انجام ارزیابی و بررسی میزان انطباق سیستم فعلی با اهداف و معیارهای نظام آراستگی محیط کار را ممیزی می‌گویند. ممیزی ۵s  از طریق بازدید دقیق مورد نظر و مشاهده وضعیت هر یک از اجزای۵s صورت می گیرد. برای این منظور می‌توان از قبل دستورالعمل‌های جهت الزام آور بودن نظام آراستگی محیط کار تهیه نموده، همچنین چک لیست‌های برای تعیین میزان انطباق وضعیت موجود با اصول و معیارهای نظام آراستگی محیط کار و ساماندهی تهیه کرد تا به کمک آنها بتوان در مورد درجه موفقیت سازمان در اجرای ۵s نظر داد.

نمونه‌ای از دستورالعمل نظام آراستگی محیط کار

۱- هدف

  هدف از تدوین این دستورالعمل تشریح چگونگی ساماندهی نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استاندارد‌سازی و انضباط و نگهداری در راستای آراستگی محیط کار می‌باشد به طوری که از ایجاد و حفظ محیطی سالم و عاری از هرگونه آلودگی در جهت ارتقای انگیزه کارکنان بهره‌وری و کیفیت کار اطمینان حاصل شود.

۲- دامنه کاربرد

 این دستورالعمل برای کلیه واحدها و کارکنان شرکت، از جمله تولید کاربرد دارد.

۳-  مسئولیت

 مسئولیت اجرای دستورالعمل نظام آراستگی محیط کار به عهده کلیه کارکنان شرکت بوده و مدیر پروژه ۵s تحت نظارت مدیر تولید و نماینده مدیریت مسئولیت برنامه ریزی آموزش و پیگیری اجرای صحیح ۵s  در کلیه واحدها از جمله تولید را بر عهده دارند.

۴-  مراحل اجرا

ساماندهی (Seiri):  ساماندهی به معنای دور کردن اشیاء زائد و غیرضروری از محل کار می‌باشد در این مرحله اقدامات زیر انجام می‌شود:  

1. عدم وجود وسایل اضافی و غیر ضروری روی میزها و درون کشوها، داخل فایل‌ها، قفسه‌ها و کتابخانه 
2. جدا کردن و تفکیک وسایل شخصی از وسایل اداری در داخل میزها و فایل‌ها
3. کلیه پرسنل موظفند در پایان وقت اداری کلیه اقلام زائد را از روی میز کار خود جمع نمایند.
4. عدم استفاده از وسایل و ابزار معیوب و مستعمل

• نظم و ترتیب (Seiton) : نظم و ترتیب به معنای استقرار منظم و مرتب به اشیاء جهت سهولت دسترسی به آنها می‌باشد.

1. کلیه پرسنل موظفند در پایان وقت اداری کلیه اقلام و اشیاء مورد مصرف خود را در طول روز را به طور منظم و مطابق با اصول ساماندهی در محل های مربوطه قرار دهند.
2. انجام تغییرات در رابطه با استقرار میزها و فایل‌ها به منظور استفاده بهینه از محیط کار
3. مرتب کردن ملزومات روی میزها، درون فایل‌ها و کشوی میزها بر اساس ارتباط آنها با هم
4. استقرار منظم وسایل و ملزومات مورد مصرف توسط پرسنل در محل‌های مربوطه
5. استقرار دیسک‌های کامپیوتری در محل‌های مناسب
6. قرار دادن وسایل و ابزار کار و نظافت در محل‌های مناسب
7. کلیه پرسنل موظفند وسایل و ابزار کار خود را در پایان هر شیفت کاری در کمدهایی که برای همین منظور در سال قرار دارند بگذارند.

• پاکیزه سازی (Seiso) : پاکیزه سازی محیط کار به معنای تمیز کردن محیط کار و لوازم مورد استفاده می‌باشد.

1. کلیه پرسنل اداره موظفند پس از پایان کار با دستگاه، ضمن خاموش کردن دستگاه نسبت به نظافت آن اقدام نمایند.
2. نظافت روزانه محیط کار و محوطه توسط پرسنل خدمات انجام می‌شود.
3. کلیه پرسنل مستقر در سالن تولید موظفند که کلیه وسایل خود را به طور دائم تمیز نگه داشته و به طور مرتب در محل‌های مناسب قرار دهند.
4. کلیه پرسنل باید تمامی تلاش خود را برای نظافت در هنگام کار، به کار برده و از ریختن و پاک کردن کلیه اشیاء در اطراف محل کار خودداری نمایند.
5. رعایت نظافت و بهداشت شخصی

• استاندارد سازی :(Seiketsu) استانداردسازی یا حفظ و نگهداری به معنای شکل دهی عادات صحیح و سعی در حفظ وضعیت مطابق اصول۵s  می‌باشد.

1. کلیه پرسنل خود را موظف به اجرای نکات از سیستم ۵s می‌دانند.
2. خط کشی و جداسازی محل استقرار دستگاه‌ها و مواد اولیه
3. نصب مشخصات ابزار آلات در محل‌های مناسب
4. نصب و استفاده از نرده‌های حفاظتی برای مسیرهای ورودی به زیر زمین‌ها و نقاط مرتفع بالای دستگاه‌ها
5. استفاده از رنگ‌های مناسب و هشدار دهنده برای مکانهایی که امکان ایجاد خطر برای پرسنل می‌نماید.
6. نصب لیست دارایی‌های منقول مربوط به هر اتاق بر روی دیوار
7. چسباندن برچسب مناسب بر روی زونکن‌ها و پرونده‌ها که اطلاعات آن پرونده را بازگو نماید.
8. چسباندن برچسب روی کش‌ها و فایل‌ها که مشخص کننده لوازم داخل هر کشور یا فایل باشد و به راحتی بتوان به اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

• انضباط و نگهداری :(Shitsuke) انضباط و نگهداری به معنای آموزش، تفهیم و توسعه و تبلیغ ۵s در کل سازمان و ایجاد انضباط کاری در کلیه کارکنان می‌باشد.

1. ترویج فرهنگ اجرای اصول ۵s  در بین پرسنل
2. شرکت پرسنل و روسای قسمت‌ها در سمینارهای توجیهی که در این رابطه برگزار می‌شود.
3. استفاده از تابلوهای مناسب و شعارهایی که در اطراف ایجاد انگیزه برای پیشبرد اهداف سیستم ۵s می نماید.
4. اهدای جوایز برای تشویق پرسنل نمونه و ایجاد رقابت سالم در بین پرسنل به منظور پیشبرد اهداف سیستم ۵s و نظام آراستگی محیط کار
5. برنامه ممیزی  نظام آراستگی محیط کار در پایان هر سال توسط تیم ۵s

منبع: کتاب نظام آراستگی محیط کار۵s

 نویسنده: مهندس ناصر طاعتی