مراحل اجرای ممیزی سیستم ۷s
مراحل اجرای ممیزی سیستم ۷s
اجرای ممیزی سیستم ۷s در پنج مرحله زیر انجام می‌شود:
۱-برنامه ریزی:
در این مرحله سرممیز اقدام به برنامه ریزی سیستم ۷s می‌نماید: نتیجه این اقدام موارد زیر می‌باشد:
- تعیین ممیز هر واحد
- تعیین روز و ساعت ممیزی هر واحد
- اعلام موارد فوق الذکر به واحدها
۲- آماده سازی:
در این مرحله ممیزی هر واحد با مطالعه دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی مرتبط با آن واحد اقدام به تهیه و یا اصلاح چک لیست به آن راه درست می‌نمایند. علاوه بر این هر یک از اعضای گروه ممیزی را برای ممیزی و اقدامات اصلاحی یکی از بندهای استاندارد مسئول می‌نماید.
۳- اجرای ممیزی :
گروه ممیزی در زمان مقرر در محل واحد حاضر شده و نسبت به ارزیابی واحد اقدام نمایند. این کار با یک جلسه آشنایی و تبادل نظر با مسئول واحد آغاز می‌شود و سپس ممیزی در واحد اقدام به ارزیابی شرایط می‌نمایند بدیهی است این ارزیابی در محل با توجه به شرایط موجود و شواهد عینی انجام می‌شود.
۴- گزارش
ممیزین پس از اجرای ممیزی مرحله سوم در محل مناسبی گردهم آمده و در مورد یافته‌های ممیزی تبادل نظر می‌نمایند. این کار با یک جلسه آشنایی و تبادل نظر با مسئول واحد آغاز می‌شود و سپس ممیزی در واحد اقدام به ارزیابی شرایط می‌نمایند. بدیهی است این ارزیابی در محل با توجه به شرایط موجود و شواهد عینی انجام شود.
۵- پیگیری
پس از توزیع نسخ عدم تطابق، ممیزی در تاریخ تعیین شده به واحد مراجعه می نمایند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات اصلاحی مورد درخواست به طور کامل اجرا شده است. در صورت عدم برطرف شدن این موارد عدم تطابق جدید صادر می‌شود که تعداد دفعات تکرار نیز با یک علامت ستاره روی آن تعیین گردیده است.متولی پیگیری عدم تطابقها و هدایت این کار سر ممیزی سازمان می‌باشد.
تعیین سهم هر یک از اصول سیستم ۷s
هریک از اصول هفتگانه سیستم ۷s هویت مستقل و مهمی است بنابراین بهتر است در نتیجه گیری ارزیابی این سیستم با هر یک از این اصول به عنوان یک شاخص و مستقل برخورد شود. چنانچه هر اصل حداقل امتیاز تعیین شده را کسب نماید از نظر ارزیابی در حد قابل قبول می‌باشد و با کسب همین نتیجه برای سایر اصول سیستم ۷s در آن واحد گواهینامه تبادل واحد اعطا میگردد. در صورتی که یکی از اصول هفتگانه به حد قابل قبول نرسد واحد از دریافت گواهینامه محروم خواهد شد. بنابراین ممیزین توجه می‌کنند که در ارزیابی هر یک از واحدها یک اصل را مورد توجه قرار داده و پس از ارزیابی آن اقدام به امتیازدهی می‌نمایند و در نهایت با محاسبه میانگین امتیازات کسب شده نتیجه را برای تصمیم‌گیری به سرممیز ارائه می‌کنند.
تعیین شاخص امتیازدهی در اجرای ممیزی جهت ارزیابی سیستم ۷s
در این طرح بر اساس اصول هفتگانه سیستم ۷S اقدام به تهیه و تدوین چک لیست‌هایی گردیده است که هر یک به عنوان یک مرحله مستقل ممیزی در گرفته می‌شود. بدین ترتیب هر یک از اصول سیستم ۷Sچک لیست مخصوصی است که سوالهای مربوط به همان اصل را پوشش می‌دهد هر سال دارای پاسخی با گستره صفر الی ۱۰۰ می‌باشد که به صورت درصد تعیین شده است. به این ترتیب در پاسخ هر سوال به میزان تحقق آن مورد خاص امتیازدهی می‌شود.
- اصلا اجرا نشده است- صفر (هیچ گونه علائمی از اجرای این مورد وجود نداشته باشد این گونه موارد را عدم تطابق کلی می‌گویند.)
- در حد ضعیف اجرا شده است-۲۵% (این خواسته را به صورت خیلی ضعیف منعکس می‌نماید)
- در حد قابل قبول اجرا شده است-۵۰% (حداقل یک مورد عدم تطابق جزئی در واحد به صورت ناقص باشد.)
- خوب اجرا شده است-۷۵% (در حد یک مورد عدم تطابق که ناشی از خطای انسانی باشد این گونه موارد را مشاهده می‌گویند.)
- به صورت کامل اجرا شده است-۱۰۰% (هیچگونه عدم تطابق ملاحظه نشود.)
تعیین شاخص حداقل برای اجرای ممیزی سیستم ۷s
نظر به اینکه اجرای این سیستم یک روند دائمی و همیشگی می‌باشد و اجرای کامل و جامع این سیستم در مدتی کوتاه امکان پذیر نمی‌باشد، واحدهای سازمان باید این کار را در برنامه‌های بلندمدت خود قرار داده و به طور مستمر در اجرای آن کوشا باشند. ولی به منظور تعیین حداقل‌ها برای احراز صلاحیت واحدهای مجری سیستم ۷s شرایط ذیل معرفی میگردد:
- هر یک از سوالهای چک‌لیست می‌بایست حداقل ۵۰ درصد امتیاز را کسب نمایند. میانگین امتیاز کسب شده برای هر اصل در واحد ممیزی شونده حداقل ۷۵ درصد می‌باشد.
- سوال‌هایی که شامل حال واحد نمی‌شوند در واحد کاربرد ندارند. می‌بایست با ذکر علامت N/A یا شامل نمی‌شود علامت گذاری شده و در محاسبات وارد نگردد.
- چنانچه یکی از سوالهای مطرح شده در یک واحد امتیاز صفر را به خود اختصاص دهد آن واحد باید از دریافت گواهینامه محروم خواهد شد.
- در شرایطی که یک واحد حداقل ۵۰ درصد امتیاز را در سیستم ۷S کسب نمایند به عنوان واحد فعال در اجرای سیستم ۷S شناسایی شده و گواهینامه مربوطه از طرف مدیریت عامل به ایشان اعطا میگردد.
- واحدهایی که از امتیاز تعیین شده برخوردار نگردند پس از اطلاع از عدم تطابق‌های شناسایی شده نسبت به آنها اقدام می‌نماید بدیهی است که این واحدهای مورد ممیزی مجدد قرار گرفته و در صورت کسب امتیاز قابل قبول به دریافت گواهینامه نائل خواهند شد.
چک لیست اجرای ممیزی سیستم ۷S
به منظور اجرای ممیزی سیستم ۷S برای هر یک از اصول هفتگانه این سیستم چک لیستهای مخصوصی طراحی شده است که شامل تعدادی از سوالهای مرتبط با موضوع می‌باشد این سوالها از ۱۸ الی۲۱ مورد می‌باشد که هر یک از آنها برای مقوله خاص اجرایی تهیه گردیده است. به عنوان مثال برای اصل اول(پاکسازی) ۲۱ مورد سوال در چک لیست مربوطه آمده است که هر یک از آنها از اهمیت خاصی برخوردار است که در مرحله ممیزی پاسخ آن به عنوان حد اجرا یکی از حالت‌های ۰%، ۲۵%، ۵۰%،۷۵%،۱۰۰% می‌باشد که نحوه اختصاص امتیازها در سنجش تعیین شاخصهای امتیازدهی هم این طرح آمده است. بدیهی است ممیزین در اجرای ممیزی با مواردی برخورد خواهند کرد که در واحد ممیزی شونده تعریفی ندارد. بنابراین ذکرN/A یا شامل نمی‌شود در کنار سوالی نشان دهنده عدم کاربرد آن سوال در محل ممیز شونده است. البته ممکن است در حین ممیزی به مواردی برخورد کرد که در واحد مطرح می‌باشد ولی در چک لیست نیامده است؟ در چنین حالتی ممیز می‌تواند به انتهای چک لیست سوالات جدید اضافه نماید توصیه می‌شود با تهیه فایل کامپیوتری از این چک لیستها پس از هر مرحله اجرای ممیزی با استفاده از آموخته‌ها اقدام به اصلاح و ارتقاء چک لیست شود. ممیزی باید در حین تکمیل چک لیست و قرار دادن علامت تیک در ستون توجه داشته باشد که باید در ستون گزارش اقدام به ثبت اطلاعات مربوط به پاسخ هر سوال خاص نماید تا پس از اتمام ممیزی بتواند عدم تطابقها را تدوین نمایند. چنانچه فضای در نظر گرفته شده کافی نباشد می‌توان از پشت صفحه برای تدوین گزارش استفاده کرد.
در بالای هر چک لیست اطلاعاتی به شرح ذیل موجود است که باید توسط ممیزین تکمیل گردد.
- نام واحد ممیزی شونده
- نام مسئول واحد ممیزی شونده
- تاریخ ارزیابی واحد
در پایان چک لیستها محل مخصوص برای ثبت اطلاعات خاص در نظر گرفته شده است که تحت عنوان ملاحظات می‌باشند ضمن آنکه این واحد می‌بایست در محل مخصوص نام خود را ثبت نمایند. ممیزین دلایل مربوطه به عدم کسب امتیاز کامل برای هر یک از سوالها را با ذکر شواهد عینی به عنوان عدم تطابق تدوین نموده و به واحد ممیز شونده تحویل می‌دهند بدیهی است پس از رفع عدم تطابقها واحد مجدداً ممیزی شده و تاریخ ممیزی جدید تعیین تکلیف خواهد نمود که آیا گواهینامه اعطا میگردد یا خیر.
گواهینامه سیستم ۷S
واحدهای ممیزی شونده در شرایطی به عنوان واحد فعال در اجرای ممیزی سیستم ۷S شناخته می‌شوند که:
- در ممیزی آنها هیچ کدام از سوالها به پاسخ ۰% منتهی نشده باشد.
- میانگین هر اصل و میانگین پنجگانه حداقل ۵۰% درصد باشد.
در چنین شرایطی به واحد ممیز شونده گواهینامه سیستم ۷S اعطا میگردد. این گواهینامه شامل اطلاعات ذیل است:
- نام مدیریت/ معاونت
- نام واحد
- امتیاز کسب شده از همه اصول پنجگانه
- تاریخ ارزیابی واحد
- تاریخ شروع و انقضا برای اعتبار گواهینامه
- امضاء اعتبار گواهینامه(پیشنهاد می‌شود امضای نماینده مدیریت یا مدیر عامل با اضافه امضای مدیر کارخانه باشد.)
اعتبار این گواهینامه یک ساله خواهد بود که با ممیزی‌های دوره‌ای که به صورت سه ماه اجرا می‌شود صحت آن تایید و یا اعتبار ساقط میگردد.
منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی۷S
مولف: دکتر ناصر صادقی فرد
