اصل اول

 اصل پاکسازی، جداسازی اقلام ضروری و غیر ضروری و حذف اقلام غیر ضروری است.

1. برای مشخص نمودن اقلام غیرضروری که نیاز به بررسی بیشتر دارد برگه راهنمای وضعیت نصب نمایید.
2. تهیه فهرستی از اقلام مازاد غیرضروری که در محل کار مورد نیاز نمی‌باشد و بازنگری این فهرست  به صورت دوره ای.
3. انتخاب محلی به عنوان اتاق قرنطینه جهت انتقال اقلام غیر ضروری به این محل.
4. از برداشتن برگه‌های راهنمایی وضعیت که روی اشیا اموال الصاق شده خودداری کنید، مگر اینکه اقدام مورد نظر را انجام داده باشید.
5. برگه‌ها را جابجا و دستکاری نکنید.
6. برگه‌های راهنمایی وضعیت را بعد از انجام کار خواسته شده به دبیر کمیته ۵s  تحویل دهید.
7. لوازمی که به ندرت استفاده می‌شوند از اطراف خود دور کنید.
8. کلید و پریز و دوشاخه‌های شکسته و خراب را تعمیر و یا تعویض نمایید.
9. از تبدیل اتاق و محیط کار به انباری کوچک خودداری نمایید.
10. سقف دیواری که ترک دار باشد یا رنگ و پوشش آن معیوب باشد را ترمیم نمایید.
11. فرم لازم برای استفاده روزانه یا کوتاه مدت را نزد خود نگهداری کنید.
12. کشوها و فایل‌ها که شکستگی دارند یا به راحتی باز و بسته نمی‌شوند یا قفل ندارند می‌بایست تعمیر و بازسازی شوند.
13. برای ساماندهی محیط کار سعی نماییم علاوه بر وسایل زاید و نامناسب، دیدگاه‌های مغایر با کار و نظام آراستگی را هم از خودمان دور نماییم.
14. توری که به پنجره‌ها متصل می‌شوند بهتر است بصورت لولایی یا کشویی باشد تا امکان نظافت شیشه و پنجره به راحتی میسر باشد.
15. در زمان معین اقدامات لازم تعیین شده به طور کامل انجام شود تا ساماندهی محیط کار به تعویق نیفتد.
16. کف پوش‌ها باید سالم باشند.
17. دیوار و سقف دوده‌ای کثیف می‌بایست رنگ شود.
18. تمامی لامپ‌ها باید سالم باشند.
19. شیشه درو پنجره، کمد و یا شیشه‌هایی که روی میز قرار می‌گیرند باید سالم باشند.
20. قفسه‌ها باید فاقد شکستگی، زنگ‌زدگی و کج شدگی باشند.
21. دستگیره فایل، درب و پنجره و… باید سالم باشد.
22. ماشین‌ها و تجهیزات ادارای مورد استفاده می‌بایست سالم باشند.
23. انواع وسایل یا اشیای که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند می‌بایست از محل کار دور شوند.
24. گلدان نباید شکسته باشد.
25. تعداد میزها در یک اتاق ۱۲ متر مربعی نباید بیش از ۴ تا باشد.
26. لوازم و وسایلی که عملا مورد استفاده قرار نمی‌گیرند از اطراف تان دور نمایید تا ساماندهی محیط کار را عملی کرده باشید.
27. سیم‌های زاید یا سوخته باید جمع‌آوری و تعمیر شوند.
28. جعبه‌ها، کارتون‌ها و قوطی‌های خالی و بی مصرف در اتاقتان یا کنار واحد خود قرار ندهید.
29. وسایل اسقاطی باید مطابق برنامه خاص تفکیک و جداسازی شوند.
30. سوراخ‌ها یا شکاف‌های ایجاد شده در دیوار، سقف یا کف اتاق یا راهروها می‌بایست ترمیم  شوند.

اصل دوم 

 بعد از ساماندهی محیط کار، نظم و ترتیب، آرایش چیدمان اقلام ضروری در جای مناسب و رعایت نظم و ترتیب در محیط کاری بسیار اهمیت دارد.

الف-  در ثبت استفاده و بایگانی نامه‌ها و مدارک

1. برای استاندارد و یکنواخت سازی روشهای ثبت و بایگانی نامه‌ها و مدارک تهیه شده است به نام‌های “فهرست پرونده‌ها”، ” فهرست نامه‌ها”، ” فهرست مدارک” که باید در همه این واحدها مورد استفاده قرار بگیرد.
2. فرم فهرست پرونده‌ها برای درج عناوین پرونده‌های حاوی نامه‌ها یا مدارک به کار می‌رود.
3. پس از تعیین ترتیب قرار گرفتن پرونده‌ها (با توجه به دفعات مراجعه ما به آنها) فهرست عناوین پرورده‌ها را بر حسب اولویت از ردیف ۱ الی…  در این فهرست به صورت تایپ شده درج می‌نمایم.
4. علاوه بر عنوان پرونده لازم است که شماره ردیف نیز بر اساس شماره ردیف که در فهرست پرونده‌ها به هر پرونده خاص داده شده است و در گوشه سمت چپ بالای عنوان پرونده درج شود.
5. پس از جدا کردن و دور کردن پرونده‌ها یا برخی از مدارک داخل پرونده‌ها و مرتب نمودن آنها باید با استفاده از طلق پوشه یا لیبل  عنوان تایپ شده پرونده‌ها را بر روی پرونده‌ها متصل کرد.
6. در فرم “فهرست نامه‌ها” که در داخل هر پوشه قرار دارند از دو شماره ردیف استفاده می‌شود یکی ردیف نامه‌ها که نشان دهنده ترتیب زمان است که نامه‌ها بایگانی یا ثبت شده‌اند و دیگری شماره ردیف اندیکاتور است برای اینکه پیدا نمودن نامه در پوشه نیاز به خواندن موضوع یا شماره طولانی آن نداشته باشد.
7. زمانی که کمبود فضا و فایل داشته باشیم برای اینکه نامه‌های دریافتی از یک بخش و نامه‌های ارسالی به همان بخش خاص نیازی به دو پوشه جداگانه نداشته باشند هر دو برگ پوشه را با پانچ سوراخ می‌کنیم و گیره کاغذ را در آنها قرار می‌دهیم و دولیست که یکی مربوط به نامه‌های ارسالی و دیگری مربوط به نامه‌های دریافتی است، به طرفین پوشه یا زونکن متصل می‌کنیم.
8. اگر از زونکن برای بایگانی نامه‌ها استفاده می‌کنید بهتر است برای جدا کردن نامه‌های ارسالی و دریافتی از یک مقوای رنگی باطله کمک بگیریم.
9. نامه‌های رسیده را بر مبنای اولویت عمل و طبقه بندی کنید.
10. برای پوشه یا زونکن‌هایی که حاوی مدارک و اسناد هستند از فرم خاصی تحت عنوان “فهرست مدارک” تهیه شده و می‌بایست در داخل تمامی این گونه از پوشه‌ها و زونکن‌ها مورد استفاده قرار گیرد  که شامل ردیف و عنوان می‌باشد.
11. با عنایت به تاریخی که روی پرونده‌ها درج شده حداکثر پس از یک سال باید آنها را بایگانی نمود و از فایل مربوط به پرونده‌های جاری خارج نمود.
12. آراستگی واقعی این است که نامه یا مدارکی گم نشود به راحتی قابل ردیابی و شناسایی باشد و حدوداً ظرف ۳۰ ثانیه بتوان مدارک یا نامه مورد نظر را از بین همه پرونده‌های موجود یافت.
13. فهرست تهیه شده برای پرونده‌ها هم می‌تواند موضوعی باشد و هم با توجه به شرکت یا واحد‌هایی که پرونده‌ها راجع به آنان است تنظیم شود و یا از هر دو به طور همزمان استفاده نمود.
14. مطالب مربوط به هم را در یک پرونده قرار دهید.
15. کارهای تکمیل شده رابلافاصله بایگانی کنید و روی میزتان را رها نکنید.
16. بعد از استفاده از پرونده‌ها آنها را به جای مناسب قبلی خود بازگردانید.
17. اقلام و پرونده‌های را که نمی‌دانید چه بکنید کنار نگذارید، بلکه هم اکنون درباره آنها تصمیم گیری نمایید.
18. پرونده‌ها را می‌توانید بر مبنای تاریخ حروف الفبا موضوع یا ترکیبی از اینها بایگانی کنید.
19. دسترسی به پرونده باید بسیار ساده باشد و تردیدی در مورد محل قرار گرفتن آنها وجود نداشته باشد.
20. برای افزایش سرعت شناسایی و زیبایی بیشتر می‌توانید تنوعی از رنگها را برای دسته بندی پرونده‌ها به کار ببندید.
21. به محض اینکه کاغذی وارد شد آن را در روند کار قرار دهید.
22. بهتر است وقتی که چیزی را به کنار می‌گذارید یا پرونده ای را به پایان می‌رسانید آن را در دفتر کارهای روزانه یادداشت نمایید.
23. در صورت امکان با هر کاغذ و سندی فقط یک بار برخورد نماید بلافاصله آن را رسیدگی نموده و تعیین تکلیف کنید.
24. در حین کار تعداد پرونده‌ها، کتاب‌ها، جزوات یا مجموعه اوراقی را که روی میز قرار گرفته نباید بیش از سه تا باشد.
25. توصیه می‌شود به جای قرار دادن پرونده‌ها روی میزکار ازکازیه سه یا چهار طبقه استفاده گردد و برخی از طبقات آن را به پرونده‌ها یا نامه‌های ورودی و سایر طبقات را به پرونده و نامه‌های خروجی که تکمیل شده‌اند اختصاص دهید.
26. اقلام ورودی کازیه بلافاصله باید مورد رسیدگی قرار گیرند و اقلام خروجی کازیه نیز باید در کمترین زمان ارسال یا بایگانی شوند.

ب-  روش اجرایی پیاده سازی نظم و ترتیب در محیط اداری برای وسایل اداری

1. شکل میزها و طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق نباید به گونه‌ای باشد که فضای غیر مفیدی را ایجاد نماید و مشکلی در جابجایی خود کاربران ایجاد نماید.
2. قرار گرفتن گلدان‌ها در اتاق یا راهرو نباید به گونه‌ای باشد که مانع تردد راحت افراد شود.
3. نحوه چیدن میز و کمد و فایل در اتاق باید به گونه ای باشد که حداکثر استفاده از فضای اتاق صورت پذیرد.
4. نحوه چیدمان لوازم اداری روی میز باید به گونه‌ای باشد که بیشترین سطح را برای کاربر را بگذارد.
5. نحوه چیدن لوازم اداری روی میز به گونه‌ای باشد که جای مشخصی برای هرکدام در نظر گرفته شود تا کاربر حتی بدون نگاه نیز جای آنها را بداند.
6. نحوه چیدن لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه‌ای باشد که لوازم سنگین تر در انتهای کشو قرار گیرند.
7. نحوه چیدن پرونده‌ها در فایل قفسه یا کمد باید به گونه‌ای باشد که بیش از حد فشرده نباشد و محتویات پرونده‌ها نیز بیش از حد سنگین و حجیم نباشد.
8. نحوه دیدن پرونده‌ها در فایل قفسه و کمد باید به گونه‌ای باشد که محتویات پرونده‌ها نریزد و عنوان پرونده‌ها مشخص باشد.
9. کتابها، مجله، جزوات را به طور جداگانه نگهداری نمایید نه مختلط.
10. حتی‌الامکان کتابها را به ترتیب اندازه شان مرتب نمایید.
11. آن دسته از کتاب‌هایی را که خواننده بیشتری دارند در دسترس بگذارید.
12. نحوه چیدن فرمها و برگه‌های اداری در قفسه‌ها باید به گونه‌ای باشد که فرم‌های پرکاربرد در دسترس قرار گیرند و کاربر با کمترین جابه‌جایی به آنها دسترسی داشته باشد.
13. روی تمامی کمدها، قفسه ها و حتی جعبه‌ها که محتویات آن معلوم نیست برچسب مشخص کننده نصب کنید.
14. روی تمام کلیدها و قفل‌های آنان نیز شماره نصب گردد.
15. ساختمان و طبقات باید دارای راهنمای طبقات باشند.
16. حتی‌الامکان روی تمامی میزهای افراد باید تابلوی که نشان دهنده سمت و شغل آن افراد است وجود داشته باشد.
17. تمامی اتاق‌ها باید دارای تابلوی معرفی اتاق که نشان دهنده ی کاری که در آن اتاق انجام می‌شود باشند.

اصل سوم

 تمیزی و پاکیزگی محیط کار، این اصل بر تمیز کردن محیط کار توسط خود شاغل اشاره و تاکید دارد.

1. هرگز چیزی را به اطراف خود نیندازید و محیط را کثیف نکنید.
2. در شروع کار ظرف حداکثر ۵ دقیقه میزو وسایل خود را گردگیری کنید.
3. هدف پیشگیری از بروز کثیفی است و منتظر نشوید که اقلام و اشیا و محیط کثیف شوند.
4. اگر سهواً زباله را در محیط انداختید بلادرنگ آن را بردارید و منتظر نظافتچی نشوید.
5. در پایان هر روز کاری، میز خود را تمیز مرتب نمایید.
6. از ورود حشرات و جوندگان موذی به محیط کارتان جلوگیری کنید.
7. برای جلوگیری از آلودگی صوتی اگر از لوازم صوتی یا تصویری استفاده می‌نماید صدای آن را همواره کم نگه دارید.
8. برای جلوگیری از آلودگی صوتی پس از شنیدن اولین صدای زنگ گوشی را بردارید و از صدای زنگ تلفن جلوگیری نماید.
9. برای جلوگیری از آلودگی صوتی هنگام تماس تلفنی با دیگران وقتی که کسی گوشی تلفن را برنمی‌دارد حداکثر پس از این که سه بار صدای زنگ را شنیدید گوشی را بردارید.
10. برای جلوگیری از آلودگی صوتی در محیط های باز(پارتیشنی) یا در راه روها صدای آرامی داشته باشید.
11. شستن پارچ و لیوان و استکان فقط می‌بایست در آبدارخانه شیر آب مخصوص انجام پذیرد.
12. ضروری است برای شستن و قرار دادن لوازم نظافت از جایی غیر از دستشویی استفاده گردد.
13. از کودهای حیوانی که خشک نشده‌اند و بدبو می‌باشند برای باغچه‌ها و گلدان‌ها استفاده نگردد.
14. دستشویی‌ها باید دارای هواکش باشند و لااقل روزی دو بار باید به طور کامل نظافت شوند.
15. در فاصله زمانی اذان و نماز آبی که در حین وضو روی زمین میریزد باید مرتباً خشک شود.
16. دستمال پارچه‌ای یا حوله‌ای در دستشویی‌های عمومی استفاده نگردد.
17. کف اتاق‌ها و محیط کار باید حداقل سه بار در هفته جارو و شسته شود.
18. لااقل هفته یکبار باید از مواد کف شو برای نظافت کف اتاق‌ها استفاده کرد.
19. راهروهای اصلی باید هر روز جارو و شسته شوند.
20. ضروری است در پایان هرروز سطل زباله تخلیه شود.
21. نظافت شخصی را به طور دائم رعایت نمایید.

اصل چهارم

 استاندارد سازی، استاندارد سازی مستمر را حفظ و نگهداری محیط کار در زندگی در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه اصل اول پاکسازی نظم و ترتیب در پاکیزگی.

1. در محل مورد نظر به فواصل مناسب کپسول‌های آتشنشانی قرار دهید.
2. کپسول‌های آتش نشانی را در جایی به نحوی قرار دهید که به راحتی در دسترس باشد و مانعی برای استفاده از آن وجود نداشته باشد.
3. نحوه استفاده از کپسول‌های آتش نشانی را یاد بگیرید.
4. بو یا گرده گل‌ها نباید ایجاد آلرژی نماید.
5. نوع گل یا بوته نباید به گونه‌ای باشد که موجب پدید آمدن یا جذب حشرات و جانوران گزنده یا انگل گردد.
6. در صورت امکان، باید سیم‌ها و کابل ها از زیر زمین، داخل دیوارها و یا لااقل از داخل پارکت عبور نماید.
7. حتی الامکان باید از فیوزهای فرعی متعدد در سیستم برق رسانی استفاده کرد تا احتمال خرابی تجهیزات و یا ایجاد حریق کاهش یابد.
8. سیم برق و سیم تجهیزات و کامپیوتر نباید در وضعیتی باشد که مانع رفت و آمد ایمنی کارکنان شده و یا بین درب و پنجره قرار گرفته باشد.
9. توجه شود که نماینده‌ی واحد بهتر است از بین کارکنان ارشد یا کارکنانی که مورد قبول و احترام سایرین هستند انتخاب گردد.
10. در صورت نیاز بهتر است که هر سه ماه یک بار جلسه۵s  با حضور مدیران ارشد سازمان برای ساماندهی محیط کار تشکیل شود.
11. بهتر است برای گزارش‌دهی نمایندگان واحدها از چگونگی اجرا، حفظ و بهبود نظام آراستگی و ساماندهی محیط کار به دبیر کمیته۵s  تدابیری اندیشیده شود.
12. با نماینده واحد تان در کمیته ۵s همکاری  کامل و صمیمانه داشته باشید.
13. از یک چک لیست برای اطمینان از اجرای بهینه و کنترل استفاده نمایید.
14. باور همکاری فراگیر تمامی کارکنان سازمان ضامن پایداری و اثربخشی این نظام است.
15. بهتر است عکس و فیلم قبل از آراستگی و پس از آراستگی محیط کار تهیه شود.
16. بهتر است هنگام عکسبرداری از محل‌های آراسته افرادی که آن آراستگی را پدید آوردند نیز در عکس حضور داشته باشند.
17. بهتر است برنامه و تقویمی برای پایش و ممیزی ۵s و تورهای بازدید در شرکتهای آراسته تهیه شود.

اصل پنجم

نهادینه کردن انضباط به معنای ساماندهی محیط کار، نظم و ترتیب میحط کاری از طریق آموزش افراد جهت ایجاد توانایی برای انجام کلیه امور به شیوه مطلوب تا انجام هر کاری به نحو صحیح تا به عادت تبدیل گردد.

1. لازم است تمامی کارکنان سازمان با مفاهیم ۵s آشنا شوند.
2. لازم است آموزش و روشهای اجرایی پیاده سازی اصول ۵s  به صورت کارگاهی برای نمایندگان برگزار شود.
3. ضروری است مدیران با مفاهیم اولیه یا دلایل نیاز ۵ s و مزایای آن و تأثیرات مبانی ۵ s آشنا شوند.
4. بهتر است برخی از افراد مسئول و مرتبط آموزش ممیزی ببینند.
5. بهتر است تمامی کارکنان با مبانی کلی ممیزی آشنا شوند تا بتوانند اتاق واحد خود را خود ممیزی نمایند.
6. توصیه می‌شود مشتریان و مخاطبان وزارت را با رئوس این مفاهیم آشنا نمود و خبر پیاده سازی این سیستم را به اطلاع آنان برسانید.
7. بهتر است فیلم آموزشی راجع به آراستگی تهیه گردد.
8. بهتر است زمینه‌های آموزشی مرتبط و مکمل ۵s شناسایی گردد.
9. ضروری است یک برنامه برای فعالیت‌های آموزشی تهیه شود.
10. در صورت نیاز به بازآموزی نمایندگان کارکنان، پیمانکاران و… راجع به۵s  بهتر است تدارک لازم دیده شود.
11. لازم است جزوات آموزشی تصاویر آموزشی و پوسترهای آموزشی راجع به ساماندهی محیط کار و کلیه دستورات ۵s تهیه و مورد استفاده قرار گیرند.
12. بهتر است در صورت لزوم مفاهیم آموزشی در قالب تک برگ‌هایی به تمامی کارکنان ارائه شود.
13. بهتر است با نوارهای کاست آموزشی و نرم افزارهای آموزشی راجع به ۵s تهیه شود.
14. بهتر است راجع به نحوه آشناسازی کارمندان جدید با امور وزارت و همکارانشان دستورالعمل و رویه خاص تدوین شود.
15. لازم است در رابطه با انواع استخدام در وزارتخانه و شرایط استفاده از هر کدام دستورالعمل مقررات خاصی تدوین گردد.
16. لازم است برای آموزش کارکنان و ارزیابی عملکرد کارکنان دستورالعمل یا مقررات خاص تهیه شود.
17. بهتر است در رابطه با ورزش نمودن در وزارت فعالیت‌های فوق برنامه و در رابطه با نحوه جمع بندی اموال در واحدها مقررات جداگانه تهیه شود.
18. محیط کار را خانه دوم خود بدانید.زیرا بیشتر زمان بیداری خود را در آن می‌گذرانید.
19. تلاش نمایید با استفاده از یک پوستر یا پیام خوشایند، امید، رضایت و عملکرد بهتر را ارتقا بخشید.
20. به یاد داشته باشید که رعایت ایمنی و بهداشت و آراستگی، ضامن سلامت تن و روان شماست.
21. مراقب برخی از عادات خود باشید که ممکن است آراستگی ایجاد شده توسط شما و همکارانتان را بر هم زند.
22. روابط در محیط کار باید مبتنی بر اقدام صمیمیت و اعتماد متقابل باشد.
23. اجرای نظام آراستگی باعث افزایش سطح کیفیت و بهره وری می‌شود و منافع حاصل عاید همه کارکنان می‌شود.
24. به یاد داشته باشید که آراستگی یک ارزش است و پیاده سازی و حفظ آن بیانگر ارزشمندی‌ها است.
25. سعی کنید محیط کار خود را زیباتر و جذاب تر نمایید.
26. به یاد داشته باشید که مهمترین هدف در نظام آراستگی، ایجاد محیط کار سالم و جذاب برای کارکنان توسط وزارتخانه می‌باشد.

تمیزی، ترتیب و ایمنی اتاق و وسایل شما موجب می‌شود که دیگران ذهنیت بهتری نسبت به شما پیدا نمایند. همواره ارزش تلاش‌های‌تان را برای آراستگی و ساماندهی محیط کار به یاد داشته باشید. سعی نمایید با استفاده از یک گلدان محیط کارتان را با طراوت کنید. اگر همه ما وظایف خود را به خوبی انجام دهیم ترویج فرهنگ آراستگی محیط کار بسیار آسان تر اجرا می‌گردد.

 منبع: کتاب نظام آراستگی محیط کار۵s

 نویسنده: مهدی حبیب الهی