مراحل اجرای ممیزی سیستم ۵s
طراحی کارت مشخصات ممیزین داخلی سیستم ۵S
به منظور شناسایی ممیزی سیستم ۵S توسط سایر همکاران و یا مدیران و مسئولین سازمان لازم است افرادی که مورد ارزیابی قرار گرفته و صلاحیت آنها تایید شده است و اجرای ممیزی به آنها محول شده دارای کارت شناسایی باشند تا در مراجعه به واحدها مورد استفاده قرار گیرد. این کارت توسط کمیته راهبری سیستم ۵s صادر گردیده و به ممیزی داخلی اعطا می‌گردد ضروری است. اما میزان این سیستم ۵s در مراحل اجرای ممیزی این کارت را قسمت چپ یقه لباس خود متصل نمایند.
مدل ممیزی داخلی ۵s
مراحل اجرای ممیزی
- برنامه ریزی در این مرحله سرممیز اقدام به برنامه ریزی سیستم ۵s می‌نماید نتیجه این اقدام موارد ذیل می‌باشد:
- تعیین ممیزی هر واحد
- تعیین روز و ساعت ممیزی هر واحد
- اعلام موارد فوق الذکر به واحدها
- آماده سازی
در این مرحله ممیزین هر واحد با مطالعه دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی مرتبط با آن واحد اقدام به تهیه و یا اصلاح چک‌لیست آن واحد در سیستم ۵s می‌نمایند. علاوه بر این سر ممیزسیستم ۵s هر یک از اعضای گروه ممیزی را برای ممیزی و اقدامات اصلاحی یکی از بندهای استاندارد مسئول می‌نماید.
- اجرا
گروه ممیزی در زمان مقرر در محل واحد حاضر شده و نسبت به ارزیابی واحد اقدام می‌نمایند. این کار با یک جلسه آشنایی و تبادل نظر با مسئول واحد آغاز می‌شود و سپس میزان در واحد اقدام به ارزیابی شرایط می‌نمایند. بدیهی است این ارزیابی در محل با توجه به شرایط موجود و شواهد عینی انجام می‌شود.
- گزارش
ممیزین پس از اجرای مرحله سوم در محل مناسب گرد هم آمده و در مورد یافته‌های ممیزی تبادل‌نظر می‌کنند. نتایج این میزان می‌تواند به عنوان عدم تطابق و درخواست اقدام اصلاحی و یا ارائه گزارش درخصوص شرایط حاکم در واحد بر اساس سیستم ۵s چنانچه عدم تطابق برای واحدها صادر شود ممیزی در محل مراجعه کرده و در خصوص تایید این عدم تطابق و تعیین اقدامات اصلاحی مورد نیاز با مسئول واحد ممیزی شونده به تبادل نظر می‌پردازند. پس مسئول اقدام و مدت زمان لازم تعیین و نسخه توزیع می‌گردد.
- پیگیری
پس از توزیع نسخه عدم تطابق، ممیزین، در تاریخ تعیین شده به واحد مراجعه می‌نمایند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات اصلاحی مورد درخواست به طور کامل اجرا شده است. در صورت عدم برطرف شدن این موارد عدم تطابق جدید صادر می‌شود که دفعات تکرار نیز با یک علامت ستاره روی آن تعیین گردیده است.
تعیین سهم هر یک از اصول سیستم ۵s
هر یک از اصول پنجگانه این سیستم دارای هدایت مستقل و انکارناپذیری است. بنابراین بهتر است در نتیجه گیری ارزیابی سیستم ۵s با هر یک از این اصول به عنوان یک شاخص و مستقل برخورد شود. چنانچه هر استان حداقل امتیاز تعیین شده را کسب نماید از نظر ارزیابی سیستم ۵s در حد قابل قبول می باشد و با کسب همین نتیجه برای سایر اصول سیستم ۵s در آن واحد گواهینامه تبادل واحد اعطا می‌گردد. ولی در صورتی که یکی از اصول پنجگانه به حد قابل قبول نرسد واحد از دریافت گواهینامه محروم خواهد شد. بنابراین ممیزین توجه می‌کنند که در ارزیابی هر یک از واحدها یک اصل را مورد توجه قرار داده پس از ارزیابی آن اقدام به امتیازدهی می‌نمایند و در نهایت با محاسبه میانگین امتیازات کسب شده نتیجه را برای تصمیم‌گیری به سرممیز ارائه می‌کنند.
تعیین شاخص امتیازدهی جهت ارزیابی سیستم ۵s
در این طرح بر اساس اصول پنجگانه اقدام به تهیه و تدوین چک لیست‌های گردیده است که هر یک به عنوان یک مرحله مستقل ممیزی در نظر گرفته می‌شود. بدین ترتیب هر یک از اصول سیستم ۵s چک لیست مخصوصی است که سوالهای مربوط به همان اصل را پوشش می‌دهد هر سوال دارای پاسخی با گستره صفر الی ۱۰۰ می‌باشد. که به صورت درصد تعیین شده است به این ترتیب در پاسخ هر سوال به میزان تحقق آن مورد خاص امتیازدهی می‌شود.
- اصلاً اجرا نشده است- صفر (هیچ گونه علائمی از اجرای این مورد وجود نداشته باشد این گونه موارد را عدم تطابق کلی می‌گویند.)
- در حد ضعیف اجرا شده است-۲۵% (حداقل دو مورد عدم تطابق جزئی که عملکرد این خواسته را به صورت خیلی ضعیف منعکس نماید.)
- در حد قابل قبول اجرا شده است-۵۰% (حداقل یک مورد عدم تطابق جزئی که ناشی از اجرای این خواسته در واحد به صورت ناقص باشد.)
- خوب اجرا شده است-۷۵% (در حد یک مورد عدم تطابق که ناشی از خطای انسانی باشد این گونه موارد را مشاهده می‌گویند.)
- به صورت کامل اجرا شده است- ۱۰۰% (هیچ‌گونه عدم تطابق ملاحظه نشود.)
ممیزی با بررسی در محل برای هر یک از سوالهای چک لیست در پی یافتن پاسخ مناسب بر می‌آیند در نهایت با شناسایی پاسخ‌های مناسب و شواهد عینی در سیستم ۵s در محل مخصوص برای یکی از پاسخ‌های ۰ الی ۱۰۰% علامت گذاری می‌نمایند. در ستون گزارش دلایل و شواهد عینی مشاهده شده را یادداشت می‌نمایند. بدیهی است برای کلیه مواردی که کمتر از۱۰۰% امتیاز بیاورند عدم تطابق صادر می‌گردد. چک لسیت‌های سیستم ۵s در بخش ضمائم ذکر شده است.
تعیین شاخص حداقل امتیاز برای سیستم ۵s
نظر به اینکه اجرای سیستم ۵s یک روند دائمی و همیشگی می‌باشد، و اجرای کامل و جامع این سیستم در مدت کوتاه امکان پذیر نمی‌باشد واحدهای سازمان می‌بایست این کار را در برنامه‌های بلندمدت خود قرار داده و به طور مستمر در اجرای آن کوشا باشد. ولی به منظور تعیین حداقل‌ها برای احراز صلاحیت واحدهای مجری سیستم ۵s شرایط ذیل معرفی می‌گردد.
هر یک از سوالهای چک لیست باید حداقل ۵۰ درصد امتیاز را کسب نماید.
میانگین امتیاز کسب شده برای هر اصل در واحد ممیز شونده حداقل ۷۵ درصد می‌باشد.
سوالهایی که شامل حال واحد نمی‌شوند باید با ذکر علامت A/N یا شامل نمی‌شود. علامت گذاری شده و در محاسبات وارد نگردند.
چنانچه یکی از سوال های مطرح شده در یک واحد امتیاز ۱۰ را به خود اختصاص دهد آن واحد از دریافت گواهینامه محروم خواهد شد.
در حالی که یک واحد حداقل ۵۰ درصد امتیاز را در سیستم ۵s کسب نماید به عنوان واحد فعال در اجرای سیستم ۵s شناسایی شده و گواهینامه مربوطه از طرف مدیریت عامل به ایشان اعطا می‌گردد. واحدهایی که از امتیاز تعیین شده برخوردار نگردند پس از اطلاع از عدم تطابق‌های شناسایی شده نسبت به آنها اقدام می‌نماید. بدیهی است این واحدهای مورد ممیزی مجدد قرار گرفته و در صورت کسب امتیاز قابل قبول، به دریافت گواهینامه نایل خواهند شد.
چک لیست ممیزی ۵s
به منظور اجرای صحیح ممیزی سیستم ۵s ، برای هر یک از اصول پنجگانه این سیستم چک‌لیست‌های مخصوص طراحی شده است که شامل تعدادی از سوالهای مرتبط با موضوع می‌باشد. این سالها از ۱۸ الی ۲۱ مورد می‌باشد که هر یک از آنها برای مقوله خاص اجرایی تهیه گردیده است. به عنوان مثال برای اصل اول (پاکسازی) ۲۱ مورد سوال در چک لیست مربوط آمده است که هر یک از آنها از اهمیت خاصی برخوردار است که در هر مرحله ممیزی پاسخ آن به عنوان حد اجرا یکی از حالت‌های صفر تا ۱۰۰ درصد می‌باشد که نحوه اختصاص امتیازها در سنجش تعیین شاخص امتیازدهی هم این طرح آمده است. بدیهی است ممیزین در اجرای ممیزی با مواردی برخورد خواهند کرد که در واحد ممیزی شونده تعریف ندارد.البته ممکن است در حین ممیزی به مواردی برخورد کرد که در واحد مطرح می‌باشد ولی در چک‌لیست نیامده است؟
در چنین حالتی ممیز می‌تواند به انتهای چک لیست سوالات جدید را اضافه نماید.توصیه می‌شود با تهیه فایل کامپیوتری از این چک لیست‌ها پس از هر مرحله ممیزی با استفاده از آموخته‌ها اقدام به اصلاح و ارتقای چک لیست گردد. ممیزی بایست در حین تکمیل چک لیست و قرار دادن علامت تیک() در ستون امتیازات توجه داشته باشند که باید در ستون گزارش اقدام به ثبت اطلاعات مربوط به پاسخ هر سوال خاص نمایند تا پس از اتمام ممیزی بتوانند عدم تطابق‌ها تدوین نمایند. چنانچه فضای در نظر گرفته شده کافی نباشد می‌توان از پشت صفحه برای تدوین گزارش استفاده کرد. در قسمت بالای هر چک لیست اطلاعاتی به شرح ذیل موجود است که باید توسط ممیزین تکمیل گردد.
- نام واحد ممیزی شونده
- نام مسئول واحد ممیز شونده
- تاریخ ارزیابی واحد
در پایان این چک لیست‌ها محل مخصوص برای ثبت اطلاعات خاص در نظر گرفته شده است که تحت عنوان ملاحظات می‌باشند. ضمن اینکه باید در محل مخصوص نام خود را ثبت نمایند و میزان دلایل مربوط به عدم کسب امتیاز کامل برای هر یک از سوالها را باز کرد شواهد عینی به عنوان عدم تطابق تدوین نموده و به واحد ممیزشونده تحویل می‌دهند.
بدیهی است پس از رفع عدم تطابق‌ها، واحد مجدداً ممیز شده و تاریخ ممیزی جدید تعیین تکلیف خواهد نمود که آیا گواهینامه اعطا می‌گردد یا خیر.
گواهینامه سیستم ۵s
واحدهای ممیزی شونده در شرایطی به عنوان واحد فعال در اجرای سیستم ۵s شناخته می‌شوند که:
- در ممیزی آنها هیچ کدام از سوالها به پاسخ %۰ منتهی نشده باشد.
- میانگین هر اصل و میانگین پنجگانه حداقل%۵۰ باشد.
در چنین شرایطی به واحد ممیزشونده گواهینامه سیستم ۵s اعطا می‌گردد. این گواهینامه شامل اطلاعات ذیل است:
- نام مدیریت/ معاونت
- نام واحد
- تاریخ ارزیابی واحد
- امتیاز کسب شده از همه اصول پنجگانه
- تاریخ شروع و انقضا برای اعتبار گواهینامه
- امضای اعتبار گواهینامه( پیشنهاد می‌شود امضا نماینده مدیریت اضافه امضای مدیر کارخانه باشد.)
اعتبار این گواهینامه یک سال خواهد بود که با ممیزهای دوره‌ای که به صورت سه ماهه اجرا می‌شود صحت آن تایید و یا اعتبار آن ساقط می‌گردد.
منبع: کتاب ساماندهی محیط کار و منزل بر اساس سیستم ۵S
نویسنده: ناصر صادقی فرد
