پیاده‌سازی اصول ۵s  و ایجاد شرایط مطلوب در محیط کار و زندگی کاری نیز خود مراحل مختلفی دارد که باید مورد شناسایی و مطالعه قرار گیرد و با رعایت الزامات تدوین برنامه دقیق زمان بندی شده فعالیت اجرایی را شروع نمود. این روش در ایجاد محیطی سازمان یافته مرتب و پاکیزه، استاندارد و سامان یافته تاکید دارد. این تکنیک بر مفاهیم بسیار ساده و ابتدایی تاکید دارد و درک آن بسیار آسان است. پیاده‌سازی اصول ۵s همکاری و مشارکت آحاد کارکنان را می‌طلبد.

نظام آراستگی ضمن آموزش اصول ابتدایی کیفیت گرایی و سازمان‌ها را در دستیابی به بهره وری بالاتر یاری می‌رساند که این مهم از طریق اجرای نظام مدیریت کیفیت فراگیر تحقق می‌یابد و برای اجرای این نظام نیز می‌بایست زمینه فضا و بستر فرهنگی لازم و مناسب ایجاد نمود که اولین اقدام اجرای اصول ۵s  می‌باشد.

مفاهیم و ارکان اصلی این نظام‌نامه برگرفته از مبانی اصول فرهنگ و تعالیم غنی اسلامی است. با الهام از متون و منابع علمی روز و با تکیه بر منابع اسلامی، آیات، احادیث و روایات معصومین، رعایت نظم و ترتیب و پاکیزگی در انجام کلیه امور زندگی را مورد تایید قرار می‌دهد.

نظام آرا معرفی نظام بهسازی و ساماندهی محیط کار ۵s

 ۵s نشانگر پنج کلمه ژاپنی است که با حرف s شروع می‌شوند. هر یک از این کلمات بیانگر یکی از اصول پنج گانه ساماندهی محیط کار می‌باشد. سبکی تکنیکی برای برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان و پیاده‌سازی اصول ۵s می‌باشد. 

 اصول اول: پاکسازی و پالایش:  پاکسازی یعنی مشخص نمودن، جدا کردن و از محیط کار خارج کردن اقلام غیر ضروری و غیر لازم.

اصل دوم:  نظم و ترتیب، یعنی قرار دادن اشیاء در محل‌های مناسب با ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان به بهترین وجه از آنها استفاده نمود.

اصل سوم: تمیزی، نظافت و پاکیزگی، یعنی پاکیزه کردن کامل محیط کار به طوری که هیچ چیز و هیچ جایی کثیف نباشد.

 اصل چهارم: استاندارد سازی به این معنا که محیط کار را همواره تمیز نگه داریم. این امر نیاز به استاندارد کردن روش‌های کار دارد و بدون استانداردسازی محیط به وضعیت قبلی خود یعنی فضای بی‌نظمی آشفتگی بازمی‌گردد. رعایت این اصل باعث حفظ و نگهداری و استانداردسازی سه اصل اول ۵s  می‌شود.

 اصل پنجم: نهادینه کردن انضباط، نهادینه نمودن وضعیت سازمان یافته از طریق آموزش افراد به منظور اینکه افراد نظافت و انضباط کاری را در محیط رعایت نمایند. این مرحله مشکل‌ترین مرحله کاری است که این کار عمدتاً در مسئولیت مدیریت قرار دارد و مدیریت باید کارکنان را آموزش داده و فرهنگی را در سازمان ترویج و تثبیت نماید که توسط آن نظم، سلامت، تمیزی و خوب نگه داشتن محیط کار به یک عادت تبدیل شود. با مشارکت عمومی، همیاری و همکاری و ارزیابی از نقاط قوت و ضعف مراحل چهار فصل اول ۵s با انضباط مستمر و نظام‌مند در محیط کار نهادینه می‌شود.

مقدمات و پیش نیازهای پیاده‌سازی اصول ۵s

 نظام آراستگی و بهسازی محیط کار قبل از اجرا کاملاً توجیه و درک شده و فلسفه و معنی آن برای همگان روشن گردد. کلیه کارکنان به میل و رغبت خودشان این اصول را در محیط کار خود اجرا نمایند و این امر به عنوان یک ارزش والای انسانی مورد قبول قرار گیرد روش اجرای این اصول پنج گانه می‌بایست برای هر سازمان به تناسب وضعیت خاص آن تطبیق و در سطح سازمان جاری و ساری شود و جنبه ظاهری و تقلیدی نداشته باشد.

عوامل موفقیت پیاده‌سازی اصول ۵s

عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق این نظام عبارتند از:

1. حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از این نظام.
2. بسترسازی، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه.
3. آموزش مستمر کلیه سطوح وزارت جهت توجیه اهداف منافع و استانداردها و مکانیسم عملکرد در نظام ۵s
4. مستمر بودن و تداوم اجرای نظام ۵s
5. انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقمند و پیگیر برای مسئولیت‌های اجرایی وپیاده‌سازی اصول۵s
6. تهیه دستورالعمل‌های اجرایی چک لیست‌های ارزیابی و ممیزی و ارزیابی‌های نو برای بهبود روش‌های پیاده سازی و افزایش اثربخشی این نظام. تهیه و اجرای روش‌های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق این نظام.

موانع و مشکلات پیاده‌سازی اصول ۵s

عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از:

1. عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.
2. عدم شناخت کافی از این نظام‌ها و توانایی‌های آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد
3. عدم توجه به تداوم اجرای اصول۵s و بلندمدت بدون اجرای آن.
4. تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.

با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده‌سازی اصول ۵s  با کمک  متخصصین و مشاورین  کارآمد بسیار ساده بوده و محض قدم نهادن در آن مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می‌باشد.

نتایج و مزایای حاصل از پیاده‌سازی اصول ۵s

1. زیبا شدن و دلپذیر شدن محیط کار
2. ایمن شدن محیط کار و جلوگیری از حوادث و بیماری‌های کاری
3. بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی‌های احتمالی موجود در آن
4. ارتقای روحیه کارکنان، کاهش خستگی و کسالت روانی ناشی از محیط کار
5. تسهیل در گردش عملیات و آسان کردن و تسریع در انجام امور
6. خرابی ماشین آلات و تجهیزات کاری
7. کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و در هم ریختگی و فاسد شدن مواد
8. افزایش طول عمر و کارایی ابزار و لوازم دقیق و ظریف
9. دستیابی به سطح کیفیت بهتر و بهره وری بیشتر
10. ایجاد بستر و زمینه مناسب برای اجرای سایر نظام‌های مدیریتی از جهت عادت به نظم پذیری و استانداردسازی سیستم

حوزه‌ها و موارد کاربرد ۵s

علاوه بر کاربرد وسیع این نظام در محیط‌های صنعتی و تولیدی در محیط‌های خدماتی و اداری محل کار و زندگی شخصی نیز قابل اجرا و بهره برداری می‌باشد.

نقش و وظایف واحدهای اجرایی تابعه سازمان‌ها در پیاده سازی اصول ۵s

1. تشکیل کمیته پیاده‌سازی اصول ۵s  در سطح معاونت سازمان، استان و…
2. تشکیل کمیته‌های فرهنگ سازی استاندارد سازی نظارت و ارزیابی و کمیته راهبری ۵s  در سطح وزارت استانها.
3. عکس برداری و فیلم برداری از وضعیت موجود برای نشان دادن محیط کاری غیر آراسته (قبل از پیاده‌سازی اصول ۵s)
4. برگزاری سمینار و کلاس‌های آموزشی برای مدیران، سرپرستان و کارکنان.
5. برگزاری نمایشگاه عکس با زیر نویس‌های فرهنگی هشدار دهنده از محیط کار غیر آراسته
6. برگزاری جلسه آموزشی موردی و کارگاهی داخل واحد ها و ارائه راهنمایی‌های لازم به کارکنان جهت اجرای موفق سه اصل اول (خانه تکانی) با همکاری مشاور
7. ایجاد محل موقت برای نگهداری اقلام مازاد و غیر ضروری به صورت موقت تا تعیین تکلیف نهایی آنها
8. کمک به اصل اول توسط واحدها
9. برگزاری نمایشگاه عکس از اجرای سه اصل اول پیاده‌سازی اصول ۵s با عنوان در نیمه راه آراستگی و عکس از قرنطینه اقلام جمع آوری شده
10. ممیزی واحدها و درجه بندی آنها پس از اجرای سه اصل اول نظام ۵s
11. تدوین نظام نامه و دستورالعمل‌های مورد نیاز سیستم در جهت اجرای اصول چهارم و پنجم
12. تهیه چک لیست ممیزی برای کلیه واحدها
13. ممیزی دوره‌ای واحدها بر اساس چک لیست ارائه شده
14. برگزاری نمایشگاه عکس با عنوان پایان آراستگی به منظور مقایسه وضعیت جدید مطلوب و وضع سابق
15. تهیه چک لیست ممیزی برای کلیه واحدها
16. ممیزی دوره‌ای واحدها بر اساس چک لیست ارائه شده و درجه بندی آنها و اعلام نتایج ممیزی
17. برگزاری نمایشگاه عکس با عنوان پایان آراستگی به منظور مقایسه وضعیت جدید و وضع سابق

 روند تکاملی پیاده‌سازی اصول ۵s  پس از استقرار

• استقرار نظام آراستگی محیط کار
• انجام ممیزی مستمر جهت حفظ وضع مطلوب
• استاندارد سازی کلیه فعالیت‌ها و مراحل اجرایی پیاده‌سازی اصول ۵s
• انجام آموزش‌های مستمر در جهت ایجاد “محیط کار آراسته”، “همکار آراسته” و “اخلاق آراسته”
• ممیزی دوره سیستم در جهت بهبود مستمر
• اجرای تکنیک‌های مدیریت نوین و دستیابی به زمینه‌های مناسب استقرار مدیریت کیفیت فراگیر

منبع: کتاب نظام آراستگی محیط کار ۵s

 نویسنده: مهدی حبیب الهی