معرفی الگو، معیارهای اصلی و فرعی اجرای ۷s
در طرح ریزی و استقرار سیستم هفت سین آراستگی و اجرای ۷S ارزیابی آن بر اساس این مدل ۷ عنصر به همین ترتیب که شماره گذاری شده‌اند مورد استفاده قرار می‌گیرند. مدل تعالی هفت سین آراستگی شامل ۷ عنصر اصلی به شرح زیر است:
- ساختار استاندارد آراستگی
- ساختار سیستم آراستگی
- سرآمدی در آگاهی(از طریق آموزش)
- سوا کردن(جداسازی)
- سامان دادن (تعیین تکلیف انتقال چیدمان)
- سپیدی و پاکیزگی
- سرآمدی در فرهنگ (از طریق تکرار عادتهای درست)
هر یک از عناصر اصلی شامل زیر مجموعه‌هایی است که به عنوان عناصر فرعی خوانده می‌شوند و هر عنصر فردی دارای زیر مجموعه‌هایی است که به آنها نکات راهنما می‌گویند به بیان ساده‌تر و کاربردی‌تر هر یک از این گروه‌ها تعریف و کاربردی به شرح زیر دارند:
عناصر اصلی: نگرش خاصی را مطرح می‌نمایند و سازمان را بر موضوع خاصی در قالب این مدل متمرکز می‌کنند هر عنصر اصلی در واقع یکی از ستون‌های هفت گانه نظام آراستگی در اجرای ۷S می‌باشد.
عناصر فرعی: تشریح می‌نمایند که در قالب این عنصر اصلی به دنبال چه موردی سیستمی و اجرایی باشیم و مجموعه عناصر فرعی در واقع عنصر اصلی و نگرش را پوشش می‌دهند.
نکات راهنما: در حین اجرای ۷S و یا ارزیابی در سازمان این نکات راهنما هستند که مجری و ارزیاب را هدایت می‌نمایند که چه کاری باید انجام بدهد و یا به دنبال چه چیزی باشند در یک مقایسه و با ارتباط سیستماتیک می‌توان گفت عناصر اصلی، عناصر فرعی و نکات راهنما را پوشش می‌دهند.
معیار اصلی اول و زیر معیارها
ساختار استاندارد آراستگی
آراستگی در سازمانهای متعالی بر پایه استانداردهای طرح ریزی و اجرا می‌شود که کلیه ابعاد سیستم را در بر می‌گیرد مرجع این استانداردها می‌بایست از بعد بین المللی، منطقه‌ای، ملی، صنفی و سازمانی تامین شود و کاربرد آنها کلیه ابعاد سیستم محصول افراد را پوشش می‌دهد.
- گروه بندی استانداردها بر اساس کاربرد و حوزه آن انجام شده و سپس شناسایی و تامین و توزیع و به کار گرفته می‌شود.
- استانداردهای سازمانی طبقه بندی و تدوین و به روز رسانی می‌شود.
- استانداردهای محصول سازمان تعیین و تدوین و به روز رسانی می‌شود.
- استانداردهای مدیریتی متناسب با سازمان تعیین و اجرا می‌شوند.
- استاندارد رنگها تهیه شده و در کلیه ابعاد سازمان که کاربرد دارند مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- استاندارد تکنیک‌های آماری متناسب با کاربرد آنها در سازمان تعیین و به کار گرفته می‌شوند.
- استاندارد روشها و شاخصها برای تصمیم گیری در کلیه فرآیندها و واحدها تعیین و به کار گرفته می‌شود.
معیار اصلی دوم و زیر معیارها
ساختار سیستم آراستگی
آراستگی در سازمانهای متعالی در قالب سیستم مدیریت فراگیر تحریری و جاری‌سازی می‌شوند. این سیستم باید به صورت اثربخش، ابعاد فرایندها، مستندات، افراد، ساختارها، مراجع، کنترلها و… را پوشش دهد و ضمن ایجاد حداقل‌های ضروری در ابعاد مختلف بهبود مستمر ایجاد کند.
- به کارگیری استانداردها، در کلیه ابعاد سیستم آراستگی و متناسب با کاربرد آنها انجام می‌شود.
- فرآیندها و مستندات مربوطه در سازمان به خوبی طرح ریزی می‌شوند.
- اهداف و برنامه و بودجه، برای جاری‌سازی سیستم آراستگی در سازمان تدوین و تصویب و اجرا می‌شوند.
- خود کنترلی در بخش‌هایی که کنترل در آنها لازم است به طور اثر بخش انجام می‌شود.
- مشارکت کارکنان به صورت انفرادی و گروهی طرح‌ریزی و به صورت اثربخش انجام می‌شود.
- سیستم کنترل (بازرسی ممیزی ارزیابی) بر اساس نوع و کاربرد آنها به درستی انجام می‌شود.
- گزارش نویسی و اطلاع رسانی در مراحل و مقاطع تعیین شده و توسط متولی برای کاربرد خاص تعیین شده و به درستی انجام می‌شود.
معیاراصلی سوم و زیر معیارها
سرآمدی در آگاهی از طریق آموزش
آراستگی در سازمانهای متعالی توسط کارکنان طرح ریزی و اجرا می‌شود. این آگاهی با محوریت آموزش و با استفاده از برنامه‌ها و روشها و تکنیکها و ابزار و افرادی ایجاد می‌شود که بتواند به صورت موضوعی، بهترین سطح آگاهی و سپس شایستگی را برای کارکنان سازمان ایجاد کند.
- به کارگیری استانداردها در کلیه ابعاد آموزش از تدوین استانداردهای آموزشی و نیاز سنجی و برنامه ریزی و اجرا و ثبت سوابق به درستی انجام می‌شود.
- استاندارد تکنیکها و روشها در سازمان به درستی انجام می‌شود.
- کار گروه آموزش و فرهنگ در سازمان تشکیل و به خوبی فعالیت می‌نماید.
- برنامه ریزی آموزش در سازمان و در مقاطع معین و به صورت فراگیر انجام شده و به اجرا گذاشته می‌شود.
- ارزیابی سطح آگاهی افراد قبل و بعد از اجرای آموزش انجام شده و نتایج آن مورد تحلیل قرار می‌گیرد.
- بازدید و یادگیری از برترین‌ها با هدف ارتقاء آگاهی و به صورت سیستماتیک انجام می‌شود.
- ثبت سوابق آموزش کارکنان برای کلیه ابعاد و روشها و برنامه‌های آموزشی انجام و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اصلی چهارم و زیر معیارها
سوا کردن(جداسازی)
آراستگی در سازمانهای متعالی بر اساس تشخیص ضروری و غیر ضروری در اولین مراحل اجرای ۷S انجام می‌شود تا سپس بهترین کاربردی برای موارد ضروری و ساده ترین اقدام برای موارد غیرضروری تعیین می‌شود. افراد و واحدهای متولی انجام می‌شود.
- بکارگیری استانداردها برای تصمیم‌گیری کلیه موارد و مراحل سوا کردن انجام می‌شود.
- روشها و مکانیزم‌های مناسب تعیین شده و جهت انتخابها و خرید و تامین هاو… مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- کارگروه و یا متولی تامین اقلام مورد نیاز در سازمان تعیین و به صورت اثربخش فعالیت می‌نمایند.
- برنامه سوا کردن و جدا سازی، تدوین و به صورت صحیح به مرحله اجرا گذاشته می‌شود.
- تفکیک و جداسازی اقلام در مبدا بر اساس روشها و لیست‌های معین انجام می‌شود.
- با مشارکت افراد هر واحد برای سوا کردن و جداسازی اقلام در آن واحد اقدام می‌شود.
- تامین کنندگان کالا و خدمات برای سازمان شناسایی و به روز رسانی می‌شوند.
معیار اصلی پنجم و زیر معیارها
سامان دادن (تعیین تکلیف، انتقال، چیدمان)
آراستگی در سازمانهای متعالی بر اساس تعیین تکلیف صحیح کلیه موارد و انتقال صحیح آنها به محل صحیح و چیدمان صحیح آنها در محل صحیح صورت می‌گیرد و این موارد شامل افراد ابزار و مواد تجهیزات مدارک می‌باشد. برای انجام صحیح این موارد استفاده از استانداردها و روشهای معین موجب هدایت اقدامات سمت نتایج موثر خواهد شد.
- بکارگیری استانداردها برای کلیه مراحل تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان انجام می‌شود.
- روش و مکانیسم و گردش کار معین برای تسریع در تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان اقلام در سازمان به کار گرفته می‌شود.
- کار گروهی یا متولی برای کلیه اقدامات تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان تعیین شده است.
- برنامه‌های سامان دادن در سازمان تدوین و به موقع انجام می‌شود.
- اطلاعات مرجع چیدمان طرح ریزی و تدوین و طبقه‌بندی شده و به درستی به کار گرفته می‌شود.
- مشارکت افراد هر واحد برای انجام کلیه موارد سامان دادن در آن واحد به کار گرفته می‌شود.
- فضای فیزیکی و مجازی مناسب برای معرفی و ارائه اقلام مورد نظر برای تعیین تکلیف به وجود آمده است.
معیار اصلی ششم و زیرمعیارها
سپیدی و پاکیزگی
آراستگی در سازمانهای متعالی از طریق سپیدی و نظافت به خوبی قابل ارائه و معرفی می‌باشد. بنابراین موارد صحیح در محل صحیح و به صورت پاکیزه، زیبایی و جلوه خود را خواهد داشت. اولویت در این اصل آراستگی کنترل منابع آلودگی برای پیشگیری از آلودگی است و سپس سپیدی و نظافت و پاکیزگی در ابعاد فیزیکی افراد و اشیا.
- بکارگیری استانداردها برای کلیه اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی در اجرای ۷S مورد توجه قرار می‌گیرد.
- روش و مکانیزم و گردش کار مناسب برای دقت و تسریع در اقدامات سپیدی و نظافت تعیین و به کار گرفته می‌شود.
- کارگروه و متولی برای کلیه اقدامات سفیدی و نظافت و پاکیزگی تعیین شده و به درستی اجرا می‌شود.
- برنامه ریزی و اجرای برنامه برای کلیه اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی مورد توجه قرار می‌گیرد.
- افراد و تجهیزات و لوازم کار ایشان توسط شخص خودشان برای سفیدی و نظافت و پاکیزگی اقدام می‌شوند.
- محوطه داخلی واحدها و محوطه عمومی سازمان تحت برنامه معین و به درستی برای پاکیزگی و نظافت تحت کنترل می‌باشند.
- ابزار و مواد و پیمانکاران خدمات نظافت به درستی شناسایی و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
معیار اصلی هفتم و زیرمعیارها
سرآمدی در فرهنگ از طریق تکرار عادتهای درست
در سازمانهای متعالی نهفته در فرهنگ سازمانی است و در نتیجه برخاسته از فرهنگ سازمانی می‌باشد. فرهنگ آراستگی از طریق ایجاد و نیز ارتقاء مستمر آگاهی کارکنان به وجود می‌آید و با تمرین و تکرار مستمر عادتهای صحیح تداوم می‌یابد. ارزیابی فرهنگ سازمانی و هدف گذاری مستمر برای آن می‌تواند موجب اثربخشی بیشتر فرهنگ آراستگی و اجرای ۷S در سازمان شود.
- به کارگیری استانداردهای فرهنگ سازی در کلیه ابعاد فردی و سازمانی و خانوادگی و جامعه مورد توجه قرار می‌گیرد.
- روشها و مکانیسم‌ها و گردش کار فرهنگ سازی برای کلیه موارد تعیین و به کار گرفته می‌شود.
- برنامه ریزی و اجرای تکرار عادتها در کلیه واحدها و برای کلیه افراد انجام و اجرا می‌شود.
- برنامه ریزی و اجرای برنامه‌های دوره‌ای مسابقات، برای ارتقاء فرهنگ فردی و سازمانی و خانوادگی و اجتماعی در سازمان و خانواده‌ها انجام می‌شود.
- تمرین اجرایی ۳ اصل آراستگی در واحد ها برای ارتقاء فرهنگ و تثبیت عادتهای صحیح آراستگی و اجرای ۷S در سازمان
- منابع و اطلاعات مناسب برای فرهنگ سازی در سازمان تعیین و تهیه و در اختیار افراد قرار می‌گیرد.
- ارزیابی فرهنگ سازمانی بر اساس شاخصهای معین انجام و بر اساس اهداف معین مورد تحلیل قرار می‌گیرد و مبنای اقدامات بعدی برای اجرای ۷S قرار می‌گیرد.
مزایای حاصل از اجرای ۷S وسیستم مدل هفت سین آراستگی
برخی از مزایای اجرای ۷S و مدل هفت سین آراستگی را می‌توان به صورت زیر عنوان کرد:
- توجه ویژه مدل به زیرساختهای فرهنگی سازمانها با توجه به شرایط سازمانهای ایرانی
- توجه ویژه مدل به آموزش‌ها و آگاهی کارکنان سازمانها با توجه به شرایط سازمانهای ایرانی
- توجه ویژه مدل به شایسته سالاری با توجه به شرایط سازمانهای ایرانی
- توجه ویژه مدل به الگو سازی مدیران برای سایر کارکنان سازمان
- توجه ویژه مدل به استاندارد سازی در کنار فرآیندهای به منظور تقویت زیرساختها
- امکان اجرای پروژه به عنوان استقرار هفت سین آراستگی و نتیجه‌گیری در دو بخش اخذ گواهینامه و حضور در فرایند جایزه تعالی مدل
- ایجاد یک زیرساخت بسیار قوی برای هر نوع سازمان با هر نوع ماموریت
- اهمیت ویژه به تدوین و استفاده از استانداردها در کلیه مراحل
- استفاده از حدود ۱۰۰ واژه کلیدی در قالب واژه‌های ایرانی برای مدلی با اهمیت جایزه ملی
- مدل در عین سادگی، بسیار عمیق و اساسی می‌باشد و لذا سازمانها را در داشتن فوندانسیون و زیرساخت اساسی یاری می‌دهد.
- استفاده از اطلاعات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ایزو ۱۴۰۰۱ وOHSAS 18001 و به طور کلی ISIRI 13000 جهت سیستم‌دهی به سازمانها
- امکان استفاده از مدل برای سازمانهایی که گواهینامه‌های IMS را دریافت کرده‌اند جهت ارتقاء دستاوردهای حاصل از استانداردهایIMS
- استفاده از تجهیزات اجرایی و سیستم ای بیش از دو دهه در کشور برای غنی سازی مدل
- حضور کلیه سازمانهای تولیدی و خدماتی دولتی و خصوصی در فرآیند اجرای ۷S و استفاده از مدل تعالی آن
- ایجاد انگیزه بسیار قوی در بین کارکنان برای اجرای ۷S در سازمان خود و بهره‌برداری از مزایای آن در محیط کار
- فراگیر بودن مدل که به عنوان پیش نیاز و زیرساخت کلیه مدلها و استانداردهای مدیریت قابل استفاده خواهد بود.
- امکان رقابت سالم و نیز بهینه کاری کلیه سازمانها اعم از خصوصی و دولتی بزرگ و کوچک تولیدی و خدماتی از یکدیگر برای اجرای این مدل وجود دارد.
- این مدل برای ارزیابی در سازمانها به خواست به صورت فراگیر با تاکید بر زیرساختها بسیار مناسب است.
- بر اساس این مدل سازمانها قادر خواهند بود به صورت متوازن در کلیه ابعاد توسعه یابند.
اهمیت اجرایی ۷S در محیط کار
هدف از اجرایی ۷S بهسازی شرایط موجود در محل کار و زندگی به کمک افراد همان مجموعه است. این بهسازی با مشارکت کلی افراد انجام گرفته و پس از اجرا کیفیت مطلوب محصولات و ارتقای بهره وری کل سازمان را به دنبال خواهد داشت. انجام فعالیت‌های ۷S باعث تسهیل در شناسایی و رفع مشکلات می‌گردد. همگامی با اصول اجرایی ۷S موجبات ایجاد انگیزه کاری و ارتباط محیط با پرسنل را فراهم نموده و مسئولیت‌پذیری افراد را در قبال پیرامونشان افزایش می‌دهد اصول هفتگانه با شعار پاکیزگی، زیبایی، سلامت، نظم و بهره‌وری به دنبال دستیابی به اهداف ذیل است:
- ایجاد محیطی مطلوب توام با شادابی فکری و جسمی همکاران
- کاهش مصرف مواد اولیه و دستیابی به تولید محصول بیشتر با ضایعات کمتر
- ایجاد فرهنگ همکاری و پاکیزگی و نظم و زیبایی در محیط کار و تعویض همت عمومی
- دسترسی آسان به کلی ابزار آلات و تجهیزات مورد نیاز
- روشهای سهولت در کار
- ایجاد آمادگی همیشگی برای پذیرش مشتریان و خریداران
- جلوگیری از انبارش مواد و تجهیزات بیهوده و غیر قابل استفاده جاگیر
- ایجاد امکان تشخیص سریع و به موقع عیوب و نواقص در سیستم‌ها و بالا بردن عمر دستگاه‌ها
اثرات و نتایج اجرایی ۷S در محیط کار
- اجرای ۷S موجب بهبود کیفیت می‌شود.
- روابط انسانی را بهبود می‌بخشد.
- معیارهایی برای حذف اقلام و فعالیت غیر ضروری تعیین می‌شود.
- نظم و ترتیب در محل کار استقرار می‌یابد.
- دستیابی به محیطی منظم و دلپذیر آسان می‌گردد.
- تسریع در جابجایی را فراهم می‌آورد.
- دسترسی سریع به اقلام و تجهیزات را میسر می‌کند.
- آمادگی همیشگی را برای پذیرش مشتریان و مراجعه کنندگان فراهم می‌نماید.
- ایمنی را در محیط کار فراهم می‌آورد و کارگران را به انجام کار مطمئن ترغیب می‌کند.
- موجبات گسترش نگرش علمی به محیط کار در بین کارکنان می‌شود.
- هزینه‌های نگهداری و تعمیرات کاهش می‌یابد.
- زمان تلف شده کاهش می‌یابد..
- ضایعات ناشی از نابسامانی و در هم ریختگی کاهش می‌یابد.
- آلودگی محیط کار کاهش می‌یابد.
- شرایط زیباسازی محیط کار فراهم می‌شود.
- اشتباهات و دوباره کاری‌ها کاهش می‌یابد.
- روحیه مشارکت کارکنان افزایش می‌یابد.
- خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار کاهش می‌یابد.
- شرایط لذت بردن از کار فراهم می‌شود.
- خرابی ماشین آلات کاهش می‌یابد.
- راندمان و کارایی افزایش می‌یابد.
- زمان انجام کار کاهش می‌یابد
- کاهش هزینه و قیمت تمام شده را در بر دارد.
- طول عمر ابزار و ماشین آلات افزایش می‌یابد.
- از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی جلوگیری می‌شود.
- فرهنگ بهره وری نهادینه می‌شود.
- موجب تشخص بهتر برای کارکنان می‌شود.
- نظر مشتریان جلب می‌شود.
- تعلق سازمانی افزایش می‌یابد.
- فرهنگ خود انضباطی افزایش می‌یابد.
اجرای ۷s و مدیران و کارکنان
تولید و تجارت بسیار شبیه به یک ورزش گروهی است: بعضی مربی هستند و بعضی بازیکنان و عده‌ای نیز نقش پشتیبانی کل تیم را بر عهده دارند و بدیهی است که برای پیروز شدن یک تیم همگی آنها باید وظیفه را درست انجام دهند. در بهترین تیم‌ها هر عضو تیم وظیفه خود را به خوبی می‌داند و آن را به بهترین نحو انجام می‌دهد. این امر بدان معنی است که تیم‌های خوب تاکید خاصی بر این نکته ندارند که حتماً بازیکنان معروف یا به اصطلاح ستاره‌هایی در تیم باشند؛ یک تیم خوب چیزی بیش از حاصل جمع توانایی هر یک از اعضای آن است، این در نقشه مربی تیم مشخص می‌شود باید از مدیران و سرپرستان شروع شود تا موجب تشویق و سرمشق عمومی کارکنان شود. یکی از لازمه‌های اجرایی نظام آراستگی، عزم مدیریت است؛ زیرا با شروع این نظام کافی است مدیران اصول کار را مشخص و در اجرای آن پیش قدم شوند، آنگاه کارکنان به صورت خودجوش کار را پیش می‌برند.
منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی ۷s
نویسنده: دکتر ناصر صادقی فرد
