مشکلات اجرایی در استقرار سیستم ۷s و راهکارهای اجرایی آن
مشکلات اجرایی سیستم ۷s
برای اجرای سیستم ۷s مشکلاتی وجود دارد که بهتر از قبل آنها را شناخته و برای مقابله با آنها خود را آماده کنیم. برخی از این مشکلات عبارت است از:
- عدم شناخت کافی از سیستم ۷s و توانایی‌های آن
- عدم آموزش کافی پرسنل شرکت جهت اجرای صحیح سیستم ۷s
- عدم توجه به تداوم اجرای سیستم ۷s و بلند مدت بودن آن
- ضعف فعالیتهای مطالعاتی و تحقیقاتی
- عدم تثبیت مسئولین اجرایی و مدیران ارشد
- ساده پنداشتن سیستم ۷s و عدم بررسی شناخت آن
- هزینه بر بودن اجرای سیستم ۷s در روزهای اول اجرای آن
- وجود جو عدم اطمینان و نبود تامین شغلی در بین کارکنان
- مشکلات فرهنگی سازمانی
با وجود این مشکلات باید دانست که انجام فعالیتهای ۷s با کمک متخصصین و مشاورین کارآمد بسیار سهل‌تر و ساده‌تر بود و به محض قدم اجرای اولین مراحل آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب و با استقبال سازمان قابل اجرا می‌باشد.
راهکارهای اجرایی برای ارتقاء فرهنگی سازمان در جهت استقرار سیستم ۷s
همانطور که اشاره شد یکی از مشکلات اساسی اجرای سیستم‌های مدیریت نوین در سازمانهای ایرانی مشکلات فرهنگی می‌باشد به جرات می‌توان گفت که اغلب سازمانهای ایرانی از مشکلات فرهنگی و سازمانی رنج می‌برند و این موارد به صورت مستقیم بر نتایج پروژه‌های اجرایی تاثیر می‌گذارد.
تعریف فرهنگ
برای کلمه فرهنگ تعاریف متنوع و متعددی ارائه گردیده است که یکی از آنها عبارتند از:” مجموعه‌ای از عادات، باورها، آداب و رسوم است که در پندار و گفتار و کردار افراد تکرار پذیر باشد”
بنابراین باید توجه کنیم که فرهنگ یک معقوله کوتاه مدت و آنی نیست که برخورد با آن نیز به صورت لحظه‌ای و مقطعی باشد، برخورد با مسائل فرهنگی نیاز به شناخت و درک عمیق آن دارد. در معقوله فرهنگ آنچه که سازمان تأثیر پذیرفته و بر سازمان تأثیر می‌گذارد به عنوان فرهنگ سازمانی مطرح می‌باشد.
راهکارها و برنامه‌های اجرایی:
به منظور تغییر و اصلاح فرهنگ سازمانی نیاز به تدوین و اجرای برنامه‌های دقیق و بلندمدت است که برخی از آنها در ذیلاً ارائه می‌گردد:
ممیزی واحدها از یکدیگر:
چنانچه در برنامه‌های مدون و تحت کنترل کمیته اجرایی واحدها از دیگر بازدید به عمل آورده و نتایج این بازدید به صورت گزارش عدم تطابق و یا تطابق منعکس گردد در فرهنگ‌سازی و آموزش بین واحدی بسیار مفید خواهد بود و افراد ضمن تقویت دید ممیزی از یکدیگر الگوبرداری می‌کنند این اقدام می‌تواند در ممیزی‌های داخلی به صورت دوره‌ای مورد توجه قرار گیرد.
نتایج ممیزی داخلی بین مدیران و سرپرستان واحدها تقسیم گردد:
انجام اقدامات اصلاحی در واحد ممیزی شونده فقط در حد یک یا دو نفر خاص نباشد و بهتر است عدم تعهد و بخوابین کارکنان واحد تقسیم گردد تا هر یک از افراد نقش موثری در اصلاح آن را داشته باشند.
اجرای مراسم صبحگاه:
هر روز صبح در شروع کار با پخش موزیک ملایم و مناسب به مدت ۵ دقیقه اقدام به نرمشهای مناسب ایستاده شود و بلافاصله به مدت ۱۰ دقیقه سرپرست واحد در خصوص برنامه‌های سیستم ۷s سخنرانی نموده و در انتها اهداف سیستم ۷s با صدای بلند توسط پرسنل تکرار و افراد برای انجام کار به محل خود مراجعه نمایند.
اعلام عدم تطابق خاص هفتگی برای اقدام اصلاحی:
در اولین روز هفته سرپرست واحدها مشکل اصلی یا عدم تطابق مهم واحد به عنوان مورد مهم هفتگی به پرسنل معرفی نموده و از ایشان برای انجام اقدامات اصلاحی دعوت نماید و در طول هفته نظارت مستقیم بر این عملکرد داشته باشد.
سرکشی مدیر ارشد سازمان به واحدها:
مدیر ارشد سازمان به صورت تصادفی و بدون اطلاع قبلی به واحدها مراجعه کرده و در مراسم صبحگاه آنها حضور یابد و همراهی نماید (فقط تماشاگر نباشد) بلکه عضو گروه باشد و یا در زمانی که احتمال خطای پرسنل زیاد است به واحدها مراجعه نماید و افراد خاطی را راهنمایی و به افراد منضبط به مناسبتهای خاص تحت عنوان هدیه سیستم۷s بدهد.
چاپ نشریه داخلی به عنوان ۷s به صورت دو هفته نامه یا ماهنامه جهت فرهنگ سازی و اطلاع رسانی بسیار مفید است. مطالب این نشریه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- اخبار اجرایی سیستم ۷s
- معرفی شاخص‌های انتخاب شده
- جدول با شکل ۷s و یا شبیه به آن با اعطای جایزه به برنده
- خلاصه مقالات در زمینه ساماندهی محیط کار
- پیام مدیر صنعت و مدیر گروه در خصوص سسیتم۷s
برنامه بازدیدهای داخلی
پرسنل واحدهای مختلف و ستاد همراه با سرپرست و مدیر خود از سایر واحدها بازدید کرده و عملکرد آنها باید از تجربیات کسب شده مطلع می‌گردند تا در قسمت خود اجرا نمایند.
اعزام به ماموریت و بازدید خارج از شرکت
جهت کسب اطلاع از تجربیات سایر شرکتهای ایرانی گروه‌های متشکل از افراد موافق و مخالف سیستم ۷s که به صورت ترکیبی برنامه ریزی شده باشند و برای بازدید از کارخانجات و واحدهای صنعتی به این مکانها اعزام شوند که ضمن کسب اطلاعات جدید به یکدیگر نیز آموزش دهند.
مدیریت بهره وری به عنوان متولی سیستم
پیشنهاد می‌گردد واحد که مسئولیت مدیریت بهره وری را زیر نظر مستقیم مدیرعامل دارد، مسئولیت اجرای سیستم ۷s و فعالیتهای اجرایی را به عهده بگیرد.
اعزام افراد مستعد جهت آموزش به خارج از کشور
با ارزیابی کامل و جامع پرسنل سازمان و شناسایی افراد مستعد و توانمند می‌توان این افراد را جهت طی آموزشهای کاربردی و بازدید از شرکتهای تولیدی و صنعتی به کشورهای شرق دور اعزام کرد. همچنین آموزشهای کاربردی برای افراد فعال در زمینه سیستم ۷s در زمینه فنون آماری، ارتباطات موثر در اجرای سیستم ۷s و سایر برنامه‌های آموزشی مرتبط.
برگزاری مسابقات ماهانه بین کمیته‌های اجرایی
برنامه ریزی دقیق و هدفمند می‌تواند مسابقات اجرایی به اجرای ۷s پنج دقیقه‌ای بین کمیته‌های اجرایی برگزار گردد و به آنها جایزه مناسب ارائه نمود.
تشکیل کمیته داوران از بین همکاران
از طریق انتخابات می‌توان کمیته داوران ۷s را انتخاب و در مسابقات و مراسم از آنها کمک گرفت به این ترتیب مشارکت پرسنل بهتر جذب شده و در ایجاد فرهنگ اجرایی موثر است. از طریق کمیته فرهنگی هر هفته یک شعار خاص به عنوان شعار هفتگی طرح و با تعیین اهداف اجرایی آن در سطح واحدها توزیع گردد. به عنوان مثال: ” بیایید از یکدیگر بیاموزیم.”
لیستی از بهترین شاخصها تهیه و در کتاب بهترینهای ۷s سازمان چاپ و در سطح سازمان توزیع گردد. رسم نمودارها برای انعکاس عملکرد سیستم ۷s در نشریه ۷s یا تابلوی اعلانات بهترین روش اطلاع رسانی می‌باشد. توصیه می‌شود به صورت هفتگی یا ماهانه نمودارهای مختلف رسم و به معرض نمایش گذاشته شود. نمودار رادار یکی از بهترین نمودارها برای این موضوع کاربرد دارد.
سمبل خاص ۷s
به منظور شفافیت بیشتر نام و یا سیستم ۷s در تبلیغات و فرهنگ سازی بهتر است سمبل مناسبی تحت عنوان سمبل ۷s تهیه گردد که به شایسته‌ترین واحدها و کمیته‌ها و افراد ارائه گردد این سمبل می‌تواند به صورت دوره‌ای یا سالیانه در اختیار واحدها و کمیته‌ها قرار گرفته و در مرحله بعد به واحد بعدی منتقل می‌گردد که امتیاز بیشتری را کسب کرده است.
طرح ریزی و اجرای برنامه مراسم سالانه سیستم ۷s
ضروری است برنامه مکتوب و مدونی برای مراسم سالانه سیستم ۷s تهیه گردد که در آن موارد ذیل در نظر گرفته شود:
- سخنرانی مدیر گروه
- سخنرانی مدیر صنعت
- سخنرانی استاد مدعو در خصوص موضوع ۷s و بهره وری
- برگزاری نمایش کمدی در خصوص سیستم ۷s
- معرفی شاخص‌های سیستم ۷s
- معرفی برنامه‌های سیستم ۷s
تدوین اهداف سالانه در خصوص ۷s
مدیر سازمان اهداف سالانه و حتی ماهانه و هفتگی خاص را برای کل صنعت تعریف نموده و این اهداف بصورت مکتوب در دید پرسنل قرار گیرد. این موارد را می‌توان به صورت خط و مشی سیستم ۷s تدوین و در واحدها در تابلو الصاق نمود. پیرو آن هر یک از سرپرستان واحدها اهداف ماهانه واحد خود را در چهارچوب سیستم ۷s تعیین و به همکاران خود اعلام کرده و به صورت کمی کنترل نمایند.
گشت ۷s
گروهی متشکل از مدیریت عامل، معاونین، مدیران واحدها و با حضور رئیس یا سرپرست واحد مورد نظر با نامی تحت عنوان گشت ۷s به صورت یک روز در هفته از واحدها بازدید به عمل آورده و عملکرد واحدها آگاهی حاصل می‌کنند. در این خصوص موارد ذیل رعایت گردد.
- چک لیست ۷s در اختیار گشت ۷s قرار گیرد.
- بازدیدها به صورت اتفاقی باشد.
- عدم تطابق از طرف اعضای گشت ۷s اعلام گردد.
- پیگیری عدم تطابق‌ها توسط ممیزین سیستم ۷s انجام شود.
- اعطای جایزه ویژه سیستم ۷s از طرف گشت ۷s به واحدهای برتر
- گشت ۷s بر اساس برنامه ریزی دقیق انجام می‌شود ولی مسیر حرکت و محل بازدید به واحدهای اعلام نمی‌شود.
آموزشهای کاربردی برای افراد فعال در زمینه ۷s
طراحی برنامه ریزی دوره‌های کاربردی برای کمیته‌های اجرایی و کمیته فرهنگی کمیته راهبری، کمیته فرعی و ممیزی در زمینه فنون آماری، ارتباطات موثر، مدیریت بحران و سایر برنامه‌های موثر و مفید در اجرای سیستم ۷s.
اخبار مربوط به سیستم ۷s که شامل بازدیدها، مراسم نتایج اجرا، تصاویر معرفی استانداردها، معرفی سایتهای اینترنتی مرتبط،…است در تابلوی اعلانات یا اینترنت سازمان یا… بطور مستمر در سازمان اطلاع رسانی شود.
اجرای ۷s در حد مطلوب و ایده‌آل
از انجام فعالیتهای ۷s نباید ترسی به دل راه داد، زیرا این کار دشوار نیست مسئله مهم آغاز کردن این فعالیتهاست. کوششها و نتایج آنها، بخش دشوار آن است. افراد می‌توانند دلایل بسیاری در مورد عدم توانایی خود برای انجام فعالیتهای ۷s ،غیر ضروری بودن فعالیتها و بالاخره بی‌تأثیر بودن آنها بر شمارند. نتایج عملی این فعالیتها خود قلم بطلان بر این دلایل و به آنها خواهد کشید.
رهبری سطوح بالای مدیریت و مشارکت همه افراد در فعالیتهای ۷s از اهمیت زیادی برخوردار است، رفتار و طرز برخورد مدیریت در این میان ایفاگر نقش سرنوشت‌ساز است، زیرا اگر مدیریت برخورد خوبی با این فعالیتها نداشته باشد هیچ یک از افراد نیز آنها را جدی نخواهند گرفت. اما در صورتی که مدیریت مصمم به اجرای این فعالیتها و کسب موفقیت در انجام آنها داشته باشد، این تمایل و قاطعیت به افراد دیگر نیز منتقل گردیده و تمامی سازمان مشتاقانه به انجام آنها خواهد پرداخت. به این ترتیب مدیریت هر سازمان مسئول روند اوضاع و تا حد زیادی تعیین کننده موفقیت یا شکست این فعالیتهاست. افراد هنگام تمیز کردن محل کار، انجام اصلاحات و تعمیر تجهیزات و ماشینها ناگزیر خسته و آلوده می‌شوند. به همین دلیل لازم است که این گونه کارها را به مراحل ساده‌تری تقسیم کرد که هر یک بر نتایج حاصل از مرحله قبل استوار می‌شوند. همانطور که در خط مونتاژ هر مرحله از کار به مراحل قبلی اضافه می‌شود و در نهایت محصول نهایی را به وجود می‌آورد پسروی و عقب نشینی مجاز نیست. موفقیت‌ها و دستاوردها را باید در هر مرحله تحکیم و از مجریان آنها قدردانی کرد. انجام خانه تکانی و پاکیزه‌سازی برای یک بار کافی نیست محل کار را باید هر روز هفته و هر هفته از سال پاکیزه و مرتب نگه داشت.
منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی ۷s
مولف: دکتر ناصر صادقی فرد
