نقش ۵s در استانداردهای مدیریتی
نقش ۵s در استانداردهای مدیریتی
در استانداردهای مدیریتی جهانی الزامات متعددی وجود دارد که لازم الاجرا است ولی برای تحقق این الزامات روش و تکنیک خاصی پیشنهاد نشده است. این امر به این علت است که عموم تکنیکها و سیستمها جنبه خاص دارند و مناسب برای یک صنعت و فعالیت خاص می‌باشند. این امر با ماهیت این استانداردها که حالت فراگیر و عمومی دارند سازگار است. در بین سیستمها و روشها سیستم‌هایی نیز وجود دارد که مانند خود استانداردها حالت فراگیر و عمومی دارند و در هر سازمانی قابل پیاده سازی هستند از جمله این ابزارها و سیستم‌های فراگیر۵S می‌باشد. با وجودی که در استانداردهای مدیریتی مشخصاً از یک سیستم و روش خاصی نام برده نشده است ولی برخی از اقدامات آنان به گونه‌ای است که با به کارگیری یک تکنیک خاص به طور کامل واثر بخش می‌شود در بین این سیستمها و روشها به علت گستردگی مفهوم و دربرگرفتن ابعاد گوناگونی همچون نظم شناسایی و ردیابی ایمنی پاکیزگی آموزش انضباط بازیابی و بهبود روش مناسبی برای بسیاری از استانداردهای مدیریتی و جهانی می‌باشد.
جایگاه ۵S در استاندارد ISO 9001: 2000
اهمیت و جایگاه۵S را می‌توان در بندهایی از استاندارد به روشنی به شرح زیر مشاهده کرد:
محیط کار:
سازمان باید محیط کار مناسب برای دستیابی به انطباق با الزامات محصول را تعیین نموده و ایجاد نماید.
شناسایی و ردیابی:
در موارد مقتضی سازمان باید محصول را در تمامی مراحل تحقق آن با روش مناسب مورد شناسایی قرار دهد. سازمان باید وضعیت محصول را با توجه به الزامات پایش و اندازه گیری شناسایی نماید هنگامی که ردیابی یک الزام است سازمان باید شناسه منحصر به فرد محصول را کنترل و ثبت نماید.
نگهداری محصول:
سازمان باید انطباق محصولات در طی فرآوری داخلی و ارسال به مقصد مورد نظر نگهداری نمایند. نگهداری باید شامل شناسایی، جابهجایی، بسته بندی، انبارش و محافظت شود. نگهداری باید به همین ترتیب شامل اجزای تشکیل دهنده یک محصول نیز گردد.
کنترل ابزارهای پایش و اندازه گیری:
سازمان باید اندازه گیری‌ها و پایه‌های مورد نیاز و همچنین وسایل پایش و اندازه گیری مورد نیاز برای فراهم آوری شواهد تطابق محصول با الزامات مشخص شده را معین نماید. سازمان باید فرآیندها را ایجاد نماید که به وسیله آنها اطمینان حاصل کند که پایش و اندازه گیری می‌تواند انجام شود و به گونه‌ای انجام شود که در سازگاری با الزامات پایش و اندازه گیری باشد. هنگامی که حصول اطمینان از نتایج معتبر موردنیاز است تجهیزات اندازه گیری باید:
- مورد شناسایی قرار گرفته باشند تا وضعیت کالییراسیون آنها بتوانند قابل تعیین باشد.
- در برابر تنظیماتی که نتایج اندازه گیری را نامعتبر می‌کنند محافظت گردند.
- در برابر آسیب و خرابی در جابهجایی تعمیر و نگهداری انبارش محافظت گردند.
زیرساخت
سازمان باید زیرساخت مورد نیاز به منظور دست یابی به انطباق با الزامات محصولات تعیین نموده فراهم ساخته و نگهداری کند. زیرساخت آنجا که مقتضی باشد شامل موارد زیر می‌گردد:
- ساختمان فضا کاری و تسهیلات مرتبط
- تجهیزات فرآیند (اعم از سخت افزاری و نرم افزاری)
- خدمات پشتیبانی (نظیر حمل و نقل و ارتباطات)
کنترل محصول نامنطبق
سازمان باید اطمینان حاصل نماید که محصولی که در انطباق با الزامات محصول نمی‌باشد شناسایی و کنترل شده تا از آن استفاده یا اشتغال ناخواسته آن جلوگیری شود. کنترل‌ها و مسئولیت‌ها و اختیارات مرتبط برای برخورد با محصول نامنطبق باید در روش اجرایی و استانداردهای مدیریتی تعریف شده باشد.
بهبود مستمر
سازمان باید به طور مستمر اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را از طریق به کارگیری خط مشی کیفیت، اهداف کیفیتی، نتایج ممیزی‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازنگری مدیریت بهبود بخشد.
اقدام اصلاحی
سازمان باید اقداماتی را برای برطرف سازی علت عدم انطباق‌ها و به منظور جلوگیری از بروز مجدد آنها به عمل آورد. اقدامات اصلاحی باید متناسب با اثرات عدم انطباق یافته باشد.
اقدام پیشگیرانه
سازمان باید اقداماتی را برای حذف علل عدم انطباق‌های بالقوه جهت جلوگیری از بروز آنها انجام دهد اقدامات پیشگیرانه باید متناسب با اثرات مشکلات بالقوه باشند.
جایگاه ۵S در استاندارد مدیریتی ISO 14001:2004 مدیریت زیست محیطی
اهمیت و جایگاه ۵S را می‌توان در بندهایی از استاندارد مدیریتی به روشنی اما با شدت و ضعف متفاوت به شرح زیر مشاهده کرد:
در دامنه کاربرد این استاندارد آمده است این استاندارد به جنبه‌های زیست محیطی که سازمان آنها را شناسایی می‌کند و می‌تواند آنها را تحت کنترل داشته و بر روی آنها تاثیر گذاشته باشد تاکید می‌کند. استاندارد معیارهای خاصی را برای عملکرد زیست محیطی ارائه نمی‌کند، همانطور که خواندیم استاندارد معیار خاصی ارائه نمی‌کند و در اینجا ۵S به عنوان یک روش اجرایی مناسب برای تعیین معیارها پیشنهاد می‌شود.
پیشگیری از آلودگی
استفاده از فرآیندها، عملکردها، تکنیکها، مواد اولیه، محصولات، خدمات یا انرژی برای پرهیز، کاهش یا کنترل در ایجاد انتشار یا تخلیه هر یک از آلاینده‌ها یا پسمانه در جهت کاهش اثرات زیست محیطی مضر.
یادآوری: پیشگیری از آلودگی می‌تواند شامل کاهش منابع یا حذف فرآیندها محصولات یا خدمات و یا تغییرات خدمات، استفاده موثر از منابع مواد اولیه و جایگزینی انرژی استفاده مجدد، بهبود، بازیافت و اصلاح باشد.
طرح‌ریزی جنبه‌های زیست محیطی:
سازمان باید روش یا روش‌های اجرایی را ایجاد اجرا و نگهداری نماید تا:
الف- جنبه‌های زیست محیطی فعالیت‌ها، محصولات و خدمات در ارتباط با دامنه تعریف شده از سیستم مدیریت زیست محیطی را که می‌تواند آنها را کنترل نماید و بر آنها تأثیر گذار باشد با توجه به فعالیت‌های جاری یا فعالیت‌ها، محصولات و یا خدمات جدید شناسایی نماید.
ب- جنبه‌های زیست محیطی و پیامدهای بارز و غیر بارز که بر روی محیط زیست دارد را مشخص نماید. سازمان باید این اطلاعات را مستند نموده و به روز نگهداری نماید.
الزامات قانونی و سایر الزامات
سازمان باید روش و یا روش‌های اجرایی را استقرار، ایجاد و نگهداری نماید تا الزامات قانونی و سایر الزاماتی را که به نحوی با جنبه‌های زیست محیطی سازمان مرتبط بوده و متعهد به رعایت آنهاست را شناسایی و به آنها دسترسی داشته باشد.
شایستگی، آموزش و اطلاع رسانی
سازمان باید اطمینان یابد تا هر فرد یا افرادی را که کارهای آنان ممکن است به صورت بالقوه علل جنبه‌های زیست محیطی باشد را شناسایی و اطمینان یابد که فرد بر اساس تحصیلات مرتبط، آموزشی تجربه صلاحیت لازم را داشته و سوابق مربوطه را نگهداری می‌نماید. سازمان باید نیازهای آموزشی را در ارتباط با جنبه‌های زیست محیطی سیستم مدیریت زیست محیطی شناسایی نماید. سازمان برای این منظور باید دوره‌های آموزشی را برقرار کرده و یا از طریق اقداماتی این گونه نیازهای آموزشی را برقرار کرده و یا از طریق اقدامات این گونه نیازهای آموزشی را تأمین نموده و سوابق مربوطه را نگهداری کند.
ارتباطات
با توجه به جنبه‌های زیست محیطی و سیستم مدیریت زیست محیطی سازمان باید روش و روش‌های اجرایی را برای استقرار اجرا و نگهداری موارد ذیل تهیه نماید:
الف- ارتباط داخلی بین سطوح و وظایف مختلف واحدهای صنعتی
ب- پاسخ‌های دریافتی از طرفهای برون سازمانی و نحوه دریافت مستندسازی و پاسخگویی به آنها سازمان باید در خصوص نحوه ارتباطات خارجی مرتبط با جنبه‌های زیست محیطی تصمیم گیری نموده و آنها را ثبت و مستند نماید. اگر تصمیم بر برقراری ارتباطات با بیرون از سازمان باشد سازمان باید روش اجرایی مربوطه را تعیین و به اجرا بگذارد.
مستند سازی
مستند سازی سیستم مدیریت زیست محیطی می‌بایست در برگیرنده موارد ذیل باشد:
- خط مشی زیست محیطی، اهداف کلان و خرد
- دامنه سیستم مدیریت زیست محیطی
- تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت زیست محیطی و ارتباطات و مراجعه هر یک از اسناد مرتبط
- مستند سازی و تهیه سوابق مطابق الزامات استاندارد
- سوابق تعیین شده توسط سازمان برای اطمینان از برنامه ریزی عملیات و کنترل فرآیندها به صورت اثربخش که در ارتباط با جنبه‌های زیست محیطی می‌باشد.
کنترل مستندات
مستندات باید توسط سیستم استاندارد مدیریتی، زیست محیطی و این استاندارد بین المللی تحت کنترل باشند. سوابق نوع خاصی از اسناد هستند و باید در انطباق با الزامات بیان شده باشند. سازمان باید روش یا روش‌های اجرایی برای استقرار حفظ و نگهداری موارد ذیل تهیه نمایند:
- تایید کفایت اسناد قبل از به کارگیری آنها
- تایید مجدد اسناد در صورتی که نیاز به بازنگری و به روزرسانی در اسناد باشد.
- اطمینان از شناسایی وضعیت مجدد اسناد و وضعیت بازنگری آنها
- اطمینان از اینکه آخرین تغییرات و ویرایش در دسترس بوده و توزیع شده است.
- اطمینان از اینکه اسناد صورت خانه نگهداری شده و قابلیت شناسایی و خوانایی دارند.
- اطمینان از اینکه اسناد برون‌سازمانی توسط سازمان شناسایی شده و نحوه توزیع آنها برای برنامه‌ریزی و عملیات سیستم مدیریت زیست محیطی تحت کنترل است.
- پیشگیری استفاده ناخواسته از اسناد منسوخ شده و تهیه روش شناسایی مناسب برای اینگونه اسناد در صورتی که برای هر منظوری مورد استفاده قرار بگیرند.
عدم انطباق اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
سازمان باید روش یا روش‌های اجرایی را برای برخورد با عدم انطباق بالفعل و بالقوه و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را استقرار، اجرا و نگهداری نماید. این روش یا روشها باید اقداماتی را برای موارد ذیل تعریف نماید:
- شناسایی و اصلاح عدم انطباق و اجرای اقداماتی برای حذف جنبه‌های زیست محیطی آنها
- ثبت نتایج اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه
- بازنگری اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام شده
کنترل سوابق
سازمان باید سوابقی را بر حسب نیاز برای نمایش انطباق با الزامات سیستم استاندارد مدیریتی زیست محیطی و این استاندارد بین المللی استقرار نگهداری نماید. سازمان باید روش یا روش‌های اجرایی برای شناسایی نگهداری و محافظت بازخوانی و بایگانی و مصرف نمودن سوابق تهیه نماید سوابق می‌بایست به صورت خوانا و قابل شناسایی و ردیابی نگهداری شود.
جایگاه ۵S در استانداردOHSAS 18000 استاندارد مدیریتی سیستم ایمنی و بهداشت حرفه‌ای
اهمیت و جایگاه ۵S را می‌توان در بندهایی از استاندارد سیستم ایمنی و بهداشت حرفه‌ای به روشنی اما با شدت و ضعف متفاوت به شرح زیر مشاهده کرد:
الزامات قانونی و سایر الزامات
سازمان باید روش اجرایی برای شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی و سایر الزامات ایمنی و بهداشت حرفه‌ای که قابل اعمال در آن باشد ایجاد و برقرار نگه دارد. سازمان باید این اطلاعات را به روز نگه دارد. این اطلاعات مربوط به الزامات قانونی و سایر الزامات باید به اطلاع کارکنان سازمان و سایر طرفهای ذینفع مرتبط رسانده شود.
مستند سازی
سازمان باید برای موارد زیر اطلاعات را به شکل مناسب از قبیل ثبت بر روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی ایجاد نموده و برقرار نگه دارد:
الف- تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت و روابط متقابل آنها
ب- رجوع دادن به مستندات مربوطه
توجه: بسیار مهم است که مستندات در کمترین حد لازم نگهداری شوند موثر و کارآمد از آنها میسر شود.
کنترل مدارک و داده‌ها
سازمان باید روش‌های اجرایی را برای کنترل تمام مدارک مورد نیاز این استاندارد ایجاد نموده و برقرار نگه دارد تا اطمینان حاصل کند که:
- محل مدارک و داده‌ها معلوم است.
- مدارک و داده‌ها به طور ادواری بازنگری و در صورت لزوم تجدیدنظر می‌شوند و مناسب بودن آنها مورد تایید افراد مجاز قرار می‌گیرد.
- نسخه‌های جاری مدارک و داده‌های مربوط به تمام محل‌هایی که عملیات اساسی برای کارکرد موثر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای در آن جا انجام می‌گیرد در دسترس باشد.
- مدارک منسوخ به موقع از تمام محل‌های صدور و محل‌های استفاده آنها خارج می‌شوند یا به طریق دیگری از عدم استفاده ناخواسته آنها اطمینان حاصل گردد.
- تمام مدارک و داده‌هایی که قانوناً باید نگهداری شوند و همچنین آنهایی که جهت آگاهی و مراجعات بعدی بایگانی می‌شوند به طور مناسب نشانه‌گذاری شده‌اند.
سوابق و مدیریت سوابق
سازمان باید روش‌های اجرایی برای شناسایی نگهداری و تعیین تکلیف سوابق ایمنی بهداشتی از جمله نتایج ممیزی و بازنگری‌ها ایجاد نموده و برقرار نگه می‌دارد سوابق ایمنی بهداشتی باید خوانا و قابل شناسایی و قابل ردیابی به فعالیت‌های مربوطه باشد. سوابق باید طوری بایگانی و نگهداری شوند که به سهولت قابل دستیابی باشند و از آسیب یا نابودی در امان بمانند. مدت نگهداری آنها باید تعیین و ثبت شود سوابق باید متناسب با سیستم و سازمان نگهداری شود تا انطباق با مشخصات OHSAS 18000 را اثبات نمایند.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵S
نویسنده: ناصر صادقی فرد
