شرایط مطلوب برای پیاده‌سازی نظام ۵s
شرایط مطلوب پیاده سازی نظام ۵s
یکی از آمارهای مربوط به پیاده سازی نظام ۵s مربوط به موفقیت بسیار کم آن می‌باشد. حدود ۹۸ درصد پیاده‌سازی نظام ۵s با شکست مواجه می‌شود. میزان عدم موفقیت بالای پیاده‌سازی نظام ۵s به دلیل نداشتن سر و صدای زیاد آن نیست بلکه به این دلیل است که کاربرد آن به اندازه کافی برای نیروی انسانی آن محدوده کاری به خوبی درک نشده است. پیاده سازی نوین سیستم حتی زمانی که آن را در مقیاس کوچک انجام می‌دهید به وجود آمدن یک تغییر بزرگ را تضمین می‌کند علاوه بر این تغییرات کاری به وجود آمده می‌تواند باعث بروز استرس برای آن دسته از پرسنل شکاک که تمایلی برای پیاده‌سازی این روش ندارند بشود که این موضوع می‌تواند باعث ایجاد مقاومت در پرسنل شده و نهایت بی‌تفاوتی و بی انگیزه شدن آنها را در بر خواهد داشت. لذا پروژه پیاده‌سازی نظام ۵s برای شما نیز در همان دسته ۹۸ درصد قرار خواهد گرفت. برای اطمینان از موفقیت اجرای ناب این برنامه و مهمتر از همه تثبیت و حفظ آن موارد زیر را به عنوان پیش نیاز در نظر داشته باشید:
هدف نهایی‌تان را بشناسید
سازمانها تمایل دارند که رویکرد تمام و کمال نسبت به پیاده‌سازی نظام ۵s را داشته باشند که البته این موضوع باعث تعجب نیست زیرا پیاده‌سازی نظام ۵s آسان و کم هزینه است. به راحتی برای دیگران توضیح داده می‌شود و درک آن ما را به سمت یک سیستم ناب هدایت می‌کند. این روش برای انواع مشاغل و حرفه‌های مختلف قابل استفاده بوده و تأثیر قابل توجهی بر روی محیط کاری مورد نظر خواهد داشت به همین دلیل اجرای آن در بیشتر موارد بدون داشتن زمینه سازمانی آن آسان به نظر می‌رسد.
اگر تدارک و آماده سازی برای اجرای برنامه به خوبی انجام نشود آن گاه پیاده‌سازی نظام ۵s به همان مقدار ثبات و پایداری دارد که نهایتاً بتواند گاراژ یا محل کار شما را پاکیزه و تمیز نگه دارد و نهایت بعد از گذشت دو هفته شما مجدد به همان نقطه‌ای برمی‌گردید که کار را از آنجا شروع کرده‌اید. قبل از اجرای پیاده‌سازی نظام ۵s باید بدانید که چرا می‌خواهید آن را پیاده سازی کنید. توجه کنید که پاکیزه سازی و تمیز کردن‌های کوتاه مدت نباید به عنوان هدف انتخاب شوند. ممکن است که شما با اهدافی که مختص یک بخش از سازمان باشد کارتان را شروع کنید اما حتی در این صورت نیز بدون پشتوانه سازمانی و چشم انداز دراز مدت نظام ۵S به ثبات و پایداری نخواهد رسید.
مطمئن شوید که رهبر گروه حضور همیشگی دارد
باید بدانیم هنگامی که درباره پشتیبانی گسترده سازمان، چشم انداز بلندمدت و رهبری که همیشه باید در صحنه حضور داشته باشد سخن به میان می‌آید با زمانی که درباره پروژه کوتاه مدت صحبت می‌کنیم تفاوت دارد. حفظ ارتباط رهبری با اعضای تیم در خصوص پیاده‌سازی نظام ۵S این اطمینان خاطر را به ما می‌دهد که این برنامه به پیشرفتهای بیشتری دست پیدا کند درمانگاه اثرگذار باشد. تشکر وقدردانی از پرسنل در مسیر اجرای برنامه‌ها مفید و کمک کننده خواهد بود؛ اما مهمتر این است که رهبر گروه فلسفه ناب بودن را درک کرده باشد و به این ترتیب مزایای آن فراتر از پیاده‌سازی نظام ۵s برای سازمان باشد هدف نهایی این سفر می‌تواند به هموار کردن موانع فرهنگی در سازمان کمک نماید و پشتیبانی و حمایتهای قبل از شروع برنامه این شانس را به شما می‌دهد که بتوانید به خوبی بر روی اهداف سازمانی متمرکز شوید به این ترتیب با ارائه دلایل واقعی و درست در مورد آینده آن اطمینان خاطر پیدا می‌کنید.
تیم کاری خود را آماده نمایید
متاسفانه برنامه‌هایی از این نوع علیرغم اینکه دارای حسن نیت می‌باشند اما مفهوم آنها توسط پرسنل کمتر درک شده است. اگر برنامه‌هایی از این قبیل قبلاً در سازمان وجود داشته می‌توان گفت که پرسنل در مورد بهبود مستمر اطلاعاتی را از قبل دریافت کرده‌اند. حتی اگر قرار است که برنامه به صورت پایلوت و در ابعاد کوچکتر سازمان شروع کنید با همه افراد حاضر در گروه در مورد اهداف و برنامه‌هایتان شفاف‌سازی کنید. این کار باعث می‌شود که اضطراب و نگرانی اعضای تیم و یا پرسنل در مورد برنامه‌های شما برطرف شود و انجام این کار کسانی که نسبت به برنامه دچار شک و تردید هستند یا مطالبی را درباره آن بیان می‌کنند می‌توانند در مورد قالب یک فرآیند به حل مسائل و مباحث مطرح شده بپردازند.
حتی یک لحظه را از دست ندهید
همانگونه که قبلاً توضیح داده شد ۵S مقدمه‌ای برای رسیدن به تولید ناب است. این موضوع اگرچه چالش‌هایی را با خود به همراه دارد اما طرفدارانی پیدا خواهد کرد و توجه‌ها را به خود جلب می‌کند. موفقیتی را که به سختی به دست آورده‌اید با انجام کارهای بیهوده از دست ندهید پیاده‌سازی نظام ۵s دارای یک فرایند چرخه‌ای است که ایجاد بهبود مستمر را پیگیری می‌کنند. بنابراین در ابتدا باید برای مدیریت مرحله ثبات، برنامه‌ریزی مناسبی انجام شود. البته رسیدن به این موقعیت نیازمند گذر زمان و فداکاری افراد می‌باشد. در این راستا مهمترین موضوع این است که به یاد داشته باشید ۵S اولین مرحله در مسیر ناب شدن فعالیت‌های کاری شما می‌باشد.
جمع بندی
در پایان به این مطلب می‌پردازیم که پیاده‌سازی نظام ۵s فرآیند دشواری می‌باشد. معتقدم که موفقیت در پیاده‌سازی نظام ۵s با پیروی از گام‌های بیان شده در مقالات این سایت قابل دستیابی خواهد بود کافی است توان و آمادگی خود را حفظ نمایید. اگر در مسیر خود حرکت کنید و شما و تیم کاری‌تان، راحت طلب نباشید آموزش و پیاده‌سازی نظام ۵s نسبتاً ساده خواهد شد. همچنین شما در اجرای ۵s موفق خواهید بود اگر ممیزی‌ها را به طور مستمر انجام داده و وسایل و بستر لازم را فراهم کرده باشید. دستاوردهای خودتان را به رسمیت بشناسید، هر زمان که لازم بود مسیر حرکت را اصلاح نمایید، در مورد وظایف خود پاسخگو بوده و نهایتاً برای موفقیت‌هایتان جشن بگیرید.
خلاصه مراحل پیاده‌سازی نظام ۵s
برنامه خود را ارتقا دهید خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
- یک کلاسور با ضخامت ۲ اینچ که دارای سه ردیف باشد برای نگهداری مستندات آماده نمایید.
- محدوده کاری موردنظرتان را برای پیاده‌سازی نظام ۵s انتخاب نمایید.
- فرم منشور پروژه را تکمیل کنید.
- لیستی از وسایل و ملزومات مورد نیاز خود را تهیه نمایید.
- در خصوص برنامه اجرایی خود به سایر بخشهای اطلاع رسانی کنید.
- تعداد زیادی عکس قبل از شروع پروژه از محیط بگیرید.
تیم کاری پرسنل را آموزش دهید. خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می باشد:
- از سوالات چرا؟ کجا؟ چه موقع؟ چگونه؟ و چطور؟ برای بیان مفاهیم و آشنایی بیشتر با نظام استفاده کنید.
- بازی پیچ ومهره برای ۵S را انجام دهید.
- یک بخش سوال جواب با اعضای تیم راه اندازی کنید.
- ایده‌های تیم را جمع آوری کنید.
ساماندهی فعالیتها در پیاده‌سازی نظام ۵s خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
- اسامی افراد را به رویدادهای اختصاص داده شده‌اند را بنویسید.
- مزایا و منافع رویدادهای مرتبط با مرحله ساماندهی را با اعضای تیم مرور کنید.
- یک مرور سریع در خصوص نحوه پر کردن قسمتهای مختلف انجام شود.
- امور مرتبط به تگ قرمز را شروع و اجرایی نمایید.
- از مراحل قبل و بعد از اجرای تگ قرمز عکس گرفته شود.
- بروشورهای مرتبط با این مرحله را تهیه کرده و در برد ارتباطی نظام ۵s که در محیط نصب شده است قرار دهید.
مرتب سازی فعالیتها در پیاده‌سازی نظام ۵s که خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
- دیاگرام اسپاگتی شرایط موجود در محیط کار را ترسیم نمایید.
- تمرین ایستادن در یک منطقه دایره شکل انجام دهید.
- در خصوص تغییرات جریان کار در محیط بحث کنید.
- مشخص کردن وسایل و تجهیزات به طور مشخص در کجا و چگونه مرتب شده و چیدمان جدید چگونه خواهد بود؟
- همزمان با مرتب سازی محیط کار، پاکیزه سازی محیط کار را نیز انجام دهید.
- اقلام یا وسایلی که در خلال اجرای سیستم ۵s غیر قابل استفاده خواهد بود را در قفسه‌ها، کابینت‌ها و… قرار دهید.
- از محیط کاری عکسهای “قبل و بعد” از این مرحله کاری گرفته شود.
- با اعضای گروه در مورد این مرحله به بحث و گفتگو بپردازید.
استانداردسازی فعالیتها در پیاده‌سازی نظام ۵S که خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
- آماده سازی نقشه پاکیزه سازی نظام ۵s
- تقسیم کردن منطقه کاری مورد نظر به چهار قسمت و اختصاص اعضای تیم کاری به آن ناحیه‌ها
- بحث و گفتگو در مورد چارت نگهداری و تعمیرات نظام ۵S
- بحث و گفتگو در مورد برنامه ریزی ۵S شامل مرور فرم ممیزی و نحوه امتیازدهی به آن می‌باشد.
- اجرا و پیاده سازی ممیزی در محیط کار
- بررسی نتایج کسب شده از ممیزی انجام شده و بحث و گفتگو درباره امتیازات تخصیص داده شده
- رسم نمودار نمرات کسب شده در ممیزی
- قرار دادن نمودار ممیزی هفتگی و ماهانه در برد اختصاص داده شده به نظام ۵S
ثبت فعالیت‌های صورت گرفته در راستای پیاده‌سازی نظام ۵s که خلاصه قدمهای این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
- امضای بنر ۵S توسط همه اعضای تیم
- اجرای برخی از یادآورهای مدیریت دیداری
- توسعه و گسترش روشهای برقراری ارتباط با ۵S
- راه اندازی یک تابلوی ارتباطی برای نظام ۵S
- اجرای برنامه تشکر و قدردانی از اعضای گروه
- رهبری گروه به وسیله مثالها و آموخته‌ها
منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s
ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی
