تیم را آموزش دهید

برای رسیدن به موفقیت در اجرای نظام ۵S بسیار ضروری است که تیم کاری مورد نظر که در محدوده کاری تعیین شده به فعالیت می‌پردازند به درستی تحت آموزش قرار گرفته باشند. در مورد آموزشهای اولیه تعجیل نکنید. احتمالاً این مرحله شامل همه  اصطلاحات و استراتژی‌های کاری جدید برای اعضای تیم می‌باشد. موارد شناخته نشده  و مجهول باعث استرس اعضای گروه شده و آنها را در حالت تدافعی نسبت به اجرای برنامه قرار می‌دهد. به عنوان یک رهبر برای شما ضروری است که با یکدلی و صداقت به حرفهای آنها گوش فرا داده  اطمینان خاطر پیدا کنید که تیم این مسئله را درک کرده است که انجام گامهای  بیان شده برای آگاهی و پیشرفت کاری خودشان می‌باشد. همچنین تلاش‌هایی که آنها انجام می‌دهند نه برای شماست و نه برای یک مدیر ضعیف بلکه برای خود آنها لازم و ضروری می‌باشد این تلاش یک تیم است که باعث ارتقای اعضای تیم می‌شود به خاطر داشته باشید که به عنوان یک رهبر خود شما نیز باید تلاش کنید و خودتان را برای انجام استانداردهای بیان شده آماده نگه دارید.

نکته

 به خاطر داشته باشید اگر پس از اجرای نظام ۵s برای چند ماه از آن فضا و محیط دور بودید و حالا مجدداً بخواهید به آن محدوده کاری برگردید به دلیل اینکه شما فرایندهای استاندارد در آنجا ایجاد کرده‌اید اکنون آن محیط بهتر از قبل شده و اعضای تیم نسبت به آن حس مالکیت داشته و به آن افتخار می‌کنند.

گام اول

 برای این که بتوانید همه چیز را در مورد نظام ۵S شرح دهید از کلمات سوالی شامل چیست؟ چرا؟ کجا؟ چه موقع؟ و چگونه؟ استفاده نمایید.

WHAT؟ (چیست؟)

 ماهیت درونی نظام ۵s عبارت است از حذف فرایندهای اضافی فاقد ارزش از طریق ارتقاء روش‌های استاندارد به بهترین شکل ممکن به منظور انجام کارهای روزانه در محیط کاری؛ بنابراین یک نظام ۵s  موثر بهبود کارایی و کیفیت شده و ایمنی کارمندان و کارگران را افزایش می‌دهد. همه ما این کارها را با همین روشهای استاندارد انجام خواهیم داد.

 WHY؟(مزیت ها)

 مزایای استفاده از نظام ۵S

• زمان تلف شده جهت جستجوی ابزارآلات را کاهش می‌دهد.
• میزان جابجا شدن جهت تکمیل کارها را کاهش می‌دهد
• با حذف کشیدگی، خمیدگی و خطرات ناگهانی ایمنی انجام کارها را افزایش می‌دهد.
• باعث افزایش قابلیت اطمینان در وسایل و تجهیزات مورد استفاده می‌شود.
• فضای مفید و قابل استفاده بیشتری را در اختیار کارگر قرار می‌دهد.
• برای آسان تر شدن انجام کار و داشتن دقت بیشتر در آموزش متقابل مراحل و گامهای انجام کارها را استاندارد سازی می‌کند.
• به جریان تولید روان تر و مستمر کمک می‌کند.

WHERE؟

 همان محدوده کاری تعیین شده را شامل می‌شود که اتفاقات و وقایع کاری مرتبط با نظام ۵S در آن منطقه به وقوع می‌پیوندد.

WHEN؟

 چه نوع برنامه اجرایی را انتخاب کرده‌اید؟ آیا می‌خواهید یک مقدار زمان را در طول چند هفته به این رویداد اختصاص دهید یا کل منطقه را برای چند روز به طور کامل تعطیل می‌نمایید؟

HOW؟ 

نشان دهنده برنامه ریزی برای اجرای پروژه است و توضیح می‌دهد که آموزش از طریق برگزاری کلاس انجام می‌شود و بخشی از آموزشها نیز به صورت کارگاه‌های کلاسی در همان محدوده کاری تعیین شده انجام می‌شوند.

گام دوم

 فایل پاورپوینت را از آدرس www.the 5s store.com/5sMade Easy  تهیه کرده و مدت یک ساعت برای اسلایدهای سایت مذکور وقت بگذارید و با اعضای تیم در خصوص این فایل بحث کنید.

 نکته: به دنبال مثال‌هایی باشید که بتوان از نظرات و ایده‌های تیم کاری در محدوده مورد نظر استفاده کرد. 

گام سوم

 پیشنهاد می‌کنیم که تیم کاری یک فیلم ویدیویی کوتاه را که در ادامه فایل پاورپوینت قرار دارد تماشا کنند. مطالعات نشان داده است که یادگیری با روشهای مختلف باعث تقویت فرایند یادگیری می‌شود.

گام چهارم

 بازی پیچ و مهره نظام ۵s را که توسط شرکت GBMP  توسعه داده شده، انجام دهید. شکل بندی و فرمت ساده بازی کمک می‌کند تا ما بدانیم نظام ۵S چگونه فشار و سردرگمی در بین کارمندان را از بین برده و در عین حال باعث افزایش کیفیت محصول و رضایت مشتری می‌شود انجام بازی‌های شبیه سازی شده یک روش مفید و راهگشا برای یادگیری مفاهیم است. ضمن اینکه باعث سرگرمی میان اعضای تیم نیز می‌شود.

نکته:  در مراحل بعدی اجرای نظام ۵s و در بخش مرتب سازی می‌توانید به ایده‌های خود مراجعه کنید. نکته کلیدی برای اینکه در گروه احساس آرامش وجود داشته باشد و با علاقه به تلاش خود ادامه دهند این است که افراد با یکدیگر تعامل مثبت و سازنده داشته باشند.

نکاتی برای موفقیت هنگام شروع فعالیت نظام ۵S

 برای پیگیری زمانبندی جلسات و یادداشت موارد مطرح شده در آن جلسات فرد مناسبی را در نظر بگیرید. فرد مورد نظر علاوه بر زمانبندی برگزاری جلسه رویدادها و مباحث مطرح شده را نیز یادداشت می‌نماید. اطمینان خاطر پیدا کنید که همه یادداشتها به صورت الکترونیکی باشند تا بتوانیم آنها را به اشتراک بگذاریم و سایرین نیز در روند وقایع کاری قرار بگیرند. یک دفترچه یادداشت که احتمالاً بر روی پایه با ابعاد مناسب قرار گرفته است را برای پیگیری موارد زیر اختصاص دهید:

• ایده‌هایی از جنس ۵S که تیم کاری در حین بازی و یا مطالعه فایل پاورپوینت به آن فکر کرده‌اند.
• یک لیست جاری از آیتم‌های عملیاتی
• نکات مبهم در خصوص برخی آیتم‌ها (ایده یا نگرانی‌هایی که برای اعضای تیم به وجود آمده و خارج ازگسترش  پروژه می‌باشد)
• لیست اقلام و وسایل مورد نیاز
• مواردی که تا کنون یاد گرفته‌ایم
• عکسهای گرفته شده قبل از شروع فعالیتهای نظام ۵S
• عکس تیمی از اعضای پروژه گرفته شود.
• همه اعضای حاضر در تیم باید منشور پروژه را امضا نمایند.

توجه: هرگز فراموش نکنید که اجرای این پروژه نه تنها برای کارآموزان بلکه برای بسیاری از افراد یک فعالیت و تجربه جدید می‌باشد، بنابراین در مورد نگرانی‌های گروه با آنها هم دل شوید و صادقانه به حرفهای آنها گوش دهید آنها در حال یادگیری مطالب و تجربیات جدیدی هستند و همه نمودارهای یادگیری در ابتدا به آرامی حرکت کرده و در گذر زمان به یک روند مثبت دست پیدا می‌کنند.

خلاصه مطالب نظام ۵S

• از سوالات چرا؟ کجا؟ چه‌موقع؟ چگونه؟ و چطور؟ برای بیان مفاهیم و آشنایی بیشتر با نظام ۵S استفاده کنید.
• بازی پیچ و مهره برای ۵S را انجام دهید.
• یک بخش سوال و جواب با اعضای تیم راه اندازی کنید.
• ایده‌های تیم را جمع آوری کنید.

منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s

 ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور – سید سجاد موسوی