اجرای قدم به قدم ۵s همراه با مثال اجرایی ۵s
اجرای قدم به قدم ۵s
در اجرای قدم به قدم ۵s و قبل از طرح الگوهای اجرایی ۵s باید عوامل موفقیت در اجرای این سیستم را با مثال اجرایی ۵s بشناسیم و آنها را رعایت کنیم، که عبارتند از:
- پشتیبانی قاطع و کامل مدیریت ارشد با تکیه بر آگاهی کامل از سیستم ۵s
- آموزش مستمر کلیه سطوح شرکت جهت توجیه اهداف و عملکرد سیستم ۵s
- انتخاب افراد آگاه و دلسوز علاقه مند و پیگیری برای مسئولیت های اجرای سیستم ۵s
- مستمر بودن و تداوم اجرای سیستم ۵s
- تهیه روشهای تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای ۵s
اصل اول سیستم ۵s (سواکردن Seiri)
معنا و مفهوم: شناسه اقلام ضروری از غیر ضروری
قدم ۱ مرحله ۱:
- هدف: تدوین روشهای شناسایی و جداسازی اقلام ضروری از غیر ضروری‌ها و مواظبت از اقلام ضروری و دور کردن اقلام غیرضروری از محیط کار
- عملیات: شناسایی اقلام ضروری و غیرضروری در انبار (کارت مصرف)
- شناسایی و جمع آوری پالت‌ها و جعبه‌های معیوب
- شناسایی مستندات مورد نیاز و مازاد در واحدها
- شناسایی سوابق مورد نیاز و غیرضروری در بایگانی جاری و راکد
- شناسایی جمع‌آوری و تعیین تکلیف اقلام مازاد و ضایعاتی
- حذف اقلام غیر ضروری که در اغلب اوقات کاربرد ندارند.
- علامت گذاری موارد غیرضروری و مازاد
- جمع آوری اقلام اداری غیر ضروری از کمدهای واحدهای اداری سازمان
- جمع آوری لباس‌های غیر ضروری از کمدها
- ارائه گزارش‌های مربوط به اقلام ضروری و غیرضروری
- استفاده از کارت زرد برای اقلام مازاد و کارت قرمز برای اقلام ضایعاتی
قدم ۱یک مرحله ۲:
هدف: شناسایی محلهای نگهداری تجهیزات و لوازم و مدارک و… و گذاشتن اقلام در جاهای مناسب
عملیات: مرتب کردن اقلام بر اساس اندازه و موارد استفاده
بازبینی پوشش‌ها و دریچه‌ها
قدم ۱ مرحله ۳:
هدف: در هر مرحله یک ماشین را به خوبی تمیز کنیم.
عملیات: انتخاب یک ماشین جهت تمیز کردن کامل آن
قدم ۱یک مرحله ۴:
هدف: یک محل کار تمیز ایجاد کنیم.
عملیات: تمیز کردن محل کار بدون تأخیر
اصل دوم سیستم ۵s (نظم و ترتیب) Seiton
مفهوم: استقرار اشیا و تجهیزات ماشین آلات و… در محل خاص خود به نحوی که موارد مورد نیاز در محل و زمان مورد نیاز و به مقدار مورد نیاز در دسترس باشند.
قدم ۲ مرحله ۱:
هدف: نظم و ترتیب دادن در محل کار و زندگی و استقرار در جایگاهی مناسب از لحاظ کیفی و ایمنی و بازدهی به طور کلی چیزی را روی زمین قرار ندهیم.
عملیات: استفاده از جداول و نمودارهای تعیین اولویت‌ها
- تمرین و رقابت در زمینه آوردن و بازگرداندن اشیاء
- نظم و ترتیب در تابلوهای اعلانات
- نحوه قرار گرفتن اطلاعیه‌ها روی تابلو اعلانات
- جمع آوری نرده‌ها در اطراف پارک‌ها و قرار دادن آن بین خیابان و پیاده رو
- نصب لیبل بر روی قفسه‌ها
- اولین ورودی اولین خروجیFIFO
- حذف پوشش‌ها و قفل‌ها
- استاندارد کردن اطلاعات مکتوب
- رعایت خطوط مستقیم و زوایای قائمه
- آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدتی بسیار کوتاه
قدم ۲ مرحله ۲:
هدف: ارتقای بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اقلام به طوری که اقلام ضروری در دسترس قرار گیرند.
عملیات: تعیین فایل و قفسه مخصوص هر گروه از اقلام با تابلوی مخصوص
- منتقل کردن و جابجا کردن اقلام دست و پاگیر از اطراف
- انبار مخصوص ابزار آلات در صنعت
قدم ۲ مرحله ۳:
هدف: تعداد ماشین‌های تمیز شده را افزایش دهیم.
عملیات: استفاده بیشتر از ابزارهای مناسب و پاکیزه
- در پایان هر عملیات ماشین مربوطه را تمیز کنیم و آن را روغن کاری کنیم.
قدم ۲ مرحله ۴:
هدف: ایجاد یک محل کار آرام و مناسب
عملیات: تهیه جداول و برنامه زمانبندی نظافت محیط و ماشین آلات و ابزار
اصل سوم سیستم ۵s (سپیدی و پاکیزگی) Seiso
معنا و مفهوم: پاکیزگی محیط کار، ماشین آلات، تجهیزات و کارکنان بر اساس برنامه‌های اجرایی و قابل تکرار
قدم ۳ مرحله ۱:
هدف: جداسازی محیط های کاری از راهروها همراه با زیبا سازی محیط کار
عملیات: خط‌کشی و جدا کردن محلهای عبور و مرور کارکنان
قدم ۳ مرحله ۲:
هدف: کاستن و کم کردن زمان دستیابی به اقلام و جستجوی آنها
عملیات: استفاده از لیبل‌های ساده جهت بازیابی بهتر و دستیابی آسان تر به اقلام
- فاصله دار بودن ماشین آلات و لوازم سطح زمین
- تمیز کردن میز کارکنان، توسط خود آنها
- تمیز کردن آچار آلات و دستگاه‌ها توسط اپراتور همان قسمت
- تدوین گزارشات مربوط به اقدامات پاکیزه‌سازی
قدم ۳ مرحله ۳:
هدف: تعداد ماشین‌های تمیز شده را افزایش دهیم.
عملیات: نگهداری از ماشین آلات جهت جلوگیری از کثیف شدن آنها
- تدوین برنامه‌های مداوم پاکیزگی
قدم ۳ مرحله ۴:
هدف: ایجاد یک محیط کار ایمن و با سلامت کامل
عملیات: حذف و از بین بردن خطرات
- استفاده از لباس‌های رنگ روشن به جای رنگ سرمه‌ای برای اپراتورها و پرسنل فنی
- تنوع رنگ برای لباس کارکنان مختلف سازمان
- رنگ‌های روشن و جذاب برای پرسنل انتظامات و روابط عمومی
به طور کلی اهداف اصل سوم: مبارزه با علل آلودگی‌ها و نشتی‌ها، شرایط ظاهری مناسب افراد، زیباسازی محیط، ایجاد جو روحی و روانی مساعد در محیط کار برای کارکنان و مراجعه کنندگان می‌باشد که با رعایت موارد فوق دستیابی به آنها میسر می‌باشد.
اصل چهارم سیستم۵s (استاندارد سازی) Seiketsu
معنا و مفهوم: تثبیت و نگهداری شرایط در وضعیت سازمان‌یافته و مورد تایید
قدم ۴ مرحله ۱:
هدف: ایجاد فضاهای بیشتر جهت استفاده
عملیات: کاهش موجودی‌های اضافی
- تدوین روش‌ها LIFO یا FIFO
قدم ۴ مرحله ۲:
هدف: کاهش راه رفتن‌های اضافه
- روشهای جابجایی اقلام در انبارها و در خط تولید
عملیات: لوازمی که آنها را خیلی استفاده می‌نماییم در نزدیک ترین محل جهت استفاده از آنها نگهداری نماییم.
- نصب تابلوهای راهنما در ساختمان‌ها
- نشانه گذاری محلهای مخصوص اشیا ولوازم
قدم ۴ مرحله ۳:
هدف: تدوین استانداردهای اجرایی برای تداوم اصول ۵s
عملیات: تدوین برنامه‌های استانداردهای بازدید دوره‌ای
- تدوین روشهای استاندارد طبقه بندی
- تدوین اقدامات استاندارد پاکیزه سازی
- تدوین شرح وظایف افراد به خصوص در زمینه ۵s
- استفاده از دفترچه‌های راهنما برای سالم سازی
- استفاده از رنگ‌های استاندارد به عنوان نشان دهنده
- تقویم و سررسیدهای ۵s
قدم ۴ مرحله ۴:
هدف: کنترل و اصلاح اصول ۵s
عملیات: روشهای پیشگیری از ایجاد صدا و ارتعاش
- برچسب‌های حرارتی
- خط کشی محلهای عبور لیفتراک
- تعیین رنگ لوله‌ها
- علائم مشخص کننده انجام شدن بازبینی
- علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده آتش
- رنگ‌های هشدار دهنده
- استفاده از پوشش‌های شفاف
- برچسب‌های نشان دهنده میزان دقت ابزار
- برچسب‌های نشان دهنده حدود مجاز تجهیزات و ماشین آلات
- تعیین و تدوین نشانه‌های تایید کننده یا رد کننده
- برچسب‌های نشان دهنده ولتاژ
اصل پنجم سیستم (سازمان یافتگی) Shitsuke 5s
معنا و مفهوم: سازمان یافتگی و نظم و انضباط از طریق آموزش و فرهنگ سازی و مشارکت عمومی.
قدم ۵ مرحله ۱:
هدف: تصویب کلیه شرایط سیستم ۵s
عملیات: نصب پوسترهای تبلیغاتی و فرهنگ سازی
- آموزش‌های در محل کار توسط سرپرستان و روسای واحدها
- نصب نمودارها و فلوچارت‌های راهنما در واحدهای مختلف سازمان
- اجرای پروژه‌هاو تمرین‌های گروهی در هر واحد
- تهیه نشریات داخلی
- تدوین و طراحی مسابقات ۵s
- رعایت نکات ایمنی در هنگام کار
قدم ۵ مرحله ۲:
هدف: تکرار رفتار صحیح به منظور تداوم آنها
اقدامات: تمرین اقدامات اضطراری
- تمرین وقت شناسی
- تمرین قرار دادن اشیا در محل خود در اماکن عمومی
- مسئولیت فردی
- تمرین ارتباطات
- رعایت ظواهر
- انجام ورزش در زمان مشخص
- رفتارهایی که حاکی از انضباط باشد.
فرایند انضباط عبارتند از:
- انجام ورزش در زمان مشخص
- به کارگیری راه‌حل‌های مناسب برای بهبود آن
- پیگیری و تلاش مستمر تا بهبود کامل آن
مثال اجرایی ۵s
مثل اجرای ۵s در اداره:
Seiri: سابقه مکاتبات قدیمی، نشریات، کتب، اسناد و مدارک تاریخی منقضی شده، نمودار و تصاویر قدیمی
Seition: تشکیل فایل و پرونده مخصوص برای هر مورد، طبقه بندی نشریات و کتب، قرار دادن اجناس روی میز، داخل کشو و… به ترتیب ضرورت، نصب تابلوها، فلوچارت‌ها در محل مناسب و در دسترس
Seiso: هر شخص حداقل مسئول تمیز کردن تجهیزاتی است که متعلق به اوست.
Seiketsu: تشویق تدوین استاندارد کاری توسط هر قسمت، بازگرداندن صندلیها به جای خود پس از هر برنامه، بازگرداندن کتب جزوات و مستندات پس از هر برنامه به جای خود، کاهش عملیات و حرکات غیر ضروری و حذف عملیات غیر منطقی، تعیین تاریخ و برداشت اعلانات.
Shitsuke: آموزش مشارکت کارکنان و نظام مدیریت مشارکتی و سیستم پیشنهادها، کار گروهی و جلسات هماهنگی پرسنل هر قسمت
مثال اجرایی ۵s در کارخانه:
Seiri: جعبه‌ها و قالب‌های معیوب، قطعات و لوازم غیر ضروری مواد اولیه و قطعات غیر ضروری، الصاق کارت روی اقلام انبار، الصاق کارت‌های زرد یا قرمز برای تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری
Seition: پالت‌ها و جعبه‌ها بر اساس کاربرد آنها رنگ آمیزی می‌شوند.
آچار و ابزار آلات در محل و تابلوی مخصوص خود، نمونه محصولات روی تابلوی مخصوص یا در ظروف مخصوص، طبقه بندی اشیا روی تابلوی مخصوص یا پالت مخصوص در خط تولید، محل مخصوص در کنار ماشین‌آلات برای قرار دادن تجهیزات آن، پیدا کردن اشیای گم شده بین ابزار‌آلات، تهیه دپوی مخصوص آهن، خاک،… تعیین محل مخصوص به عنوان انبار ضایعات یا انبار مازاد
Seiso: هر شخص مسئول تمیز کردن ماشین آلات و ابزار آلات خود است. لباس رنگ روشن در کارخانه جات پاسدار بودن ماشین آلات و اشیا از سطح زمین.
Seiketsu: رعایت اصول ایمنی، بهداشت در محیط کار، استاندارد کردن کلیه فعالیت‌ها، روندها، دستورالعمل‌ها و غیره در شرکت- استاندارد کردن نام اشیا- استاندارد کردن رنگ و فرم فیش و کلید چراغ مخصوص هر شیء…
Seiketsu: انجام کلیه امور با مشارکت همگانی و رهبری مدیریت ارشد و مدیران قسمت‌ها، نصب نمودارها و فلوچارت‌های ساده و گویا در محلهای مناسب، رسم و الصاق نمودار فرایند تولید در محل مناسب دید همگان، خط‌کشی و حدود و گذر در خط تولید.
مثال اجرایی ۵s در منزل
Seiri: پوشاک غیر ضروری در کمد، لوازم و اثاثیه و ابزار اضافی در اتاق‌ها و آشپزخانه‌ها و پارکینگ، علف های هرز داخل باغچه
Seition: برای کلیه اقلام محیط مناسبی در نظر بگیریم. با این سوال که آیا کلیه اقلام در محل مناسبی قرار دارند یا می‌تواند محل مناسب‌تری برای آنها در نظر گرفت، لوازم از اتاق و آشپزخانه به انبار و اموال به محل دیگری انتقال گلدان‌ها به اتاق و آشپزخانه.
Seiso: تقسیم وظایف تمیز کردن در خانواده “پدر: حیاط و باغچه،…” و هرکس علاوه بر تمیز کردن بخش خود موظف به پاکیزه نگه داشتن بقیه قسمت‌هاست.
Seiketsu: استاندارد کردن کلیه فعالیت‌ها در منزل توسط پدر و مادر
Shitsuke: پدر و مادر می توانند مسئولیت و مدیریت اجرای تکنیک ۵s را به یکی از اعضای خانواده بسپارند برگزاری جلسات مرتب خانوادگی و تبادل نظر به طور برنامه‌ریزی شده در روزها و ساعات خاصی استفاده از روش های تشویق در خانواده تابلوی کوچک خانوادگی
مثال اجرایی ۵s در محیط شهری
Seiri: نرده‌های بین انسان‌ها و فضای سبز، افزایش فرهنگ استفاده بهینه از منابع طبیعی و فضای سبز.
Seition: قرار دادن نرده بین انسان و ماشین، انتخاب افراد مناسب برای انجام هر کاری، انتخاب ابزار و لوازم مناسب انجام هر کار، رعایت نکات ایمنی در هنگام کار
Seiso: تمیز کردن به عهده افراد خاص و تمیز نگه داشتن به عهده همه افراد جامعه، تمیز کردن مغازه‌ها و درب پنجره‌ها و نمای ساختمان‌ها توسط شهرداری،زمانی که دیگران محیط کاری ما را کثیف و نامرتب می‌بینند آن را به ما نسبت می‌دهند نه به نظافتچی.
Seiketsu: استاندارد کردن اصول ۵s توسط سازمان و ارگان‌های مردمی با توجه به اینکه هزینه پیشگیری بسیار کمتر از رفع مشکل است.
Shitsuke: آموزش تکنیک ۵s از طریق رسانه‌های همگانی به مردم، رهبری و هدایت یک سازمان دولتی برای اجرای ۵s
۵s را می‌توان در تمامی شرکتها و ارگان‌ها اجرا نمود.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵s
نویسنده: ناصر صادقی فرد
