مرتب کردن و پاکیزه‌سازی محیط کار در سیستم ۵S
به طور مشخص مرتب کردن و پاکیزه‌سازی عبارت است از فرآیند تنظیم و چیدمان محیط کاری به نحوی که وسایل و تجهیزات و مواد مورد نیاز در فاصله مناسب از محل مورد استفاده قرار گرفته باشند و هر گونه بی‌نظمی و نابسامانی که در محیط موجود است توسط کنترلهای دیداری (برچسب‌ها، تابلوهای اعلانات و..) به راحتی قابل تشخیص و شناسایی شوند.
در زمان اجرای مرحله مرتب کردن و پاکیزه‌سازی باید به محیط کاری رفته و همه تجهیزات وسایل و ملزومات را در همان محل مورد استفاده قرار داده و آنها را برچسب بزنید. با انجام این کار هر کسی می‌داند که وسایل مربوط به او در کجا قرار گرفته است علاوه بر این در حین انجام این فرایند عمل مرتب کردن و پاکیزه‌سازی آن منطقه کاری انجام می‌شود. پیش بینی می‌شود بر حسب گستردگی و شرایط موجود در محیط کار این مرحله بین ۴ تا ۱۶ ساعت زمانبر باشد.
مزیت‌های مرتب کردن و پاکیزه‌سازی:
- برای انجام کارهایتان هرچیزی در آن جایی قرار خواهد گرفت که به راحتی در زمانی که به آن احتیاج دارید که قابل رویت باشد.
- باعث حذف درهم ریختگی‌ها می‌شود.
- زمان جستجو برای موارد مختلف را کاهش می‌دهد.
- با حذف خطرات ناشی از برخورد با وسایل و تجهیزات باعث افزایش ایمنی می‌شود.
- فضای کاری بیشتری را در دسترس قرار می‌دهد.
- باعث بهبود جریان کار می‌شود.
- برای این که آیتم‌های کاری در کجا و چگونه ذخیره شود یک استاندارد ثابت را به وجود آورده و آن را ارتقا می‌دهد.
- سردرگمی کارگران برای پیدا کردن وسایل گمشده یا وسایلی که در سر جایشان قرار نگرفته‌اند را کاهش می‌دهد.
- کاهش میزان استفاده از ابزار یا وسایل نادرست در حین انجام کار باعث کاهش ضایعات می‌شود.
- در یک محیط تمیز و پاکیزه تشخیص خرابی دستگاهها را راحت‌تر می‌کند؛ به عنوان مثال یک قطره روغن ریخته شده در یک محیط تمیز و پاکیزه زودتر رویت می‌شود.
اقلام مورد نیاز برای مرحله مرتب کردن و پاکیزه‌سازی
تگ قرمز، قیچی، نوارچسب، پالت‌های مخصوص گوشه‌ها علائم مربوط به سطل‌های زباله، نوارسایه‌ای ابزار، پگبورد، قلاب، کمربندهای نگهدارنده، کابلها، ماژیک، پرینتر، نگهدارنده آهنربایی، برگهای یادداشتهای مخصوص، نگهداری قطعات و ابزار لازم، رنگ، ابزار تمیز کردن محیط، جارو، خاک انداز، جاروبرقی، لباس مناسب برای تمیز کردن، ماسک، سطل زباله بشکه‌ای و چرخ دستی حمل مواد.
برای چند دقیقه درباره مواردی که جستجو برای آنها در محیط کار باعث اتلاف وقت شده و به نوعی از موانع تولید به حساب می‌آیند به بحث بپردازید.
امور قبل از اجرایی شدن کارها
- تعداد فراوانی عکس از منطقه کاری قبل از شروع فعالیت گرفته شود.
- کالاهای مورد نیاز برای نظام ۵s در این مرحله آماده و در انبار نگهداری کنید. برخی دستگاهها کارت ۵s دارند که همه موارد مربوط به ۵s در آن نوشته شده است.
- با توجه به مشخص بودن مواد و تنوع آنها تعیین نمایید که چه رنگی برای هر یک از آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- این رنگ به عنوان رنگ‌های استاندارد دیداری در نظام ۵s لحاظ می‌شوند.
- با واحد خدمات هماهنگ باشید و برای آنها توضیح دهید که مشغول انجام چه کارهایی هستید.
- هر نوع تجهیز یا ماشین آلات سنگین که لازم است حذف شوند یا خاموش باشد آن را به منظور افزایش ایمنی شناسایی کرده و از واحد نگهداری و تعمیرات و خدمات درخواست کنید که رویه‌های ایمنی را برای اعلام خرابی‌ها و مشکلات احتمالی با اعضای تیم ۵s در میان بگذارند.
- مشخص کنید که هر یک از دستگاهها به دلیل نیاز به کالیبره شدن مجدد احتیاج به جا شدن داشته باشد این جابجایی چگونه باید صورت پذیرد؟
آماده نگه داشتن واحدهایی که خارج از محدوده کاری شما در پیاده سازی نظام ۵s هستند یکی از مناسب برای بهبود و حمایت از گسترش برنامه ۵s در جهت مرتب کردن و پاکیزه‌سازی محیط در آینده می‌باشد.
گامهای مرتب کردن و پاکیزه‌سازی
گام اول: یک دیاگرام اسپاگتی از وضعیت فعلی جریان کار در محدوده کاری تهیه نمایید. اجباری وجود ندارد که این دیاگرام زیبا باشد یا مقیاسها در آن رعایت شده باشند. اما باید به خوبی بیانگر چیزی باشد که به طور معمول در یک روز کاری عادی در آنجا اتفاق می‌افتد. دیاگرام اسپاگتی کمک می‌کند که جابجایی فیزیکی افراد و مواد در فرآیند کار ترسیم شوند به عبارتی شبیه یک نقش است که همه جابجایی‌های انجام شده در کار را قدم به قدم نشان می‌دهد.
گام دوم: برای انجام یک تمرین دایره شکل آماده شوید. دوستان ما در یک شرکت مشاوره بهبود کسب و کار از یک فرد ایستاده در تمرین ما استفاده می‌کنند. این تمرین از آقای تایچی اوهنو الگوگیری شده است که یک روش بسیار مفید برای داشتن تمرکز انجام رویدادهای کاری می‌باشد و باعث می‌شود هر آنچه را که در محیط کاری اتفاق می‌افتد به خوبی مشاهده کنید. اوهنو یک دایره را ترسیم کرد و ساعت‌ها در درون آن می‌ایستاد. هنگامی که دیگران را آموزش می‌داد آنها را وارد حلقه می‌کرد و سپس به عقب برمی‌گشت و در مورد اینکه آنها در بین مشاهداتشان چه چیزهایی آموخته‌اند از آنها سوال می‌کرد. این فرایند شامل مراحل زیر است:
- یک مکان امن و مناسب در محیط کار پیدا کنید تا بتوانید هر آنچه که در حال روی دادن است را مشاهده کنید در صورت امکان به کمک یک تکه گچ دایره را حول خود بکشید تا از راه رفتن شما و خروج از آن دایره جلوگیری کند.
- همان گونه که در دایره قرار گرفته و اتفاقات پیرامون خود را مشاهده کنید. بسیار مهم است که شما مشاهده کننده اتفاقات باشید به عبارت دیگر در مورد آنچه که در آنجا می‌بینید توضیح ندهید و بحث نکنید.
- حداقل سه مورد از مشکلات کوچک و انواع اختلاف‌هایی را که مشاهده می‌کنید را بنویسید. به عنوان مثال یک اپراتور برای گرفتن یک وسیله به روش نامناسب تلاش می‌کند یا یک خطر آسیب زننده که او را تهدید می‌کند.
- یافته‌هایتان را با اعضای تیم در میان گذاشته و آنها را مرور کنید.
- در شناسایی انواع اتلاف یا ناکارآمدی‌ها در محدوده کاری با سایر اعضای تیم تعامل و همکاری داشته باشید.
- حداقل یکی از موارد مطرح شده در لیست را ظرف مدت ۳۰ دقیقه حل و فصل نمایید به نحوی که اولویت را به مسائل مربوط به ایمنی و محیطی اختصاص دهید.
گام سوم: قوانین تیم کاری در مورد برخی ناکارآمدی‌های موجود در جریان انجام کار به بحث بپردازید و بدون اینکه از مطلبی چشم‌پوشی کنید در مورد ایدههایی که می‌تواند باعث بهبود جریان کار شود گفتگو کنید هدف ما ایجاد یک جریان کار آسان در محیط کار می‌باشد. تشخیص اینکه جریان انجام کارها رو به جلو است یا برگشت به عقب نیز وجود دارد. کار آسانی است سعی کنید از مسیر پیچیده‌ای که دیاگرام اسپاگتی در شرایط فعلی نشان می‌دهد یک مسیر درست و مناسب را طراحی کنید.
مثالهایی از ایده‌های مختلف:
- حذف یا چیدمان مجدد میز و نیمکتها، کابینتها و قفسه‌ها
- استفاده بیشتر از فضای عمودی محیط کار
- تعویض کفپوش‌های قدیمی
- حذف دیوارها
- اضافه کردن پنجره در محیط کار
- افزایش کلید و پریزهای برق
- تعویض تجهیزات قدیمی و فرسوده
- اضافه کردن سیستمهای تهویه مناسب
- ایستگاه‌های کاری را بر اساس توالی جریان کار مجدداً چیدمان نمایید.
همه ایده‌های ذکر شده را روی کاغذ نوشته و اطلاعات را در جبهه کار خود قرار دهید.هر زمان که چیدمان و طراحی جدید برای این کار انجام می‌دهید مشخص کنید که تجهیزات و وسایل، مستندات، کارهای در دست اقدام، موجودی‌ها و هر آنچه که در محیط کار مورد نیاز است در کجا و چگونه چیدمان خواهند شد. هنگامی که در مورد سوالات چگونه و کجا تصمیم‌گیری می‌کنیم باید از کنترلهای دیداری برای برقراری استانداردهای جدید در محیط کار استفاده کنیم. تعدادی مثال در زیر عنوان شده است:
- پگ بوردها دارای طول عمر بالایی هستند شما می‌توانید آنها را بالای میز کار قرار داده و ابزار و وسایل را به آنها آویزان کنید و یا از روی آن بردارید.
- برای وسایلی که به صورت عمودی قرار دارند از برچسب‌های سایه ابزار استفاده کنید.
- برای ابزار و وسایلی که در کشوها و دراورها قرار دارند فومهای مناسب برای نگهداری آنها کمک بگیرید.
- از نوار کف یا نوار هایی که روی قرنیز دیوار نصب می‌شوند برای پیدا کردن سطل‌های زباله استفاده کنید. مطمئن شوید که روی این نوارها برچسب سطل زباله یا زباله نصب شده باشد.
- برای کاغذها و مستنداتی که باید در دیدرس باشند از گیره‌های آهنربایی کمک بگیرید.
- ابزار به همان ترتیبی که مورد استفاده قرار می‌گیرند در محیط کار چیدمان شوند.
- به جای پیچ و مهره‌هایی که با آچار باز و بسته می‌شوند از پیچ مهره‌هایی استفاده کنید که با دست باز و بسته می‌شوند. با انجام این کار می‌توانید تعدادی از آچارها را حذف کنید.
- رنگ تجهیزات را با ابزار کاری که در آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد هماهنگ کنید.
نکته: هنگامی که آیتم‌ها را برچسب می‌زنید یا علائم و توضیحات مورد نیاز را آماده می‌کنید یک استاندارد ثابت را برای همه مکان‌ها رعایت کنید.
ایدههایی برای مرتب کردن و پاکیزه‌سازی
- رنگ کردن تجهیزات
- رنگ کردن دیوارها
- تمیز کردن دیوارها و پنجره‌ها
- جایگزین کردن صفحه کلیدها
- تمیز کردن و جلا دادن میزهای محل کار
- به طور کلی همه وسایل را تمیز نمایید.
نکته: تگهای مربوط به فرصت انجام کار و تگهای نگهداری تعمیرات را در دسترس داشته باشید. زمانی که این افراد قطره‌های روغن، قطعات معیوب و شکسته سیم کشی‌های فرسوده را مشاهده کردند می‌توانند تگهای مورد نیاز را روی ابزار و وسایل نصب کرده تا مورد بررسی قرار گرفته و اقدام لازم بر روی آنها انجام گیرد. اگر پیش‌بینی می‌کنید که میزان کارهای تعمیراتی زیاد باشند درخواست کنید که یکی از اعضای واحد نگهداری و تعمیرات در تیم کاری ۵s حضور داشته باشند.
گام چهارم: برای اینکه موقعیتهای غیر نرمال در یک نگاه و به سرعت قابل مشاهده باشند هر جا که لازم است کنترلهای دیداری را برای تجهیزات و وسایل ارتقا دهید.
ایدههایی برای انجام این کار
- برچسب گزاری گیج‌ها
- نوارهای نشانگر دما
- استفاده از کارتهای راه راه و مورب
- مهروموم کردن بخشهایی از وسایلی که نیروهای چرخشی گشتاوری دارند.
گام پنجم: باقیمانده وسایل مرتبط با ۵s را در محل مشخص قرار دهید و روی آنها را با برچسب مناسبت بزنید تا مشخص شود که مورد نیاز نمی‌باشند و در صورت نیاز مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
گام ششم: پس از اتمام مراحل فوق عکسهای جدید را از همان زوایای که عکسهای قبل را گرفته‌اید بگیرید.
گام هفتم: همانگونه که در مطالب قبل گفته شد با هم در مورد محیط کار قبل و بعد از آن را طراحی کرده و آن را در سرور شرکت در پوشه مربوط به ۵s بارگذاری نمایید. فایلهای مربوط به بخش مرتب کردن و پاکیزه‌سازی را در مستندات خود قرار داده و عکسهای مربوط به پیشرفت کار را نیز در برد مربوط به ۵s نصب نمایید.
گام هشتم: افراد تیم را در جلوی منطقه‌ای کاری که اکنون تمیز شده و سازمان یافته است جمع کنید و در مورد همه نظرات، ایده‌ها و آیتم‌های اجرایی به بحث و گفتگو بپردازید. مرحله بعد استانداردسازی نظام ۵ s می‌باشد. این مرحله کمک می‌کند که همه کارهای انجام شده تا به حال تبدیل به عادت و رویه کاری شوند در نتیجه از برگشت به شرایط قبل از پیاده‌سازی نظام ۵s جلوگیری می‌شود.
خلاصه مراحل مرتب کردن و پاکیزه‌سازی
- شرایط موجود در محیط کار را ترسیم نمایید.
- تمرین ایستادن در یک منطقه دایره را انجام دهید.
- در خصوص تغییرات محیط کار و جریان آن بحث کنید.
- مشخص کردن وسایل و تجهیزات به طور مشخص در کجا و چگونه مرتب شده و چیدمان جدید چگونه خواهد بود.
- همزمان با مرتب سازی محیط کار و پاکیزه‌سازی محیط کار را نیز انجام دهید.
- اقلام و وسایلی که در خلال اجرای سیستم ۵s غیر قابل استفاده خواهند بود را در قفسه‌ها، کابینتها و …قرار دهید.
- از محیط کاری عکسهای “قبل و بعد” از این مرحله کاری گرفته شود.
- بااعضای گروه در مورد این مرحله به بحث و گفتگو بپردازید.
سیستم کارتهای کانبان را برای اجرای نظام ۵s پیاده‌سازی کنید. یکی از سریع ترین مواردی که حرکت رو به جلوی نظام ۵s را متوقف می‌کند عدم تامین منابع و تدارکات لازم می‌باشد.
منبع: کتاب پیاده سازی گام به گام نظام آراستگی ۵s
ترجمه:علی گودرزی- مجید رفیعی- صدرالدین علیپور- سید سجاد موسوی
