمیت فراوانی است که دین اسلام برای پاکیزگی که قائل شده است. همانطور که از تاریخ ایران باستان و ایران اسلامی پیداست همواره پاکیزگی و نظم محیط از عوامل مهم زندگی مردم بوده و با نامها به اشکال مختلف به صورت دوره‌ای و مداوم انجام می‌گرفته است. در واقع ما در تاریخ ایران شاهد نمایی از”۵s” هستیم و قرن‌ها است که در حال اجراست. لذا این اصول به هیچ عنوان نوپا و نوظهور نیستند و تنها اسامی آنها عوض شده و رنگ و بوی جدیدتری به خود گرفته است.

 ۵s و شرکت‌های غیر ژاپنی

 در سال ۱۹۸۶ برای اولین بار برای شرکت‌هایی در سنگاپور معرفی شد از آن موقع به تعداد زیادی از آن شرکتها ۵s  را  به طور موفقیت آمیزی اجرا نموده‌اند. در سالهای اخیر بسیاری از شرکت‌ها در کشورهای دیگر همچون مالزی، تایلند، کره، سریلانکا، روسیه، مجارستان، لهستان، کلمبیا، برزیل، کاستاریکا و مکزیک هم این برنامه را انجام داده‌اند. با توجه به نتایج بسیار مثبتی که به دست آمده شرکت‌های متعدد دیگری در سایر کشورها نیز راغب به اجرای ۵s  می‌باشند. امروزه ۵s در ژاپن به عنوان یک برنامه بهبود بهره وری، طرفداران بیشماری پیدا نموده و به دلایل زیر در سایر کشورها نیز محبوبیت زیادی به دست آورده است:

• محیط کاری پاکیزه می‌شود و سازماندهی مناسب تری انجام می‌شود.
• افراد بر اساس عادت منضبط می‌شوند.
• نتایج برای همه، چه از درون و چه از بیرون قابل مشاهده است.
• نتایج قابل مشاهده باعث تولید ایده‌های نوین بیشتری می‌شود.
• افراد به خاطر محیط کار مرتب و منظمشان احساس غرور می‌کنند.
• عملیات در بخش فروش و بخش اداری روان تر و سهل‌تر می‌شود.
• به خاطر وجهه خوب شرکت، فرصت‌های تجاری بیشتری به وجود می‌آید.

 در شرکتهای نمونه ژاپنی مدیریت در تلاش است تا انواع مختلف توسعه منابع انسانی را که متضمن مشارکت بیشتر کارکنان در اجرای ۵s است، گسترش دهد. شکی نیست که نتایج این تلاش‌ها سهم بسزایی در افزایش توان شرکت‌ها برای رقابت‌های بین‌المللی خواهد داشت.

۵s چیست؟

 به طور کلی مبحث ۵s  جدید نیست و همیشه اصول مربوط به آن به گونه‌ای مطرح بوده است به عنوان مثال مادری که فرزندش را توصیه می‌کند که لوازم اختصاصی خود را در محل‌های مخصوص قرار دهد و در واقع مروج ۵s  است.

 

مقدمه‌ای بر تکنیک ۵s

 در اینجا می‌خواهیم بدانیم چطور می‌توانیم با اجرای تکنیک ۵s  به محیطی آرام و مرتب دست یافت که نوید رسیدن به اهداف شرکت را می‌دهد. برای دستیابی به اهداف و آرمان‌های این شرکت باید ابتدا زمینه و شرایط لازم برای دستیابی به آن را فراهم آورد. ایجاد شرایط مناسب در محیط کار و زندگی نیز خود مراحل مختلفی دارد که باید مورد شناسایی قرار گرفته و با رعایت شرایط سازمان و تدوین برنامه دقیق و زمانبندی شده و فعالیت‌های اجرایی آن را شروع کرد.

 یکی از گام‌های اجرایی ایجاد فضای مناسب در محیط کار به وسیله اجرای تکنیک ۵s  است. این تکنیک برای ایجاد محیطی مرتب و پاکیزه، استاندارد و سازمان یافته تاکید دارد. این تکنیک بر مفاهیم بسیار ساده و ابتدایی تاکید دارد و درک آن بسیار آسان است و اجرای تکنیک به کمک همه پرسنل نیاز دارد. این تکنیک به ما می‌آموزد که اصول ابتدایی کیفیت گرایی را شناخته و در جهت دستیابی به رهبری مطلوب قدم برداریم. ترجمه هدف نهایی ما در دستیابی به بهره‌وری مطلوب به وسیله اجرای نظام مدیریت کیفیت جامع است. باید استانداردهای ISO 9000 در شرکت و محل کار و زندگی مان به کار ببندیم و به طور حتم برای انجام این کار باید زمینه و بستر لازم را آماده کرده که همانا ایجاد فرهنگ مناسب در محیط کار است.

ملاحظات مربوط به شروع اجرای ۵S

• ایجاد محیط مناسب
• تنظیم دستورالعمل و روش‌ها
• همکاری کلیه پرسنل و جلب مشارکت آنها
• فعالیت مستمر و پیگیر

 همچنین می توان ۵s  را تلاش سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر دانست و به  عنوان پایه‌ای برای استراتژی‌های مدیریت نوین مطرح می‌باشد که از اجرای آن سازمان به تدریج سلامتی خود را باز یابد.

مروری بر ۵ اصل

 دستور اول (جدا سازی):  این دستور به معنی سوا کردن اقلام غیر ضروری است. دور کردن اقلام غیر ضروری از محیط کار و اولویت گذاری اقلام ضروری است. انجام این کار این سوال را مطرح می‌کند که نیازها چیست و چگونه می‌توان آنها را شناخت؟ برای انجام این دستور باید دستورالعمل‌های ساده و وضع کرد که در آن نیازها و عدم نیازها مشخص و نیازها اولویت بندی شوند تا به کمک آنها بتوان تصمیمات قاطع و سریع اتخاذ کرده و به مورد اجرا بگذاریم. مدیریت اولویت‌ها می‌تواند برای انجام این مهم راهگشا باشد.

دستور دوم (سامان دادن):  سامان دادن یعنی اینکه اقلام مورد نیاز را به نحوی مرتب کنید که هر چیزی در جای خود قرار گیرد و به آسانی در دسترس باشد برای این منظور باید ابتدا مقدار مورد استفاده از هر چیز مشخص و اولویت استفاده از آن تعیین گردد. به این ترتیب با اختصاص دادن محل مناسب با حجم مناسب برای هر یک از اقلام و با زدن برچسب روی قفسه‌ها و رنگ آمیزی محل‌ها، نسبت به تعیین محل هر یک از اقلام اقدام می‌کنیم. در تعیین محل‌ها باید مسائل حمل و نقل و جابجایی را نیز در نظر گرفت.

 دستور سوم (سفیدی و پاکیزگی):  این دستور به معنای تمیزی و پاکیزگی و نظافت بوده و بر تمیز کردن محیط کار توسط خود شاغل اشاره دارد. تمیز کردن از دید ۵s  خود نوعی بازرسی است که نقاط ضعف را نشان می‌دهد. تمیز کردن و پاکیزگی یکی از مهمترین دستورهای ۵s  و اجرای آن می‌تواند بهترین نوع تبلیغ و معرفی شرکت کارخانه در جامعه باشد که چکیده شعارهای پاکیزگی از این قرار است:

• من چیزها را کثیف نخواهم کرد.
• چیزی را در راه نخواهم ریخت.
• چیزها را به محض  کثیف شدن تمیز خواهم کرد.
• برچسب‌هایی را که پاک شدن به بلافاصله خواهم چسباند.

 پاکسازی دقیق و منظم در محیط کارخانه دستگاه به دستگاه و محل به محل موجب تشخیص و شناسایی مسائل در فرآیند تولید می‌گردد. مانند:

• فیلتر کثیف هوا اشکالاتی در چاپ ایجاد می‌کند.
• براده‌های سوهان روی تسمه نقاله موجب خراب شدن اقلام می‌شود.
• ضایعات در قالب موجب پرسکاری نوجوان قطعات می‌شود.
• گرد و غبار، رنگ کاری را خراب می‌کند.
• به دلیل وجود آشغال در محل، در اثر برقراری یک اتصال کوتاه آتش سوزی به وجود می‌آید.

دستور چهارم

 چهارمین دستور تکنیک ۵s  استانداردسازی است. معنی این دستور مرتب نگه داشتن محیط کار و زندگی در سطح خوب و استاندارد است و به این ترتیب استاندارد سازی در ۵s  یعنی کنترل و اصلاح دائمی سه دسته اول شامل ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است. مدیریت بصری یکی از ابزارهایی است که در این قدر کمک شایانی می‌کند.

 شفافیت

 شفافیت یکی دیگر از ملاحظات برای استانداردسازی است. در بسیاری از کارخانه‌ها، ابزارها و وسایل‌ها دور از چشم افراد در قفسه قفل شده نگهداری می‌شود. زیرا این اماکن بسته، جزو اماکن بسیار محسوب می‌شوند و از آنجا که در معرض دید قرار ندارند به نظم و ترتیب آنها اهمیت زیادی داده نمی‌شود. بنابراین شاید بهتر باشد پوشش‌ جاهای به هم ریخته برداشته یا شفاف شود. اگر لازم است قفسه‌های فلزی داشته باشید پنجره‌هایی برای بازبینی در آنها تعبیه کنید. کاری کنید که هر کس بتواند آنچه را ذخیره شده به وضوح ببیند.

به اعداد و ارقام درآوردن

 با اندازه گیری مداوم، به اعداد و ارقام در آوردن نتایج و تجزیه و تحلیل اطلاعات به صورت آماری، می‌توانید با سرعتی حدود را برای مدیریت مشخص کنید و به موارد اشکال قبل از به وقوع پیوستن آنها و ایجاد دردسر اشاره کنید.

دستور پنجم

 این دستور به معنی سازمان یافتگی نظم و ترتیب و انضباط است منظور از این دستور آموزش دادن به افراد جهت ایجاد توانایی برای انجام کلیه امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است. همچنین انضباط  به معنای آموزش افراد و آگاه کردن آنها از مقررات و ایجاد توانایی لازم برای انجام امور به طور مناسب در کارکنان موسسات و شرکت‌ها است. به عبارت دیگر ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است. اجرای دقیق مقررات به صورت یک فرهنگ در محیط کاری امری الزامی است که برای دستیابی به آن می‌توان از گردهمایی، تکرار شفاهی، جلسات کوتاه آموزشی روزانه با حضور فعال و کامل همه افراد استفاده کرد.

  از روش‌های بسیار مناسب در این خصوص آموزش رو در رو است که توسط مدرسین داخل سازمانی انجام می‌شود این مدرسین با کسب توانایی لازم و بر اساس سرفصل‌های تعیین شده به واحدها مراجعه و در زمان کوتاه اقدام به آموزش‌های ویژه در محل واحدها می‌نمایند.

منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵S

نویسنده: ناصر صادقی فرد