تثبیت

 تثبیت پنجمین و آخرین رتبه از ارکان سیستم ۵s می‌باشد. این رکن بستر لازم برای حفظ نظم و ترتیب و ایجاد بهبود در محیط کاری را به وجود می‌آورد و ثبات باعث تقویت و حفظ  رویه‌های استاندارد شده در یک محیط کسب و کار معمولی می‌شود. اینگونه بیان شده است که این سخت‌ترین مرحله پیاده‌سازی سیستم ۵s می‌باشد. بسیاری از کارخانه‌ها در پیاده سازی سه رکن اول نظام ۵s که عبارتند از ساماندهی کردن، مرتب کردن و پاکیزه‌سازی موفق عمل می‌کنند. تعدادی از این کارخانه‌ها نیز با استانداردسازی فرآیندهای خود به خوبی کارشان را پیش می‌برند اما بسیاری از آنها با پیشرفت در مرحله تثبیت با مشکل روبرو می‌شوند سخنرانی و صحبت کردن در بسیاری از موارد بسیار آسان تر از فکر کردن درباره آن موضوع می‌باشد با این حال هر کاری که در ظاهر آسان به نظر برسد در عمل نیز آسان نخواهد بود. 

 بسیاری از شرکت‌ها به دلیل فقدان یک “چرا” ی  مناسب هنگام اجرای گام تثبیت دچار کشمکش و تنازع می‌شوند. در گام نخست آنها باید این موضوع را درک کنند که چرا می‌خواهند سیستم ۵s را به شکل  موفقیت‌آمیزی اجرا نمایند.

بسیاری از شرکت‌ها نظام ۵s را برای ساماندهی و تمیز کردن محیط کار مورد استفاده قرار می‌دهند. این روش هر چند سودمند و مفید می‌باشد اما احتمال موفقیت در این نوع هدف‌گذاری پایین می‌باشد. یک سیستم موفق ۵s به طور قطع موجب تمیزی و نظافت  محیط کار می‌شود و مهمترین دستاورد آن خواهد بود که به ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در سازمان کمک کرده و آن را توانمند سازی می‌کند. منظور من از توانمندسازی چیست؟  منظور این است که ما در تیم کاریمان به جای اینکه بگوییم ” یک نفر باید…”  خواهیم گفت: ” بیایید برای آن تلاش کنیم.”  انجام این کار باعث افزایش قدرت و توان کارگران برای ایجاد بهبود مستمر و ارتقای فرهنگ همکاری گروهی می‌شود. این موضوع به کارگران اجازه می‌دهد که تلاش کنند شکست بخورند. نسبت به وقایع کاری عکس‌العمل نشان داده و بازخورد بگیرند و در نهایت پیشرفت نمایند. در واقع انجام این کارها به منزله طی کردن پله‌های یادگیری برای آنها می‌باشد.

 سیستم ۵s توانایی آنها را در پیشرفت و ایجاد بهبود کاری به طور سیستماتیک افزایش می‌دهد. متاسفانه بسیاری از مدیران سطح ارشد درک مناسبی از ارزش و منافع موارد ذکر شده ندارند و اگر سیستم ۵s را به خوبی درک نمایند آن را در اولویت کارهایشان قرار خواهند داد.

فرایندهای ۵s  به افراد اجازه میدهد که خودشان به خودشان در مورد چگونگی بهبود جریان کارها آموزش دهند با این مقدمه می‌توان گفت که این مطلب بر روی روشهایی تمرکز دارد که به طور سیستماتیک باعث حفظ و ثبات سیستم ۵s محیط کاری خواهد شد.

مزیت‌های سیستم ۵s

• پیشرفت کار تداوم پیدا کرده و منجر به سودآوری می‌شود در واقع کاهش هزینه‌ها و تولید سریع‌تر محصول منجر به این می‌شود که برای کارخانه شما یک مزیت رقابتی به وجود بیاید.
• وسایل تجهیزات در محیط کار مدت زمان بیشتری آماده به کار باقی خواهند ماند.
• پرسنل کاری و کارگران این موضوع را درک خواهند کرد که تیم مدیریتی در مورد ایجاد بهبود مستمر جدی بوده و به همین دلیل از رهبران خود پیروی می‌کند.
• وجدان کاری افراد نسبت به کار بیشتر می‌شود زیرا ترجیح می‌دهد که در یک محیط کار تمیز و سازماندهی شده کار خود را ادامه دهند.
• پیشرفتهایی که در مورد اجرای ایمنی در محیط کار انجام شده است در مسیر خود ادامه پیدا خواهند کرد.
• کارکنان احساس توانایی بیشتری خواهد داشت و این موضوع را درک خواهند کرد که کنترل هایی بر روی کار آنها در محیط کار وجود دارد.

 در مورد این که چگونه تثبیت باعث بهبود پیشرفت سیستم ۵s می‌شود به بحث و گفتگو بپردازید. خبرنامه ۵s، برد اختصاص داده شده به ۵s، پوسترهای ۵s، پیراهن و اقلام تبلیغاتی از اقلام مورد نیاز می‌باشد.

امور قبل از اجرایی شدن کارها

 به همراه رهبران تیم کاری برنامه ماهیانه را مرور کرده و برای اجرای آن برنامه ریزی کنید به عنوان رهبر تیم باید شرایط مناسبی را برای کمک به تثبیت پیشرفت کاری فراهم آورید. برای اینکه بتوان در محیط کار شرایط بهتری را ایجاد نماییم مواردی را در ادامه ذکر خواهیم کرد:

• به همه افراد کمک کنید تا همه چیز را در مورد سیستم ۵s بیاموزند و از منافع آن برخوردار شوند.
• برای این که افراد بتوانند فعالیت را انجام دهند به زمان احتیاج دارند.
• برای انجام فعالیتهای سیستم ۵s به برنامه‌ریزی احتیاج داریم که در آن برنامه ریزی مشخص می‌شود که چگونه؟ کجا؟ چه موقع؟ و چه کسی؟ چه فعالیتی؟ را انجام میدهد.
• شرایط لازم برای آموزش رهبری و قدردانی از اعضای تیم را فراهم آورید. اینکه آیا این برنامه قدردانی به شکل رسمی برگزار می‌شود یا نه مطلبی که در مورد آن باید تصمیم گرفته شود این موضوع که اعضای تیم بدانند که شما به خاطر تلاش‌هایشان از آنها قدردانی و سپاسگزاری می‌کنید بخشی از روش اجرایی مرحله تثبیت می‌باشد. در واقع پشتیبانی و حمایت در این مرحله به منزله پیوندی است که در سراسر زنجیره تثبیت دیده می‌شود و اگر این مرحله را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنیم همچنان به حمایت و پشتیبانی نیازمند خواهیم بود.
• هر زمان که شرایط برای آن انجام کارهای سرگرمی در محیط کار به وجود می‌آید از آن پیروی کنید. 

مواردی که در بالا عنوان کردید را به خاطر داشته باشید و در هر یک از گامهای مرحله تصویب که لازم بود از آنها استفاده نمایید.

گام‌های پیاده سازی مرحله تثبیت در سیستم ۵s

 گام اول: اکنون اقدامات مربوط به مرحله سازماندهی تکمیل شده است یک ایده‌ی مفید می‌تواند این باشد که یک بنر برای سیستم ۵s تهیه کرده و همه افراد حاضر در محیط کار آن را به عنوان تعهد به حفظ استانداردهای سیستم ۵s امضا نمایند. در واقع این کار به معنی موافقت همه افراد با اجرای ۵s در سازمان می‌باشد.

 گام دوم: برای یادآوری فعالیتهای روزانه افراد در مورد نظام ۵s تعدادی یادآور در قالب مدیریت بصری در محیط کار قرار دهید.

 گام سوم:  روشهای ارتباطی با جایگاه و موقعیت سیستم ۵s  را ارتقا دهید برای این کار می‌توانید از ایده‌های زیر کمک بگیرید:

• نتایج ممیزی ۵s را در سراسر کارخانه نصب نمایید.
• از خودکارهای استفاده نمایید که پیغام مرتبط با ۵s بر روی آن حک شده باشد.
• در جلسات مهم رده‌های بالای سازمانی به مباحث مرتبط با سیستم۵s  نیز بپردازید.
• یک خبرنامه هفتگی۵s   راه اندازی کنید.
• مطمئن شویم که مجریان سیستم ۵s گزارش هفتگی خلاصه عملکرد خود را به واحدهای مربوطه ارائه می‌کنند.
• با انجام بعضی کارهای اضافی نیز می‌توانید از محیط کار خود بازخورد بگیرید و به عنوان مثال برای مدیران کارتهای رنگی تهیه کنید و آنها ضمن بازدید مشخص می‌کنند که استانداردهای تعیین شده در مناطق مختلف چگونه رعایت شده است. به عنوان مثال کارت سبز برای محیط هایی که به خوبی از استانداردها تبعیت کرده‌اند و کارت نارنجی برای محلهایی که به بهبود نیازمند می‌باشند.

گام چهارم:  برد اختصاص داده شده به ۵S را با نسبت تصاویر و گزارشات فعالیتهای مربوط به ” قبل و بعد” به روز رسانی کنید و آن را ارتقا دهید.

گام پنجم: یک مراسم تشکر و قدردانی برای مرحله تثبیت تدارک ببینید که در آن به جنبه سرگرمی موضوع نیز پرداخته شود. در مورد اینکه آیا وجود یک برنامه تشکر و قدردانی ضروری است یا نه مطالب زیادی نوشته شده و بحثهای بسیاری صورت گرفته است. از پرداخت پاداشهای فیزیکی نظیر پول، هدیه یا کاهش زمان کار اجتناب کنید؛ زیرا پاداشهای فیزیکی معمولاً در بین اعضای تیم یک رقابت را به وجود می‌آورد که افراد فقط به دنبال الگوی برای انجام کار به شکلی باشند که پاداش دریافت کنند این کار منجر به نارضایتی در بین افرادی می‌شود که آن پاداش را دریافت نکرده‌اند اگر به دنبال این هستید که برای دستاوردهای مرحله تثبیت از اعضای خود تشکر و قدردانی کنید برای شما توصیه‌هایی داریم:

 برای این کار می‌توانید از تلاشهای نمادین کرد که یک جایزه را دارند استفاده نمایید به عنوان مثال اقلام پوشیدنی نظیر کلاه، تی‌شرت و مانند اینها که کسب یک موفقیت توسط آن کارگر را نشان می‌دهد می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد برای کلاه یا پیراهن تهیه شده به این منظور می‌توانید از نوشته‌هایی با مضمون ” ثبات دهنده ۵s در۱۳ هفته” استفاده نمایید که وقتی مدیران رده‌های بالاتر این کلاه‌ها را در محیط کار مشاهده می‌کنند متوجه می‌شوند که باید از چه کسی قدردانی و سپاسگزاری نمایند.

توجه

 موارد ذکر شده در این قسمت را به‌راحتی رها نکنید و تا زمان رسیدن به هدف نهایی و دستاوردهایتان تلاش کنید به عنوان مثال هنگامی که ۶ هفته از هر هفته استانداردهای ۵s را در سطح ۹۵ درصد حفظ کرده‌ایم. همه اعضای تیم یک گیره لباس با عنوان “حفاظت کننده ۵s” دریافت می‌کنند این قبیل کار به منزله احترام و ارزش دهی به کار اعضای تیم می‌باشد. اگر آیتم‌ها قبل از اینکه به اهداف نهایی خود برسند پیگیری نشده و رها شوند نظام ۵s بی معنی خواهد بود و ارزش خود را از دست خواهد داد. جشنواره‌هایی را برای تداوم حفظ درصدهای بالای ممیزی در استاندارد ۵s به شکل هفتگی یا ماهانه برگزار کنید. مراسم شما می‌تواند شامل یک وعده غذایی یا یک نوشیدنی ساده(کیک و قهوه، شیرینی و…) باشد.

در این جشنواره حتماً عنوان شود که این برنامه به چه مناسبتی ترتیب داده شده است. همچنین در این مراسم از افراد بخواهید که توضیح دهند که “چگونه این کار را انجام داده‌اند؟” با انجام این کار اعضای تیم وضعیت خود را مجدد به طور ذهنی مرور کرده و همزمان خودشان را آموزش می‌دهند این دلیلی است که موجب کسب درصد بالای نمره در استانداردسازی سیستم ۵s برای پرسنل می‌شود.  از اعضای تیم بخواهید که در حین بازرسی‌هایی که انجام می‌دهید با شما همراه باشند. مثلاً یک زمان راه‌اندازی هنگام شروع کاری وجود دارد که در این زمان مواد و ماشین آلات کاری آماده فعالیت می‌شوند. این فاصله زمانی موقعیت مناسبی است که یکی از اعضای تیم به شما در انجام ممیزی کمک کند بعد از ۳ تا ۴ هفته  می‌توانید به اعضای تیم اجازه دهید که بدون حضور شما و توسط خود اعضای تیم کاری ممیزی انجام شود و شما صرفاً نمودار مربوط به نمرات ممیزی را آماده نمایید. همچنین می‌توانید از آنها بخواهید که یک بار در هفته در جلسات کاری حضور داشته باشند و درباره نمرات مشخص شده در روی نمودار توضیحات مختصری را ارائه نمایند. انجام این کار به مرور زمان مالکیت فرایند را به خود اعضای تیم منتقل می‌کند. نتیجه نهایی و مطلوب این کار زمانی است که انجام ممیزی‌ها، تشکر و قدردانی و دریافت بازخورد بدون حضور شما انجام شده و قسمتی از وظایف روزانه تیم کاری شده باشد آنها خودشان را ممیزی می‌کنند، خودشان بازخورد می‌گیرند، خودشان به قدردانی و تشکر از هم می‌پردازند. در این حالت می‌توانیم بگوییم که فرآیند تثبیت جایگاه مناسب دست یافته است.

الزام‌آور است که برنامه‌های پنجره مانند سایر برنامه‌ها شفاف بوده و پیوستگی و تداوم داشته باشد. همه ابهامات باید حذف شوند به عنوان مثال دستورالعملها باید در مواردی که نیاز به قدردانی دارند و مواردی که خیلی مهم نیستند از یکدیگر تفکیک شده و به شکل شفاف تهیه و تنظیم شوند. رقابت‌هایی که در آن پاداش بر اساس مقدار کار بهبود یافته شده پرداخت می‌شود می‌تواند به این امر منجر شود که پرسنل مقدار زمان بیشتری را به آن اختصاص دهند که نهایتاً باعث برنده شدن آنها در رقابت برای دریافت جایزه بشود. در این حالت چیزی را دریافت خواهید کرد که به ازای آن پاداشی داده باشید. ایجاد رقابت به این شکل می‌تواند به ایجاد تنش در دپارتمان منجر شود به عنوان مثال هنگامی که فردی پاداش را دریافت می‌کند ممکن است افرادی را که در انجام وظایف کاری به او کمک کرده‌اند دیده نشوند و کار آنها کم اهمیت جلوه داده شود به طور کلی رقابتهایی را که در آن فرد به خاطر بیشترین یا بهترین جایزه دریافت می‌نماید توسط ما پیشنهاد نمی‌شود.

گام ششم: مهارت‌های ارتباطی و شناختی خود را در بین اعضای تیم به سرپرست تیم کاری خود نشان دهید، یک رهبر باشید و از سرپرستان تیم خود درخواست کنید که در هنگام ممیزی ۵s شما را همراهی نمایند.  در حین بحث و گفتگو با افراد گروه با آنها همدل و همراه باشید به مرور زمان که اعضای تیم را ممیزی می‌کنید موارد مثبت را به آنها اعلام کرده تا آنها به استانداردهای سیستم ۵S علاقه‌مند شوند و بتوانند در ادامه راه به خوبی از دستورات پیروی نمایند با انجام این کار در گذر زمان مهارت‌های افراد را شناسایی می کنید که به شما کمک می‌کند بر اساس توانایی اعضای تیم آنها را رهبری کرده که نهایتاً باعث ثبات در سیستم ۵s می‌شود.

خلاصه گام‌های مرحله ثبات

• امضای بنر۵s توسط همه اعضای تیم
• اجرای برخی از یادآورهای مدیریت دیداری
• توسعه و گسترش روشهای برقراری ارتباط با ۵s
• راه اندازی یک تابلوی ارتباطی برای نظام ۵s
• اجرای برنامه تشکر و قدردانی از اعضای گروه
• رهبری گروه به وسیله مثال‌ها و آموخته‌ها

منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s

 ترجمه: علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی