اخیراً در برخی منابع فارسی از پنج‌اس با عنوان هفت سین صنعتی یاد شده است. در توجیه این مطلب نیز چنین ذکر شده است که سین‌های اول پنج‌اس کلمات ژاپنی هستند و معادل فارسی آنها انتخاب شده و دو اصل نیز توسط اساتید مدیریت ایرانی به اصول قبلی اضافه گردیده‌اند . به طور مختصر این موارد را ذکر می‌کنیم.

استادانی که این اصول را به زبان ژاپنی تدریس می‌کنند. در آموزش آن با مشکلی مواجه نمی‌شوند. اما هنگامی که آن را به دانشجویان غیرژاپنی درس می‌دهند با اشکال روبرو می‌شوند. زیرا در زبانهای دیگر و فرهنگهای مختلف این اصول وجود دارند.اما کلمات کلیدی آن با حروف اس شروع نمی‌شوند.

یک استاد ژاپنی به نام پروفسور سائیچی فیتا استاد واحد اطلاعات مدیریت کالج سانو برای آموزش این اصول به دانشجویان خارجی از عبارت ۵ قدم برای کایزن ۵Steps to KAIZEN استفاده می کند که کلمه Step با حروف اس شروع می‌شود و به این ترتیب اصول فوق‌الذکر را به ذهن دانشجویان خود منتقل می‌کند.

اخیراً به ابتکار اتحادیه و فرهنگی ژاپن و سری‌لانکا معادل انگلیسی این اصول تدوین شده است که با حروف S شروع می‌شوند. این معادلها با معادل فارسی آنها چنین است.

جدولی معادلهای فارسی- انگلیسی و ژاپنی اصول پنج‌اس

فارسی	انگلیسی	ژاپنی
سوا کردن (پاکسازی)	Sorting out	SEIRI
سامان دادن (نظم و ترتیب)	Systematic Arrangement	SEITON
سپیدگی و پاکیزگی (نظافت)	Spic & Span	SEISO
سلامتی و بهداشت (استانداردسازی)	Serene Atmosphere	SEIKETSU
سازمان یافتگی (فرهنگ‌سازی)	Stick to self-Discipline	SHITSUKE

مأخذ جدول: مجله تدبیر،‌ شماره ۱۰۵، شهریور، ۱۳۷ ص ۹۶

همان طور که آموش این اصول در همه کشورها با عنوان پنج‌اس دشوار است و برای تفهیم مطالب آن، شرح و بسط فراوانی ضرورت دارد.در ایران نیز آشنا ساختن شرکت کنندگان در دوره‌های آموزشی پنج‌اس کار ساده‌ای نیست.

با کوشش چند تن از اساتید مدیریت در ایران این اصول به فارسی برگردانده شده و معادلهایی برای آن گزیده شده که با حروف سین شروع می‌‌شوند. این استادان ۲ اصل دیگر نیز به پنج‌اس سابق افزوده و نام هفت سین بر آن گذاشته‌اند که در ذهن ایرانی ما بهتر جایگزین شود. اصول ششم و هفتم عبارتند از: سخت کوشی و سماجت در کارهای خوب.

اجرای این اصول در صنایع و سازمانهای مختلف تولیدی و خدماتی ضروری به نظر می‌رسد چون موجب افزایش بهره‌وری استفاده بیشتر و بهتر از سرمایه، نیروی انسانی و زمان کار، کارآیی بیشتر و در نهایت سوددهی بیشتر سازمان می‌گردد. کمی راجع به موارد فوق توضیح می‌ دهیم:

۱- سوا کردن: با معادل ژاپنی Seiri در زبان ژاپنی از دو جزء SEI به معنی «قرار دادن اشیاء ‌نامرتب و RI یعنی دلیل و منطق تشکیل شده که ترکیب آنها این مفهوم را منتقل می‌کند:‌ قرار دادن آنچه که نیازش داریم برابر اصول معین منطقی، که تعریف لغت‌نامه‌ای آن است. در عمل سازمانها در هنگام جابجایی وسایل به اصول منطقی آن توجه نمی‌کنند. در حال حاضر بسیاری از سازمانها می‌پندارند Seiri یعنی طبقه‌بندی اشیاء بر حسب نیاز یا عدم نیاز به آنها، اکثر ما علاقه داریم وسایل و اشیاء کهنه را حفظ کنیم با این تصور که هر چیز که خوار آید،‌ یک روز به کار آید و با این طرز تکفر هر چه را لازم نداریم. بجای دور ریختن در جایی می‌گذاریم که خود موجب نیاز کردن اشیاء غیرضرروی می‌شود.

به کارگیری فن Seiri یا برچسب قرمز راه حل خوبی برای این گونه موارد است. در سازمانهای بکارگیرنده این تکنیک اول هر ماه روی وسایل برچسب قرمز رنگی نصب می‌شود و هنگام استفاده از آن در طی ماه،‌ برداشته می‌شود. در پایان ماه اگر وسایلی موجود باشند که برچسب روی آن‌ها برداشته نشده باشد. آنها به عنوان غیرضروری تلقی شده و از دیگر وسایل جدا می‌شوند. با استفاده از این راهبرد همواره فقط وسایل مورد نیاز و ضروری در اختیار و دسترس ما خواهد بود.

۲- سامان دادن: معادل ژاپنی Seiton که از دو جزئ SEL و TON تشکیل شده. در مورد اول کلمه Sei را ذکر کردیم و ton هم به معنی فیتوس رعت است. مفهوم ترکیبی کلمه این است که ما اشیاء مورد نیاز را به نحوی مرتب نموده و در جای معین خود قرار دهیم که به وقت نیاز بتوانیم با حداقل زمان ممکن آنها را یافته و مورد استفاده قرار دهیم. مشکل موجود در انتقال این مفهوم تعریف سرعت و فوریت است. یعنی زمان دسترسی چقدر باید باشد. مثلاً یک یا پنج یا ده دقیقه، جهت حل این موضوع لازم است هر سازمان استانداردی مخصوص به خود تدوین کند. مثلاً یک اپراتور برای دسترسی به ابزار خاصی حداکثر سی ثانیه فرصت خواهد داشت و یا … پس تعیین زمان با مؤسسه است.

بهترین روش برای دسترسی به وسایل،‌ ابزار و اشیائی که همواره مورد نیاز است. این است که در جای معین و مکان مشخصی گذاشته شوند و در آن مکان نیز بسیار مرتب و منظم دیده شوند. به نحوی که با یک نگاه قابل بازیابی و استفاده باشند. به طور مثال ابزار و آچار را روی تخته یا جعبه گذاشتن و شکل هر یک را رسم کردن برای تعیین جای مخصوص به آن ابزار (شابلن). برخی سازمانهای پیشرفته هر ابزار را در جای کاملاً معینی قرار داده‌اند تا استفاده کننده در  سریعترین زمان ممکن آنرا از جای خود برداشته و مورد استفاده قرار دهد و البته موظف است پس از استفاده آنرا مجدداً در مکان سابق خود قرار دهد تا برای نفر بعدی آماده باشد.

۳- سپیدگی و پاکیزگی: با معادل ژاپنی Seiso که رعایت آن بسیار ساده است. در بسیاری از شرکتهای ژاپنی پنج دقیقه اول وقت شروع به کار برای این امر اختصاص یافته است. رعایت نظافت و پاکزه بودن در همه حال و همه جا کار را ساده‌تر می‌کند . هر فرد در پنج دقیه ابتدای کار وظیفه دارد محیط کار و میز خود را در محدوده کارش تمیز و پاکیزه کند. در بسیاری از جاها این کار توسط کارگران ویژه یا خدماتی انجام می‌شود. اما در کارهای جزئی بهتر است هر فرد به نظافت و پاکیزگی پیرامون خود توجه کند. برخی شرکتهای ژاپنی برای بازدیدکنندگانی که در طول و مسیر بازدید بتوانند کمترین آشغالی روی زمین بیابند. جایزه نقدی پرداخت می‌کنند. از این نکات عمده در این مورد (نظافت و پاکیزگی محل کار را کنترل و بازرسی است. کارکنان هنگامی محیط کار خود را تمیز نگه می‌دارند که حس کنند مورد بازرسی قرار می‌گیرند. در زندگی شخصی هم همینطور است. یک زن خانه‌دار هنگامی که انتظار داشته باشد یکی از بستگان به دیدار او بیاید. به نظافت خانه بیشتر اهمیت خواهد داد. در محیط سازمان نیز هنگامی که برنامه بازدید وجود داشته باشد. مدیران و کارکنان مؤسسه تلاش می‌کنند سازمان را به بهترین نحو ممکن پاکیزه و تمیز نگاه دارند.

۴- سلامتی و بهداشت: با معادل ژاپنی Seiketsu که شرح آن عبارت است از بهداشت را رعایت کردن و تمیز بودن. مفهوم آن این است که رعایت اصل اول به سلامتی منجر خواهد شد. مشکل پیش آمده در اینجا این است که تفاوت Seiso به معنی پاکیزگی و Seiketsu به معنی بهداشت در چیست؟ چون درک تفاوت آسان نیست آنرا به معنای استانداردسازی تقسیم می‌کنند. یعنی در سازمان روشی به کار گرفته شود تا تمیزی و پاکیزگی و در کل سه اصل اول به صورت استاندارد و دائمی رعایت شود. مثل انتخاب یک رنگ برای یک موضوع و یا انتخاب کد برای موضوع خاصی. اگر در سازمان رنگ زرد برای خط کشی روی زمین و کف سالن انتخاب شود و این گزینش استاندارد را تعقیب کند. به این معنی است که Seiketsu رعایت شده است. (برای مثال در شرکت ایران خودرو کف سالنها سبزرنگ است البته نه تمام سالن‌ها و خط کشی زرد دور هر دستگاه حیطه سرپرستی را تعیین می‌کند و محدوده مسؤلیت را نشان می‌دهد.

در تهیه تابلویهای سراسر سازمان اگر رنگ زمینه آبی و رنگ متن تابلو زرد باشد و این کار در همه وقت و همه جا به طور استاندارد رعایت شود Seiketsu (اصل چهارم) اجرا شده است.

۵- سازمان یافتگی و انضباط کاری: با معادل ژاپنی Shitsuke به معنی رعایت احترام و رفتار خوب. انضباط یعنی چه در ارتش وجود دارد (احترام متقابل) در سازمان هم باید همینطور باشد. رعایت این اصل موجب رفتار حسنه می‌شود. رعایت نزاکت، ادب و رفتار خوب در سازمان محیطی را ایجاد می‌کند که افراد در آن به حقوق یکدیگر احترام بگذارند.

۶- سخت کوشی: با معادل ژاپنی Shikkari Yaru به معنی سخت‌‌کوشی و با تمام نیرو کارکردن، رمز پیشرفت و موفقیت فردی و گروهی است. انسان برای رسیدن به هر هدفی باید تلاش کند. معادل دیگر این کلمه پشتکار است. همه کشورهای مترقی اینگونه پیشرفت کرده‌اند. نگاهی به چنین کشور ها نظیر آمریکا، ژاپن، آلمان کره و .. معلوم می‌کند که فعالیتهای شبانه‌روزی فردی و اجتماعی چنین موقعیتی را برای آنها فراهم آورده است. برای نیل به چنین هدفی حمایت مدیریت در سازمان بسیار مهم است. بهتر است مدیران از افراد سخت کوش حمایت کنند. آنها را شناسایی نموده و بال و پر دهند و برایشان امتیازات خاص قائل شوند. چنین امتیازاتی مشروعیت دارد و با اجرای آن در سازمان افراد کم کار نیز به تلاش وادار می‌شوند . چنین تفاوتی قائل شدن از موارد تبعیض به جا است و با تبعیض ناروا که موجب دلسرد شدن سخت کوشان و بازداشتن آنها از کار و کوشش بیشتر است، تفاوت دارد. سازمان باید برای اجرای این اصل روش اجرایی استاندارد، تدوین و برابر مقررات تعیین شده به آن عمل کند.

۷- سماجت در کارهای خوب: با معادل ژاپنی Shukan که به معنی سماجت در انجام کارهای خوب برای تبدیل آن به عادت می‌باشد. پافشاری در کارهای خوب،‌ موجب عادت به آنها می‌شود. اصول ششگانه ذکر شده همه کارهای خوب سازمان است و با سعی در اجرای آنها،‌ سازمان پیشرفت خواهد نمود. پیشرفت سازمان هم موجب پیشرفت کارکنان می‌شود (رابطه متقابل این دو با یکدیگر) اجرای پنج‌اس راه را برای کسب استاندارهای ISO ایزو و مدیریت کیفیت و تضمین کیفیت و … هموار می‌سازد و توصیه می‌شود شرکتهایی که مایل و علاقمند به استقرار هر یک از استانداردهای یاد شده هستند اجرای سیستم پنج‌اس ۵S را در برنامه کار خود قرار دهند.

پنج‌اس یا «پنج ت»؟

اخیراً در راستای اجرای نظام ساماندهی در وزارت صنیع، باتوجه به معادل‌های فارسی اصول پنج‌اس، نظامی به نم پنج ت تعریف شده که اشاره کوچکی به آن می‌کنیم.

۱-تشخیص: به عنوان اصل اول در ساماندهی محیط کار شناخته می‌شود و هدف از آن شناسای کلیه اشیاء و لوازمی است که مورد استفاده واقع نمی‌شود و باعث بهم ریختگی محیط کار است. این موارد باید دسته‌بندی شده و به طریق مناسب جمع‌آوری گشته و یا  این که دور ریخته شوند.

۲-ترتیب: هدف از این اصل مرتب کردن کلیه اقلام،‌ وسایل و ابزار ضروری و قرار دادن آنها در مکانهای مناسب و با شناسنامه‌های مربوطه است، به طوریکه بتوان هنگام نیاز به آسانی به آنها دسترسی داشت. با رعایت این اصل و اجرای مناسب آن. زمان مورد نیاز جهت یافت اقلام کاهش می‌یابد و کارها با سرعت و دقت زیادترین انجام می‌پذیرد.

۳-تمیزی: هدف از تمیز، پاک کردن و نظافت کامل محیط کار، ماشین‌آلات،‌ ابزار و مواد مورد استفاده است. به نحوی که هیچ‌گونه گرد وغبار و آلودگی وجود نداشته باشد.

۴-تثبیت: هدف از این اصل، حفظ نگهداری و استانداردسازی است، به نحوی که با رعایت مرتب و مصمم عملیات تشخیص، ترتیب،‌ تمیزی و ایجاد و برقراری قوانین و قواعد خاص،‌ از بهم‌ریختگی دوباره محل کار جلوگیری به عمل آید.

۵-تکلیف: در این مرحله تکالیف و وظایف هر یک از افراد، مطابق دستورالعملها و قواعد. تعیین و نظارت می‌شود و منظور از آن حفظ انضباط و تبدیل ساماندهی به عنوان یک رفتار عمومی و ثابت در بین افراد است.

به طور خلاصه« پنج ت» ما عبارت بودند از: تشخیص،‌ترتیب،‌ تمیزی، تثبیت و تکلیف. همچنین در برخی منابع انگلیسی و اروپایی از سیستم پنج‌اس با عبارت «۵M» یاد شده است که جهت جلوگیری از اطاله کلام از ذکر آن صرفنظر می‌شود.