تعریف کاربردی نظام آراستگی محیط کار ۵S
تعریف ۵S :
۵S فرآیندی است که با استفاده از ابزارهایی مانند ساماندهی، نظم و ترتیب، مشارکت، پاکسازی و انظباط می توان به کاهش اتلاف ها و نهایتاً به افزایش بهره وری نایل گردید. البته پیش نیاز آن داشتن فرهنگ و آگاهی و احساس مسئولیت و داشتن تعهد می باشد.
اصول ساماندهی محیط کار، بعنوان پایه ای ترین و اصولی ترین ابزار ارتقا بهره وری و پیش گیری از اتلاف های درون سازمانی محسوب شده و در بسیاری از کشورهای صنعتی بالاخص کشورهای خاور دور اثرات کاربردی آن مشهود است.
پس تفکر ژاپنی ۵S یعنی بهینه سازی در روشهای بهره برداری از ابزار و محیط کاری با فرهنگ غنی ملی و مذهبی با هم مطابقت دارد.
ساختار ۵S :
- ۵ اصل مهم ۵S عبارت است از :
۱- ساماندهی (SEIRE) : متمایز سازی اقلام ضروری از غیر ضروری و خارج سازی غیر ضروری ها از فهرست اقلام مصرفی.
۲- نظم و ترتیب (SEITIO) : دسترسی به اقلام مصرفی مورد نیاز درحداقل زمان مصرفی
۳- پاکیزه سازی (SEISO) : دورسازی زوائد و پاکیزه کردن اشیا از آلودگیها و مواد خارجی (پاکیزه سازی نوعی بازرسی پنچ سینی است)
۴- استاندارد سازی (SEIKETSU) : شامل علامت گذاری‌ها ( نشان گذاری‌ها، نام گذاری‌ها و کدبندی‌ها … ) و حفظ اجرایی سه بخش پیشین.
۵ – انظباط (SHITSUKE) : ایجاد تعهد برای کلیه افراد که آنها ضامن اصلی اجرای عملی ۵S می باشد.
| طرح اجرائی ۵S | ||
| ساختار ۵S | اهداف | فرآیندها |
| ۱-ساماندهی | ٭ تعریف ارزشهای حذفی برای اقلام غیر ضروری در سازمان
٭ بکارگیری مدیریت اولویتها و شاخص‌های آن ٭ حذف علل آلودگی |
٭ حذف غیر ضروریها در کل شرکت با بهره گیری از ارزشهای تعریف شده
٭ جلوگیری از آلوده زائی و عوامل آن در سطح کلی سازمان ٭استانداردسازی |
| ۲- نظم و ترتیب | ٭ استقرار نظم و تر تیب در محل کار
٭گزینش مناسب در استقرار و جایدهی مناسب اشیاء در سازمان که نقطه نظرات کیفی ایمنی و بازدهی را تامین می نماید. ٭ ارتقای بهره وری فردی در هر واحد با کاهش و نهایتاً حذف زمان تلف شده |
٭ کلید دستیابی به نظم دهی در واحدهای ساپکو با اجرای پنچ “چ” و یک “ک” ( چه چیز-چه وقت – چرا –چه کسی-چطور و کجا ) در مورد هر یکم از اقلام مصرفی
٭ ایجاد انگیزه رقابتی در بین واحد ها در زمینه انتقال اشیاء و مواد ٭مرتب سازی و خانه تکانی در سطح کل شرکت |
| ۳- پاکیزه سازی | ٭ دستیابی به یک درجه استحقاقی در پاکیزگی و حذف کامل آلودگی در سازمان
٭ شناسایی مشکلاتن جزئی از طریق بازبینی های سازمانی ٭ درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی در کل واحد ها |
٭ کاربرد ۵S بهنگام نیاز .
٭ اعمال دقیق و بهتر پاکیزه سازی در کل مجموعه شرکت ٭ پاکیزه و بازبینی تجهیزات و ابزارهای شرکت |
| ۴- استاندارد سازی | ٭ استفاده از فرآیندهای استاندارد شده اجرائی در سازمان بمنظور تحکیم ۵S
٭ ارزیابی همیشگی و مستمر از ناهمگونی های سازمانی و موارد غیر عادی، در واحد ها |
٭ مدیریت دیداری خلاق
٭ تشخیص بموقع و اقدام سریع در کل معاونت ها ٭ مستند سازی با تهیه دفترچه های استانداردها در سطح کل سازمان |
| ۵-انضباط | ٭ ایجاد مشارکت و عادات صحیح و قانون ورزی
٭ قانونبندی اجرائی د رکل سازمان |
٭ اجرای آزمایشی یکی از اصول ۵S در مدت زمان مشخص در یکی از واحدها .
٭ مسئولیتهای فردی ٭ تمرین عادات صحیح در کل شرکت |
فعالیتهای ۵S :
| فعالیتهای اجرائی ۵S | |
| اصول مهم ۵S | نمونه ای از فعالیتهای اجرائی |
| ۱) ساماندهی : مرتب سازی اشیاء بر اساس قواعد با اصولی معین است. | ۱-جداسازی اشیاء غیرضروری از داخل واحدها
۲- دوریسازی ضایعات ۳- تمیزسازی محیط کاری ۴- رفع عیوب و خرابیها در سازمان ۵- بازبینی پوششها و محفظه ها ۶-تمیز کردن کف واحد ها ۷- ساماندهی انبار ها ۸- حذف آلودگیها و گرد و غبار ۹- حذف نشتهای روغن |
| ۲) نظم و ترتیب : راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مصرفی بدون نیاز یه جستجوهای اضافی و بیهوده | ۱- استقرار هر چیز در جای مخصوص به آن
۲- آوردن و بازگردان هر چیز در مدت زمان مشخص شده ۳- استاندارد سازی امور و فرآیندهای پرونده ها ۴- نشانه گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء ۵- اولین ورودی = اولین خروجی ۶- نظم و ترتین اعضای کمیته ۷- با مفهوم بودن تبلیغات در بخش‌ها ۸- رعایت زوایا و خطوط مستقیم ۹- استقرار صحیح کلیه مواد و تجهیزات |
| ۳) پاکیزه سازی : در معنای عام کلمه همان تمیز کردن اشیاء است. | ۱- تمرین سریع ۵S
۲- مسئولیت پذیری ۳- آسان سازی پاکیزه سازی و بازبینی ۴- تدارک مسابقات ۵- ایجاد انگیزه کار گروهی ۶- ایجاد مسئولیت برای کلیه کارکنان |
| ۴) استاندارد سازی : کنترل و اصلاح دائمی ساماندهی نظم و ترتیب و پاگیزکی است . | ۱-بکارگیری علامات و نماهای مشخص : برچسبهای حرارتی –علامات جهت دار – برچسبهای نشاندهنده ولتاژ – برچسبهای روغن – تمایه گذاری رنگی لوله ها – علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده آتش – استفاده از پوششهای شفاف – پیشگیری از ایجاد صداو ارتعاش – صورتجلسه های ۵S – زیبا سازی محیط کارخانه و فضای اطراف آن ماننده پارکها |
| ۵) انظباط : عبارت از آموزش و توانائی بر انجام وظیفه | ۱- پاکیزه سازی همگانی
۲- تمرین وقت شناسی – نظم و ترتیب – اقدامات اضطراری ۳- پوشیدن کفشهای ایمنی ۴- توجه به زیبائی ها و رعایت ظواهر |
راهنمای کاربردی ۵S
اولین اس: ساماندهی
٭ شناسایی اقلام ضرور از غیر ضرور
٭ طبقه بندی اشیا و دسته بندی
٭ تعیین اولویت نگهداری برای اشیا
٭ ذخیره سازی مناسب برحسب نیاز
٭ دور ریختن اقلام زاید
ساماندهی به معنای قرار دان اشیاء، در مکانهای صحیح، و حل کردن مشکلات در سر منشاء آنهاست. در میان اصول ۵S ساماندهی از بالاترین اولویت برخوردار است. کار خود را با ساماندهی محل کار شروع کنید. اشیاء بی استفاده و غیر ضروری را دور بریزید. انجام این کار در مدیریت روزمره اهمیتی اساسی دارد.
ساماندهی باید از سوی مدیریت آغاز شود. زیرا افراد آنقدر درگیر کارهای روزمره اند یا آنقدر به اوضاع فعلی و روش کنونی انجام کارها عادت کرده اند که نیازی برای انجام ساماندهی احساس نمی کنند. باید مکرراً در جهت دور ریختن اشیاء زاید اقدام کنید چرا که دور ریختن یکباره همگی آنها بسیار مشکل است. به قول معروف آنهایی که بهتر و زودتر اسباب کشی میکنند آنهایی هستند که اثاث چندانی برای اسباب کشی ندارند و این مثالی است که اهمیت طبقه بندی و اولویت گذاری، و اهمیت دقیق بودن معیارهای آن را بر ما روشن می کند.
در مبارزه با گرد و غبار نیز همین مطلب صادق است و پاکیزه سازی را با اتخاذ تدابیری کاهش دهید. بنابراین باید عللی ایجاد آلودگی را در هر مورد شناسایی و از بروز آن پیشگیری کنید و این همان وظیفه ای است که یکایک کارکنان باید از عهده انجامش به خوبی برآْیند.
در حل مشکلات مربوطه به ساماندهی به استثنای مسائل عمده فنی و تکنولوژیک نیاز چندانی به کمک گرفتن از خارج نخواهید داشت و آنچه عموماً باید انجام دهید، آن است که افرداد را پیوسته به پیشبرد و اصلاح امور ترغیب کنید تا با توجه به نتایج حاصل از فعالیتهایشان همواره و به گونه ای روز افزون د رحال پیشرفت باشند.
اهداف
٭ تعیین معیارهایی برای حذف غیر ضروریها
٭ به کارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها
٭ حذف علل آلودگی
فعالیتها
٭ حذف غیر ضروریها براساس معیارهای تعیین شده
٭ مبارزه با علل آلودگی
٭ کایزن و استاندارد سازی براساس اصول
اصول
٭ مدیریت اولویتها و مبارزه با علل
نمونه موارد فعالیتها
- دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید.
- مبارزه با علل آلودگی و نشت
- خانه تکانی و تمیز کردن محل
- رفع عیوب و خرابیها
- بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از نشت و آلودگی
- تمیز کردن کف محل کار
- ساماندهی انبارها
- حذف آلودگیها و گرد و غبار
- حذف نشت های روغن
دومین اس: نظم و ترتیب
٭ قرارد ادن اشیا در مکان مناسب
٭ تعیین محل صحیح
٭ تعیین نحوه استقرار در محل
٭ رعایت مقررات استقرار نتایج
٭پیدا کردن اشیا به سادگی ( مکان )
٭ یافتن اشیا به سرعت ( زمان )
ویژه نظم و ترتیب به معنای دستیابی به اشیاء و دربرگیرنده تمامی مراحل و موارد لازم برای تحقق آن است. از آنجا که عوض کردن دستها و تغییر مکان و موقعیت بدنی در اتلاف وقت نقش عمده ای دارند. باید راهنمایی برای حذف آنها بیابید. در کارگاهها و کارخانه هایی که نظم و ترتیب به نحوی مطلوب رعایت نمی شود. افراد وقت زیادی را صرف جستجو برای ییافتن اشیاء مورد نیازشان می کنند.
به همین دلیل باید راههایی بیابید که هر کس آنچه را می خواهد به آسانی یافته و بتواند آن را به سادگی به جایش بازگرداند، می توانید این کار را به یک مسابقه تبدیل کنید. افراد باید قادر باشند ابزارها و مدارک مورد نیازشان را ظرف ۳۰ دقیقه بیاورند و دوباره در جای خود قرار دهند.
ابداع شیوه های موثر و کارآمد در زمینه های مراقبت و نگهداری و ذخیره سازی، از اهمیت زیادی برخوردار است اما این بدان معنا نیست که ملاحظات مربوطه به ایمنی و کیفیت را نادیده بگیرید.
زمانبندی ها را با توجه به دفعات و میزان کاربرد هر چیز و اهمیت آن تعیین کنید با کمی دقت در خواهید یافت که این موضوع در واقع از نوع ملاحظات هزینه نیز هست، اولویت موارد مختلف را با توجه به میزان هزینه و زمانی که می خواهید برای آنها صرف کنید مشخص و مقدار ذخیره مطلوب را برای هر یک از اقلام تعیین کنید اما به خاطر داشته باشید که این مقداری هر چه کمتر باشد، بهتر است.
نظم و ترتیب هنگامی بهترین تاثیر را دارد که یکایک افراد در آن مشارکت داشته باشند و از هوش و خلاقیت خود، برای ابداع و به کارگیری روشهای مطلوب در زمینه ذخیره سازی و جایگذاری اشیاء بهره گیرند.
اهداف
٭ نظم و ترتیب در محل کار
٭ استقرار و جایدهی مناسب ( از لحاظ کیفیت، ایمنی و بازدهی )
٭ ارتقاء بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
فعالیتها
٭ استقرار ذخیره سازی کارکردی براساس پنچ “چ” و یک “ک”
٭ تمرین و رقابت در زمینه و بازگرداندن اشیاء
٭ مرتب کردن محل کار و تجهیزات و اشیاء
اصول
٭ استقرار و ذخیره سازی کارکردی، حذف نیاز به جستجو
نمونه موارد فعالیتها
- استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن
- آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت ۳۰ ثانیه
- استاندارد کردن امور پرونده ها
- نشانه گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء
- حذف پوششها و قفلها
- هرچیز که زودتر آمده، زودتر می رود.
- نظم و ترتیب در تابلو های اعلانات
- طراحی اعلانات بنحوی که خوانده آنها آسان باشد.
- رعایت خطوط مستقیم و زوایای قائمه
- ذخیره سازی و استقرار کارکردی مواد، قطعات چرخهای دستی، قفسه ها، ابزارها، تجهیزات و تمامی اشیاء دیگر.
سومین اس: پاکیزه سازی
٭ پاکیزه سازی محیط کار
٭ دور ریختن ضایعات
٭ پاکیزه سازی از آلودگی ها
٭ بازبینی لوازم مصرفی
٭ کنترل مکانها و اشیاء
پاکیزه سازی یکی از اساسی ترین فعالیتهای ۵S است و چندان اشتباه نخواهد بود الگر آن را جوهر ۵S بشمار آوریم.
پاکیزه سازی شامیل تمیز کردن و جلا دادن است و هر دوی این فعالیتها برای ساختن افراد بهتری از ما، از اهمیت برخوردارند. پاکیزه سازی، حتی اگر محدود به دستگاهها یا تجهیزات خاصی باشد، به خودی خود نیازمند شکیبایی، حوصله، و اختصاص دادن وقت و انرژی زیادی است، به قول معروف کاری نیست که در آن پاکیزه سازی وجود نداشته باشد.
از سوی دیگر پاکیزه سازی همان بازبینی است، پاکیزه سازی فرآیندی است که همه دستگاهها، ابزارها و تجهیزات را شامیل می شود و هدف از آن نگهداری و مراقبت صحیح و مناسب از آنهاست.
امروز هدف بسیاری از شرکتها، حذف کامل و عوامل آلوده کننده و رساندن میزان آنها به صفر است .
اهداف
٭ دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی، حذف کامل آلودگیها
٭ شناسایی مشکلات از طریق بازبینی
٭ درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی
فعالیتها
٭ به کارگیزی ۵S به هنگام لزوم
٭ پاکیزه سازی بهتر و دقیق تر
٭ پاکیزه سازی و بازبینی تجهیزات و ابزارها
اصول
٭ پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی و درجات مختلف پاکیزگی
نمونه موارد فعالیتها
- تمرینات سریع ۵S
- مسئولیتهای فردی
- آسان سازی پاکیزه سازی و بازبینی
- فعالیتها و مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر
- مسئولیت تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ( این موضوع در ۵S از اولویت برخوردار است)
- انجام بازبینی و پاکیزه سازی و رفع مشکلات جزیی
- پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی بینند.
چهارمین اس: حفظ و نگهداری
٭ کنترل و اصلاح دایمی
٭ پاکسازی
٭ نظم و ترتیب
٭ نظافت
٭ استاندارد سازی
٭ بازدید و مشاهده
٭ بهره گیری از تگ
برخلاف واژه های دیگر، استانداردسازی بیان کننده یک وضعیت است یعنی وضعیتی که پس از انجام مکرر ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی و توجه ویژه به آنها حاصل می شود.
برخی از افراد در مقابل این پرسش که چگونه می توان این وضعیت پاکیزگی را حفظ و نگهداری کرد از بهداشت و رعایت فردی سخن می گویند، اما حتی اگر خواسته باشیم مساله را به موضوعی فردی و شخصی تبدیل کنیم باز ناگزیریم قواعد و شیوه عملکرد را به صورتی یکسان و هماهنگ در آوریم ( یعنی آن را استاندارد کنیم ) و همواره در جهت حفظ وضعیت پاکیزگی بکوشیم. به همین ترتیب برای آن که یکایک افراد پیوسته از چند و چون استاندارد سازی و وضعیت پاکیزگی و نظم محیط آگاه باشند، به مدیریتی خلاق و عوامل یادآوری کننده دیداری در آن نیازمندیم.
عوامل دیداری یکی از موثرترین و کاراترین ابزارها در دست شماست. به همین دلیل کوتاه نیامدن و سخت گرفتن در زمینه مدیریت عوامل دیداری از اهمیت زیادی برخوردار است.
چه انحرافی رخ داده است؟ چگونه روی داده است؟ در مورد آن چه کارهایی باید انجام شود؟ پاسخ تمامی این پرسشها باید از نقطه نظر دیداری کاملا روشن باشد و در صورت امکان باید از حواس دیگر نیز در این زمینه کمک گرفت.
انجام فعالیتهای۵S برای یک بار بسیار آسان است اما هنگامی گه نوبت به استمرار و تکرار آنها می رسد، کار بسیار دشوار می شود. با این وجود، این استمرار تنها راه چاره در برابر پسروی و برگشتن به جای اول است و در اینجاست که به کارگیری و مدیرت عوامل دیداری بسیار اهمیت پیدا می کند، زیرا از این طریق هرکس فوراً می توان وجود مشکلات و موارد غیر عادی را تشخیص دهد و در نتیجه می توان همه چیز را در وضعیت مطلوب نگاه داشت.
اهداف
٭ استاندارد های اجرایی برای تداوم ۵S
٭ مدیریت دیداری خلاق به منظور آشکار شدن ناهمگونی ها و موارد غیرعادی
فعالیتها
٭ مدیریت دیداری خلاق
٭ تشخیص و اقدام سریع و بهنگام
٭ به کارگیری ابزارهایی ( از قبیل دفترچه ای راهنما ) برای حفظ استاندارد ها و روند استانداردسازی
٭نمایه گذاری با رنگها
اصول
٭ مدیریت دیداری واستاندارد کردن فعالیتها ۵S
نمونه موارد فعالیتها
- علامات و نشانه های تایید کننده
- علامتگذاری محدوده های خطر بر روی اندازه نماها
- برچسب های حرارتی
- علامات نشاندهنده جهت
- برچسب های نشاندهنده قطر
- برچسب های نشاندهنده جهت های باز و بسته کردن
- برچسب های نشاندهنده ولتاژ
- نمایه گذاری رنگی لوله ها
- برچسب های روغن
- رنگ های هشداردهنده
- علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده آتش
- تمهیدات پیشگیری کننده از خطا و اشتباه
- برجسب های نشاندهنده مسئولیت
- نمایه گذاری و نظم سیم ها
- علائم مشخص کننده انجام شدن بازبینی
- برچسب های نشاندهنده میزان دقت ابزار
- برچسب های نشاندهنده حدود
- نمایه گذاری با رنگها
- استفاده از پوشش های شفاف
- پیشگیری از ایجاد صدا و ارتعاش
- استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنها را “چشم بسته” به کار برد و کنترل کرد.
- تقویم ها و سررسیدهای ۵S
۲۳-زیباسازی محیط کارخانه ها و فضای اطراف آن مانند پارکها
پنجمین اس: مشارکت
٭ آموزش افراد و آگاهی
٭ آگاهی از مقررات
٭ ایجاد عادات صحیح
٭ حضور کلیه افراد
٭گردهمایی و جلسات کوتاه
٭ تکرار شفاهی الزامات
انضباط در برگیرنده چیزی بیش از یک بعد اخلاقی است. انضباط به معنی اندیشیدن به مشکلات پیشنهاد راه حل برای آنها و تلاش برای به کارگیری این راه حلها در جهت رفع آن مشکلات نیز هست. این موضوع بویژه هنگامی که نوبت ملاحظات مربوط به کیفیت، ایمنی و آلودگی می رسد از اهمیتی ویژه برخوردار است. آیا آن شیر واقعاٌ بسته است؟ آیا کلید ایمنی در وضعیت روشن قرار دارد؟ بعضی وقتها افراد مرتکب اشتباهاتی باور نکردنی می شوند زیرا آنها نظم و انظباط خود را فراموش میکنند.
تا هنگامی که ناگزیر از داشتن تکیه و اعتماد به افراد ( از جمله خودمان ) هستیم، باید کاری کنیم که آنها بتوانند بهتر و هوشمندانه تر کار کنند. این کار به چیزی بیشتر از خواندن کتاب های مختلف و حضور در سخنرانی ها نیاز دارد. این امر به معنی آموزش، تمرین و تمرین بیشتر است. این کار بعنی درونی سازی و هضم وظایف و دلایل نهفته در پشت آنها. باوجود این، انجام مکرر یک کار ثابت به صورتی مطلوب، برای افراد بسیار مشکل است. انسانها طبیعتاً دچار خطا می شوند. آنها برای جایگزین کردن روشهای آسان بجای شیوه های درست، بسیار مستعدند. زمانی که فرض می کنیم انجام کاری به یک شیوه خاص – بدلیل آنکه آن را هزاران بار به همان طریق انجام داده ایم – آسانتر است خود را بسیار خطا پذیر کرده ایم.
به همین دلیل تمرین از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا تمرین سبب جایگزین شدن و تقویت عادتهای صحیح می شود. به همین دلیل است که رعایت دقیق روشها – حتی برای انجام کارهای جزیی – اهمیت بسیار دارد.
از بسیاری از جهات، حمکفرما کردن انضباط در محیط کار، مهمترین اقدام برای حصول اطمینان از کیفیت مطلوب محصول نهایی است.
اهداف
٭ مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
٭ عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و کنترل نتیجه آن
فعالیتها
٭اجرای یکی از فعالیتهای ۵S به مدت یک دقیقه
٭ ارتباط متقابل
٭ مسئولیتهای فردی
٭ تمرین عادات صحیح
اصول
٭ شکل دهی عادات صحیح و انضباط محیط کار
نمونه فعالیتها
- پاکیزه سازی همگانی
- تمرین وقت شناسی
- تمرین نظم و ترتیب
- پوشیدن کفشهای ایمنی
- مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها
- تمرین اقدامات اضطراری
- مسئولیت فردی
- تمرین ارتباط و تلفن
- دفترچه ها و کتابهای راهنمای ۵S
- توجه به زیبایی ها و رعایت ظواهر
